Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как оформить подпись главбуха, если бухучет отдан сторонней организации на аутсорсинг?». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Налоговый кодекс, в свою очередь, в пп. 36 п. 1 ст. 264 НК РФ включает в число прочих расходов, связанных с производством и реализацией, «расходы на услуги по ведению бухгалтерского учета, оказываемые сторонними организациями или индивидуальными предпринимателями». То есть Налоговый кодекс подтверждает право налогоплательщиков заниматься бухгалтерией не самостоятельно, а посредством аутсорсинга.
Какой бухгалтер может сдавать отчётность в налоговую
Организация или индивидуальный предприниматель выбирают оптимальную форму найма бухгалтера в зависимости от своих потребностей и особенностей деятельности.
Бухгалтер работает на постоянной или временной основе. Постоянный бухгалтер может являться штатным работником, быть сотрудником сторонней организации, ИП или частным лицом, которое оказывает данные услуги. Он имеет трудовой или гражданско-правовой договор с работодателем, ведёт бухгалтерский и налоговый учёт, составляет отчётность и выполняет другие задачи, связанные с финансово-экономической деятельностью предприятия.
Временного бухгалтера, как правило, нанимают на краткосрочный период, задание или контрактную работу. Такая форма найма используется при выполнении специализированных задач. Например, при ревизии финансовой и налоговой документации, подготовке и аудите фин отчётов или выполнении других временных задач, связанных с бухгалтерией и налогообложением.
Когда придется узаконить
В 402-ФЗ указано, нужен ли приказ, чтобы генеральный директор подписал за главного бухгалтера, — нет, если гендир или ИП самостоятельно ведет бухучет в организации. Если же по штатному расписанию предусмотрена должность главного бухгалтера и он работает в учреждении, то право на вторую подпись принадлежит финансовому специалисту. В этом случае на документах необходимо ставить две подписи.
В первую очередь это касается счетов-фактур и товарных накладных. Если организация претендует на налоговый вычет по НДС, она представляет в налоговую инспекцию оригиналы счетов-фактур с выделенным налогом (п. 6 ст. 169 НК РФ, письмо Минфина №03-07-09/42854 от 27.08.2014). Их подписывают и гендиректор, и главбух. Если директор подписал счет-фактуру за главного бухгалтера при его фактическом наличии в учреждении, налоговики направят запрос на разъяснения. Правомерность визирования подтвердит распоряжение о наделении правом подписи.
Есть и другая ситуация, когда гендиректор фактически выполняет функции бухгалтера. В таком случае при двух одинаковых визах в счете-фактуре у налоговиков нет причин отказать в вычете (постановление ФАС Северо-Кавказского округа №Ф08-6533/2008 по делу №А53-2656/2008-С5-14 от 29.10.2008, постановление ФАС Северо-Кавказского округа по делу №А53-17547/2008-С5-23 от 03.06.2009).
Что должен делать главбух
То, что в новом Законе о бухучете ничего не говорится об ответственности главбуха, непривычно и кажется странным. Однако это вполне объяснимо. Государство защищает права пользователей бухгалтерской отчетности на получение качественной финансовой информации и поэтому обязывает организацию составлять годовую бухгалтерскую (финансовую) отчетность по определенным правила мп. 2 ст. 13 Закона № 402-ФЗ . Кто именно в организации составляет отчетность — ее внутреннее дело. Закон говорит лишь о том, что организация обязана возложить обязанность ведения бухучета на главного бухгалтера или иное должностное лиц оп. 3 ст. 7 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (далее — Закон № 402-ФЗ) . Поскольку отношения между организацией и главным бухгалтером (как и любым другим работником) не относятся к сфере действия Закона о бухучете, они регулируются трудовым законодательством. А значит, обязанности главного бухгалтера определяются исключительно трудовым договором.
Как правило, в небольших организациях главбух — это единственный финансовый работник. Поэтому в его обязанности входит не только ведение учета, но и формирование учетной политики и составление отчетности. Однако возложить эти обязанности на главбуха можно только трудовым договором.
