Удержание Излишне Выплаченных Отпускных При Увольнении В 2021

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Удержание Излишне Выплаченных Отпускных При Увольнении В 2021». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Содержание

1. Как удержать излишне выплаченные отпускные при увольнении в 2021 году

2. Работник увольняется: как вернуть переплату по отпускным

3. Удержание суммы излишне выплаченных отпускных при увольнении работника

4. Удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении: подробная инструкция

5. Как удержать излишки отпускных при увольнении

6. Удержания из зарплаты при увольнении: ограничения и правильные расчеты

7. Возврат излишне выплаченных работнику отпускных в 2021 году

Исходные данные:

Сидоров устроился на работу с 01 апреля 2019.

С 10 июля 2019 он попросил отпуск авансом в количестве 28 дней.

Работодатель удовлетворил просьбу Сидорова и выплатил ему отпускные, при этом средний дневной заработок на момент оплаты составляя 1100 руб.

Выйдя на работу из отпуска, Сидоров решил уволиться и подал заявление об уходе 30 августа 2019 года.

Сумма расчета при увольнении (зарплата за отработанное время в августе) составила 12 000.

Сможет ли работодатель удержать излишне выплаченные отпускные с Сидорова?

Как удержать излишне выплаченные отпускные при увольнении в 2021 году

По законодательству работник может воспользоваться отпуском за первый год спустя полгода после приема на работу. В последующие годы отпуск может быть использован в любое время. Единственное условие — продолжительность одной части не менее 14 дней. Оставшиеся части можно разбивать в произвольном порядке.
При увольнении работника, организация обязана в последний день произвести с ним окончательные расчеты. При неиспользованном до конца отпуске, работнику выплачивается компенсация за оставшиеся положенные ему дни. В противоположной ситуации, когда работник использовал до конца отпуск за год, а увольняется до его окончания, работодатель имеет право провести удержание отпускных при увольнении, использованных авансом.

Понять механизм появления не отработанных отпускных поможет следующий пример.

Пример

Выпускник технического университета Птичкин П. Н. устроился на вертолетный завод 01.07.2017, а в январе 2021 года получил право уйти в отпуск (абз. 2 ст. 122 ТК РФ) и воспользовался этой возможностью. Длительность его отпуска составила 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ).

Детальнее о предоставлении отпуска и его продолжительности узнайте из статьи «Ежегодный оплачиваемый отпуск по Трудовому кодексу (нюансы)».

Во время отдыха он получил более выгодное предложение о работе и сразу после выхода из отпуска уволился с завода.

Таким образом, к моменту увольнения Птичкин П. Н. заработал только половину законного отпуска: 14 дней (6 мес. × 28 дней / 12 мес.), а использовал все 28 дней. Неотработанных к моменту увольнения дней отпуска оказалось 14 (28 – 14).

Поскольку перед уходом в отпуск сотрудник получил всю сумму отпускных, к моменту увольнения у него образовался долг перед фирмой за оплаченные авансом 14 дней отпуска.

Право на отпуск за первый рабочий год возникает спустя полгода работы в организации (ст. 122 ТК РФ). Последующие отпуска оформляются согласно утвержденному графику.

К чему может привести отсутствие в компании графика отпусков, см. в материале «Унифицированная форма № Т-7 — график отпусков».

Менеджер ООО «Бриз» Гаврилов Р. Н. увольняется, использовав в текущем году отпуск стандартной продолжительности (28 дней). На момент разрыва трудовых отношений с работником бухгалтер ООО «Бриз» располагал следующей информацией:

количество полученных от работодателя авансом дней отпуска — 12;
среднедневной заработок для расчета отпускных — 1 120 руб.

Дополнительные условия:

во время нахождения работника в отпуске в компании повысились оклады — повышение произошло 20 мая и затронуло весь рабочий коллектив;
окончание отпуска Гаврилова Р. Н.пришлось на 30 мая;
оклад работника до и после повышения составил 25 000 и 28 000 руб. соответственно.

Расчет специалист бухгалтерии начал с определения неотработанных отпускных дней, приходящихся на период после повышения окладов. Из 12 авансированных отпускных дней на период после повышения пришлось 11 дней (с 20 по 30 мая), на неотработанные дни отдыха, оплачиваемые без учета повышающего коэффициента, приходится 1 день (12 – 11).

При разрыве трудовых отношений работодатель должен выполнить множество обязательных действий, регулируемых трудовым законодательством. В их числе обязанность выдачи работнику всего заработанного им к моменту увольнения.

Отпускные выплаты — один из элементов окончательного расчета с увольняющимся сотрудником. Их состав зависит от того, сколько накоплено неотгулянных отпускных дней и воспользовался ли сотрудник в текущем периоде своим правом на отпуск (ст. 127 ТК РФ).

Это тоже важно знать:
В каких случаях день увольнения считается рабочим днем

Об обстоятельствах, влияющих на расчет отпускных дней при расторжении трудового договора, см. в материале «Как рассчитать количество дней отпуска при увольнении?».

Помимо указанной обязанности у работодателя есть право — удержать из дохода увольняющегося работника сумму авансовых отпускных (ст. 137 ТК РФ).

