Первичный учет расчетов с подотчетными лицами 2021

Порядок ведения кассовых операций с банкнотами и монетой ЦБ РФ (наличными деньгами) на территории РФ юридическими лицами (за исключением ЦБ РФ и кредитных организаций) регламентирован Указанием ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У (далее – Указание № 3210-У). Напомним, под кассовыми операциями понимаются операции по приему наличных денег, включая их пересчет, и по выдаче наличных денег.

Указанием ЦБ РФ от 05.10.2020 № 5587-У внесен ряд изменений в Указание № 3210-У. Эти новшества применяются с 30.11.2020.

К тому же помимо Указания № 3210-У учреждениям необходимо соблюдать Указание ЦБ РФ от 09.12.2019 № 5348-У. Согласно этому документу организации вправе расходовать наличные денежные средства, полученные за реализованные товары (работы, услуги), исключительно на выплату:

• зарплаты сотрудникам;

• страховых возмещений по договорам страхования;

• вознаграждений за работы (услуги), а также на оплату товаров (не более 100 000 руб. по одному договору) (п. 4 Указания ЦБ РФ № 5348-У));

• подотчетных средств;

• денежных средств за оплаченные ранее наличными деньгами и возвращенные товары, невыполненные работы, неоказанные услуги.

В каком случае обособленным подразделениям можно не вести кассовую книгу?

Поступающие в кассу и выдаваемые из нее наличные деньги учреждение учитывает в кассовой книге (пп. 4.6 п. 4 Указания № 3210-У).

Если у казенного учреждения имелось хотя бы одно обособленное подразделение, осуществляющее кассовые операции (то есть принимающее и выдающее наличные деньги), то такое подразделение ранее было обязано вести отдельную от головной организации кассовую книгу[1]. Записи в нее вносились на основании кассовых документов – приходных и расходных кассовых ордеров. Кроме того, обособленным подразделениям прежде была вменена обязанность передавать в головную организацию копии листов своих кассовых книг в порядке и сроки, которые устанавливались учреждением самостоятельно исходя из срока составления бухгалтерской (финансовой) отчетности (пп. 4.6 п. 4 Указания № 3210-У). Например, учреждение могло закрепить в локальном акте, что обособленное подразделение передает копии листов кассовой книги в головной офис ежемесячно не позднее одного рабочего дня по окончании месяца.

Теперь пп. 4.6 п. 4 Указания № 3210-У дополнен новым правилом: если обособленное подразделение не хранит наличные денежные средства и по окончании проведения кассовых операций сдает их в кассу головной организации, то оно вправе не вести кассовую книгу.

Полагаем, данное обстоятельство позволит казенным учреждениям в дальнейшем избежать административной ответственности, предусмотренной ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ (подробнее об этом поговорим ниже).

Если проверяющие выявят факты отсутствия у обособленного подразделения кассовой книги или несвоевременного внесения в нее записей, то они могут наложить на учреждение штраф за неоприходование наличных денежных средств на основании ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ (см., например, постановления АС МО от 07.12.2020 № Ф05-18337 / 2020 по делу № А40-18500 / 20-154-132, от 17.11.2020 № Ф05-18278 / 2020 по делу № А40-18519 / 20-149-129, АС УО от 16.03.2020 № Ф09-1163 / 20 по делу № А60-49148 / 2019).

Согласно новой редакции пп. 5.1 п. 5 Указания № 3210-У кассир при приеме денежных банкнот теперь обязан удостовериться в их платежеспособности.

Напомним, признаки платежеспособности банкнот (монет) приведены в Указании ЦБ РФ от 26.12.2006 № 1778-У. Согласно данному документу платежеспособными признаются банкноты и монета ЦБ РФ, имеющие силу законного средства наличного платежа на территории РФ (в том числе изымаемые из обращения), не содержащие признаков подделки, без повреждений или с повреждениями следующего характера:

• банкноты загрязнены, изношены, надорваны, имеют потертости, небольшие отверстия, проколы, посторонние надписи, пятна, оттиски штампов, утратили углы, края;

• монета имеет мелкие механические повреждения.

Другими словами, кассир в настоящее время может принимать лишь банкноты, имеющие незначительные повреждения. К примеру, он не вправе отказать в приеме надорванной купюры, так как она в силу вышеперечисленных признаков не признается поврежденной.

Кроме того, Указанием ЦБ РФ № 5587-У введен запрет на выдачу кассиром банкнот, которые имеют одно и более повреждений, указанных в п. 2.9 Положения ЦБ РФ от 29.01.2018 № 630-П (далее – Положение № 630-П). В связи с этим пп. 6.2 п. 6 Указания № 3210-У дополнен соответствующим положением.

