Образец заполнения инвентаризационной ведомости по материальным запасам в 2021 г в бюджетном учреждении

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Образец заполнения инвентаризационной ведомости по материальным запасам в 2021 г в бюджетном учреждении». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Содержание

1. Составляем ведомость выдачи материальных запасов — образец

2. Инструкция: заполняем инвентаризационную опись

3. Инвентаризационная опись ф. 0504087: пример заполнения

4. Инвентаризация: готовимся к составлению годовых отчетных форм

5. Акт инвентаризации – образец, бланк 2021 года

6. Инвентаризационная опись: что это, как правильно заполнить, примеры и образцы

7. Как проводится инвентаризация в бюджетном учреждении?

8. Инвентаризационная опись бланк и образец скачать

Кто именно будет заполнять бланк, не имеет особого значения. Причем подпись свою ставить обязательно всем членам комиссии, даже если они не согласны с итогами его проведения. Помимо подписей, в этом случае они просто делают приписку о том, что именно в итоговых показателях их не устраивает или не соответствует установленным ими фактам.

Форма ИНВ-5 является инвентаризационной описью товаров, принятых на ответственное хранение в складские помещения. Она является важным документом первичной отчетности, подтверждением сдачи и оприходования материальных ресурсов. Форма удобна тем, что с ее помощью сразу осуществляется сравнение данных о фактическом наличии ТМЦ на складе и информации относительно этого наличии в бухучете.

Составляем ведомость выдачи материальных запасов — образец

Завершается первый лист распиской. Ее обязательно нужно оформить до начала проверки. В ней ответственное лицо подтверждает, что все имеющиеся нефинансовые активы оприходованы, а все документы, подтверждающие приходно-расходные операции, находятся в бухгалтерии.

В Приложении 3 к Приказу Министерства финансов от 30.03.2021 № 52н приведены регистры бухгалтерского учета. Рассматриваемая нами форма присутствует в этом перечне. Ее основное назначение — выявить расхождения по нефинансовым активам. Осуществляет это ответственное лицо путем сравнения данных бухгалтерского учета с фактическими результатами. По описи можно отследить:

получить из бухгалтерии учётные данные по наличию проверяемых материальных ценностей,
проверить весовое и измерительное оборудование,
опечатать все места хранения материальных ценностей (чтобы у материально-ответственного лица не было возможности утаить излишки; если инвентаризация внезапная, то материально-ответственное лицо узнаёт о её начале только на этом этапе),
предложить материально-ответственному лицу провести по учёту все непроведённые приходно-расходные документы. Председатель комиссии должен расписаться на каждом из этих документов.

Если во время инвентаризации поступили новые товары, оформите их отдельной описью и оприходуйте товары после инвентаризации. На сопроводительных документах сделайте отметку «после инвентаризации» и укажите реквизиты описи.

Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2021 года.

Перед сдачей годовой отчетности многие учебные заведения проводят инвентаризацию имущества и обязательств. На что обратить внимание во время этой процедуры и об особенностях проведения инвентаризации образовательными учреждениями читайте в статье.

Инструкция: заполняем инвентаризационную опись

фактическая перепись и пересчет имущества бюджетного учреждения;
сличение полученных данных с информацией по бухгалтерскому учету;
составление документации по инвентаризации, в том числе выделение объектов, по которым данные фактического и бухгалтерского учета расходятся;
определение факторов, повлиявших на расхождение информации.

Да, работу инвентаризационной комиссии можно упростить, для чего бухгалтер распечатывает из автоматизированной программы перечень ревизуемого имущества. Кроме того, это удобно, поскольку члены комиссии могут не знать всех наименований, а предоставленный список поможет наилучшим образом обработать полученные результаты. Таким образом можно избежать пересортицы, особенно часто возникающей при наличии большого перечня наименований материальных ценностей.

Как в любой компании, в учреждениях государственного сектора периодически осуществляются инвентаризации. Для оформления полученных итогов используют специализированные формы документов, применяемые в соответствии с приказом Минфина № 52н от 30 марта 2021. Об особенностях одной из них – формы 0504835 «Акт о результатах инвентаризации» узнаем из настоящей публикации.

Соблюдение перечисленных этапов обязательно, поскольку игнорирование любого из них может повлечь опротестование итогов. От общего порядка оформления отличаются лишь формы описей по видам имущества, а результаты инвентаризации оформляются актом формы 0504835.

В то время как для коммерческих предприятий появляется все большая свобода в оформлении первички, документацию для предприятий бюджетной сферы продолжают регламентировать.

Формы бюджетной отчетности утверждены приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н

В отношении форм, предлагаемых для оформления выбытия материальных ценностей (далее МЦ) по утвержденному для бюджетных организаций порядку, в приказе № 52н имеются формы:

ОКУД 0504210 «Ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения»;
ОКУД 0504230 «Акт о списании материальных запасов».

