Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как оформить командировочные расходы в 2021 году». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет, родитель-одиночка, воспитывающий детей в возрасте до пяти лет, сотрудник, ухаживающий за ребенком-инвалидом или за больным членом семьи, могут быть направлены в командировку только с их письменного согласия при условии, что поездки не запрещены в соответствии с медзаключением (ст. 259 ТК РФ).
Такие документы для оформления командировки в 2020 году, которые раньше считались обязательными, перестали таковыми быть. Для оформления расходов достаточно в приказе указать цель служебной поездки и подтвердить фактическое пребывание в месте назначения проездными документами туда и обратно.
Поэтому, если удобно использовать прежний способ оформления поездки, можно от него не отказываться и просто указывать в приказе все документы, которые были задействованы для подготовки поездки.
Как подтвердить факт служебной поездки без командировочного
Перед тем, как объявить работнику о направлении в служебную командировку, необходимо убедиться, что на него не распространяется запрет, налагаемый трудовым кодексом в отношении:
- беременных женщин — ст. 259;
- несовершеннолетних — ст.268.
При этом за сотрудником предприятия на время отсутствия по постоянному месту работы сохраняется рабочее место, а также средняя з/п.
Если расчеты с работником после утверждения авансового отчета не завершены, то в бухгалтерском учете образовавшаяся задолженность пересчитывается в рубли по курсу ЦБ РФ на отчетные даты и на дату погашения задолженности (п.п. 5-7 ПБУ 3/2006). В налоговом учете пересчет выполняется на последнее число каждого месяца и на дату погашения задолженности (п. 10 ст. 272 НК РФ).
Суточные за субботу и воскресенье выплачиваются, даже если эти дни являются для работника выходными по графику.
В некоторых организациях, чтобы согласовать рабочую поездку и сопутствующие траты, принято составлять служебную записку начальству — обычно это делает руководитель командированного. В документе прописываются сроки и цель поездки, ФИО и должность командированного.
Мы разобрались с формами первичных учетных документов и знаем, как правильно оформить командировку в 2020 году. После возвращения сотрудника обязательно правильно оформить итоги командировки.
При авиаперелете — маршрут-квитанция и посадочный талон со штампом о прохождении досмотра. Это идеальный вариант.
В конце статьи в разделе Шпаргалка скачайте алгоритм и пример расчета среднего заработка за период командировки.
Документы для командировки в 2021 году:
- запрос о согласии сотрудника (при необходимости) — согласие/отказ;
- приказ на командировку;
- авансовый отчет.
Как осуществляется их оплата и учет? Какие изменения в расчете, уплате командировочных, суточных появятся в 2021 году?
На основании приказа выдайте работнику аванс. Его сумма должна покрывать суточные за все дни поездки, а также примерные траты, которые возникнут у сотрудника в ходе нее.
На практике сотрудник часто получает суточные только в случае, если командировка продлилась больше дня, и он переночевал вне дома.
Работник выехал в командировку 6 июня, в воскресенье, а вернулся — 9 июня, в среду. Добирался работник до места командирования поездом. Положением о командировках суточные при командировках по территории РФ определены в размере 500 руб.
Допустим, сотрудник находился в заграничной командировке 6 дней, границу РФ пересекал в первый и в последний день поездки. Ему начислили суточные из расчета 3 000 руб. в сутки. Размер суточных составил 18 000 руб.(3 000 руб. х 6 дн.). От налога на доходы освобождена сумма: за первые 5 дней — 12 500 руб.(2 500 руб. х 5 дн.); за день возвращения в Россию — 700 руб.
Приказ подписывает руководитель организации или другое уполномоченное им лицо. С документом необходимо ознакомить сотрудника под подпись, так как при отсутствии доказательств того, что работник знал о командировке, привлечение его к дисциплинарной ответственности за неисполнение приказа может быть признано неправомерным.
Допустим, сотрудник находился в заграничной командировке 6 дней, границу РФ пересекал в первый и в последний день поездки. Ему начислили суточные из расчета 3 000 руб. в сутки. Размер суточных составил 18 000 руб.(3 000 руб. х 6 дн.). От налога на доходы освобождена сумма: за первые 5 дней — 12 500 руб.(2 500 руб. х 5 дн.); за день возвращения в Россию — 700 руб.
Составить приказ о направлении в командировку и другие документы в случае необходимости (согласие на поездку, служебную записку и так далее).