Согласно п. 2.9 Положения № 630-П кассир не должен выдавать из кассы платежеспособные монеты, имеющие повреждения механического, химического или термического характера (они признаются дефектными), и платежеспособные банкноты, имеющие одно и более из следующих повреждений (они признаются ветхими):

• загрязнение поверхности лицевой или оборотной стороны, приводящее к снижению яркости изображения на 8 % и более;

• посторонняя надпись, состоящая из двух и более знаков;

• посторонний рисунок, оттиск штампа;

• контрастное пятно диаметром 5 мм и более;

• разрыв (разрывы) края банкноты длиной 7 мм и более;

• сквозное отверстие, прокол диаметром 4 мм и более;

• нарушение целостности банкноты, заклеенное клеящей лентой.

Банкноты (монеты), имеющие одно и более из перечисленных повреждений, подлежат сдаче в банк.

И еще: ранее (то есть до 30.11.2020) кассир при выдаче наличных денег из кассы в силу пп. 6.1 п. 6 Указания № 3210-У обязан был провести идентификацию получателя по предъявленному им паспорту или другому документу, удостоверяющему его личность в соответствии с требованиями законодательства РФ, либо по предъявленным получателем доверенности и документу, удостоверяющему его личность.

В настоящее время у кассира отсутствует обязанность по проверке документов, удостоверяющих личность получателя наличных денег, поскольку абз. 3 и 4 пп. 6.1 п. 6 Указания № 3210-У утратили силу. Сейчас при выдаче денег из кассы кассир должен лишь удостовериться в том, что они выдаются лицу, указанному в расходном кассовом ордере (новая редакция пп. 6.1 п. 6 Указания № 3210-У).

Согласно пп. 6.3 п. 6 Указания № 3210-У выдача денег подотчетному лицу на расходы, связанные с осуществлением деятельности учреждения, должна оформляться на основании приказа или иного распорядительного документа руководства учреждения либо письменного заявления работника[2]. При этом и заявление, и распорядительный документ должны содержать сведения о сумме и сроке, на который она выдается, а также подпись руководителя учреждения и дату. Кроме того, в вышеупомянутых документах должна быть описана цель выдачи подотчетных средств (например, на командировки, хозяйственные нужды, закупку материалов), чтобы было понятно, что потребность в них вызвана производственной необходимостью и связана с деятельностью учреждения.

Сроки (минимальный и максимальный), на которые могут быть выданы подотчетные суммы, в настоящее время не установлены ни одним правовым актом. Следовательно, формально учреждение вправе определить их самостоятельно. Также ему следует учесть, что закон не обязывает составлять такие распорядительные документы. Иными словами, срок для выдачи подотчетной суммы может быть установлен в каждом конкретном случае индивидуально. К примеру, учреждение вправе указать различные сроки в зависимости от целей расходования средств (на командировки, хозяйственные нужды, закупку канцтоваров и т. д.).

В Письме ЦБ РФ от 06.09.2017 № 29-1-1-ОЭ / 20642 сказано, что распорядительный документ должен оформляться на каждую выдачу наличных денег с указанием фамилии, имени и отчества (при наличии) подотчетного лица, суммы наличных денег и срока, на который они выдаются, и должен содержать подпись руководителя, дату и регистрационный номер (см. также Письмо ФНС РФ от 18.08.2020 № СД-4-3 / 13276@). При этом представители ЦБ РФ не возражал против указания нескольких работников в распорядительном документе. Так, в Письме от 13.10.2017 № 29-1-1-ОЭ / 24158 было отмечено, что если в течение дня суммы выдаются разным сотрудникам, то достаточно оформить один приказ руководящего лица с указанием Ф. И. О. и должностей всех подотчетных лиц, суммы, целей и срока ее выдачи.

В настоящее время такая возможность закреплена нормативно. Согласно новой редакции абз. 1 пп. 6.3 п. 6 Указания № 3210-У учреждение на законных основаниях вправе указать нескольких работников в одном распорядительном документе, на основании которого им выдаются наличные деньги под отчет.

Кроме того, прежняя редакция пп. 6.3 п. 6 Указания № 3210-У возлагала на подотчетное лицо обязанность по представлению авансового отчета об израсходованных подотчетных средствах в течение трех рабочих дней со дня окончания срока, на который выдавались эти суммы. Если данный срок истекал в период, когда работник отсутствовал на рабочем месте (например, болел или был направлен в другую командировку), сдать авансовый отчет нужно было не позднее трех рабочих дней со дня выхода на работу.

В настоящее время руководитель учреждения вправе самостоятельно установить сроки представления авансовых отчетов работниками, получившими подотчетные суммы (за исключением авансовых отчетов по командировкам). Это закреплено в новой редакции абз. 2 пп. 6.3 п. 6 Указания № 3210-У.

Если подотчетное лицо не представит в установленный срок авансовый отчет и не возвратит средства, полученные под отчет, руководитель учреждения в течение месяца после наступления последнего дня для сдачи авансового отчета (ст. 137 ТК РФ) может принять решение об удержании этих средств из зарплаты работника. В таком случае необходимо будет не только ознакомить работника с приказом об удержании средств из его зарплаты, но и получить его подпись на данном приказе.