Реализовать указанное право можно не во всех случаях. Если увольнение сотрудника происходит по основаниям, перечисленным в ст. 137 ТК РФ, удержать с него излишне выплаченные отпускные не получится. Например, подобный запрет на удержание за отпуск при увольнении касается ситуации увольнения по причине сокращения штата или закрытия фирмы, а также в иных предусмотренных законодательством случаях.

Кроме того, работодатель может разобраться с долгом работника иным способом. Об этом поговорим в следующем разделе.

Работник увольняется: как вернуть переплату по отпускным

Излишне выплаченные отпускные за полученный авансом отпуск работодатель может удержать из заработной платы увольняющегося сотрудника, за исключением нескольких случаев. Так, согласно абз. 4 ч. 2 ст. 137 кодекса, удержание при увольнении за предоставленный авансом отпуск не может быть произведено, если сотрудник увольняется по причине:

отказа от перевода на другую работу по медпоказаниям либо из-за отсутствия такой возможности у работодателя;
сокращения штата у работодателя либо его ликвидации, а также смены собственника, которая привела к увольнению руководства компании;
восстановления по решению суда (трудинспекции) работавшего ранее на этой должности сотрудника;
призыва на воинскую службу (в т. ч. альтернативную);
признания сотрудника по медпоказаниям нетрудоспособным;
наступления форс-мажора, признанного российским правительством таковым и не позволяющим далее продолжать трудовую деятельность;
смерти ИП-работодателя.

Если имеет место хотя бы одно из указанных выше оснований, работодатель не вправе удержать за отпуск при увольнении. Если же сотрудник увольняется по другим причинам, то у работодателя есть все основания произвести при увольнении удержание за использованный отпуск из его заработной платы. Удержание, согласно ч. 3 ст. 137 кодекса, должно быть произведено в течение месяца после завершения срока, определенного для погашения сотрудником возникшей задолженности в виде переплаченных отпускных.

Если же говорить об удержании за неиспользованный отпуск при увольнении, то оно не производится, т. к. отпускные в этом случае сотруднику не выплачивались. Более того, перед увольнением работнику предоставляется соответствующая компенсация, рассчитываемая по правилам об очередных и дополнительных отпусках, утвержденным Наркомтрудом СССР 30.04.1930 № 169 (далее — Правила).

Согласно ст. 28 Правил, компенсация выплачивается:

За целый отпуск, если сотрудник отработал 11 и более месяцев или отработал более 5,5 месяцев и был уволен в связи с ликвидацией компании-работодателя, призывом на воинскую службу, признанием непригодным по медпоказаниям.
Пропорционально фактически отработанному времени.

То есть при расчете компенсации за отпуск, который не был использован перед увольнением, переплаты отпускных не получается, т. к. они ранее не выплачивались, компенсационные же выплаты рассчитываются по фактическим данным.

Бесплатная консультация юриста

Ответим на ваш вопрос за 5 минут!

Бесплатная консультация юриста Ответим на ваш вопрос за 5 минут!

Обычно при окончательном расчете сотруднику причитаются деньги за несколько проработанных, но еще не оплаченных дней. Из этой суммы, собственно, и производятся удержания за неиспользованный отпуск при увольнении. Работнику просто выплачивают разницу между зарплатой последнего месяца и ранее начисленными отпускными. Дополнительных распоряжений для такой операции бухгалтеру не требуется, также как нет необходимости получать согласие работника на корректировку причитающихся выплат.

Иногда заработной платы для погашения долга оказывается недостаточно (в приведенном выше примере работнику причиталась зарплата всего за 1 день) или ее вовсе нет. Тогда увольняющийся должен погасить долг самостоятельно. Обычно это делается путем внесения наличных в кассу фирмы.

Бухгалтер, который делал перерасчет отпускных, оформляет сотруднику при его увольнении приходный ордер. На основании этого документа работник вносит в кассу излишне выплаченную ему сумму. Если долг погашен полностью, увольняющийся получает на руки свою трудовую книжку и прощается с работодателем.

Иногда работник отказывается возмещать перерасход, мотивируя это отсутствием средств. Наниматель может пойти ему навстречу, увеличив срок уплаты долга до 1 месяца. Если по истечении этого времени задолженность остается непогашенной, работодатель имеет право обратиться в суд для истребования средств.

Как удержать излишне выплаченные отпускные при увольнении? Удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении должно производиться работодателем с учетом ограничений, установленных ст. 138 ТК РФ. Согласно ч. 1 статьи, их размер не должен превышать 20% суммы выплачиваемой заработной платы, даже если сам сотрудник не возражает против вычета большей суммы.

Это тоже важно знать:
Значение 33 статьи Трудового Кодекса при увольнении: официальный текст, что изменилось

В том случае, если размер переплаты отпускных при произведении окончательного расчета с сотрудником при увольнении превысит максимально допустимую сумму, тот может в добровольном порядке погасить возникшую задолженность. Возврат может быть сделан путем внесения наличности через кассу предприятия или перечисления на его текущий счет в банке.