Что понимается под материальными запасами, узнайте из публикации «Что это за понятие — материальные запасы?».

Форму начинаем заполнять с титульного (первого) листа:

В шапку формы вносится информация о самом учреждении (для которого заполняем), отделе, выдающем МЦ, материально ответственном лице. Также в правом верхнем углу предусмотрено место для утверждающей надписи руководителя.

ВАЖНО! Утверждению руководителем подлежит каждая составленная в учреждении ведомость.

В раздел «Принято к учету» вносится проводка на выбытие МЦ в соответствии с планом счетов по приказу Минфина РФ от 06.12.2010 № 162н.
В нижней части первого листа в обязательном порядке проставляются данные и подписи:
- главного бухгалтера учреждения;
- лица, которое фактически произвело выдачу ТМЦ;
- лица, которое подготовило форму (исполнителя).

Второй лист формы является информативным. В представленной в нем таблице фиксируются:

наименование выдаваемых МЦ;
учетный код выдаваемых МЦ;
единица измерения МЦ;
Ф. И. О. лиц, получивших МЦ по ведомости и место для их собственноручной росписи в получении;
количество выданных МЦ в заявленных единицах измерения;
учетная стоимость (цена приобретения) МЦ.

По итогам заполнения в нижней части таблицы производится калькуляция всех выданных по ведомости МЦ по количеству и стоимости.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если ведомость заполняется с помощью технических средств (например, на компьютере), оставшиеся пустыми строки убираются. Если ведомость в бумажном виде, в незаполненных строках нужно поставить прочерк.

Готовая ведомость передается в бухгалтерию учреждения.

Пример списания материальных запасов в бюджетном учреждении размещен в статье «Учет материалов в бюджетных учреждениях (нюансы)».

Актуальный образец заполненной ведомости выдачи материальных ценностей на нужды учреждения по форме ОКУД 0504210 можно скачать на нашем сайте.

При обороте МЦ в бюджетных учреждениях основной вопрос в том, как правильно классифицировать МЦ для учета и списания. Специальных разъяснений регулирующих органов по данному вопросу нет. Вместе с тем есть различия в процедурах при единовременном списании МЦ (по ведомости) и списании по акту. Во втором случае необходимость списания (как и решения о закупке) должна быть оформлена решением специальной комиссии. Чтобы не созывать комиссию по каждому факту закупки или выдачи дыроколов и одноразовых картриджей для оргтехники, бюджетные организации обычно устанавливают определенную классификацию приобретаемых и расходуемых ценностей. Все входящие в оборот учреждения МЦ подразделяются на учетные группы, которые оформляются в дальнейшем тем или иным установленным документом (ведомостью или актом). Критерии этой классификации нужно описать в учетной политике.

Второй нюанс, который также должен попасть в учетную политику прежде, чем будет применяться на практике, — определение стоимости списания МЦ. Инструкцией Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н для бюджетников предусмотрены всего 2 способа: по цене каждой единицы и по средней стоимости (п. 108 инструкции). Предпочтительный способ следует выбрать, закрепить в учетной политике и применять последовательно из года в год. Как можно видеть из заполненной ведомости, выбранный способ будет прямо влиять на заполнение ведомости выдачи МЦ и итоговые результаты по ней.

ВАЖНО! Избранный способ списания нельзя менять в течение отчетного года.

С примером учетной политики для бюджетного учреждения знакомьтесь здесь: «Пример учетной политики в бюджетном учреждении (нюансы)».

И третий аспект, который рассмотрим в рамках данного материала, касается присвоения наименований и кодов МЦ, которые включаются в ведомость выдачи. При составлении справочника номенклатуры (в первую очередь это касается компьютерных программ) бухгалтеру необходимо искать разумный баланс между подробным описанием объекта в наименовании, с одной стороны, и отсутствием детализации — с другой.

Например, в приведенном образце имеется объект — бумага. Если в учете записывать просто «бумага», которая может приобретаться по разной цене и выдаваться либо по пачкам, либо по листам, нетрудно догадаться, что в учете быстро наступит путаница. С другой стороны, если чрезмерно детализировать учет, например заводить отдельные позиции на каждую партию бумаги от разных производителей и поставщиков, путаница наступит с не меньшими быстротой и вероятностью.

В приведенном в пример образце найдено взвешенное решение — наименование МЦ составляется по принципу 3 шагов:

вид МЦ — «бумага»;
основные характеристики — «пачка» (т. е. и приобретается, и выдается данная бумага именно по пачкам) и формат;
стоимость (цена) закупки — 135 руб. за пачку (данный вариант удобен при списании по фактической цене и наличии поставщиков с относительно стабильными ценами).

Кодировка номенклатуры, как можно заметить, построена на аналогии с цифрами кода кредитуемого счета, на котором учитываются ТМЦ. По общему правилу (идущему еще из разъяснений к постановлению Госкомстата РФ от 09.08.1999 № 66), если в утвержденной форме нет специальной отсылки к общероссийскому классификатору (например «код по ОКВЭД» или «код по ОКУД»), то под кодом подразумевается код по внутренней системе кодирования, принятой в учреждении.