Кроме того, возможен вариант прощения долга в виде невозвращенных подотчетных сумм (для этого также необходимо оформить соответствующий приказ). Правда, в данной ситуации с суммы прощенного долга работодателю придется исчислить и уплатить в бюджет НДФЛ и страховые взносы. Датой возникновения дохода у работника будет считаться дата подписания документа, в котором он оповещается о том, что долг прощен (п. 2 ст. 415 ГК РФ). Удержать НДФЛ можно при первой выплате в адрес работника, последовавшей после принятия решения и оповещения работника (п. 6 ст. 226 НК РФ).

Работник должен представить работодателю авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой подотчетных суммах в течение трех рабочих дней по возвращении из командировки. Данное требование закреплено в п. 26 Положения о служебных командировках, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749. Поэтому формально учреждение не вправе самостоятельно устанавливать срок для представления работниками авансовых отчетов об израсходованных в связи с командировками подотчетных суммах.

Заработная плата, которая не была выплачена работнику, должна быть депонирована. В связи с этим в последний день выдачи наличных денег, предназначенных для выплаты заработной платы, кассир в расчетно-платежной ведомости должен был сделать запись «Депонировано» напротив фамилий и инициалов работников, которым не выданы наличные деньги. Еще он должен был рассчитать и записать в итоговой строке сумму фактически выданных наличных средств и сумму, подлежащую депонированию. Эти требования были установлены пп. 6.5 п. 6 Указания № 3210-У.

Депонированные суммы, как правило, сдавались в банк, хотя положения Указания № 3210-У и не запрещали хранить их в кассе учреждения. Поэтому учреждение могло не сдавать в банк депонированные денежные средства (конечно, при условии, что лимит остатка наличных денег в кассе не был превышен).

Теперь депонировать невыплаченную зарплату учреждению больше не нужно, поскольку абз. 3 пп. 6.5 п. 6 Указания № 3210-У утратил силу.

Начиная с 30.11.2020 учреждениям разрешено вести кассовые операции с применением устройств, которые функционируют в автоматическом режиме без участия работника. Это следует из нового положения п. 4 Указания № 3210-У, которым установлены требования к таким устройствам. В частности, автоматические устройства, конструкция которых предусматривает прием и (или) выдачу банкнот, должны иметь функцию распознавания на всей площади банкноты не менее четырех машиночитаемых защитных признаков, указанных в п. 1.1 Положения № 630-П.

За нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ предусмотрена административная ответственность в виде штрафа:

• для должностных лиц – от 4 000 до 5 000 руб.;

• для юридических лиц – от 40 000 до 50 000 руб.

Нарушениями в данном случае считаются:

1) осуществление расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных лимитов;

2) неоприходование (неполное оприходование) в кассу денежной наличности;

3) несоблюдение порядка хранения свободных денежных средств;

4) накопление в кассе наличных денег сверх установленных лимитов.

При этом выручка, полученная в кассу без надлежащего документального оформления или оформленная не в срок (не в тот же день), признается неоприходованной. Отражение в кассовой книге не всех оформленных в течение дня кассовых документов является неполным оприходованием наличных денег, в том числе выручки. Такой вывод следует из Указания № 3210-У.

При выявлении административных правонарушений, связанных с несоблюдением порядка ведения кассовых операций, совершенных несколькими обособленными подразделениями организации, в каждом случае составляются протоколы об административных правонарушениях, при этом административное наказание также назначается за каждое совершенное нарушение (см. Письмо ФНС РФ от 17.08.2017 № СА-4-20 / 16322).

Административное правонарушение, связанное с неоприходованием (неполным оприходованием) в кассу денежной наличности, относится к правонарушениям в сфере финансов, в отношении которых КоАП РФ не установлены специальные сроки давности.

По общему правилу постановление по делу об административном правонарушении не может быть вынесено по истечении двух месяцев со дня его совершения (ч. 1 ст. 4.5 КоАП РФ). При длящемся административном правонарушении этот срок начинают исчислять со дня его обнаружения (ч. 2 ст. 4.5 КоАП РФ).

Срок давности привлечения к административной ответственности за правонарушение, в отношении которого обязанность, предусмотренная правовым актом, не была выполнена к определенному сроку, начинает течь с момента наступления такого срока (п. 14 Постановления Пленума ВС РФ от 24.03.2005 № 5).

В названном случае моментом начала и окончания административного правонарушения является день получения выручки и неоприходования ее в кассу. Следовательно, это правонарушение является разовым и не относится к категории длящихся.

Таким образом, в отношении правонарушения, которое заключается в неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности, подлежит применению общий срок давности (два месяца), исчисляемый со дня, на который установлен факт неоприходования денег в кассу. Подтверждением сказанному является, например, Постановление АС СЗО от 15.05.2020 № Ф07-3675/2020 по делу № А56-150168/2018. В нем указано, что постановление о назначении административного наказания в отношении эпизодов за 29.08.2018 и 30.08.2018 было вынесено 31.10.2018, то есть за пределами срока давности привлечения к административной ответственности, установленного ст. 4.5 КоАП РФ. В итоге данное постановление было отменено.