Если уволенный сотрудник этого не сделает, работодатель сможет востребовать с него образовавшийся долг только через суд. Судебная же практика по вопросу взыскания с сотрудника долга из-за невозможности произвести удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении очень противоречива.

Так, одни судьи считают, что удержание за неотработанный отпуск при увольнении не может быть поставлено в зависимость от того, имеется ли у сотрудника достаточный для покрытия такой задолженности доход в виде выплачиваемой перед увольнением зарплаты (апелляционное определение Верховного суда Республики Карелия от 11.01.2013 № 33-111/2013).

Другие — уверены, что если при увольнении нет возможности удержать всю сумму, выплаченную за неотработанный отпуск, то работодатель не может требовать погашения такого долга от уволенного сотрудника. Если, конечно, речь не идет о счетной ошибке при расчете либо недобросовестности самого работника — в этих случаях такое право у работодателя есть в силу ч. 2 ст. 137 ТК (постановление Президиума Ростовского областного суда от 15.09.2011 № 44г-109).

Как известно, физлицу может полагаться не только заработная плата. Это, например, могут быть командировочные, пособия и другие виды дохода. Так вот, оплату лишних дней отпуска можно удержать далеко не со всего. Например, это запрещено со следующих выплат:

в счет возмещения работнику вреда;
в связи с командировкой, переводом или направлением в другую местность;
в счет компенсации за износ собственного инструмента, который сотрудник применяет в работе;
в связи с регистрацией брака, рождением ребенка или смертью близкого.

Удержание суммы излишне выплаченных отпускных при увольнении работника

Допустим, сотрудник решил уволиться, но до конца рабочего года, в счет которого он использовал отпуск авансом, остается 2 месяца 20 дней.

Отпускные были рассчитаны, исходя из среднего дневного заработка в размере 500 руб.

Количество дней неотработанного отпуска определяется таким образом:

(28 дней/12 месяцев) * 3 месяца (округлили 20 дней до месяца) = 6,99 календарных дня

Сумма к удержанию составляет: 500 * 6,99 = 3 494 руб.

Нужно отразить сумму оплаты неотработанных дней отпуска. По дебету будут затратные счета — 20, 23,25,26 на сумму отпускных которые невозможно удержать, по кредиту — 70 и сторнировочная запись — нужно отразить сумму оплаты неотработанных дней отпуска.

Важно помнить об очередности удержания: сначала удерживается НДФЛ, потом алименты, а дальнейшие удержания производятся по инициативе работодателя.

На сумму отпускных, которую невозможно удержать, нужно сделать сторнировочную запись. И эти суммы мы относим на «Прочие расходы» организации (Дебет 91.2 Кредит 70).

Корректировка исчисленного и удержанного из доходов работника НДФЛ и страховых взносов в данной ситуации не потребуется.

Здесь алгоритм многоступенчатый, но довольно понятный.

Во-первых, бухгалтер делает сторнировочные записи в бухучете на сумму излишне выплаченных отпускных.

В нашем примере 5 000 руб. – сторнирована излишне выплаченная сумма отпускных (Дебет 20,23,25,26 Кредит 70 (сторно)).

Кроме того, бухгалтер сторнирует сумму НДФЛ (Дебет 70 Кредит 68 (сторно)).

5 000 * 13 % = 650 руб.

Также ему нужно сторнировать сумму страховых взносов, которую уплатили из отпускных (Дебет 20,23,25,26 Кредит 69 (сторно)).

5 000 * 30,2 % (взнос в ПФР, на ОПС, ОСС, на травматизм) = 1 510 руб.

Во-вторых, бухгалтер осуществляет начисление зарплаты, отражает это в бухучете.

Если сотрудник увольняется 14 октября, то проводку нужно сделать в этот же день — Дебет 20,23,25,26 Кредит 70.

В итоге сотруднику, покидающему компанию, начисляется 15 000 руб.

В-третьих, бухгалтер отражает удержанный НДФЛ (Дебет 70 Кредит 68).

5 000 * 13% = 1 950 руб.

В-четвертых, он начисляет страховые взносы (Дебет 20,23,25,26 Кредит 69).

15 000 * 30,2 % = 4 530 руб.

В-пятых, определяет зарплату к выплате при увольнении (Дебет 70 Кредит 50,51).

(15 000 — 1 950) – (5 000 — 650) = 8 700 руб.

То есть из 15 000 руб. вычитывается НДФЛ. Из 5 000 руб., которые удерживаются с работника, также вычитывается НДФЛ. В результате получается к выплате сумма в размере 8 700 руб.

В-шестых, определяется сумма НДФЛ, которая перечисляется в бюджет.

1 950 — 650 = 1 300 руб.

В-седьмых, остается определить страховые взносы для перечисления.

4 530 — 1 510 = 3 020 руб. (начисляются только на разницу)

Подпишитесь на наш канал в Telegram @konturjournal, чтобы вовремя узнавать о самых важных изменениях для бизнеса.