Во избежание спорных вопросов (например, с проверяющими из вышестоящих структур) стандарт присвоения наименований и кодов МЦ необходимо закрепить в учетной политике учреждения.

Инвентаризационная опись ф. 0504087: пример заполнения

Порядковый номер строки.
Название и код по ОКПО поставщика либо получателя.
Номенклатурный номер товара, его сорт, вид или группа, полное наименование.
Место хранения (обычно указывается номер ячейки или места).
Дата, когда был принят товар на ответственное складское хранение.
Наименование, номер и дата документа, который свидетельствует о поступлении ТМЦ на склад (например, накладная 25 от 23.08.2021 года).
Единица измерения оприходованного товара и код этой единицы по ОКЕИ (г, кг, л, шт. и пр.).
Сколько фактически есть ТМЦ, общее количество и стоимость.
Сколько товара имеется по данным ведущегося в настоящее время бухгалтерского учета.

Обычно распоряжение о начале проверки издает руководитель организации в плановом или внеплановом порядке. Ответственным за такое мероприятие обычно является главный бухгалтер или другой работник бухгалтерии. Занимается подсчетом материальных ценностей специальная комиссия, члены которой должны быть ознакомлены с соответствующим локальным актом под подпись.

Данные справочники (для заполнения графы 8 и графы 9) в программе 1С: БГУ ред.1.0 заполняются пользователем вручную. Необходимо добавить в справочники нужные значения статуса объекта и целевой функции актива, для дальнейшего выбора значения в инвентаризационную опись.

Принятие к учету материальных запасов (материалов, комплектующих, запасных частей, ветоши, дров, макулатуры, металлолома), остающихся в распоряжении учреждения для хозяйственных нужд по результатам проведения ремонтных работ, в том числе демонтажа объектов нефинансовых активов

Для учета операций с нематериальными активами применяются счета аналитического учета счета 0 102 00 000 «Нематериальные активы», предусмотренные приложением 1 к Инструкции № 162н, с указанием в 1 – 17-м разрядах номера счета соответствующего кода (составной части кода) бюджетной классификации РФ, а в 24 – 26-м разрядах номера счета – подстатьи КОСГУ, соответствующей экономической сущности осуществляемого факта хозяйственной жизни (отражаемого объекта бухгалтерского учета) (п. 11 Инструкции № 162н в новой редакции).

Прежде чем рассматривать порядок инвентаризации конкретных активов и обязательств, нужно вникнуть в суть инвентаризации и изучить общие вопросы, связанные с ней. В данном разделе спецвыпуска мы этим и займемся. В частности, вы узнаете, какие существуют виды инвентаризации, когда она является обязательной и в какие сроки проводится.

И хотя эта процедура не новая и каждое предприятие имеет с ней дело минимум раз в год, вопросы о порядке проведения инвентаризации и документировании ее результатов все равно остаются. Этот спецвыпуск поможет вам с ними разобраться. Помимо описательной части, на страницах этого номера вы найдете образцы заполнения многих инвентаризационных документов — инвентаризационных описей, актов инвентаризации и сличительных ведомостей.

Принятие к учету пользователем (арендатором) объектов имущества, полученных в соответствии с договором аренды в безвозмездное (бессрочное) пользование, относящихся к объектам учета финансовой (неоперационной) аренды

Напомним, в силу п. 11.1 Порядка № 209н расходы на оплату государственных (муниципальных) контрактов, договоров на строительство, приобретение (изготовление) объектов, относящихся к основным средствам, а также на реконструкцию, техническое перевооружение, расширение, модернизацию (модернизацию с дооборудованием) основных средств, находящихся в государственной, муниципальной собственности, полученных в аренду или безвозмездное пользование, относятся на статью 310 «Увеличение стоимости основных средств» КОСГУ.

Инвентаризационная опись, или, как ее еще называют, сличительная ведомость по объектам нефинансовых активов, отражает оперативный результат проверки в государственных и бюджетных учреждениях. Реестр имеет унифицированную форму — ОКУД 0504087 инвентаризационная опись. Она утверждена Приказом Минфина РФ № 52н от 30.03.2015. С 01.01.2018 применяется обновленный формат сличительной ведомости, бланк и регламент заполнения которой закреплены в Приказе Минфина РФ № 194н от 17.11.2017.

Вот так выглядит инвентаризационная опись, бланк скачать (форма ОКУД 0504087) можно бесплатно.

Начиная с января 2018 г., все учреждения государственного сектора обязаны заполнять обновленный бланк 0504087. Более того, изменениям подвергся не только формальный вид инвентаризационной описи, но и правила его заполнения.