[1] Как указано в Письме ЦБ РФ от 04.05.2012 № 29-1-1-6 / 3255, данное требование должно соблюдаться каждым обособленным подразделением юридического лица, ведущим кассовые операции, независимо от наличия банковского счета юридического лица, открытого для совершения операций таким подразделением (см. также постановления Девятого арбитражного апелляционного суда от 13.02.2018 № 09АП-65335 / 2017 по делу № А40-166498 / 17, от 28.11.2018 № 09АП-53986 / 2018 по делу № А40-85393 / 18).

[2] Такое заявление составляется в произвольной форме.

• Расчеты с подотчетными лицами
  • Подотчетные суммы
  • Выдача денежных средств под отчет наличными
  • Выдача подотчетных сумм безналичным способом
• Авансовый отчет
• Подтверждающие документы
  • Кассовые чеки
• Компенсация расходов работников в интересах организации

Новшества в правилах ведения кассовых операций

Не всегда документальное оформление расчетов с подотчетными лицами ограничивается только заявлением, кассовыми документами и авансовым отчетом с приложенными подтверждающими документами.

Среди дополнительных подотчетных бумаг можно назвать:

• служебную записку (если работник ездил в командировку на автомобиле), отчет (при осуществлении представительских расходов), иные необходимые пояснительные документы;
• приказ об удержании подотчетных сумм — он нужен, если подотчетник не сдал авансовый отчет и не вернул деньги (ст. 137 ТК РФ);
• уведомление (сообщение) и приказ о прощении подотчетного долга — оформляются в том случае, если работодателем принято решение не взыскивать с работника указанные суммы (п. 2 ст. 145 ГК РФ, п. 6 ст. 226 НК РФ).

Снизить риски от ошибок в документальном оформлении подотчета работодателю помогут несколько действий:

• Детализируйте порядок оформления подотчета в локальных актах.

Внесите условие о возможности выдачи денег под отчет и возврате неиспользованных подотчетных сумм как в наличной, так в безналичных формах во внутренние локальные акты (учетную политику, Положение о выдаче подотчетных сумм или иные внутрифирменные документы).

С конца марта 2020 года компании при выдаче подотчетных денег должны руководствоваться новыми правилами наличных расчетов (Указание ЦБ РФ от 09.12.2019 № 5348-У «О правилах наличных расчетов»). Они не изменили коренным образом прежние нормы из Указания от 07.10.2013 № 3073-У, но частично подкорректировали их.

Новое указание предписывает производить наличные расчеты между компаниями, ИП и физлицами за счет налички, поступившей в кассу участника наличных расчетов с его банковского счета (Письмо ЦБ от 04.06.2020 № 45-19/5013).

Получается, что выдать наличные средства под отчет из наличной выручки можно, а вот возвращенный одним сотрудником в кассу неизрасходованный подотчетный аванс сразу выдать другому подотчетному лицу станет рискованной процедурой, которая привлечет внимание контролеров. Наказание за подобное нарушение — для должностных лиц от 4 000 до 5 000 руб., для компаний от 40 000 до 50 000 руб. (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ).

В такой ситуации придется деньги сначала сдать в банк, а затем снять и уже затем выдать подотчетнику.

Повлияет ли такой порядок на подотчетный документооборот? Скорее всего нет. Прибавиться работа кассирам и бухгалтерам по оформлению приходно-расходных кассовых документов, а набор документов подотчетника от этого не изменится.

• Оформление подотчетных денег начинается с заявления подотчетного лица или приказа (распоряжения) работодателя.
• На основе этого документа наличные средства выдаются из кассы или расчетного счета после оформления платежных документов (РКО или платежного поручения).
• Чтобы отчитаться за потраченные подотчетные средства, сотруднику необходимо собрать подтверждающие документы и заполнить авансовый отчет.
• Если документы по подотчетным суммам оформлены с ошибками или авансовый отчет не представлен, а выданный под отчет аванс не возвращен, возникают налоговые риски.

Разбираемся с новыми правилами для подотчета

Порядок расчетов с подотчетными лицами регламентируется п. 6.3 Указаний ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210‑У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» (далее — Порядок ведения кассовых операций), частично он прописан в порядке заполнения документов, оформляемых при осуществлении данных расчетов.

Порядок заполнения и представления авансового отчета. Форма авансового отчета (ф. 0504505), а также методические указания по его заполнению утверждены Приказом Минфина РФ № 52н^[3].

Согласно п. 6.3 Порядка ведения кассовых операций авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами представляется подотчетным лицом:
— в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет. Этот срок имеет смысл утвердить руководителем учреждения в локальном нормативном акте;
— со дня выхода на работу.

Бывают случаи, когда подотчетное лицо расходует либо больше, либо меньше полученного им аванса. В результате оно или возвращает неиспользованную сумму, или учреждение возмещает ему перерасход. Данные суммы отражаются по соответствующим строкам авансового отчета (остаток или перерасход):
— на оборотной стороне авансового отчета подотчетным лицом;
— на лицевой стороне авансового отчета бухгалтером.