В то же время в больших организациях с разветвленной финансовой службой главбух может отвечать исключительно за ввод данных первичных документов в бухгалтерскую программу. Совсем не обязательно, чтобы именно главбух отвечал за формирование учетной политики. Например, организация составляет отчетность не только по российским стандартам бухучета (РСБУ), но и по МСФО, причем международной отчетностью занимается не бухгалтерия, а отдел МСФО. И если организация формирует учетную политику по РСБУ таким образом, чтобы отделу МСФО приходилось делать меньше трансформационных корректировок, то ответственность за формирование учетной политики можно возложить на руководителя финансового департамента (если в этот департамент входят и бухгалтерия, и отдел МСФО). В этом случае вполне логично ответственность за составление достоверной финансовой отчетности, в том числе по РСБУ, также возложить на финансового директора. Ведь именно он принимает решения, влияющие на отчетность, а главбух их только исполняет.
Чтобы было понятнее, приведем такой пример. Согласно учетной политике по РСБУ организация проводит обесценение ОС. При тестировании объекта (здания гостиницы) установлены признаки обесценения — расчетный чистый денежный поток за предполагаемый период эксплуатации объекта оказался отрицательным. Финансовый директор, получив эту информацию, установил, что здание гостиницы и земельный участок, на котором оно построено, учтены как единый объект ОС. При этом отдел анализа и оценки сообщил, что рыночная стоимость земельного участка значительно выше его балансовой стоимости. Финансовый директор принял решение: земельный участок признать в отчетности по рыночной стоимости, а здание гостиницы списать на убытки от обесценения. Бухгалтерия сделала проводки в бухгалтерской программе. Очевидно, что ответственность за составление финансовой отчетности в такой ситуации ложится на финдиректора, а не на главного бухгалтера.
Право второй подписи главного бухгалтера на документах
По смыслу Федерального закона «О бухгалтерском учете», под хозяйственными операциями следует понимать действия, в результате которых происходят приобретение, изменение или прекращение прав или обязанностей.
Если это понятие расширить с позиции именно бухгалтерского учета, то хозяйственные операции также можно определить как события, которые характеризуют отдельные хозяйственные факты, которые вызывают изменения в составе, размещении или источнике образования имущества. Обратите внимание, что в результате проведения хозяйственной операции могут быть затронуты само имущество предприятия (актив баланса) или источник его образования (пассив баланса), а также и имущество, и источник (актив и пассив баланса).
Одними из обязательных реквизитов первичных документов являются «наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления», а также «личные подписи указанных лиц» (пп. «е» и «ж» п. 2 ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете»).
Состав должностных лиц, которые имеют право подписи первичных документов, утверждает руководитель компании по согласованию с главным бухгалтером в форме перечня.
Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписывают руководитель компании и главный бухгалтер или уполномоченные ими лица. Исходя из смысла ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете», вероятнее всего, речь идет о должностных лицах той компании, которая совершает хозяйственные операции. Во всяком случае иных указаний в Законе нет.
Согласно ст. 53 ГК РФ юридическое лицо приобретает гражданские права и принимает на себя гражданские обязанности через свои органы, действующие в соответствии с законом, иными правовыми актами и учредительными документами.
В зависимости от того, какое должностное лицо организации согласно учредительным документам, является таким органом (генеральный директор, председатель правления или иная «разновидность» руководителя), подпись этого должностного лица и должна стоять на документах, по которым компания принимает гражданские права и несет гражданские обязанности. Разумеется, это правило распространяется и на первичные документы.
В отношении подписи главного бухгалтера на первичных документах ситуация выглядит следующим образом.
По правилам пп. «в» п. 2 ст. 6 Федерального закона «О бухгалтерском учете» руководители компании в зависимости от объема работы вправе передавать на договорных началах ведение бухгалтерского учета специализированным организациям.
По смыслу ст. 7 Федерального закона «О бухгалтерском учете», можно сделать вывод, что в случае ведения бухгалтерского учета специализированной компанией именно она выступает в роли главного бухгалтера по отношению к заказчику услуги по договору.