Добавились новые графы:

8 — статус объекта учета;
9 — целевая функция актива;
10 — счет бухгалтерского учета;
17 — количество объектов нефинансовых активов, не соответствующих условиям признания их объектами бухучета, 18 — их сумма.

Прядок указания информации в данных столбцах необходимо отразить в учетной политике и положении об инвентаризации учреждения.

Обновленный формат инвентаризационной описи полностью соответствует федеральным стандартам.

Регистр 0504087 необходим для фиксации результатов проведенной в бюджетном учреждении инвентаризации нефинансовых активов. В конце статьи вы увидите, как выглядит заполненная инвентаризационная опись ф 0504087, пример заполнения для бюджетного учреждения можно скачать бесплатно.

В описи подлежат заполнению следующие разделы:

вводная часть;
расписка;
табличная часть.

В вводной части в обязательном порядке указывается место, где осуществлялась инвентаризация, реквизиты документа-основания проведения инвентарных процедур (приказ, распоряжение), их сроки, а также перечень ответственных лиц.

После введения сведений в заголовок исполнителю необходимо заполнить расписку, в которой отмечается, что к началу проведения инвентаризационных процедур в бухгалтерию предоставлена вся необходимая документация, подтверждающая приход и расход нематериальных активов. Важно помнить, что перед началом процедуры в учреждении не должно быть активов, не принятых к учету или не списанных в расход.

Далее заполняется табличная часть. В обновленном регистре таблица дополнилась новыми графами — 8, 9, 10, 17, 18. На страницах 2 и 3 формы 0504087 заполняются следующие столбцы:

Указывается номер фонда по порядку.
Вводится наименование нефинансового актива.
Отмечается его инвентарный номер (для инвентарных объектов) или код (заводской номер или сведения о серии, партии).
Вносится единица измерения.
В графах 5–7 определяется оценочная стоимость или цена инвентарного объекта, а также его количество.
В новых графах 8 и 9 указываются статус объекта учета (состояние имущественного фонда на момент инвентарных процедур) и целевая функция (способы вовлечения его в финансово-хозяйственную деятельность учреждения).
В столбец 10 вносится номер счет бухучета, в 11 — количество, а в 12 — балансовая стоимость объекта.
В графах с 13 по 16 определяются количественные и денежные показатели отклонений — недостач и излишков.
В новых столбцах 17 и 18 записываются сведения о несоответствующих критериям признания активами объектах — их количество (17) и сумма (18). Суммарная величина определяется следующим образом:

гр. 18 = гр.17 × (гр. 12 / гр. 11).

В столбце 19 указываются примечания — данные, которые не подпадают под значение предыдущих ячеек таблицы.

В обновленную форму 0504087 добавилась страница № 4, в которой ответственные лица соглашаются с результатами проведенной инвентарной процедуры и приводят свои заключения по итогам проверки. Также на четвертой странице отмечаются причины обнаруженных расхождений.

Срок хранения инвентаризационной описи в бюджетном учреждении составляет не менее пяти лет.

Инвентаризация: готовимся к составлению годовых отчетных форм

Согласно обновленным положениям Приказа № 52н ведомость расхождений (ф. 0504092) следует составлять на основании инвентаризационных описей (ф. 0504087) в целях обобщения информации об установленных в ходе инвентаризации отклонениях с данными бухгалтерского учета.

Показатели, отражаемые в ведомости и описях, практически идентичны. В форме также предусмотрены графы для приведения информации об объектах учета, по которым установлено их несоответствие условиям признания актива в целях ведения бухгалтерского учета.

Помимо этого, новшеством считается появление в ведомости отметки бухгалтерии о принятии данных к учету.

Также на дату проведения инвентаризации в инвентаризационной описи отражается информация о возможных способах вовлечения объектов в хозяйственный оборот, использования в целях получения экономической выгоды (извлечения полезного потенциала) либо при отсутствии возможности – о способах выбытия объекта, т.е целевая функция актива (графа 9):
Данные справочники (для заполнения графы 8 и графы 9) в программе 1С: БГУ ред.1.0 заполняются пользователем вручную. Необходимо добавить в справочники нужные значения статуса объекта и целевой функции актива, для дальнейшего выбора значения в инвентаризационную опись.

Государственные и муниципальные учреждения применяют формы первичных документов и регистров бухучета, утвержденные приказом Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н. Смотрите как заполнить инвентаризационные описи и скачайте необходимые формы в нашей статье.Спецвыпуск журнала «Зарплата в учреждении». Доступен для скачивания!

Узнайте сейчас:

☑ 3 проблемы, из-за которых контроллеры признают доплаты и надбавки незаконными ☑ 10 подсказок бухгалтеру: как распознать поддельный больничный и принять меры ☑ Образец справки, без которой сотруднику не выдадут дубликат больничного ☑ Как оформить и оплатить работу по инвентаризации, чтобы не оштрафовали

☑ Отпуск начинается в субботу. Это устроит и сотрудника, и учреждение

Как правило, составляется 2 экземпляра описи инвентаризационной. В шапке фиксируется информация о сроках проверки, а также о документах, обосновывающих начало ее проведения. После этого приводится расписка об оприходовании и списании НМА ответственными лицами.

