Оплата С Корпоративной Карты Иностранному Поставщику В 2021

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Оплата С Корпоративной Карты Иностранному Поставщику В 2021». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Содержание

1. оплата нерезиденту с корпоративной карты/пути решения

2. Важные изменения для владельцев банковских карт в 2021 году

2.1. Что покупают ИП, с помощью корпоративной карты?

3. Бухгалтерский учет по корпоративной банковской карте

4. Оплата корпоративной картой проводки в 1С 8.3

5. Оплата валютной корпоративной картой участия в конференции за границей

6. Можно ли ИП расплачиваться за покупки корпоративной картой

С 2021 года банки будут сообщать в ФНС, сколько именно процентов «накапало» в течение года владельцам банковских карт. Доходы сверх необлагаемого лимита облагаются налогом в размере 13%. Причем суммируются все банковские счета и вклады, включая карточные.

Размер лимита рассчитывается по формуле: 1 млн руб. × ключевую ставку ЦБ на 1 января отчетного года. То есть, в 2021 году лимит составит 42,5 тыс. р. (1 млн. × 4,25%).

оплата нерезиденту с корпоративной карты/пути решения

С 1 октября этого года изменятся признаки, по которым банки будут отслеживать подозрительные операции. В частности, Центробанк решил взять под контроль следующие ситуации:

с одного гаджета или ПК проводятся операции со счетами разных физических лиц, не являющихся родственниками: если с одного смартфона своими сбережениями управляют муж и жена, то ничего страшного, а если это незнакомые люди, например, то банк вправе заподозрить финансовые махинации. Такое может произойти, если ИП или юрлица пользуются услугами одного посредника для проведения финансовых операций;
с банковской карты покупают биткоины, электронные деньги и другую цифровую валюту;
предприниматель переводит деньги со своего р/с на личную банковскую карту: то есть если карта открыта на гражданина Иванова И.И., то банк может заблокировать перевод с расчетного счета ИП Иванова И.И.

Юристы отмечают, что список признаков подозрительных операций довольно велик, при этом формулировки недостаточно конкретны. К тому же Центробанк прямо заявляет, что блокировку карты могут вызвать и другие признаки, не включенные в перечень.

Впрочем, есть и положительные изменения: с 1 октября банки, после блокировки карты или счета, должны будут отправить владельцу уведомление с описанием причин подобной операции.

В настоящий момент финансовые учреждения могут проводить блокировки без каких-либо объяснений. Конечно, уведомление не поможет разморозить деньги на счете, но значительно упростит процедуру обжалования неправомерных решений банка в суде.

Снимайте или вносите деньги, платите поставщикам, оплачивайте представительские и командировочные расходы. В любом магазине, главное — не забывайте документы по каждой операции.

Можно шоркать корпкартой за границей. Пересчёт в валюту будет проходить автоматически по внутреннему курсу вашего банка в рублях. Данные по оплате за границей и данные, которые отражены в учёте, будут отличаться. Это не просто так: по нормам законодательства все расчёты отражаются в рублях по курсу ЦБ РФ на дату авансового отчёта.

Оплата в интернете — тоже возможно. Когда оплачиваете услугу в интернете, вам должны прислать акт об оказании услуг, когда покупаете товар — товарную накладную или кассовый и товарный чеки. Просто сохраните эти документы или сразу перешлите бухгалтеру.

Все ООО, АО и другие компании с любой системой налогообложения должны отчитываться за деньги, потраченные с корпоративной карты. Неподтверждённые покупки будут облагаться страховыми взносами и налогами.

Если у вас ИП на УСН «доходы», Патенте и ЕНВД, можете совсем не отчитываться, так как налоговая не будет проверять расходную часть в целях налогового учёта, а обязанности ведения бухучёта у вас нет.

Индивидуальные предприниматели на УСН «доходы минус расходы» и ОСНО могут учесть траты для бизнеса в расходах — для этого нужно сохранять документы о покупках для бизнеса.

Ещё ИП могут рассчитываться корпкартой за любые личные покупки, наказаний за это не предусмотрено, просто такие расходы не будут влиять на налог.

Это может быть: товарная накладная, акт об оказании услуг, товарный и кассовый чеки, бланк строгой отчётности, приходный кассовый ордер и другие. Зависит от того, что вы получили — товар или услугу.

В документах должны быть реквизиты:

– наименование, порядковый номер и дата выдачи документа;

– название организации или ФИО предпринимателя, ИНН;

– весь перечень и количество услуг или товаров;

– сумма оплаты;

– должность, фамилия и инициалы продавца, его личная подпись и печать компании при наличии.