Длительность которого в соответствии со статьей 115 ТК РФ составляет 28 кал. дней для работников с обычными условиями труда. Основной отпуск может превышать установленную длительность. В этом случае он считается удлиненным. Например, к категории работников с данным видом отпуска относится весь педагогический состав. По Постановлению Правительства № 466 от 07/04/2017 года им предоставляется от 42 до 56 дней основного удлиненного отпуска. Также у лиц, имеющих справку об инвалидности, ежегодный отпуск не может составлять менее 30 кал. дней (ФЗ №181 от 24/11/1995 года статья 23).

Длительность которого не может быть менее 3-х дней. Обычно данный вид отдыха предоставляется (статья 116 ТК РФ):

работникам, имеющих ненормированный день;
труженикам, привлеченным к работе с вредными условиями труда;
гражданам, которые осуществляют трудовую деятельность в регионах Крайнего Севера.

Удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении: подробная инструкция

Предоставляемый сотрудникам, проходящим обучение в различных образовательных учреждениях. Такой отдых может быть как оплачиваемый, так и неоплачиваемый. Оплата работодателем производится только в ситуации, когда работник получает первое высшее образование. Причем университет должен иметь государственную аккредитацию. Если это уже 2-ое образование, то работодатель должен предоставлять отпуск, но только за свой счет.

Если первые два вида отпуска (основной и дополнительный) являются оплачиваемыми, то данный вид отдыха предоставляется без каких-либо финансовых выплат. Это так называемый «отпуск за свой счет». Его получает сотрудник, когда у него имеется необходимость такого вида отдыха. Для этого требуется оформить заявление, в котором обязательно указывается длительность отгулов, а также дата их начала. Например, при рождении ребенка или из-за кончины близкого родственника сотрудник имеет право получить на предприятии до 5 дней неоплачиваемого отпуска. Пенсионеры могут дополнительно за свой счет гулять до 2-х недель.

Обычно все отпуска предоставляются по факту. Исключением является основной отпуск, который может быть оформлен в виде аванса и для его возмещения требуется последующая отработка. Если же работник решит уволиться ранее этого, то придется вернуть излишне полученные отпускные.

Имеется несколько вариантов удержаний из зарплаты. Они могут быть связаны с конкретными причинами (статья 137 ТК РФ):

получение неотработанного аванса. Такое удержание встречается тогда, когда сотруднику был предоставлен авансовый платеж за первую половину месяца. Получив его и недоработав положенный срок, работник решил уволиться. В этом случае с него будет получена вся неотработанная сумма. Например, специалисту был начислен аванс за 10 дней работы. Отработав только 8 дней, он увольняется. За 2 дня с сотрудника будет удержан выданный ранее аванс;
в результате нанесения материального ущерба производству или предприятию. Составляется акт, который согласуется с лицом, из чьей зарплаты будут производиться удержания;
получение командировочной суммы, превышающей фактические затраты по расходам в командировке. После составления документа деньги также будут возвращены работодателю;
по решению суда или исполнительному листу. Обычно такие удержания связаны с выплатой алиментов. Если имеется несколько исполнительных листов, то вычеты могут достигать 50% заработка, а в редких случаях и 70%;
в результате ошибок в расчетах. Обычно за такие ошибки принимаются недочеты в арифметических действиях, произведенные бухгалтером. Например, были использованы не верные исходные данные (не тот тариф), не учтена или, наоборот, дважды принята к расчету одна и та же сумма.

Еще одним видом удержания являются излишне выплаченные отпускные, которые были предоставлены авансом при оформлении ежегодного отпуска. Обычно такие вычеты производятся только, если сотрудник оформляет заявление на увольнение по собственному желанию.

Важно! Согласно ТК РФ право на предоставление первой половины ежегодного отдыха возникает у сотрудника после работы его на предприятии 6 месяцев (статья 122 ТК РФ). Остальные отпуска могут предоставляться вне зависимости от сроков отработки, в том числе и в виде аванса.

Согласно ТК РФ каждый сотрудник, проработавший на предприятии 6 месяцев, имеет право на оплачиваемый отпуск. За весь год полагается 28 отпускных оплачиваемых дней. Оплата производится авансом за весь период отпуска из расчета дальнейшей отработки всего годового периода при выходе из отпуска.

Годовой период, за который сотруднику предоставляется отпуск, как и календарный год, равен 12 месяцам, только его отсчет начинается не с начала января, а с той даты, когда работник поступил на предприятие. Например, если начало работы состоялось 01.02.2016, то первый год его работы закончится 31.01.2017. Право взять отпуск впервые появится у сотрудника 01.08.2016.

Как удержать излишки отпускных при увольнении

Удерживать с увольняющегося сотрудника образовавшийся долг работодатель должен в строгом соответствии с законодательством. Как было сказано ранее, решить проблему с удержанием неотработанной части отпускных средств он может, используя один из следующих путей:

договоренность с работником о добровольной выплате им задолженности;
взыскание долга по судебному решению.

Ошибка: Работодатель произвел удержания излишне выплаченных отпускных, не учитывая тот факт, что ранее с пособия были уже удержаны НДФЛ и страховые взносы.