Графы 10 и 11 описи инвентаризационной отражают фактическое наличие объектов, а значения в графах 12 и 13 проставляются по данным бухучета. При выявлении порчи объектов составляются акты, а обнаруженные отклонения вносятся в опись.

После заполнения таблицы опись визируется комиссией и ответственными лицами.

Акт инвентаризации – образец, бланк 2021 года

Как было сказано ранее, в приказе прописывается, кто именно входит в состав инвентаризационной комиссии и кто является ее председателем. Как правило, такая группа является постоянно действующей, то есть избирается на длительный срок.

В инвентаризационную комиссию входят сотрудники из разных отделов, но ни одно материально-ответственное лицо не может быть привлечено к проведению данного мероприятия.
Безусловно, это действие можно совершить.

Однако необходимо помнить, что вина ответственного сотрудника должна быть полностью доказана. Кроме того, с него необходимо взять объяснение по поводу того, каким образом могла произойти недостача, и согласен ли он возмещать ущерб.

Также руководитель в обязательном порядке должен издать приказ, в котором отражаются результаты инвентаризации и ответственность, которую должен понести виновник недостачи.

Обратите внимание => Льготы постановки на учет автотранспорта

Сама по себе ведомость не особенно сложна, но, тем не менее, к ее составлению следует относиться крайне внимательно и серьезно, поскольку при контрольных действиях, проводимых надзорными органами, именно подобная документация проверяется в первую очередь.

Выявление даже малейших неточностей в заполненном бланке в сопоставлении со сведениями из других бумаг чревато наложением административного штрафа на руководство и материально-ответственных работников.

Ведомость выдачи материальных ценностей для потребностей учреждения относится к первичной документации, используемой в основном, как уже выше говорилось, в государственных бюджетных организациях.

Именно поэтому применяется ее унифицированная форма, разработанная относительно недавно – в 2015 году (ранее действовавший формуляр перестал быть действительным) и заполняемая в определенном порядке

В условиях повышенной опасности распространения коронавирусной инфекции провести обязательную инвентаризацию перед годовой отчетностью не так просто. Ведь Россия и мир в целом впервые сталкиваются с такой ситуацией. Со стороны Минфина комментариев о том, как действовать бухгалтеру и комиссии учреждения в сложившихся условиях, не поступало. Поэтому нужно обеспечить максимальную безопасность и минимизировать риски заражения сотрудников.

Чтобы подготовиться, составьте план-график инвентаризации объектов учета. Он позволит определить объем работы и выявить потребность в трудовых ресурсах.

Возможные основания для дифференциации:

Документальная инвентаризация (например, патенты или земельные участки) или инвентаризация очная с пересчетом объектов (касса, материалы на складе, основные средства, имущество в аренде и пр.).
Сроки проведения. Например, инвентаризация основных средств — процесс трудозатратный, поэтому проводить ее лучше в ноябре или декабре. Кассу можно проверить за несколько часов и проинвентаризировать ее можно в последний рабочий день отчетного года или в первый рабочий день 2021 года, считая это событием после отчетной даты.

Инвентаризационная опись: что это, как правильно заполнить, примеры и образцы

Задача годовой инвентаризации — подтвердить остатки на счетах учета в бухгалтерской отчетности.

Проанализируйте баланс (ф. 0503130 или ф. 0503730) и установите, какие счета и объекты учета есть в наличии у учреждения или могут быть потенциально, но работники не сообщили о произошедших фактах:

например, работник подал иск на учреждение, но не проинформировал об этом, а следовательно, бухгалтерия не отразила резерв в учете. Чтобы не допустить ошибки, направьте во все отделы учреждения служебную записку и сообщите, что в бухгалтерию нужно подать информацию о фактах хозяйственной жизни с подтверждающими документами. Пример такой записки вы можете скачать в этой статье.

Для организаций бюджетной сферы формы инвентаризационных описей (сличительных ведомостей) утверждены Приказом Минфина от 30.03.2015 № 52н. Часто учреждения ошибочно принимают в свой оборот формы из Постановления Госкомстата России от 18.08.1998 № 88, например инвентаризационную опись основных средств (ф. ИНВ-1) или товарно-материальных ценностей (ф. ИНВ-3). Эти описи аналогичные, но не могут заменить формы, подготовленные Минфином именно для учреждений госсектора.

В конце статьи есть готовый перечень нужных форм инвентаризационных описей с подробными пояснениями.

Если для результатов инвентаризации недостаточно описей из Приказа № 52н, можете разработать свои формы или взять их из Постановления № 88. Главное, закрепить это в учетной политике учреждения:

например, для инвентаризации драгметаллов можно использовать Инвентаризационную опись драгоценных металлов, содержащихся в деталях, полуфабрикатах, сборочных единицах (узлах), оборудовании, приборах и других изделиях (ф. ИНВ-8а). А для расходов будущих периодов — Акт инвентаризации расходов будущих периодов(ф. ИНВ-11).