Если в кассовом чеке будет весь перечень покупок — дополнительно не нужно получать товарный чек. Пример таких чеков вы можете встретить в Ашане, Икее и других крупных магазинах. Попросите поставить печать на таком чеке — тогда он будет полноценным закрывающим документом.

В менее крупных магазинах при оплате картой продавцы выпишут обычный кассовый чек, который выдают всем физлицам. К нему не забудьте попросить товарный чек. Если у вас УСН, вы без проблем сможете учесть полную стоимость покупки с такого чека в расходах. Если ОСНО — сможете учесть только сумму без НДС. Такой НДС нельзя принять к вычету и учёсть при расчёте налога на прибыль.

После трат за границей бухгалтер попросит дополнительно документы с переводом на русский язык. Перевести нужно каждую строчку, но не обязательно обращаться к профессиональным лингвистическим услугам, достаточно перевести самостоятельно в гугл-переводчике.

Помимо подтверждающих документов о покупке, для бухгалтерии нужно оформлять авансовый отчёт. Это такой документ, который формируется после каждой покупки по корпкарте. Такой отчёт может быть стандартной формы или индивидуальной — можете разработать для компании.

По закону авансовый отчёт должен формировать тот сотрудник, который совершил покупку. Но на практике хороший бухгалтер сделает это самостоятельно — это будет быстрее и поможет избежать ошибок.

Если снимаете деньги по карте, в банке операция отразится так — выдача денежных средств под отчёт. Это значит, что покупки на снятые деньги также нужно подтвердить документами и авансовым отчётом. Это касается только компаний.

Индивидуальным предпринимателям не нужно отчитываться за снятие наличных и возвращать непотраченные деньги обратно на счёт. Их сумма будет отражена как вывод личных средств ИП. Но это не распространяется на сотрудников, работающих у ИП.

Сколько можно снимать наличных, чтобы не попасть под подозрения банка?

Считается, что до 600 тысяч рублей за 1 раз — безопасная сумма. Когда снимаете больше, подключается финансовый мониторинг банка. Если финмониторинг заподозрит что-то неладное, могут заблокировать счёт до тех пор, пока банк не убедится, что всё хорошо. Будут запрашивать документы и могут даже настаивать на личном присутствии.

Вносить деньги на счёт можно только в трёх случаях:

делаете займ компании;
возвращаете средства;
вносите выручку от реализации вашей продукции или услуг.

Для компаний на каждое внесение денег должен быть документ. На возврат подотчётных средств — это авансовый отчёт, где отражено, что выданные деньги от компании не использовались в полной объеме. Для внесения займа подтверждающим документом будет договор займа, в котором указаны сумма, дата внесения и срок возврата. Если розничная выручка — бухгалтер формирует расходно-кассовый ордер.

Для ИП тоже нужно документально подтверждать внесение денег по корпоративной карте, кроме взноса личных средств. Взнос личных средств ИП налогами не облагается.

Часто рекомендуют вносить деньги на счёт через отделение банка, где будет чётко прописано назначение платежа. Дело в том, что при внесении денег через банкомат не указывается в комментариях цель внесения. А цель определить нужно, потому что у налоговой могут возникнуть вопросы, должны ли внесённые деньги облагаться налогами. Бухгалтеру при учёте важно сразу правильно отразить движение денег на соответствующих счетах учёта.

Чтобы не запутаться, заранее сообщайте бухгалтеру о каждом пополнении счёта через корпкарту, потому что любой такой взнос в банке отражается без комментария, а в учёте каждая ситуация отражается по-разному.

Запомните: если хочется что-то странное купить по корпкарте — спросите бухгалтера, сохраните чек и возьмите закрывающие документы. Или жмите зелёную кнопку «Подключиться» и присоединяйтесь к Кнопке: наши бухгалтеры сами напоминают о недостающих документах, безопасно снижают налоги и рассказывают риски.

—

Подсказала Балашова Елена — бухгалтер в Кнопке.

Рассказала всем Шиляева Марина — маркетолог.

Для корпоративных целей возможен выпуск различных вариантов банковских карт:

только дебетовой (карта будет пополняться средствами прежде, чем их можно будет расходовать);
кредитной (средства на карте предоставляются банком в пределах лимита);
дебетовой с овердрафтом (существует возможность расхода средств сверх дебетового остатка — как правило, тоже лимитированная).

Какую карту выбрать — зависит от целей, для которых она выдается, а также от определенной степени доверия сотруднику, который будет ею пользоваться. К примеру, если карту оформляет на себя руководитель для использования в командировках, в т. ч. зарубежных, целесообразно предусмотреть возможность расходования средств по кредиту или овердрафту («лишние» деньги могут оказаться кстати). Если же карта выдается хозяйственнику для регулярных мелких закупок в пределах бюджета, оптимальным вариантом может стать дебетовая карта с ежемесячным фиксированным пополнением.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если по кредитной карте установлен период беспроцентного пользования кредитными средствами, экономическую выгоду от такого пользования для целей налогообложения вычислять не нужно (см. письмо Минфина от 18.04.2012 № 03-03-10/38).