На лицевой стороне авансового отчета бухгалтером указываются сведения о внесении остатка или выдаче перерасхода. Сумма перерасхода выдается подотчетному лицу по РКО, реквизиты которого отражаются в авансовом отчете. Неизрасходованная подотчетным лицом сумма возвращается по приходному кассовому ордеру, реквизиты которого также приводятся в авансовом отчете.

Нередки ситуации, когда подотчетное лицо не возвращает в установленные сроки неизрасходованную подотчетную сумму по тем или иным причинам. Порядок действий учреждения для таких случаев определен ст. 137 ТК РФ, из которой следует, что работодатель удерживает из заработной платы работника не возвращенный своевременно аванс. Удержать из зарплаты работника невозвращенную сумму можно в течение одного месяца со дня окончания срока, предусмотренного для возвращения аванса, при условии, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания.

В Письме Роструда от 09.08.2007 № 3044‑6‑0 уточнено, что решение об удержании работодатель принимает и оформляет, как правило, в форме приказа или распоряжения. Согласие работника на удержание сумм из заработной платы нужно получить в письменной форме.

Срок выплаты подотчетному лицу перерасхода устанавливается руководителем учреждения. Возможна ситуация, когда из‑за недостатка наличных денежных средств, а также по иным причинам учреждение выплачивает сумму перерасхода подотчетному лицу по истечении этого срока. Должно ли учреждение в таком случае уплатить проценты работнику в соответствии со ст. 236 ТК РФ?

Данная норма предусматривает, что при нарушении работодателем установленного срока выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других выплат, причитающихся работнику, работодатель обязан выплатить их с уплатой процентов (денежной компенсации) в размере не ниже 1/150 действующей в это время ключевой ставки ЦБ РФ от не выплаченных в срок сумм за каждый день задержки начиная со следующего дня после определенного срока выплаты по день фактического расчета включительно. Обязанность по выплате указанной денежной компенсации возникает независимо от наличия вины работодателя.

Порядок учета расчетов с подотчетными лицами: законодательство

Работа предприятия сопровождается возникновением ситуаций, при которых необходим расчет за наличные средства. Чаще всего это обусловлено поездкой сотрудника в командировку или организацией досуга клиенту компании.

Для получения подотчётных средств сотрудник должен написать соответствующее заявление на имя руководителя с указанием необходимой денежной суммы. Также в заявлении указывается предполагаемая дата трат и предназначение запрашиваемых ресурсов. Заявление подписывается у директора и сотрудник получает деньги на руки.

Запрещено выдавать материальные средства, если по выданным ранее ресурсам у работника не закрыта отчетность. При необходимости допускается вариант списания средств в качестве утери по счету 94.

Сотрудник организации обязан предоставить отчёт с приложением оригиналов всех документов в течение 3 дней после совершения трат. Отчетность по хозяйственным и другим видам затрат может быть представлена спустя три дня после завершения срока, на который выдавались денежные средства. Так как ни один норматив не содержит срока сдачи документов, то дополнительно можно утвердить акт, согласно которому работник обязан предоставить отчетность именно в это время.

Выполнив задание организации, сотрудник обязан отчитаться о потраченных деньгах. Срок отчета – три дня с окончания срока, на который был выдан аванс. Работник представляет в бухгалтерию:

• авансовый отчет (по унифицированной форме АО-1, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55, либо по самостоятельно разработанной организацией форме);
• первичные документы, подтверждающие расходы.

На лицевой стороне авансового отчета сотрудник указывает: фамилию и инициалы, должность, назначение аванса и т. д. На оборотной стороне он перечисляет все расходы за счет аванса и указывает реквизиты подтверждающих документов. Подтверждающие документы сотрудник прикладывает к авансовому отчету. Бухгалтер при поступлении авансового отчета заполняет в нем расписку (отрывную часть отчета) и передает ее сотруднику. Она нужна для подтверждения, что отчет принят к проверке.

Проверяют авансовый отчет по такому алгоритму.

Во-первых, проконтролировать целевое расходование денег. Для этого надо посмотреть, на какие цели сотрудник получил деньги от организации. Эти данные указаны в документе, который послужил основанием для выдачи подотчетных сумм. Например, в расходном кассовом ордере, приказе, заявлении и т. д. Затем нужно сравнить цель с результатом по документам, которые сотрудник приложил к своему отчету. Если они совпадают, значит, деньги использованы по целевому назначению.

Во-вторых, необходимо проверить саму израсходованную сумму. Здесь возможны такие варианты:

• работник потратил ровно столько, сколько ему было выдано;
• сотрудник потратил меньше, чем ему было выдано;
• сотрудник израсходовал денег больше, чем ему выдали.