По мнению Федерального казначейства, инвентаризация позволяет сверить, как в учреждении соблюдают правила и условия хранения материальных ценностей и денежных средств, а также как ведут складское хозяйство, содержат и эксплуатируют машины, оборудование, другие активы учреждения. Это следует из Методических рекомендаций по осуществлению проверок законности отдельных финансовых и хозяйственных операций, утвержденных Казначейством России 31.12.2019.

Во время инвентаризации комиссия проводит не только физический подсчет объектов и фиксирует их наличие или отсутствие, но и оценивает состояние всех активов. В Письме от 15.12.2017 № 02-07-07/84237 Минфин сообщает следующее: чтобы выявить объекты основных средств, которые перестали соответствовать критериям актива, комиссия определяет:

статус объекта: в эксплуатации, временно не эксплуатируется, реконструируется и т.д.;
целевую функцию: эксплуатируется, нужен ремонт или восстановление.

Чтобы отразить статус объектов и их целевую функцию, в инвентаризационных описях по нефинансовым активам (ф. 0504087) есть графы 8 и 9. В учетной политике учреждение может установить условные обозначения для этих граф. В конце статьи вы можете скачать фрагмент учетной политики с примером условных обозначений.

В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:

Образцы документов к инвентаризации 437.9 КБ

Как проводится инвентаризация в бюджетном учреждении?

Опись инвентаризационная товарно-материальных ценностей по форме ИНВ-3 также составляется в 2 экземплярах. Заполнение инвентаризационной описи может осуществляться с применением компьютерной техники или вручную. На 1-м листе перед таблицей материально-ответственные лица проставляют свои подписи. Данные в графы 1–9 таблицы описи инвентаризационной вносятся на основании имеющихся у налогоплательщика сведений.

В процессе указанной деятельности составляется инвентаризационная опись – это бумага, предназначенная для фиксации ТМЦ, их количества, качества. Обычно она оформляется в двух идентичных копиях в присутствии сотрудника, несущего ответственность, и участников комиссии. Все перечисленные лица ставят по окончании проверки свои подписи. В результате один заполненный бланк передается в бухгалтерию на хранение, а второй остается у ответственного лица.

заголовка с наименованием и кодом документа, названием субъекта, оформившего акт, дата составления;
содержательной части, где фиксируется блок сведений о проведенной инвентаризации. В нем перечислены члены комиссии, объекты проверки и ее итоги;
оформляющей части, т. е. подписей членов инвентаризационной комиссии с расшифровкой подписей и указанием должностей.

Инвентаризационные описи составляются по подотчетным лицам, участкам и счетам бухучета. Т. е., если один сотрудник, являясь материально-ответственным лицом, отвечает, например, за сохранность нефинансовых активов (инвентаря и материалов) на складе и в эксплуатации, то инвентаризационные описи составляют отдельно по каждому участку, а результаты проверки объединяют в акте по итогам инвентаризации, пример заполнения которого, мы представляем вниманию читателя. Если расхождений между учетными данными и реальным наличием проведенной проверкой не установлено, то акт формы 0504835 составляется на основе описей.

Составленный документ передается для утверждения руководителю учреждения или госоргана. Акт о результатах инвентаризации – достаточно удобная и понятная форма, обобщающая полученные итоги.

Инвентаризационная опись бланк и образец скачать

Дальнейший учет такой задолженности ведется на забалансвом счете 04 (п. 339 Инструкции № 157н). На этом счете она учитывается в течение срока возможного возобновления согласно законодательству РФ процедуры взыскания задолженности, в том числе в случае изменения имущественного положения должников, либо до поступления в указанный срок в погашение задолженности неплатежеспособных дебиторов денежных средств, до исполнения (прекращения) задолженности иным не противоречащим законодательству РФ способом.

В случае если в ходе инвентаризации были выявлены отклонения между фактическими показателями и данными бюджетного учета, составляется ведомость расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092). В этом документе фиксируются установленные расхождения с данными бюджетного учета.

В Приложении 3 к Приказу Министерства финансов от 30.03.2015 № 52н приведены регистры бухгалтерского учета. Рассматриваемая нами форма присутствует в этом перечне. Ее основное назначение — выявить расхождения по нефинансовым активам. Осуществляет это ответственное лицо путем сравнения данных бухгалтерского учета с фактическими результатами. По описи можно отследить:

оценочную стоимость нефинансового актива;
его целевую функцию;
его фактическое количество;
статус объекта;
соответствие условиям признания объекта активом.

По данным этого документа можно сделать вывод об организационно-технической готовности предприятия и об обесценивании активов (при наличии).