Комментарий: Сумма удержания излишне выплаченных отпускных должна соответствовать по размеру отпускному пособию, перечисленному работнику. То есть, если с учетом удержания НДФЛ и страховых взносов работник получил, к примеру, 25 тысяч рублей, нельзя удерживать с увольнительных выплат больше чем 25 тысяч.

Ошибка: При проведении расчета суммы к удержанию за неотработанный отпуск наниматель не учитывал последний месяц работы, тогда как отработано сотрудником было 17 дней.

Комментарий: В том случае, если в последнем месяце отработано менее половины дней, данный месяц можно не учитывать. Но если отработано более половины месяца, придется включить его в расчет.

Вопрос №1: Что делать, если сотрудник отказывает выплачивать предприятию излишне уплаченные отпускные, не подписывает приказ об удержании средств и не приходит на фирму?

Ответ: В такой ситуации, когда мирным путем решить вопрос не получилось, остается только подавать на работника в суд. Можно также простить ему долг.

Вопрос №2: Как действовать, чтобы работодатель мог выиграть суд по поводу взыскания с сотрудника излишне полученных отпускных средств?

Ответ: Следует попытаться договориться с работником мирным путем, а если сделать это не удалось, нужно составить акт об отказе сотрудника от подписания приказа о возврате денег за неотработанные дни отдыха.

Удержание (взыскание) неотработанных отпускных с увольняющегося сотрудника разрешается работодателю нормами ТК.

Однако неукоснительное соблюдение данных требований является залогом успешного возврата средств, излишне выданных физлицу при оформлении оплачиваемого отдыха.

При этом работодатель должен правильно выполнить все вычисления и издать надлежащий приказ.

Для этого достаточно написать соответствующее заявление и уведомить работодателя о последнем дне на данной должности. В этом случае сотрудник также имеет право получения суммы отпускных. При этом правила расчета отпускных тот же при применении всех основанной для расторжения трудового договора: данный факт не имеет особого значения.

Когда физлицо отказывается возвращать средства, взыскать сумму работодатель может только в судебном порядке. Так как сложившаяся судебная практика по этому вопросу отличается противоречивостью, рекомендуется завершать все расчеты при увольнении сотрудников. Избежать удержаний по отпускам, предоставленным авансом за следующий год, можно с помощью подписания соглашения о прощении задолженности.

Сотрудник должен возместить учреждению всю сумму неотработанных отпускных. Из его месячной зарплаты (в т. ч. и выплачиваемой при увольнении) можно удержать всю начисленную сумму. Законодательство не содержит запрета на удержание отпускных за неотработанные дни отпуска из выходного пособия.

Работник увольняется в связи с выходом на пенсию. к моменту увольнения авансом использовала 14 дней отпуска. Суммы начисленной зарплаты недостаточно для удержания излишне выплаченных отпускных. Можно ли эти суммы удержать из дополнительного выходного пособия выплачиваемого согласно коллективному договору при выходе на пенсию?

По закону сотрудник должен отдыхать в соответствии с графиком, за каждый рабочий год он вправе получить минимум 28 календарных дней отдыха.

Шаг 1. Рассчитать отпускной стаж сотрудника – общий период работы, дающий право на ежегодный отпуск у данного работодателя.
Шаг 2. Посчитать количество положенных дней отдыха за этот период.
Шаг 3. Посчитать количество уже использованных дней на дату увольнения.
Шаг 4. Установить число дней отпуска, предоставленных авансом (отнять из использованных дней общую продолжительность за все время работы).
Шаг 5. Посчитать средний заработок на дату оформления последнего отпуска, предоставленного авансом.
Шаг 6. Умножить полученный среднедневной заработок на количество излишне отгулянных дней отпуска.

Таким образом, проработав полгода, трудящийся имеет право уйти в полноценный оплачиваемый отпуск на 28 календарных дней, несмотря на то, что заработал за этот период только 14 дней. Оставшиеся две недели работнику предоставляются авансом, который он должен отработать в следующие шесть месяцев.

отказ от перевода на другую работу вследствие медицинского заключения;
ликвидация предприятия или прекращение деятельности его руководителя;
сокращение штата работников;
смена собственника организации;
призыв наемника на военную службу;
восстановление на должности предыдущего работника;
признание сотрудника нетрудоспособным по медицинскому заключению;
смерть руководителя или подчиненного;
наступление чрезвычайных обстоятельств, при которых продолжение трудовой деятельности невозможно (война, стихийное бедствие, катастрофа, крупная авария и прочее).

Удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении должно производиться работодателем с учетом ограничений, установленных ст. 138 ТК РФ. Согласно ч. 1 статьи, их размер не должен превышать 20% суммы выплачиваемой заработной платы, даже если сам сотрудник не возражает против вычета большей суммы.

Удержания из зарплаты при увольнении: ограничения и правильные расчеты

При каждой выплате зарплаты (то есть из сумм после вычета НДФЛ) вы можете удержать не более 20%ст. 138 ТК РФ. Основание и сумму удержания не забывайте указывать в выдаваемом работнику расчетном листкест. 136 ТК РФ.