Если работник не израсходовал всю сумму аванса, то остаток он должен вернуть. Проверка авансового отчета, его утверждение и окончательный расчет по нему осуществляются в срок, установленный руководителем (п. 6.3 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У). То есть вернуть неизрасходованные суммы сотрудник должен в этот срок. Сотрудник вносит их в кассу организации. При этом нужно оформить приходный кассовый ордер по унифицированной форме № КО-1 (утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88).

Важно!

Пробивать чек ККТ при возврате неизрасходованного аванса не нужно – это следует из статьи 1.1, пункта 1 статьи 1.2 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ.

Если сотрудник допустил перерасход средств, то его нужно возместить. Но лишь в том случае, когда перерасход обоснован.

Перерасход аванса считается обоснованным, если работник:

• израсходовал деньги на выполнение задания, порученного организацией (как правило, оно указывается в приказе руководителя о выдаче денег под отчет);
• предъявил документы, подтверждающие наличие перерасхода (например, кассовые чеки).

Если хотя бы одно из указанных условий не выполняется, деньги сотруднику можно не возмещать.

Такие правила следуют из ст. 22 ТК РФ, пунктов 6–6.3 указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У.

Суммы, которые сотрудник израсходовал сверх полученных под отчет, ему выдают из кассы. Для этого оформляют расходный кассовый ордер.

Важно!

Возместить подотчетнику сумму перерасхода по авансовому отчету можно в безналичном порядке, перечислив деньги на его банковский счет.

В-третьих, бухгалтер должен убедиться в наличии оправдательных документов, которые подтверждают расходы, а также проверить правильность их оформления и подсчет сумм.

Оправдательные документы такие:

• чек ККТ или фискальный БСО – подтверждают расход денег. Суммы, которые сотрудник потратил согласно авансовому отчету, должны соответствовать суммам из этих платежных документов;
• товарные чеки, накладные, акты выполненных работ (оказанных услуг) и т. д. – они подтверждают сам факт покупки.

После того, как бухгалтер проверил авансовый отчет, его утверждает руководитель организации. Сделать это нужно в разумный срок, который также устанавливается руководителем. Так сказано в пункте 6.3 указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У.

Вернувшись из командировки, сотрудник обязан отчитаться о потраченных командировочных. Срок отчета – три дня после возвращения из командировки. Отсчитывать надо рабочие дни. Если сотрудник вернулся из поездки в выходной день или в праздник, то трехдневный срок считают с того дня, когда он вышел на работу. Такой порядок следует из пункта 26 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, и пункта 6.3 указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У.

Работник представляет в бухгалтерию:

• авансовый отчет (по унифицированной форме АО-1, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55, либо по самостоятельно разработанной организацией форме);
• первичные документы, подтверждающие расходы.

В принципе, механизм проверки авансового отчета по командировке тот же, что и в случае закупок для хозяйственных нужд. Но есть ряд особенностей, на которые следует обратить внимание при контроле подтверждающих документов.

Билет на проезд является бланком строгой отчетности, подтверждающим расходы. Важно помнить, что с 1 июля 2019 года изменились требования к БСО – типографские бланки применять нельзя. После этой даты бланки должны быть напечатаны только через онлайн-кассу в фискальном режиме (ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ, в редакции от 03.06.2016). Это касается также авиакомпаний и железнодорожного транспорта.

Если работник приобрел электронный билет, при возвращении из командировки он прилагает к авансовому отчету его распечатку, а также подтверждает оплату билета.

Форма электронного билета зависит от вида транспорта:

• маршрут/квитанция для авиатранспорта (п. 2 приказа Минтранса от 08.11.2006 № 134);
• контрольный купон электронного билета для железнодорожного транспорта (п. 2 приказа Минтранса от 21.08.2012 № 322);
• квитанция электронного многоцелевого документа для всех видов пассажирского транспорта (п. 2 приказа Минтранса от 18.05.2010 № 116).

Оплату билета подтверждает один из документов:

• чек ККТ;
• слипы, чеки электронных терминалов при оплате банковской картой, держателем которой является командированный сотрудник;
• подтверждение банком проведенной операции по оплате электронного билета;
• другой документ об оплате поездки, который оформлен на утвержденном бланке строгой отчетности.

Если работник отправился в командировку на самолете, то в дополнение к билету необходимо потребовать с него посадочный талон с отметкой о досмотре для перелета.

Такой вывод следует из пункта 84 Правил, утвержденных приказом Минтранса от 28.06.2007 № 82, и писем Минфина от 06.06.2017 № 03-03-06/1/35214, от 01.09.2016 № 03-03-07/50992, от 19.06.2015 № 03-03-07/35548.

Оформление первичных документов подотчетных лиц

С 1 июля 2019 года применять типографские БСО вместо кассового чека гостиницы не вправе. Они должны применять ККТ или автоматизированную систему БСО. Если гостиница применяет ККТ, то документом, подтверждающим расходы на проживание, будет кассовый чек. В него гостиница может включить часть реквизитов БСО (например, даты заезда и выезда).