Аналогичного мнения придерживается Минфин России в своем Письме от 28 февраля 2002 г. N 16-00-14/74.
Согласно абз. 2 п. 5 ст. 13 Федерального закона «О бухгалтерском учете» бухгалтерская отчетность организаций, в которых бухгалтерский учет ведется специализированной организацией, подписывается руководителем специализированной организации.
Таким образом, согласно формам бухгалтерской отчетности, утвержденным Приказом Минфина от 22 июля 2003 г. N 67н, бухгалтерская отчетность подписывается руководителем организации (руководителем дочернего общества), а в графе «Главный бухгалтер» ставит подпись руководитель специализированной организации или лицо, специально на это уполномоченное.
Распределение подписи на бухгалтерской отчетности выглядит следующим образом:
- подпись руководителя ставит руководитель компании-заказчика или уполномоченное им лицо, которым может быть руководитель (или иной сотрудник) компании-аутсорсера;
- подпись главного бухгалтера ставит руководитель компании-аутсорсера или уполномоченное им лицо.
Как можно отметить, способ подписания бухгалтерской отчетности аналогичен способу подписания первичных документов.
Кто обязан быть в курсе
Однако показать договор главному бухгалтеру перед подписанием все же надо. Во-первых, именно главный бухгалтер, как правило, самый сведущий специалист в вопросах налогообложения. Участвуя в подготовке договорной документации на начальной стадии, он сможет заранее проинформировать руководство о том, какие налоговые обязательства возникнут у фирмы, какие подводные камни несет с собой та или иная форма договора, от каких условий надо отказаться, а какие, наоборот, прописать более подробно. Такая практика позволит, кроме того, избежать проблем с контролирующими органами, а следовательно, финансовых и административных санкций. Во-вторых, заблаговременная информация обо всех планируемых сделках позволит бухгалтеру контролировать процесс использования материальных, трудовых, финансовых ресурсов и обеспечивать его рациональность.
Аутсорсинг бухгалтерских услуг: плюсы и минусы подхода
В связи с тем, что компании, оказывающие аутсорсинговые бухгалтерские услуги, обладают большим опытом поддержки других организаций, у них есть уже схемы работы, которые хорошо показали себя на практике. За счет этого они могут увеличить производительность труда и затрачивать меньше полезных часов на выполнение задач.
Кроме этого, часто есть возможность заказать поддержку в других направлениях, таких как юридические услуги или помощь в трудовом праве.
Такие организации тщательно отслеживают изменения в законах, имеют доступ к платному программному обеспечению, проходят обучение и сертификацию, что обеспечивает высокий уровень квалификации персонала.
При подписании договора обратите внимание, что в него, как правило, входит также пункт об ответственности за возможные ошибки в документах и отчетах, которая ложится на аутсорсера. За нарушения законодательства, если оно возникнет, также будет отвечать организация, оказывающая услуги.
В связи с этим, такие компании заинтересованы в максимальном снижении количества недочетов, чтобы снизить свои расходы на уплату штрафов и возмещение ущерба.
Если же фирма работает со своим штатным бухгалтером, то все штрафы вынуждена платить из бюджета организации.
Уполномоченным представителем компании может быть:
- работник организации, включая главного бухгалтера;
- работник или руководитель фирмы, которая является уполномоченным представителем.
Уполномоченный представитель наделяется полномочиями представлять интересы фирмы в налоговых правоотношениях (ст. 27, п. 3 ст. 29, п. 5 ст. 80 НК РФ).
С 1 января 2022 года с уполномоченного представителя снимаются полномочия получать электронную подпись для подписания документов и отчетности от имени фирмы. Это право остается только у ее руководителя или иного лица, которое может действовать от имени организации без доверенности. Это предусмотрено Федеральным законом от 27 декабря 2019 г. № 476-ФЗ (изменение внесено в статью 18 Закона № 63-ФЗ).