неизрасходованные подотчетные суммып. 4.4 Положения, утв. ЦБ 12.10.2011 № 373-П — на следующий рабочий день по истечении срока, на который выдавались деньги для приобретения чего-либо, или в день выхода на работу после командировки или после болезни. А если руководителем установлен срок проведения окончательных расчетов по утвержденным авансовым отчетам, то тогда — в этот срок;
выплаты при невыполнении норм труда или простое в случае установления судом вины работника — в день вступления в силу решения суда;
суммы, излишне выплаченные из-за счетной ошибки, и неотработанные авансы в счет зарплаты — в срок, установленный в локальных нормативных актах компании. Если же он не установлен, то работнику следует вручить (направить по почте) уведомление, в котором нужно указать, какая возникла задолженность, в какой сумме и в какой срок ее нужно погасить. Срок вы устанавливаете по вашему усмотрению. Оформить уведомление можно, к примеру, так.

Нередкими являются ситуации, когда нанимателю при увольнении приходиться возвращать избыточные выплаты по ранее выданным отпускным. Если работающий гражданин увольняется задолго до окончания рабочего года, за который он уже получал отпускные, у нанимателя возникает право высчитать избыточную сумму, выплаченную по использованному за этот год отпуску. Размер удержания приравнивается к неотработанным дням увольняемого.

Вернуть излишне выплаченную сумму наниматель вправе при увольнении по любой статье, кроме следующих:

прекращение деятельности организации (ИП);
штатное сокращение организации (ИП);
отказ работника от перевода на иную работу по мед. показаниям;
отсутствие у нанимателя надлежащей работы;
замена собственника имущества;
призыв на действительную военную службу работающего;
восстановление ранее работающего гражданина на работе по решению суда либо трудовой инспекции;
нетрудоспособность работающего по медицинским показаниям;
смерть работника либо нанимателя;
чрезвычайные ситуации.

Таким образом, при увольнении работника по остальным основаниям, к примеру, по собственному желанию либо соглашению сторон и т. д. наниматель вправе удерживать излишне выплаченные отпускные за неотработанное время.

[adinserter block=”1″]

Фиксировать действия по удержанию избыточных сумм в бухучете следует исходя из рекомендаций письма Министерства финансов РФ № 07-05-13/10. Сообразно этому документу, бухгалтерия отображает удержание сторнировочными контировками:

ДТ 20, 23, 25, 26, 44 и др. («Траты на производство»), КТ 70 — избыточная выплата;
ДТ 96 (20, 26, 44 и т. д.), КТ 69 — страховые отчисления;
ДТ 70, КТ 68, субсч. «Расчеты НДФЛ» — исчисление подоходного налога;
ДТ 50, КТ 70 — возврат денег работником в кассу.

Указанные контировки уместны для пользования организациями, которые не создавали оценочное обязательство на платежи по отпускным. Счет по затратам используется тот же, что и для фиксирования зачисленных ранее отпускных.

Начисление за счет оценочного обязательства отображается так: ДТ 96, субсч. «Оценочное обязательство по отпускным», КТ 70 (сторнирование отпускных за неотработанный период). Скорректированные записи производятся по бухгалтерской справке.

Трудовым кодексом (ст. 137) предусмотрен возврат избыточных выплат путем добровольного внесения работником необходимой денежной суммы в кассу. Но нередко возникают спорные ситуации, когда работник не согласен с решением нанимателя о возврате денег, с размером удержания. Тогда ход событий может развиваться в нескольких направлениях, но во всех случаях зависит от действий нанимателя.

Предпринимаемые действия нанимателя для разрешения спора	Пояснения
Выплата только той суммы, по которой нет споров	Следует разъяснить сотруднику правовую основу, подкрепляющую действия нанимателя, письменно либо устно договориться о внесении работником суммы возврата в кассу организации
Подать в суд на уволенного	Уместно, когда все принимаемые меры по разрешению спора исчерпаны и не привели к должному результату
Не удерживать избыточные суммы с отпускных уволенного	Оптимальный вариант, когда нанимателю неудобно, невыгодно судиться

Следует знать, что до удержания обычно дается соответствующее распоряжение нанимателя под ознакомление и подпись уволенного. И только после отказа сотрудника поставить подпись наниматель вправе перейти к кардинальным мерам, то есть подать в суд либо снять с уволенного обязательства по возврату избыточной суммы и не удерживать ее.

Чтобы обратиться к суду для дальнейшего разбирательства, нанимателю следует предварительно оформить отказной акт по несогласию бывшего сотрудника расписаться в приказе на возврат избыточных выплат. Составленный документ послужит весомой доказательной базой при судебном разбирательстве в пользу нанимателя.

[adinserter block=”10″]

Возврат излишне выплаченных работнику отпускных в 2021 году

П. В. Смирнов работал в ООО «Зорька» с 15.01.2016. Отпуск ему оформляли с 15.07.2016 сроком на 12 дней. После отпуска П. В. Смирнов проработал до августа и уволился по соглашению сторон 15.08.2016. Таким образом, он не доработал до конца рабочего года 5 месяцев.