Важные изменения для владельцев банковских карт в 2021 году

Сама карта является собственностью банка, ее выдавшего. Поэтому на счетах бухучета предприятия, для которого она выпущена, факт выдачи карты сотруднику не отражается. Предприятие может вести учет таких карт в специальном журнале либо формировать перечень доверенностей, выданных сотрудникам на получение карты в банке. В случае необходимости подтвердить получение сотрудниками карт документ (например, реестр на выпуск карт) может быть запрошен у банка.

Если корпоративные карты применяются в организации, целесообразно утвердить локальным нормативным актом порядок использования карт и представления отчетов по израсходованным средствам.

Подобный регламент в том числе поможет в случаях:

Урегулирования возможных претензий налоговых органов по порядку отражения израсходованных средств по корпоративным картам в бухгалтерском учете. Например, если во внутренних регламентах не установлен четкий порядок отчета сотрудника по средствам, снятым с карты через банкомат, налоговики могут посчитать, что в таком случае следовало все снятые с карты суммы проводить через кассу организации (оприходовать по ПКО и сразу же оформлять РКО на выдачу под отчет). Разумеется, подобная претензия имеет под собой достаточно слабые основания, ведь фактически деньги в кассу предприятия не попадали. Но во избежание таких нюансов лучше все варианты расходования средств с карты и отчетов по ним прописать во внутреннем регламенте.
Предъявления претензий сотруднику в случае нецелевого использования карточных средств или выявления недостач и злоупотреблений. При правильном оформлении внутреннего регламента возможно будет не только удержать из зарплаты виновного сотрудника убытки от нецелевого использования средств, но и применить к сотруднику дисциплинарное взыскание по ст. 192 и ч. 1 ст. 81 ТК РФ (за нарушение положений о дисциплине в организации).

Об оформлении приказа на взыскание читайте в статье «Приказ о дисциплинарном взыскании — образец и бланк».

Да, можно. При соблюдении ряда условий:

размер ущерба может быть оценен;
вина работника в ущербе доказана (например, подтверждено приобретение товаров для личных нужд выпиской банка по именной карте и копиями расчетных документов продавца);
оформлено распоряжение (приказ) руководителя предприятия об удержании сумм ущерба из зарплаты сотрудника в срок не позднее 1 месяца с момента установления факта ущерба и вины (ст. 137 ТК РФ);
размер производимого удержания соответствует нормам, установленным в ст. 138 ТК РФ;
работник не оспаривает удержание (ст. 137 ТК РФ).

Подробнее с условиями удержаний из зарплаты знакомьтесь здесь.

Бухгалтерский учет корпоративных карт ведется по общим правилам. При этом для целей учета открываемые в банках карточные счета классифицируются как специальные счета в банках, а израсходованные сотрудниками средства с карт — как подотчетные суммы. Порядок применения карт рекомендуется утвердить отдельным внутренним документом, в котором зафиксировать все аспекты их использования, обратив особое внимание на процедуру отчета по расходованию средств.

Источники:

Письмо Минфина России от 18.04.2012 N 03-03-10/38
Трудовой кодекс РФ

Снижение налогов при расчете КП доступно не по всем видам расходов. Чтобы налог снижался, эти расходы важно экономически обосновать. А значит покупка не должна противоречить деятельности, как вариант – стать источником прибыли в будущем.

Например: Если ИП занимается продажей постельного белья и приобретает товар, используя карту – это прямые затраты текущей деятельности предпринимателя. Любые покупки, оправдывающие деятельность – периферийные устройства, канцелярия и даже предметы офисной мебели оправданы, как покупки, за которые можно расплатиться КП.

Даже если предприниматель расплатится за приобретение Айфона или Айпада, используемых для ведения и структурирования бизнес-процессов – такая покупка оправдана.

Поэтому, если будет принято решение приобрести офисного кота – его не примут к учету, так как наличие животного в офисе не будет увеличивать число потенциальных клиентов.

Чтобы корпоративная или личная карта не была заблокирована ИП должен хранить:

товарные накладные;
акты оказания услуг;
товарные и кассовые чеки;
приходные кассовые ордены
бланк, в котором отображается строгая отчетность.

В документах важно наличие реквизитов:

Наименования, порядкового номера, а также указание дня и времени выдачи документа.
Фамилия, имя, отчество предпринимателя, его ИНН.
Список покупок.
Оплаченная сумам.
Информация о продавце.

Если чек содержит информацию и полном списке покупок – получение товарного чека не требуется. Достаточно, чтобы таком чеке стояла печать продавца.

