Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Оформление подотчетных сумм в 2021 году». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Деньги выданы 12 марта 2021 г. на срок до 19 марта 2021 г. включительно. Срок, установленный руководителем для представления авансового отчета, составляет три рабочих дня после дня истечения срока, на который выданы наличные под отчет.
Снизить риски поможет планомерная работа с сотрудниками — выдайте им памятки с напоминанием о сроках отчетов по подотчетным суммам и перечнями документов, прилагаемых к авансовым отчетам для разных ситуаций, разработайте шаблоны заявлений на выдачу денег, проводите обучение сотрудников по подотчетным правилам.
Получается, что выдать наличные средства под отчет из наличной выручки можно, а вот возвращенный одним сотрудником в кассу неизрасходованный подотчетный аванс сразу выдать другому подотчетному лицу станет рискованной процедурой, которая привлечет внимание контролеров.
Правила кассовых операций меняются
До того, как мы озвучим возможные варианты погашения долга, кратко озвучим ключевые моменты действующего законодательства.
В понятие «подотчетная сумма» входит некое количество денег, которое бухгалтерия организации по распоряжению руководства передает ответственным лицам.
В момент передачи денег продавцу подотчетник также не должен выбивать чек ККТ. Так что нет нужды обеспечивать подотчетников переносными ККТ.
Часто в организации возникает необходимость компенсировать работнику суммы, которые не выдавались ему авансом, а были потрачены из его личных средств на нужды компании.
Новые правила подотчета 2021 года отменяют прежний запрет на передачу денег подотчетным лицам, не погасившим предыдущие долги.
Подотчетная сумма — денежные средства, выданные работнику (подотчетному лицу) авансом на расходы организации, например, на:
- хознужды;
- покупку или оплату товаров (работ, услуг);
- командировочные расходы.
Обычно приказ составляется не отдельно для установления сроков, а для описания всей процедуры выдачи подотчетных сумм.
Но теперь такая возможность закреплена официально.\n\r\n\r\n\n\r\n\n\r\n\n\r\n\r\nОбособленные подразделения и кассовая книга\r\n\r\n\nЕще одно новшество касается обособленных подразделений. В комментируемом указании установлено следующее правило.
Сегодня правила наличных расчетов регулирует Указание ЦБ от 09.12.2019 № 5348-У. Согласно Указанию организация не вправе потратить возвращенные подотчетные средства на какие-либо цели напрямую. Эти деньги нужно обязательно внести на расчетный счет, а уже потом — потратить на необходимые нужды.
Также в указаниях прописали, что можно составить один распорядительный документ на несколько выдач наличных. Подотчётное лицо в документе тоже может быть не одно. Главное — указать ФИО всех подотчётников, суммы денег и сроки, на которые их выдали. Проверьте, правильно ли вы оформляете взаиморасчеты с подотчетными лицами в бухучете с помощью Готового решения от КонсультантПлюс.
Принимать извлечённые из автомата наличные надо по ПКО, а загрузку автомата деньгами оформлять РКО.
Подотчетные суммы: учитываем новшества и исправляем ошибки
На данном счете допускается сальдо как по дебету, так и по кредиту, следовательно, задолженность организации перед работником по такому счету отразить можно.
Кроме того, Указанием ЦБ РФ № 5587-У введен запрет на выдачу кассиром банкнот, которые имеют одно и более повреждений, указанных в п. 2.9 Положения ЦБ РФ от 29.01.2018 № 630-П (далее – Положение № 630-П).
Любой ответ на этот вопрос имеет свои положительные и негативные последствия. Стоит понимать, что, определяя конкретный срок выдачи подотчетных денег, предприятие будет обязано его соблюдать. В противном случае велики шансы на предъявление претензий налоговиков за неоприходование денежных средств в кассу.
В настоящее время у кассира отсутствует обязанность по проверке документов, удостоверяющих личность получателя наличных денег, поскольку абз. 3 и 4 пп. 6.1 п. 6 Указания № 3210-У утратили силу.
Любой ответ на этот вопрос имеет свои положительные и негативные последствия. Стоит понимать, что, определяя конкретный срок выдачи подотчетных денег, предприятие будет обязано его соблюдать. В противном случае велики шансы на предъявление претензий налоговиков за неоприходование денежных средств в кассу.
Данный срок организация сама устанавливает в локальных актах например в положение о размерах и порядке возмещения командировочных расходов работников.
