Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Образец приказа о списании документов с истекшим сроком хранения образец». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Процедура уничтожения документов, не составляющих архивный фонд организации, ни в законах, ни в иных нормативно-правовых актах не урегулирована. Поэтому организация вправе сама разработать и утвердить порядок уничтожения документов.
Документы постоянного хранения первые 10 лет должны находиться в компании, а затем их передают в архив.
Или другой пример: перенос убытков с прошлых налоговых периодов, чтобы учесть их в текущем. Переносить убытки можно долго — 5 или даже 10 лет, — и все это время нужно хранить первичные документы, которые подтверждают доходы и расходы за убыточный год.
Пошаговая инструкция по уничтожению документов
Как описать в акте черновики, проекты и лишние экземпляры? Как составить сводный акт по организации о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению?
Нюансы сводят к минимуму ошибки. Бумаги должны полностью потерять информационную ценность без возможности восстановления.
Если акт составляется в свободной форме, в нем обязательно нужно прописать следующие сведения:
- наименование документа;
- наименование организации;
- дату составления;
- наименование и реквизиты документа, ставшего основанием для проведения процедуры;
- перечень документов, которые будут уничтожены, и их количество;
- Ф.И.О. и подписи членов комиссии.
Акты об уничтожении хранятся на постоянной основе. Под них рекомендуется создать отдельное дело. Если это дело создано, в номенклатуру требуется внести положение о нем. Если компания будет реорганизована, дело передается преемнику. Если же компания ликвидируется, оно направляется в городской архив.
Акт об уничтожении документов необходимо составлять, если организацией принято решение избавиться от накопленных за годы работы бумаг. Это может быть кадровая, бухгалтерская и иная документация. При этом не имеет значения, на каком носителе оформлены документы — на бумаге или в электронном формате.
Таким образом, в 2017 году организация может готовить к уничтожению документы, законченные делопроизводством, у которых истекли сроки хранения. Например, в отношении документов, минимальный срок хранения которых составляет пять лет, это будут документы, датированные не позднее 2011 годом.
После того как эксперты «благословят» уничтожение документов, акт попадает на утверждение руководителю организации. Потом все бумаги, как правило, упаковывают в мешки, при этом пересчитывают каждый том собранных дел.
Приказ о формировании комиссии по уничтожению документов
Для любых документов (неважно, распорядительных, бухгалтерских или кадровых) существует единый порядок их уничтожения.
Комиссия экспертов определяет, какие из документов с истекшим сроком хранения можно уничтожить, и фиксирует их в актах о выделении к уничтожению. Примерная форма акта приведена в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (приказ Росархива от 23 декабря 2009 г. № 76).
В таких случаях безопаснее руководствоваться тем документом, где установлен более длительный срок хранения.
Министерство напоминает о необходимости производителей и торговли маркировать остатки отдельных товаров, а также уведомляет о датах, с которых, в частности, можно будет заранее приобрести коды маркировки.
Порядок действий должен быть таким. Руководитель предприятия своим приказом утверждает состав специальной экспертной комиссии, которая должна будет решить, какие бумаги подлежат уничтожению.
После утверждения акта руководителем непригодные к дальнейшему использованию предметы сдаются для утилизации.
Дела временного хранения со сроками хранения до 10 лет передаче в архив организации, как правило, не подлежат. Они находятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению (пп. 2.4.5, 3.3.2 Правил).
Окончательное решение о списании непригодных материалов принимает руководитель организации. Как правило, оно оформляется путем проставления руководителем даты и подписи в грифе утверждения на акте списания материалов.
Дела временного хранения со сроками хранения до 10 лет передаче в архив организации, как правило, не подлежат. Они находятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению (пп. 2.4.5, 3.3.2 Правил).
До того момента, как произойдет уничтожение документов с истекшим сроком хранения, ответственным за их ликвидацию лицам придется изрядно потрудиться. Во-первых, отобранные документы необходимо упорядочить и описать — для этого предназначен акт «О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению».
Ознакомиться с ней могут только те, кому предоставлен доступ к государственной тайне. Просто так, из любопытства, не прочитаешь.
В ее обязанности также входит определение возможности восстановления текста поврежденных документов. К уничтожению могут быть отобраны документы, большая часть текста которых недоступна для прочтения и не подлежит восстановлению. Если возможно восстановление текста, поврежденный документ не уничтожается, а в последующем реставрируется или фотокопируется.