Первый лист можно рассматривать как титульный. Он содержит входные данные:

номер описи;
дату (указать ее нужно дважды — на первой строчке после заголовка и в табличной части);
название организации и структурное подразделение, где проводится инвентаризация;
фамилию, имя, отчество ответственного лица;
номер и дату приказа о проведении мероприятия, а также его место;
даты начала и завершения инвентаризационной процедуры.

Поскольку для них есть методические рекомендации, подробно останавливаться на оформлении этих таблиц мы не будет. Рассмотрим лишь сложные моменты.

Оценочную стоимость объекта следует определять в соответствии с Разделом II Инструкции по применению единого плана счетов (Приложение 2 к Приказу Минфина от 01.12.2010 № 157н). Оценочной стоимости нефинансовых активов посвящен пункт 25. По методу рыночных цен, она определяется как цена реализации аналогичного объекта на учетную дату.

Целевая функция актива — это способ его вовлечения в оборот с целью получения прибыли (например, ввод в эксплуатацию или дооснащение). Если же сделать это не представляется возможным, описывают порядок его выбытия (например, списание или передача другой организации).

Задача годовой инвентаризации — подтвердить остатки на счетах учета в бухгалтерской отчетности.

например, работник подал иск на учреждение, но не проинформировал об этом, а следовательно, бухгалтерия не отразила резерв в учете. Чтобы не допустить ошибки, направьте во все отделы учреждения служебную записку и сообщите, что в бухгалтерию нужно подать информацию о фактах хозяйственной жизни с подтверждающими документами. Пример такой записки вы можете скачать в этой статье.

В конце статьи есть готовый перечень нужных форм инвентаризационных описей с подробными пояснениями.

например, для инвентаризации драгметаллов можно использовать Инвентаризационную опись драгоценных металлов, содержащихся в деталях, полуфабрикатах, сборочных единицах (узлах), оборудовании, приборах и других изделиях (ф. ИНВ-8а). А для расходов будущих периодов — Акт инвентаризации расходов будущих периодов(ф. ИНВ-11).

В отчетности нужно будет отражать материальные запасы по новой аналитической разбивке. Она предусматривает четыре группы материальных запасов:

— материалы;

— готовая и биологическая продукция;

— товары;

— прочие материальные запасы.

Материалами признаются только такие материальные запасы, которые используются в течение не более чем 12 месяцев либо приобретены для обеспечения отдельных категорий граждан и организаций. Состав продукции и товаров не изменился.

В проектах Минфина сейчас не предусмотрено закрепление отдельного аналитического счета за каждой группой материальных запасов. Исключать действующую аналитику по видам материальных запасов также не планируется.

Чтобы упростить задачу при составлении отчетности, отражайте материальные запасы по собственной аналитической разбивке, которая будет соответствовать новым группам.

Из состава готовой продукции выделена биологическая продукция. Для нее не предполагается вводить особый аналитический счет, поэтому отражайте ее на том же счете 10507. Если для управленческих нужд возникнет необходимость, предусмотрите дополнительный аналитический учет по ней.

По прежним правилам незавершенное производство могло быть только по готовой продукции и работам. По услугам себестоимость регулярно списывалась в счет уменьшения доходов.

Теперь учреждению нужно разработать и начать применять порядок оценки объема незавершенных услуг и доли затрат, которая на них приходится.

Незавершенное производство отражайте не по всем услугам учреждения. Распределите услуги на те, по которым результат передается постоянно при исполнении договора, и на те, по которым он может остаться незавершенным и не переданным заказчику на отчетную дату.

Например, оказание образовательных услуг может фиксироваться ежемесячно. В таком случае непереданного результата на отчетную дату не окажется. А вот по краткосрочной образовательной услуге результат может передаваться единовременно в конце срока действия договора. В этом случае затраты отражаются в составе незавершенного производства до даты начисления доходов от переданного результата.

В стандарте не указан порядок учета незавершенного производства для биологической продукции. Учреждениям-производителям нужно разработать его самостоятельно с учетом отраслевых рекомендаций. Общие правила, предназначенные для готовой продукции, на биологическую продукцию не распространяются, поскольку теперь это разные категории материальных запасов.

Запасы отражайте на балансовых счетах только при признании их активами. Если запасы не имеют полезного потенциала и не могут принести экономическую выгоду, комиссия по поступлению и выбытию активов принимает решение о прекращении их использования. Бухгалтер на его основании списывает объект с баланса.

Правила, предусматривающие учет на балансе только запасов-активов, списание с баланса объектов при прекращении их использования, а также отражение таких объектов на забалансовом счете 02, уже были закреплены в Инструкции N 157н.

Если материальные запасы будут находиться в эксплуатации в течение более чем 12 месяцев, комиссия по поступлению и выбытию активов должна определить конкретный срок их полезного использования.

Аналогичную обязанность уже предполагала Инструкция N 157н. Однако прежде не было единого ориентира, для материалов с какой именно продолжительностью использования необходимо установить конкретный срок эксплуатации.