Дополнительно к чеку гостиница может выдать и типографский БСО. Если гостиница использует бланки строгой отчетности, то они должны быть отпечатаны с помощью онлайн-ККТ или автоматизированной системы БСО в фискальном режиме (ст. 4, 4.2, абз. 3 п. 1 ст. 4.3 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ).

Таким образом, бухгалтер должен проконтролировать, чтобы документы гостиницы соответствовали новым требованиям законодательства.

Порядок и размер (норматив) возмещения суточных коммерческая организация устанавливает самостоятельно, оформив это приказом руководителя или закрепив в коллективном (трудовом) договоре (ст. 168 ТК РФ). Каких-либо законодательных ограничений на размер суточных нет. Суточные – это дополнительные расходы, которые связаны с проживанием вне места постоянного жительства. Их командированный работник тратит по своему усмотрению, никаких требований и запретов нет. Чаще всего сотрудники тратят суточные на питание.

Суточные – не целевой расход, за который нужно отчитаться. Соответственно, работник не должен предъявлять никаких документов о том, на что он потратил суточные. Такой порядок следует из статьи 168 ТК и положения, утвержденного постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749.

Важно!

Есть нормы, в пределах которых суточные не облагаются НДФЛ и взносами: 700 руб. – для командировок по России и 2 500 руб. – для загранкомандировок (пп. 12 п. 1 ст. 264, п. 2 ст. 422 НК РФ, Письма Минфина от 16.06.2016 N 03-04-06/35135, ФСС от 17.11.2011 N 14-03-11/08-13985).
Суточные сверх норм облагаются НДФЛ и взносами в части превышения.

Дополнительно отметим, что налоговые инспекторы при проверках уделяют авансовым отчетам по командировкам особо пристальное внимание.

Если авансовый отчет не соответствует установленным требованиям (а необходимые приложения к нему отсутствуют или оформлены неверно), то выплаты по нему не будут признаны компенсацией командировочных расходов. А значит, инспекторы исключат их из состава расходов при расчете налога на прибыль. Кроме того, с этих сумм придется начислить страховые взносы и удержать с сотрудника НДФЛ.

Вот какие требования налоговики предъявляют чаще всего:

1. Авансовый отчет должен быть обязательно утвержден руководителем. Именно на дату утверждения отчета командировочные расходы признаются в составе налоговых затрат. Если отчет не утвержден, расходы признать нельзя.
2. Если авансовый отчет разработан организацией самостоятельно, то в нем должны быть указаны все необходимые для «первички» реквизиты. Их перечень приведен в ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
3. Чеки и другие подтверждающие документы должны быть оформлены таким образом, чтобы можно было идентифицировать расход. То есть одной суммы, например, в чеке гостиницы – недостаточно. Должно быть написано, к примеру «проживание за период…».
4. Принять можно только те подтверждающие документы, в которых указаны даты. Иначе подтвердить, что расход был именно в командировке, не получится.

Аудит учета расчетов с подотчетными лицами Скачать 115114 6 0

… лица, утверждающей авансовые отчеты; выдача денег под отчет лицам, не являющимся работниками предприятия, без соответствующего основания. Ответственность за ведение учета расчетов с подотчетными лицами возлагается на руководителя предприятия и главного бухгалтера. Для сбора информации при составлении программы аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами целесообразно …

Учет расчетов с подотчетными лицами (по материалам ООО «ДетальПлюс») Скачать 47138 2 0

… по данным расходных и приходных кассовых ордеров, авансовых отчетов и других документов. [2, с. 87] На основании журнала-ордера ООО “ДетальПлюс” (выборочных его работников), приложенного к данной курсовой работе, корреспонденцию счетов по учету расчетов с подотчетными лицами можно представить в форме следующей таблицы. Корреспонденция счетов бухгалтерского учета расчетов по оплате труда …

Деньги в подотчет в организации выдаются сотрудникам строго с учетом целевого использования в интересах организации.

Для получения этих средств работником предъявляется документ, предусмотренный внутренними нормативными актами: распоряжение (приказ) руководителя на выдачу денег

Заявление от работника на предоставление денег на сегодняшний день не требуется.

В приказе, являющимся локальным документом организации, указывается:

• ФИО сотрудника, которому выдаются деньги
• цель получения подотчетных сумм
• сумма (цифрами и прописью)
• срок, на который средства выдаются

Если средства выдаются из кассы организации, то необходимо руководствоваться порядком эксплуатации ККТ.

Сейчас в основном подотчетные суммы, как и другие начисления, удобно перечислять на банковскую карту.

ККТ применяется продавцами. Применение ККТ подотчетным лицом (как представителем организации) приведет к дублированию.

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ, аудитор, член РСА К. Завьялов

Учет расчетов с подотчетными лицами (счет 71) в 2021 году

Авансовый отчет проверяется на достоверность бухгалтером, утверждается руководителем и принимается к учету.

Достоверность расходов в отчете может быть подтверждена:

Командировочное удостоверение обязательно для использования бюджетными и казенными учреждениями, коммерческие организации вправе его не использовать. Факт времени пребывания в командировке подтвердят: проездные документы, чеки из гостиницы.