Требований к оформлению распоряжения и других документов для командировки в нормативных актах нет. Организация вправе применять форму № Т-9 или Т-9а для оформления приказа, если командируются несколько человек. Также можно применять свой документ — самостоятельно разработанный и утвержденный.
В этом случае датой выдачи аванса сотруднику является дата оплаты посредством корпоративной банковской карты или дата снятия с нее наличных в валюте.
Работа некоторых сотрудников неразрывно связана с командировками. Выезд в другие города, регионы и страны является для них неотъемлемой частью эффективного производственного процесса.
Приказ подписывает руководитель или уполномоченное лицо. Также с приказом знакомится работник, расписывается в его ознакомлении.
В бухгалтерском учете датой совершения операции для расходов организации в иностранной валюте, связанных с командировками, считается день утверждения авансового отчета (Приложение к ПБУ 3/2006). В налоговом учете командировочные расходы также признаются на дату утверждения авансового отчета (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).
Мы пишем полезные статьи, чтобы помочь вам разобраться в сложных проблемах бухучета, переводим сложные документы «с чиновничьего на русский». Вы можете помочь нам в этом. Это легко.
Порядок выплаты командировочных и отчетность по ним
В каждой компании в дополнение к трудовому законодательству может быть составлен локальный акт, регулирующий процесс командирования сотрудников. Начнем с перечня документов, чтобы разобраться, как оформить командировку сотруднику в 2020 году и какие формы для этого использовать. Часть из них являются обязательными, другие используются по усмотрению организации.
Работник компании, отправляясь в командировку, получает компенсацию командировочных расходов — проживания и стоимости поездки, связи, оформления виз и других расходов. При этом во время командировки он продолжает получать зарплату: она рассчитывается, исходя из среднего заработка.
С 2017 года суточные сверх лимитов облагаются страховыми взносами. Но взносы «на травматизм» с суточных платить не нужно.
Суточные в пределах норматива освобождаются от налога на доходы физлиц и взносов, а на сумму превышения надо начислить НДФЛ и взносы.
Как мы уже говорили, командировочное удостоверение предназначалось для того, чтобы удостоверить факт нахождения работника в служебной поездке.
За дни нахождения в командировке работнику выплачиваются средний заработок и суточные за каждый календарный день поездки.
По окончании поездки сотрудник должен составить авансовый отчет, сдать который нужно в течение трех рабочих дней после возращения из поездки (п. 26 положения). В документе указывают суточные за все дни командировки, перечисляют все понесенные расходы, прописывают реквизиты подтверждающих документов.
Об этом прямо сказано в пункте 11 Положения о командировках. Но многие организации и предприниматели все же выплачивают суточные даже при однодневных служебных поездках. Нужно ли платить с них НДФЛ и взносы?\n\n\n\nВ Минфине России считают, что все зависит от наличия подтверждающих документов.
При этом организация вправе оформлять данный документ в соответствии с его унифицированной формой № Т-10, либо разработать бланк удостоверения самостоятельно.
Работник выехал в командировку в Швецию 14 июня и в 22:00 уже был на территории другого государства, а 17 июня, в 15:00, вернулся в Россию. Добирался работник до места командирования самолетом. Однако судьи считали, что расходы на командировку можно подтвердить также приказом (см. например, постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 04.10.2011 № А27-16987/2010 и от 07.05.2007 № Ф04-2644/2007(33834-А45-14), ФАС Московского округа от 19.12.2008 № КА-А40/10864-08 и от 07.09.2010 № КА-А40/10200-10-2).
Командировочные расходы в 2021 году
Следующим шагом сотрудник должен написать заявление на перечисление авансовых средств, чтобы он мог купить билеты и забронировать гостиницу. Сумма рассчитывается исходя из примерной стоимости аренды жилья и транспортных расходов. Кроме того, в авансовый платеж включаются суточные.
Процесс оформления деловой поездки в каждой компании имеет свои нюансы. Но есть и общие моменты, которые характерны для большинства организаций.
Расчеты по оплате и возмещению расходов работника, связанных с командировкой за пределы РФ, в том числе выплата аванса и погашение неизрасходованных средств, могут осуществляться в иностранной валюте (п. 16 Положения о командировках, п. 9 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 10.12.2003 № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле»).
Этот документ служил для определения фактического времени нахождения работка в командировке. В каждом месте пребывания работника в удостоверение вносились отметки о дне прибытия в место командировки и дне выбытия из него. По возвращении сотрудник должен отчитаться по ним в течение трех рабочих дней. Для этого нужно оформить авансовый отчет и приложить к нему документы, подтверждающие указанные траты.