Однако часто в бухгалтерской программе автоматически делаются проводки по оприходованию ценностей, приобретенных работниками, лишь на основании авансового отчета. И бухгалтерам проще даже в рассмотренной ситуации составить авансовый отчет, а не делать проводки вручную на основании заявления работника.
Согласно последней редакции Указаний ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У организация самостоятельно устанавливает сроки, в которые работник должен отчитаться по подотчетным суммам. То есть выдавать деньги под отчет можно не только на несколько дней (месяцев), но и даже несколько лет.
Дело в том, что при расчетах с подотчетными лицами не надо применять онлайн-кассы: ни в момент выдачи денег из кассы, ни в момент их возврата подотчетником.
Требование об обязательном составлении авансового отчета больше не действует. Организация самостоятельно установит срок, в течение которого осуществляются расчеты с подотчетными лицами в 2021 году с учетом последних изменений, и когда подотчетник обязан отчитаться об использованных суммах и вернуть остаток в кассу.
Платежеспособные банкноты и монеты кассир обязан принимать. Это, в частности, банкноты и монеты, не содержащие признаков подделки и без повреждений.
В приказе зафиксируйте:
- список сотрудников, имеющих право получать деньги под отчет;
- допустимую к выдаче максимальную сумму;
- предельные сроки, на которые выдаются подотчетные средства.
Кассир обязан проверить, что выдаёт деньги тому человеку, который указан в документах. Раньше требования к проверке были серьёзнее: надо было запрашивать паспорт, предусматривался особый порядок работы с доверенностью. Теперь это не обязательно: кассир сам может решать, как проверить получателя.
При этом им следует учитывать, что с 30.11.2020 были внесены изменения в правила выдачи (приема) наличных денег из кассы и выдачи подотчетных средств.
Новые правила кассовых операций и выдачи наличных под отчёт в 2021 году
Выдавать деньги под отчет можно только за счет наличной выручки. Новые правила наличных расчетов запрещают выдавать деньги подотчетникам за счет других источников (Указание ЦБ от 9 декабря 2019 г. № 5348-У). Например, за счет заемных средств, поступивших в кассу, и даже за счет возвращенных подотчетных сумм.
В противном случае требуется письменное согласие работника на удержание или добровольное внесение денежных средств в кассу.
Мы пишем полезные статьи, чтобы помочь вам разобраться в сложных проблемах бухучета, переводим сложные документы «с чиновничьего на русский». Вы можете помочь нам в этом. Это легко.
Сроки (минимальный и максимальный), на которые могут быть выданы подотчетные суммы, в настоящее время не установлены ни одним правовым актом. Следовательно, формально учреждение вправе определить их самостоятельно. Также ему следует учесть, что закон не обязывает составлять такие распорядительные документы.
Еще одна распространенная ситуация. Работник по поручению руководства купил, к примеру, канцтовары на свои деньги. Затем средства работнику, разумеется, возвращаются. Но как в этом случае оформить операцию и авансовый отчет?
Еще одно новшество касается обособленных подразделений. В комментируемом указании установлено следующее правило.
Для этого в учетной политике организации предусмотрите такой порядок расчета с подотчетниками. Например, пропишите, что «все расчеты по подотчетным суммам проводятся либо через кассу, по кассовому ордеру, либо с использованием личных карт сотрудников».
Выдать из подотчетной суммы, к примеру, заем, нельзя, если вы не специализированная организация (микрофинансовая или потребкооператив).
Казалось бы, все не так уже плохо, — ну есть подотчет, висит себе, никому не мешает, какие проблемы?
Если раньше обязательным основанием для получения денег было только заявление, то теперь организация вправе самостоятельно выбирать основание для выдачи денежных средств. Нужно ли писать заявление на выдачу денег в подотчет в 2021 году, зависит от того, что прописано во внутренних нормативных документах. Если положение предусматривает написание заявления, его придется писать.
Нет, не нужно. Сотрудник, который получил деньги в подотчет, действует по поручению организации. Таким образом, получается, что фактически два юридических лица совершают один расчет, который следует оформлять одним чеком. Этот чек формирует продавец.
Внесите условие о возможности выдачи денег под отчет и возврате неиспользованных подотчетных сумм как в наличной, так в безналичных формах во внутренние локальные акты (учетную политику, Положение о выдаче подотчетных сумм или иные внутрифирменные документы).