Если покупка оплачивалась в небольшом магазине, продавцом будет осуществлена выдача простого кассового чека, к которому следует попросить товарный чек. Когда ИП с УСН – стоимость приобретенных товаров может быть полностью учтена при подсчете расходов. При ОСНО учитывается сумма без НДС.

Однако подтверждающих документов может быть недостаточно. Иногда возникает необходимость в оформлении авансового отчета. Его формируют после каждой операции, совершенной КП.

Что покупают ИП, с помощью корпоративной карты?

Используя корпоративные карты ИП могут покупать, как товары для осуществления своей деятельности, так и личные покупки, но не все ИП.

Вышеуказанные положения закреплены действующим законодательством. Средства, которые остаются на карте после уплаты налогов могут использоваться на усмотрение ИП. В ряде случаев претензии возникнут только у банка.

Недоплаченные налоги, вследствие использования корпоративной карты в личных целях, будут грозить ИП штрафами или приостановлением деятельности в принудительном порядке.

Также ИП может получить отказ в получении займа, стать непривлекательным для инвесторов. Более того, партнеры могут прекратить сотрудничество. Качественный анализ показателей текущей деятельности ставится под сомнение. Отсутствует возможность организации действенного финансового внутреннего контроля.

Форма собственности и система налогообложения.

ИП на УСН «Доходы» расходная часть не будет интересовать ФНС. Также у них нет необходимости вести бухучет.
ИП на ОСНО или УСН «Доходы минус расходы» все обстоит иначе. У них должен быть раздельный учет, и личные расходы не могут учитываться в целях налогообложения. Любая финансовая операция, осуществленная корпоративной картой, должна иметь документальное подтверждение.

Сотрудниками Федеральной налоговой службы осуществляется доначисление налогов, пени и штрафов, в случае обнаружения нарушений при пользовании ИП корпоративной картой.

Благодаря карте у ФНС появляется возможность получения достоверной информации, согласно которой становится понятно, в каком финансовом состоянии находится ИП. На основании проверки принимаются важные решения.

ИП могут смело пользоваться корпоративной картой для оплаты, как личных покупок, так и покупок для нужд предпринимательской деятельности. Карта обладает рядом неоспоримых преимуществ, доминирующих над ее недостатками. Совершать платежи с помощью КП очень удобно. Основная часть операций регулируется финансовой структурой, что позволяет держателю карты не терять концентрации, развивая бизнес.

Теги данной публикации: ипкорпоративные картыфинансы

1. Перечень расходов и операций, которые могут быть совершены работником организации по корпоративной карте, принадлежащей организации

Использование корпоративных карт в осуществлении хозяйственной деятельности любой организации очень удобно и с каждым годом увеличивается количество организаций, применяющих их в своей деятельности.

Для того чтобы использовать корпоративную банковскую карту в организации, целесообразно издать положение об использовании такого банковского продукта, которое установит перечень должностей сотрудников, имеющих право использовать данную карту, лимиты расчетов по данной карте, а также перечень расходов, которые каждый сотрудник может осуществлять с использованием данной карты, ответственность за ее утерю и иные необходимые для осуществления контроля операции.

Для исключения возможных споров с сотрудниками, необходимо в соответствии с ч. 2 ст. 22 ТК РФ ознакомить под роспись всех сотрудников, имеющих право использовать эту карту.

Для учета движения корпоративных карт необходимо разработать и утвердить формы первичных документов, на основании которых будет осуществляться учет приема и выдачи корпоративных банковских карт (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее — Закон N 402-ФЗ).

В учетной политике целесообразно прописать способ учета подотчетных сумм на специальном счете (п. 7 ПБУ 1/2008), а также методологию учета, о чем будет сказано в настоящей статье

Перечень расходов, которые могут быть включены в состав затрат, уменьшающих налогооблагаемую базу, определяется по общим правилам согласно положениям ст. 252 Налогового кодекса Российской Федерации (НК РФ).

Для бухгалтерского учета операций с корпоративными банковскими картами применяются счета 51 «Расчетный счет» или 55 «Прочие счета в банках». Списание денежных средств с банковской карты отражается проводкой по кредиту счета 51 «Расчетный счет» или 55 «Прочие счета в банках» в корреспонденции с дебетом счетов учета расчетов или расходов в зависимости от отражаемого в бухгалтерском учете события хозяйственной жизни.

Перечень операций, которые могут быть совершены физическим лицом по банковской карте установлены в Положении об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием (утв. Банком России 24.12.2004 N 266- П) (ред. от 10.08.2012) (Зарегистрировано в Минюсте России 25.03.2005 N 6431) (далее по тексту Положение N 266-П).