Какую ответственность несут бухгалтера без права подписи
2,5 года — это не очень большой стаж. Бюджет очень сильно отличается от коммерции: другой план счетов, другая инструкция, учет ведется по аналитике, учет основных средств особый, отчетности много и сроки другие (годовой баланс нужно сдать до 20-25 января). Многое зависит от деятельности учреждения. Если есть еще и предпринимательская деятельность, то это еще сложнее. Какой штат в бухгалтерии? Как »поставлена» работа? Нужно все взвесить. У Вас есть специалисты к которым можно обратиться с вопросом или за помощью? Очень плохо, что нет курсов по бух учету в бюджете. Работать интересно в бюджете,но сложно, особенно начинающим. Лучше »рости»: бухгалтер — зам. главного бухгалтера — гл. бухгалтер.
Делает главбуха «слепым» — необязательность подписания документов не позволяет владеть всей оперативной информацией о делах фирмы и может привести к «учетным дырам», когда какие-либо налоговые обязательства не будут исполнены, или подлежащие учету объекты не будут вовремя отражены на счетах бухучета
На кого можно возложить обязанности главного бухгалтера?
Согласно ст. 7 Закона N 402-ФЗ, ведение бухучета и хранение соответствующих документов организует руководитель компании. Он же должен решить, кто именно возьмет на себя эти обязанности – в принципе или пока главбух выбыл из рабочего процесса.
Итак, кто может стать исполняющим обязанности главного бухгалтера:
- заместитель главного бухгалтера, если таковой есть в штате компании. Трудовой договор или должностная инструкция данного сотрудника должны содержать соответствующее условие: полномочия главбуха переходят к заму на время отсутствия первого. Приказ в этом случае оформлять не нужно;
- опять-таки сам руководитель. Такой вариант делегирования полномочий требует оформления приказа о временном возложении на него обязанностей главного бухгалтера;
- другой сотрудник компании;
- частный сторонний специалист. Данный специалист, как и гипотетический кандидат из предыдущего пункта, должны соответствовать требованиям п. 4 ст. 7 Закона N 402-ФЗ.
Процедуры, помогающие облегчить оформление акта приема-передачи дел главного бухгалтера
Прием-передача дел главного бухгалтера — трудоемкая процедура, отнимающая время и требующая дополнительных трудозатрат. Чтобы облегчить данный процесс, работодателю понадобится провести предварительные мероприятия, в том числе:
- разработать и утвердить внутрифирменный локальный акт, детально регламентирующий процедуры передачи дел при смене главного бухгалтера;
- в должностной инструкции главного бухгалтера и его трудовом договоре предусмотреть в качестве обязательного элемента проведение мероприятий по передаче дел новому главбуху (или назначенному руководителем лицу);
- организовать структуру бухгалтерии таким образом, чтобы за отдельные учетные области отвечали конкретные специалисты бухгалтерии, — полномочия каждого из них в момент передачи дел при смене главного бухгалтера также можно предусмотреть во внутрифирменном локальном акте, их должностных инструкциях или закрепить за ними учетные участки в отдельном приказе;
- обеспечить регулярное подтверждение достоверности отчетности и соответствие ведения бухучета нормативным требованиям независимыми (аудиторами, налоговыми консультантами, иными экспертами) или внутренними контролерами (ревизорами, внутренними аудиторами и др. );
- другие мероприятия, учитывающие специфику работы компании, масштабы ее деятельности, структурную разветвленность и др.
Когда директор вправе подписывать бумаги за главбуха
В законе о бухгалтерском учете указано, может ли генеральный директор подписывать за главного бухгалтера, — да, гендир вправе визировать документацию за главбуха (ч. 1 ст. 7 402-ФЗ). Руководитель организует ведение бухучета в учреждении и обладает правом подписи всех бумаг. Эти права не требуется дополнительно подтверждать документально.
Это подтверждает и законодательство об акционерных обществах и обществах с ограниченной ответственностью. В нормативах закреплено, имеет ли право директор подписывать документы за главного бухгалтера, — да, гендир без доверенности действует от имени организации и в ее интересах (п. 2 ст. 69 208-ФЗ от 26.12.1995, п. 3 ст. 40 14-ФЗ от 08.02.1998). То есть единоличный исполнитель вправе издавать распоряжения и подписывать любую документацию организации, в том числе бухгалтерскую.