Составление акта о выявлении подлежащих уничтожению бумаг в связи с окончанием хранения. В него включаются все бумаги, срок хранения которых закончился к 1 января текущего года.
Уничтожение бумаг может проводиться различными способами:
- Сжигание.
- Сдача в пункт приема макулатуры.
- Уничтожение посредством шредера.
Порядок уничтожения документов
Это лишь примерная форма приказа. Он может иметь другой вид. К примеру, перечень участников комиссии можно вынести в приложение к приказу.
Хранить их нужно, чтобы в любой момент можно было представить по запросу налоговой. Кадровые документы хранят на случай, если понадобится информация о бывших сотрудниках, например чтобы подтвердить стаж или восстановить трудовую книжку.
После подписания акта и составления описи ненужные документы сдают на утилизацию бумагоперерабатывающим или собирающим вторсырье организациям. Оформляется это приемосдаточной накладной с указанием количества дел, веса бумаги и даты передачи. Отдельным актом экспертная комиссия фиксирует сам факт передачи документов в утиль.
Минздравом усилены меры по предотвращению распространения COVID-19. Приостановлено проведение профилактических медосмотров до стабилизации ситуации с COVID-19.
В форму акта, помимо информации о списываемых материалах, можно включить данные о годных изъятых частях, ломе и отходах черных и цветных металлов, сведения о драгметаллах и т.п.
В организациях, которые являются источниками комплектования государственного архива, функционал ЭК шире: комиссия активно взаимодействует с экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения, представляет им на согласование проекты номенклатур дел, архивные описи, вносит предложения по изменению сроков хранения документов.
В законе отсутствует четкое требование относительно того, каким способом следует уничтожать документацию. Можно поручить уничтожение бумаг сотрудникам организации (например, путем измельчения уничтожителем бумаг) или обратиться для этого в специальную фирму. Запрещено выбрасывать такие документы в общие мусорные корзины и контейнеры.
Акт на уничтожение бухгалтерских документов может быть составлен в произвольной форме. При этом перечень уничтожаемых документов может быть как приведен в самом акте, так и отражен в описи, являющейся приложением к акту об уничтожении бухгалтерских документов.
Если собирать каждую бумажку и бесконечно хранить, со временем для этого потребуется отдельное помещение только под архив. Мы выяснили, какие документы, как и сколько хранить обязательно, а какие можно не хранить, и узнали, какие еще есть варианты.
Делопроизводитель или архивариус хорошо знают документы управления, но в архиве организации есть еще огромный пласт документов кадрового делопроизводства, бухгалтерской и налоговой отчетности, документов, сопровождающих профильную деятельность организации. Поскольку это самостоятельные системы документации, оценить их могут только специалисты.
Деньги, которые вам заплатит за сданную макулатуру организация, перерабатывающая вторсырье, вы должны учесть в составе операционных доходов.
Принимая решение об уничтожении документов, необходимо руководствоваться главным критерием – сроком хранения. Если он истек, то документ можно отправить в шредер (или в печь) при условии, что вы правильно определили истечение срока хранения.
Экспертная комиссия: состав и функции
Бухгалтерские документы организации, по которым срок временного хранения установлен до 10 лет включительно, считаются документами текущего характера и не включаются в архивный фонд организации.
В срок до «___» ________ ___ г. провести экспертизу ценности документов _______________________________ (наименование организации), законченных делопроизводством, и выделить к уничтожению документы, срок хранения которых по состоянию на «___»________ ___ г. истекает.
ВАЖНО! Уничтожаются только те бумаги, срок хранения которых завершился на начало года, в котором запланировано уничтожение.
Как оформить Акт и приказ на уничтожение «первички»
В работе каждой организации рано или поздно наступает момент, когда необходимо избавиться от старых документов и освободить место для новых. Но понятия «старые документы» в архивном деле нет. Есть только документы, у которых истек срок хранения. От них можно избавиться, но не сразу и не от всех. Сначала придется пересмотреть документы и выделить те, которые можно безбоязненно уничтожить.
Понятно, что, пока компания ведет дела с партнером, она хранит все документы по этим сделкам: договоры, акты выполненных работ или оказанных услуг, товарные накладные.