Корпоративные банковские карты представляют собой форму безналичных расчетов, при которой зачисленные на специальный карточный счет денежные средства принадлежат организации – работодателю. Находясь в деловой поездке, сотрудник имеет возможность не только расплатиться картой за те или иные услуги, но и снять наличную иностранную валюту в банкомате или в отделении банка. (п. 2.5 Положения об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт, утвержденного Центральным банком Российской Федерации 24 декабря 2004 г. № 266-П). Карточный счет может быть как рублевым, так и валютным.

При использовании рублевой корпоративной карты за пределами РФ, банк конвертирует необходимую сумму платежа. При этом применяется курс, установленный в договоре, заключенном с банком. И этот «договорной» курс, как правило, выше официального курса ЦБ РФ. Так же, как и в ситуации, когда в поездке используется «зарплатная» или личная карта работника, при расчетах корпоративной картой компания не совершает операций в иностранной валюте. Значит, в бухучете ПБУ 3/2006 не применяется, а для целей налогообложения величина расхода определяется по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета. Пересчитывать затраты по курсу на дату перечисления аванса не нужно (абз. 1 п. 10 ст. 272 НК РФ).

Таким образом, в налоговом и бухгалтерском учете отражается «рублевая» стоимость услуг, оплаченных картой (величина затрат определяется по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета). Кроме того, на основании бухгалтерской справки признаются расходы на конвертацию (то есть, разница между суммой, списанной с карты в момент совершения операции, и вышеуказанной «рублевой» стоимостью).

ПРИМЕР 3

Сотрудник направлен в командировку в Португалию с 3 по 5 июня 2015 г.

Положением о командировках, действующем в торговой организации, установлены суточные в размере 40 Евро при направлении в Португалию.

Совершены следующие операции:

29.05.2015 г. – выданы под отчет авиабилеты, приобретенные работодателем – 22 000 руб.;
29.05.2015 г. – на рублевую корпоративную карту зачислено 40 000 руб.;
03.06.2015 г. – сотрудник обналичил суточные в банкомате за рубежом (согласно выписке банка со счета списано 7580 руб.);
05.06.2015 г. – оплачен счет гостиницы за проживание 280 Евро (согласно выписке банка со счета списано 17 550 руб.);
09.06.2015 г. – утвержден авансовый отчет.

В учете бухгалтер отразил следующие проводки:

29.05.2015 г.
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50-3 «Денежные документы»
– 22 000 руб. – выданы под отчет авиабилеты;

ДЕБЕТ 55 «Специальный карточный счет» КРЕДИТ 51
– 40 000 руб. – денежные средства, списанные с расчетного счета, зачислены на банковскую карту;

03.06.2015 г.
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 55 «Специальный карточный счет»
– 7580 руб. – сняты средства с корпоративной карты;

05.06.2015 г.
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 55 «Специальный карточный счет»
– 17 550 руб. – оплачен счет за проживание;

09.06.2015 г.
ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 71 – 7500,64 руб. (40 Евро × 3 дня × 62,5053*** руб.) – признаны расходы в виде суточных;

ДЕБЕТ 91 «Прочие расходы» КРЕДИТ 71
– 79,36 руб. (7580 – 7500,64) – затраты на конвертацию включены в состав прочих расходов;

ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 71
– 17 501,48 руб. (280 Евро × 62,5053 руб.) – признаны расходы на проживание в гостинице;

ДЕБЕТ 91 «Прочие расходы» КРЕДИТ 71
– 48,52 руб. (17550 – 17501,48) – затраты на конвертацию включены в состав прочих расходов;

ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 71
– 22 000 руб. – признаны расходы на авиаперелет.

С точки зрения техники проведения подобных платежей проблем нет. Встал вопрос: а не возбудят ли подобные операции валютный контроль (ВК) моего банка. Побеседовал со всеми девочками ВК. Мнения разноплановые: от «фиг его знает» до категоричного «нельзя», мотивированного тем, что по инструкции 138и между юр.лицом-резидентом и нерезидентом наличные операции запрещены (все операции должны проходить только по счетам в уполномоченных банках), а оплата картой приравнивается по своей сути к наличной операции.
Дошел до начальника валютного контроля.
Ее мнение: До тех пор, пока сумма (нарастающим итогом по одному контракту) не превысила эквивалент 50000 USD и не наступила, прописанная в инструкции 138и, обязанность оформлять паспорт сделки, до тех пор можно платить и не париться. Как только сумма превысила, нужно идти «сдаваться» в банк , оформлять ПС и платить банку комиссию за ведение ПС. Причем сам банк об этом не напомнит (да и не сможет обнаружить), так как никакой корреспонденции счетов, подлежащих валютному контролю при данных операциях нет.