Поскольку уволенный брал отпуск 12 дней за полный рабочий год, а не доработал 5 месяцев, то наниматель вправе вернуть избыточную выплату денег за 5 дней (12 / 12 = 1 день; 1 * 5 = 5 дней). В последний день работы П. В. Смирнову выдали причитающиеся выплаты, из которых была удержана сумма за неотработанные 5 дней по отпускным. Бухгалтерией использовались основные контировки:

ДТ 20 (26, 44 и т. д.), КТ 70 — зачисление зарплаты при увольнении;
ДТ 20 (26, 44 и т.д.), КТ 69 — взносы в ПФР;
ДТ 70, КТ 68 — исчисление НДФЛ;
ДТ 20 (26, 44 и т. д.), КТ 70 — снижение трат на сумму избыточных выплат по отпускным;
ДТ 20 (26, 44 и т. д.), КТ 69 — коррекция ПФР;
ДТ 70, КТ 68 — коррекция НДФЛ;
ДТ 70, КТ 50 — выдана зарплата.

Вопрос №1. Увольняется работник, которому отпускные давали авансом. Может ли наниматель удержать сумму за неотработанную часть отпуска?

Да, наниматель вправе, но не обязан удерживать из зарплаты увольняемого размер неотработанных отпускных. Согласие работника при этом не нужно. Исключение составляют увольнения по причинам, указанным в статьях Трудового кодекса РФ 77 (п. 8), 81 (пп. 1, 2, 4), 83 (пп.1, 2, 5, 6, 7).

Вопрос №2. Может ли наниматель удерживать излишне выплаченные суммы отпускных в большем размере, чем установлено законом, с согласия сотрудника?

Нет, здесь согласие работника ни на что не влияет. Законом предусмотрено удержание в счет загашения долга за неотработанные отпускные не более 20% от зарплаты. Наниматель обязан соблюдать это ограничение.

Вопрос №3. Где работник может посмотреть о произведенных удержаниях?

Ему должны выдать расчетный листок, где будут отображены все удержания с указанием их вида и суммы.

Вопрос №4. Когда наниматель вправе удержать из зарплаты сотрудника более 20%?

Чаще всего подобные удержания проходят через суд, который может вынести решение об исчислении 50% и более от зарплаты (ТК РФ, ст. 138, п.1). В отдельных случаях могут удержать до 70%. Подобные ситуации описаны в ФЗ № 90 от 30.06.2006 и не относятся к удержаниям по избыточным суммам отпускных.

Вопрос №5. Какие удержания могут производиться по распоряжению нанимателя?

Практикуются 2 варианта: излишние выплаты сотруднику в рамках трудовых отношений и в случае нанесения материального урона нанимателю.

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
В случае увольнения работника по собственному желанию работодатель вправе произвести удержание за использованные, но не отработанные дни отпуска.

Однако если начисленных сотруднику при увольнении сумм нет, недостаточно для полного погашения задолженности или ограничения, установленные ст. 138 ТК РФ, не позволяют полностью погасить задолженность, то оставшуюся часть работник может добровольно возвратить путем внесения в кассу работодателя или перечислить на его расчетный счет.

Если работник откажется от добровольного возмещения отпускных, задолженность за неотработанные дни отпуска взысканию в судебном порядке не подлежит.

Ответ подготовил:Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Жгулева Ольга

Контроль качества ответа:Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Комарова Виктория

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Работодатель может предоставить своему сотруднику оплачиваемый отпуск авансом. Это его право. Однако, поступая таким образом, нужно понимать и оценивать правильно все риски.

Возможна ситуация, что работник не отработает позже положенное время за использованный отпуск и напишет заявление об увольнении по собственному желанию.

Работодатель обязан будет принять заявление и уволить сотрудника по п.3 ст.77 ТК РФ. При этом излишне выплаченные отпускные придется либо прощать, либо пытаться вернуть.

По закону удержание отпускных из расчета при увольнении возможно, но только в пределах 20% от начисленной работнику суммы (ст.138 ТК РФ).

Если этих 20% не достаточно для возврата переплаты по отпускным, то остаток нужно требовать с работника, чтобы он его вернул сам.

Можно предложить работнику внести остаток в кассу организации добровольно.

При этом заставить сотрудника это сделать запрещено по закону.

Руководству придется либо договариваться с сотрудником о добровольном возврате денежных средств, либо простить долг, либо пытаться вернуть его через суд.

Работодатель не обязан удерживать из расчета при увольнении переплату за отпуск авансом.

Это его право по ст.138 ТК РФ, а не обязанность.

Если руководство хочет простить работнику этот долг, то это его полное право.

Чтобы произвести расчет излишне выплаченной суммы, которую нужно удержать при увольнении, необходимо выполнить следующие действия:

Шаг 1. Рассчитать отпускной стаж сотрудника – общий период работы, дающий право на ежегодный отпуск у данного работодателя.
Шаг 2. Посчитать количество положенных дней отдыха за этот период.
Шаг 3. Посчитать количество уже использованных дней на дату увольнения.
Шаг 4. Установить число дней отпуска, предоставленных авансом (отнять из использованных дней общую продолжительность за все время работы).
Шаг 5. Посчитать средний заработок на дату оформления последнего отпуска, предоставленного авансом.
Шаг 6. Умножить полученный среднедневной заработок на количество излишне отгулянных дней отпуска.