Запасы отражайте в учете по индивидуальным наименованиям либо группой.

Учетную группу можно создать в том случае, если запасы однородные, то есть сходные по признакам, минимально необходимым для их идентификации в учете. Насколько детальными должны быть сходства, определяйте исходя из потребностей учреждения в контроле сохранности и движения запасов, а также потребностей пользователей отчетности.

Группы запасов можете создавать по партиям, в которых они поступили, или независимо от даты их поступления. Право разрабатывать дополнительные способы группировки теперь не применяется.

Проверьте, соответствует ли применяемый вами порядок определения первоначальной стоимости запасов правилам стандарта.

Если приобретаете несколько объектов материальных запасов, распределяйте пропорционально их стоимости любые расходы, связанные с такой покупкой. Ранее подобный порядок был предусмотрен только в отношении затрат на заготовку и доставку.

Авансы в иностранной валюте учитывайте в первоначальной стоимости запасов по курсу на дату оплаты. Такой порядок уже применялся по основным средствам.

Если материальные запасы получили по необменной операции и не можете оценить их рыночную цену, отражайте их в учете по стоимости, которую указала передающая сторона. А если та не сообщит эти сведения, пользуйтесь общим правилом учета материальных запасов в условной оценке.

При обмене запасов на некоммерческих условиях (кроме оплаты деньгами или их эквивалентами) материальные запасы отражайте по данным бухучета о стоимости переданных взамен активов. Аналогичный порядок уже применялся по основным средствам.

В первоначальную стоимость продукции и других материальных запасов, которые изготовило учреждение, не включайте сверхнормативные потери и затраты на хранение вне производственного процесса.

получить из бухгалтерии учётные данные по наличию проверяемых материальных ценностей,
проверить весовое и измерительное оборудование,
опечатать все места хранения материальных ценностей (чтобы у материально-ответственного лица не было возможности утаить излишки; если инвентаризация внезапная, то материально-ответственное лицо узнаёт о её начале только на этом этапе),
предложить материально-ответственному лицу провести по учёту все непроведённые приходно-расходные документы. Председатель комиссии должен расписаться на каждом из этих документов.

Используется для фиксации информации об основных средствах (недвижимости, устройств машин передаточного типа и агрегатов, инвентаря для хозяйственных и производственных целей и прочее). Инвентаризация ОС выполняется при условии присутствия всех членов входящих в комиссию и человека, имеющего материальную ответственность.

Результаты проведенной инвентаризации необходимо зафиксировать на бумаге. При заполнении инвентаризационной описи в специальной графе отображается реальное наличие МЦ и недостающие сведенья. На основании выявленных испорченных материалов в ходе проведения инвентаризации составляются акты. Если будут обнаружены материальные ценности, не отображенные в учете, комиссия обязана внести их в опись. Инвентаризационная ведомость должна содержать номера имеющегося в распоряжении оборудования и уровень его исправности.

фактическая перепись и пересчет имущества бюджетного учреждения;
сличение полученных данных с информацией по бухгалтерскому учету;
составление документации по инвентаризации, в том числе выделение объектов, по которым данные фактического и бухгалтерского учета расходятся;
определение факторов, повлиявших на расхождение информации.

Как в любой компании, в учреждениях государственного сектора периодически осуществляются инвентаризации. Для оформления полученных итогов используют специализированные формы документов, применяемые в соответствии с приказом Минфина № 52н от 30 марта 2015. Об особенностях одной из них – формы 0504835 «Акт о результатах инвентаризации» узнаем из настоящей публикации.

По окончании процедуры подсчета и сопоставления члены комиссии оформляют документы, содержащие результаты проверки. Чаще всего это не один документ, а несколько. Так, выявленные расхождения фиксируются в ведомости учета результатов. В качестве шаблона такого документа используют форму № ИНВ-26 из постановления Госкомстата от 27.03.2000 № 26.

В первую очередь это удостоверение в том, что все основные средства, зачисленные на баланс организации, находятся в целости и сохранности, нет излишков или недостачи, что все фактические данные полностью соответствуют тем, что отражены в документах.
Благодаря инвентаризации руководство получает возможность получить реальную картину по имуществу предприятия, а также провести своевременное списание основных средств (поломанных, устаревших или же утраченных).
Имеет эта процедура и дисциплинарный характер: зная о ее проведении (особенно если она осуществляется регулярно), материально-ответственные работники выполняют свои должностные обязанности с большей тщательностью и надежностью, не допуская халатности и преднамеренных нарушений.

заголовка с наименованием и кодом документа, названием субъекта, оформившего акт, дата составления;
содержательной части, где фиксируется блок сведений о проведенной инвентаризации. В нем перечислены члены комиссии, объекты проверки и ее итоги;
оформляющей части, т. е. подписей членов инвентаризационной комиссии с расшифровкой подписей и указанием должностей.