Добавлено через 2 минуты 57 секунд
Тоже самое, если открыть к рублевому счету корпоративную расчетную пластиковую карту. Там тоже не будет корреспондирующих с ВК проводок, так как списание денег с карты, а значит и с рублевого счета происходит на внутренние счета банковского процессинга.

Следует отметить ряд важных обстоятельств, которые возникают в связи с оплатой расходов за границей с применением корпоративных карт.

Для соблюдения законодательства о валютном регулировании, прежде всего, необходимо связаться с банком и выяснить, какие требования будут предъявляться при совершении выплат с корпоративной банковской карты за границей.

Согласно пп. 9 п. 1 ст. 9 Федерального закона от 10.12.2003 № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле», между резидентами разрешены валютные операции при оплате (возмещении) расходов физического лица, связанных со служебной командировкой за пределы территории РФ, а также операций при погашении неизрасходованного аванса, выданного в связи со служебной командировкой.

Порядок эмиссии и использования банковских карт регулируется Положением ЦБ РФ от 24.12.2004 № 266-П «Об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платёжных карт».

Согласно п. 2.5 Положения № 266-П, юридическое лицо с использованием расчётных (дебетовых) карт, кредитных карт, вправе осуществлять оплату командировочных и представительских расходов в иностранной валюте за пределами территории РФ.

Отметим, что в соответствии с п. 2.6 названного Положения, юридические лица с использованием расчётных (дебетовых) карт, кредитных карт могут осуществлять операции в валюте, отличной от валюты счёта юридического лица в порядке и на условиях, установленных в договоре банковского счёта.

При этом представление юридическим лицом в банк каких-либо первичных документов либо отчётов о командировках, в случае использования банковской карты при списании денежных средств со счёта на командировочные расходы, Положением ЦБ РФ от 24.12.2004 № 266-П не предусмотрено.

Составляемые при совершении операции с использованием платёжной карты документы, являются основанием для осуществления расчётов по указанным операциям и служат подтверждением их совершения (п. 3.1).

Обращаем внимание, что обязанностью банка является осуществление контроля Клиента в отношении исполнения Федерального закона «О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путём, и финансированию терроризма», и в том числе при выдаче платёжной карты.

Если сумма предполагаемых платежей по корпоративной карте за границей превышает 50 тыс. долларов США в эквиваленте, то возникает необходимость оформления паспорта сделки.

Для этого необходимо предварительно – до начала поездки – оформить паспорт сделки и договор с нерезидентом (отель и др.), предусматривающий оплату товара (услуги) уполномоченным лицом с использованием корпоративной карты.

Таким образом, необходимо обратиться к договору и понять порядок и условия использования карт, а затем связаться с банком и уточнить возможные требования банка при использовании карты (ограничение по сумме, и др.).

Любые виды командировочных расходов (на проезд, по найму жилого помещения, суточные и полевое довольствие и т. п.) учитываются при исчислении налога на прибыль без каких-либо ограничений.

Главное, чтобы организация могла подтвердить эти расходы оправдательными документами.

До начала командировки необходимо оформить:

приказ о командировке;
задание командированному, из которого ясно следует, что командированный выполняет производственное поручение.

Кроме того, чтобы работники знали, когда и как можно использовать карту, нужно выпустить локальный нормативный акт (приказ или положение о командировках), в котором будет закреплён порядок представления отчёта об использовании карт, закреплён лимит расходования средств, а также ответственность за нарушение порядка держателями карт и т. д.

По возвращению из командировки подотчётное лицо должно представить в бухгалтерию авансовый отчёт, содержащий все документы, подтверждающие расходы (авиабилеты, счета, чек из отеля, ресторана и др.) и слипы, оформленные при оплате услуг с помощью карты. Чтобы подтвердить время пребывания в загранкомандировке, к авансовому отчёту необходимо также приложить копии страниц загранпаспорта, содержащих отметки пограничных органов о пересечении государственной границы России.

Если к месту командировки и обратно к месту постоянной работы командированный сотрудник добирался транспортом общего пользования (самолетом, поездом, и т. д.), то затраты на проезд подтверждаются соответствующими проездными билетами.

При этом в командировочных расходах учитывается полная стоимость проездных билетов, включая стоимость проезда, сервисные сборы и т. п.

Если документы на проезд были оформлены в виде электронного пассажирского авиабилета и багажной квитанции, то для подтверждения расходов нужно иметь:

маршрут/квитанцию (распечатку электронного документа на бумажном носителе);
посадочный талон.

Фактическую оплату услуг такси необходимо подтвердить чеком ККТ или иным документом, применяемом в иностранном государстве.