В итоге получается та сумма переплаты, которая подлежит возврату.

Если сотруднику предложено вернуть переплату в добровольном порядке, но тот отказывается это делать, то выход только один – обратиться в судебные органы.

Однако обращение в суд не дает 100-процентной гарантии возврата денежных средств.

Мнения судебных органов расходятся в данном вопросе.

С одной стороны суд может встать на сторону работодателя, трактовав увольнение сотрудника ранее отработки использованного отпуска как нанесение ущерба работодателю по ст.248 и 391 ТК РФ.

С другой стороны, работодатель должен понимать, что его никто не заставлял предоставлять отпуск авансом.

Несмотря на то, что работодатель имеет законное право на уменьшение увольнительных выплат в связи с использованием лишних дней отпуска, необходимо придерживаться определенной процедуры:

1. Сперва рассчитывается число дней отдыха, которые сотрудником не были отработаны (те самые “лишние” дни отпуска). Чтобы это выяснить, нужно вычислить отпускной стаж на дату увольнения сотрудника и полагающееся количество дней отдыха. Результат необходимо вычесть из совокупного числа дней отпуска, определенного на законодательном уровне.

ЧКНД = (28 дн. * КОМГ) : 12 мес.,

где ЧКНД – число календарных неотработанных дней (за 12 месяцев);

КОМГ – количество отработанных месяцев в году на данной фирме;

28 дн. – столько дней ежегодного основного отпуска необходимо предоставлять сотрудникам по закону.

2. Далее рассчитывается сумма отпускного пособия, которая была излишне выплаченной и подлежит теперь удержанию. Для ее определения следует число излишне предоставленных дней отдыха умножить на среднедневной заработок работника, исходя из выплаты к отпуску за любой из предшествующих 2 лет.

ИУС = ЧДНО * СД,

где:

ИУС – излишне уплаченная сумма отпускных;

ЧДНО – число дней отдыха, которые не отработаны;

СД – средний дневной доход работника (берется за предпоследний отдых – 7 дней, за предыдущий отпуск – 8 дней по вычислениям отпускного пособия за прошлые 12 месяцев).

3. Учесть выплаченную сумму в налогооблагаемой базе по НДФЛ – с отпускных были в свое время удержаны страховых взносы и налог на доходы физических лиц.

Работодатель вправе поручить бухгалтеру удержание отпускных за дни отдыха, которые не были сотрудников от работы, в следующих случаях:

если произошла счетная ошибки, из-за чего работник получил больше денег, чем следует;
если сотрудник не раз допускал нарушение трудовой дисциплины или отказывался от исполнения должностных обязанностей, предусмотренных трудовым договором;
если подчиненный был уличен в мошенничестве, воровстве или совершении иного незаконного действия, и в итоге им были получены излишние деньги в счет неотработанного отпуска.

Чтобы рассчитать сумму задолженности за неотработанный период, подлежащую удержанию при увольнении, необходимо высчитанное число неотработанных дней умножить на сумму среднего заработка на время отпуска.

Чтобы определить, сколько трудящийся остается должен за недоработанный период, необходимо рассчитать количество месяцев и дней, проработанных в организации, и количество не отработанных им дней до окончания рабочего года.

Сотрудник принят в организацию 10.05.2021. В отдел персонала поступило заявление на увольнение 01.03.2021. За отработанный период сотруднику предоставлялся отпуск продолжительностью 28 календарных дней. Оклад сотрудника составляет 40 000 рублей. Производим расчет:

Предоставленный авансом работнику отпуск предусматривает выплату отпускных так же, как и в общем случае. Если работник, не отработав достаточный срок за предоставленный отпуск, решает уволиться, то излишне выплаченные отпускные при увольнении можно удержать. Как это сделать правильно?

Унифицированной формы такого приказа нет. Работодатель составляет его в произвольной форме. В приказе нужно указать: фамилию и инициалы сотрудника; должность сотрудника; количество неотработанных дней отпуска; сумму удержания; источник удержания (вид выплаты при увольнении).

20% из зарплаты, положенной к выплате при увольнении, работодатель может удержать, не спрашивая согласия у работника. Для этого достаточно подготовить приказ. Оставшуюся часть излишне выплаченных отпускных придется взыскивать с работника в добровольном порядке. То есть работник должен самостоятельно, осознанно внести необходимую сумму в кассу организации или перечислить ее на счет работодателя. Если работник делать этого не хочет, то работодатель ничего не сможет сделать, заставить работника он не может.

В таком случае предполагается, что после окончания отпуска работник выйдет на рабочее место и отработает положенное время. Однако не всегда на практике такое бывает. Иногда работник, отдохнув авансом, вскоре увольняется, не отработав положенный период за предоставленный отпуск. В этом случае право работодателя удержать сумму отпускных, излишне выплаченных работнику. Однако здесь имеются определенные ограничения, о которых работодателю нужно знать.