Гендиректор вправе расписываться на всех организационных бумагах. В Гражданском кодексе закреплено, может ли главбух подписывать документы за генерального, — не всегда (п. 1 ст. 845 ГК РФ). Главный бухгалтер имеет возможность расписаться в счете-фактуре по доверенности или приказу о наделении правом подписи. А вот финансовые и расчетные документы главбух подписывать не вправе — ему доступна только вторая подпись. Платежные поручения и расчетные бумаги первым визирует только гендиректор (Инструкция ЦБ РФ №28-И от 14.09.2006, письмо Ассоциации российских банков №А-02/5-245 от 14.05.2007, письмо ЦБ РФ №31-1-6/1244 от 14.06.2007).
Если в учреждении есть главбух, но документы за него подписывает руководитель, подготовьте распоряжение о наделении правом подписи.
Вот как оформить приказ, по которому генеральный директор подписывает за главного бухгалтера первичные документы:
- Укажите наименование организации.
- Внесите основные реквизиты приказа — номер, дату, место выпуска.
- Озаглавьте приказ.
- Опишите причину издания распоряжения.
- Укажите основания для передачи полномочий — законодательные нормы.
- Определите сотрудника (директора), которому передают полномочия на подписание бухгалтерских бумаг. Визу отдельно подтверждают в приложении к распоряжению.
- Завизируйте приказ у руководителя и поставьте печать.
Главный бухгалтер без права подписи
Не все руководители готовы наделить главбуха правом подписи, однако без предоставления такого права труднее призвать нерадивого работника к ответственности. Есть ли золотая середина, и как правильно оформить главбуха, наделив его минимальными правами – поговорим в статье.
Важное преимущество – полис включает в себя расширенный перечень страховых случаев, от которых не страхуют другие аутсорсинговые компании. Кроме того, мы гарантируем финансовую компенсацию из личных средств компании по ряду случаев, которые страховыми не являются, в частности:
Таким образом, главбух без права подписи занимает промежуточное должностное положение: он лишен права ставить свою подпись на документах (ограничен в полномочиях), хотя наименование его должности указывает на отличие данного сотрудника от остальной массы рядовых работников.
Главбух без права подписи — явление нередкое в хозяйственной практике. Три пятилетки назад право второй подписи в большинстве фирм было в руках главбухов — без обеих подписей (руководителя и главбуха) было проблематично, к примеру, открыть расчетный счет в банке или сдать отчетность налоговикам.
Право подписи документов без доверенности главного бухгалтера
В целях распоряжения средствами на расчетном счете таким документом является карточка с образцами подписей и оттиском печати, оформление которой предусмотрено Инструкцией Центрального Банка России от 14.09.2006 N 28-И «Об открытии и закрытии банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам)» (далее — Инструкция). Согласно п. 7.5 Инструкции право первой подписи принадлежит руководителю клиента — юридического лица (единоличному исполнительному органу), а также иным лицам (за исключением главного бухгалтера клиента — юридического лица и (или) лицам, уполномоченным на ведение бухгалтерского учета, на основании распорядительного акта руководителя юридического лица лиц), наделенным правом первой подписи распорядительным актом руководителя юридического лица, либо на основании доверенности, выдаваемой в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
2,5 года — это не очень большой стаж. Бюджет очень сильно отличается от коммерции: другой план счетов, другая инструкция, учет ведется по аналитике, учет основных средств особый, отчетности много и сроки другие (годовой баланс нужно сдать до 20-25 января). Многое зависит от деятельности учреждения. Если есть еще и предпринимательская деятельность, то это еще сложнее. Какой штат в бухгалтерии? Как \»поставлена\» работа? Нужно все взвесить. У Вас есть специалисты к которым можно обратиться с вопросом или за помощью? Очень плохо, что нет курсов по бух учету в бюджете. Работать интересно в бюджете,но сложно, особенно начинающим. Лучше \»рости\»: бухгалтер — зам. главного бухгалтера — гл. бухгалтер.