Учёт расходов на такси для целей налогового учёта до сих пор является спорным. Однако имеется положительная арбитражная практика по этому вопросу. Чтобы отстоять правомерность затрат на такси, необходимо в положение о служебных командировках или иной локальный нормативный акт включить примерный перечень ситуаций, при которых командированный сотрудник вправе воспользоваться услугами такси, а работодатель обязан будет возместить ему израсходованные суммы. К примеру, можно указать, что в любое время суток командированные работники вправе добираться на такси:

от места постоянного жительства или из офиса до аэропорта либ�� вокзала и обратно домой или в офис;
в месте, куда они направлены, – от аэропорта или вокзала до офиса принимающей стороны и обратно в аэропорт или на вокзал.

В настоящее время многие российские компании активно сотрудничают с иностранными партнерами, что предполагает наличие зарубежных командировок. Во время служебных поездок все чаще используются банковские карты (как корпоративные, так «зарплатные» и личные). Преимущества и удобство безналичных расчетов при этом очевидно. Об особенностях бухгалтерского и налогового учета командировочных затрат, оплаченных картой, расскажем в статье.

Трудовое законодательство обязывает работодателя возместить командированному сотруднику суточные, расходы по проезду и по найму жилого помещения. С разрешения или ведома работодателя могут быть возмещены и другие расходы. Порядок и размеры возмещения каждая компания определяет самостоятельно и «закрепляет» в локальном нормативном акте.

Для покрытия предстоящих командировочных расходов работнику выдается денежный аванс. В дальнейшем в течение 3-х рабочих дней с момента возвращения из служебной поездки работник обязан отчитаться о расходовании подотчетных сумм: заполнить авансовый отчет и приложить к нему документы по имевшим место затратам. (ст. 168 Трудового кодекса РФ, п. 10, 23, 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 г. № 749).

Денежный аванс под отчет зачастую перечисляется на рублевую личную или «зарплатную» карту работника, направленного в деловую поездку. Представители Минфина и Федерального казначейства одобряют такой подход, считая возможным перечисление средств на банковские счета физических лиц – сотрудников организаций в целях осуществления ими с использованием карт физических лиц, выданных в рамках «зарплатных» проектов, оплаты командировочных расходов и компенсации сотрудникам документально подтвержденных расходов. (Письма Минфина РФ № 02-03-10/37209 и Федерального казначейства № 42-7.4-05/5.2-554 от 10.09.2013 г., Минфина РФ от 05.10.2012 г. № 14-03-03/728, Федерального Казначейства РФ от 26.07.2011 г. № 42-7.4-05/5.2-500).

Чтобы свести к минимуму риски налоговых споров, целесообразно:

в учетной политике организации предусмотреть положения, определяющие порядок расчетов с подотчетными лицами через их личные банковские карты (ст. 8 Федерального закона от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»);
получить от работника письменное заявление о перечислении подотчетных сумм на его личную банковскую карту с указанием ее реквизитов (Письмо Минфина РФ от 25.08.2014 г. № 03-11-11/42288); указать в платежном поручении, что перечисленные средства являются подотчетными (Письмо Минфина РФ от 25.08.2014 г. № 03-11-11/42288);
получить от работника оригиналы всех документов, связанных с использованием банковской карты, в частности, квитанции банкоматов, слипов (квитанция электронного терминала) и др., в которых указывается фамилия держателя банковской карты (Письмо Минфина РФ от 06.04.2015 г. № 03-03-06/2/19106). Эти документы прилагаются к авансовому отчету.

В данном случае работнику в качестве аванса перечисляются на банковскую карту рубли, а «валютные» расходы за рубежом банк конвертирует по курсу, установленному в договоре, заключенном с банком. Значит, организация не осуществляет операции в иностранной валюте. Как следствие, не подлежат применению нормы ПБУ 3/2006 «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте» (далее – ПБУ 3/2006). В целях налогообложения величина расхода определяется по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета; затраты не пересчитываются по курсу на дату перечисления аванса (абз. 1 п. 10 ст. 272 НК РФ).

Соответственно, в бухгалтерском и налоговом учете отражается «рублевая» стоимость услуг, оплаченных личной картой, определяемая по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета. На практике курс конвертации банка, как правило, выше курса ЦБ РФ. Поэтому с рублевой карты работника сумма списывается в большем размере.

В создавшихся условиях работодателю необходимо принять решение: как поступить с расходом в виде разницы между фактической стоимостью услуг, списанной с личной карты сотрудника, и вышеуказанной «рублевой» стоимостью (компенсировать эти затраты работнику или нет). Принятое решение целесообразно закрепить в соответствующем локальном акте по предприятию.

Отдельного внимания заслуживает расчет НДФЛ со сверхнормативных суточных.