Некоторые работодатели относят внутренний аудит расчетов с подотчетными лицами не важным для деятельности. Но это важно для списания расходов для налогообложения. Поэтому аудит важен в области соответствия требованиям учетной политики и других локальных документов по ведению учета во всех аспектах При проведении проверки осуществляется оценка:

• организации и ведения учета
• корректности документального оформления
• обоснованности выдачи средств под отчет и своевременности возврата подотчетных сумм
• корректности отражения расчетов в бухгалтерской отчетности

Вопрос №1: Кто может быть подотчетным лицом в организации?

Ответ: Подотчетным лицом может быть любой работник, в том числе тот, который трудится по договору ГПХ, работающий на тех же условиях, что и основной работник (письмо ЦБ РФ от 2 октября 2014 г. № 29-Р-Р-6/7859). Количество подотчетников в организации законом не определено. Руководитель принимает такое решение самостоятельно.

Вопрос №2: Как влияют подотчетные суммы на налогообложение?

Ответ: Подотчетные суммы не относятся к оплате труда или доходу работника, поэтому на эти суммы не начисляются страховые взносы и не удерживается НДФЛ. Также суммы не включаются в расходы по налогу на прибыль. Если покупки подтверждены документально и обоснованы, организация может списать их стоимость на затраты.

Однако, если работник получает по коллективному договору сумму суточных, превышающих нормативную, законодательно установленную, то с суммы превышения с работника удерживается НДФЛ, а на расходы организации можно списать только нормативную сумму суточных.

Положение является внутренним документом компании. Оно, как и положение об авансовых отчетах, определяет порядок расчетов с подотчетниками (т.е. с сотрудниками организации, трудящимися на основе постоянного трудового договора или состоящих с предприятием в гражданско-правовых отношениях и получающие от работодателя деньги для осуществления расходов, связанных с нуждами фирмы). Следование указанным в положении правилам позволяет контролировать движение средств и их расходование по назначению.

Кроме того, положение определяет порядок составления документов, сопровождающих передачу денег сотруднику. Правильное оформление этих документов необходимо для регулирования налогообложения предприятия. В частности, положение 03-03-06/1/75343 от 01.10.2019 гласит, что с помощью правильно оформленных оправдательных документов подтверждаются расходы организации, что необходимо для корректного исчисления налога на прибыль компании.

Документальное оформление расчетов с подотчетными лицами в бюджетной организации

На этом этапе рекомендуется проверить наличие задолженности трудящегося по предыдущим авансам. Но даже если у него имеется непогашенная задолженность, это обстоятельство не является поводом для отказа в выдаче денег.

На основании приказа или заявления, подписанного работодателем, кассир заполняет расходный кассовый ордер, в котором вписывает назначение аванса. Деньги работнику выдаются:

• наличными;
• перечислены на корпоративную карту компании;
• перечислены на банковскую карту работника (см. письмо Минфина России №03-11-11/42288 от 25.08.2014).

Следующий шаг — предоставление работником авансового отчета (с документами, подтверждающими затраты). Срок, на который предоставляются деньги, обозначается в заявлении сотрудника или в приказе.

Согласно п. 6.3 Указаний ЦБ РФ №3210-У от 11.03.2014, трудящийся отчитывается не позднее трех рабочих дней по прошествии срока, на который были выданы деньги. Если срок возврата не установлен, отчет следует сдать в день получения денег. Указание на это имеется в письме ФНС России №04-1-02/704 от 24.01.2005.

Если полученная сумма израсходована не полностью, работник возвращает остаток. Если выданной суммы работнику не хватило, и он потратил, в интересах компании больше, чем планировалось, компания обязана возместить эти затраты в соответствии с правилами положения по подотчетным лицам, при оплате после отчета из своих денег, работник, прежде чем проводить оплату, запрашивает разрешение руководства и, только получив его, тратит собственные деньги. Если разрешение не запрошено или на него получен отказ, работнику сумму его затрат не возместят.

Сотрудник предоставляет бухгалтеру компании заполненный авансовый отчет. Бухгалтер принимает его и заполняет расписку о получении, которую отдает работнику. После этого он просматривает отчет и приложение к нему. Закончив проверку сведений, указанных работником, заполняет свою часть отчета и направляет документ главбуху на подпись, а тот, в свою очередь, — главе компании на утверждение.

Если организация время от времени выдает деньги под отчет, ей следует проводить инвентаризации расчетов с подотчетными лицами. По итогам инвентаризации издается акт, где отражено состояние расчетов, наличие или отсутствие задолженности между работниками и работодателем.

Инвентаризационная комиссия, проверив все проведенные с сотрудниками подотчетные операции, составляет акт, в котором расписывают:

• кому выдавались деньги;
• на какой срок;
• отчитался ли сотрудник должным образом или просрочил отчет;
• имеется ли организации задолженности перед работниками;
• итоговые предписания, например, удержать или, наоборот, выплатить тому или иному сотруднику определенную сумму.