Напомним: суточные в иностранной валюте пересчитываются в рубли по официальному курсу ЦБ РФ на дату фактического получения дохода. Суточные, превышающие 2500 руб. за каждый день нахождения в командировке, облагаются НДФЛ (п. 5 ст. 210, п. 3 ст. 217 НК РФ). Причем датой получения такого дохода является дата утверждения авансового отчета.

Регистрация: 07.08.2018
Сообщений: 8

Регистрация: 08.12.2004
Сообщений: 18531

Регистрация: 07.08.2018
Сообщений: 8

Имею ввиду использование валютных ценностей в качестве средства платежа.

Известно. Но, объясните, каким образом, Положение 266-П позволяет обходить ВК?

Еще раз простите, за ошибочную цитату из закона. Нерезиденты, конечно, тут не причём.

Бухгалтерский учет по корпоративной банковской карте

Регистрация: 08.12.2004
Сообщений: 18531

Ну а как же иначе? В терминах 579-П мы имеем:
— в дебете счет клиента 40817 «Физические лица»;
— в кредите счет банка 30232 » Незавершенные расчеты с операторами услуг платежной инфраструктуры и операторами по переводу денежных средств «

В итоге имеем взаимоотношение (или движение денег) «Клиент -> Банк»

Все верно. Клиент дал дистанционное распоряжение на списание рублевых средств в пользу МПС со своего счета в инвалюте. Банк это распоряжение исполнил и перевел деньги МПС

2.3. Клиент — физическое лицо осуществляет с использованием банковской карты следующие операции:

получение наличных денежных средств в валюте Российской Федерации или иностранной валюте на территории Российской Федерации;

получение наличных денежных средств в иностранной валюте за пределами территории Российской Федерации;

оплату товаров (работ, услуг, результатов интеллектуальной деятельности) в валюте Российской Федерации на территории Российской Федерации, а также в иностранной валюте — за пределами территории Российской Федерации;

иные операции в валюте Российской Федерации, в отношении которых законодательством Российской Федерации не установлен запрет (ограничение) на их совершение;

иные операции в иностранной валюте с соблюдением требований валютного законодательства Российской Федерации.

Чтобы работа с картами внутри компании была отлаженной, рекомендуется отслеживать порядок использования ресурсов корпоративных карточек сотрудниками. Для этой цели можно утвердить локальный акт, регламентирующий схему расчетов по карте и периодичность составления отчетов по израсходованным деньгам.

Внутренний регламент пользования корпоративной картой выполняет ряд задач:

минимизирует риски возникновения споров с налоговыми инстанциями в вопросах снятия наличности с карт;
утверждает перечень ситуаций, в которых работодатель имеет право предъявить претензии ответственному сотруднику за нецелевой расход денег, выявленные недостачи или злоупотребления;
делает максимально прозрачным и понятным процесс удержания недостач по карте с виновных лиц.

В утвержденных на предприятии правилах использования корпоративных карт необходимо зафиксировать лимиты по разным типам расходных действий, утвердить список допущенных к деньгам на пластике работников и установить временные рамки таких допусков. В локальном акте должен быть приведен шаблон отчета о расходовании средств с карты, сроки его сдачи в бухгалтерию. Сотрудники, которые наделены правом осуществления расчетов при помощи корпоративных карточек, обязательно оформляют расписку о сохранении ПИН-кода к пластику в тайне от третьих лиц.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Во внутреннем положении о порядке использования корпоративных платежных карт необходимо предусмотреть раздел для описания мер ответственности за нарушения финансового характера для персонала, допущенного к пользованию корпоративными пластиковыми карточками.

Если компания открыла кредитную карту или дебетовую с овердрафтом, то установленный по ней лимит денег может быть увеличен за счет ресурсов обслуживающего банка. В этом случае у предприятия появятся кредитные обязательства перед финансовым учреждением.

ЗАПОМНИТЕ! Кредит относится к группе полученных только после того, как наличные или безналичные кредитные деньги прошли процедуру списания. Именно в этот момент и должны быть отражены в бухгалтерском учете краткосрочные кредитные обязательства в сумме использованного кредитного лимита.

На подотчетных лиц при условии использования корпоративных карт не распространяются нормы лимитов, установленные Центробанком в Указании от 07.10.2013 г. №3073-У.

Факт выдачи сотруднику платежной корпоративной карточки не должен отражаться в бухгалтерских записях компании. Проводки составляются при наличии осуществленных операций с использованием такого типа карт. Все расчеты с применением этих платежных инструментов показываются на 55 счете. Данные из отчетов лиц, допущенных к расходованию средств с карт, заносятся на 71 счет. Аналитика ведется с разбивкой на карточные счета и отдельно по каждому подотчетному лицу.

Все операции в учете могут отражаться через такие корреспонденции:

Д55 – К51 – средства на карточном счете были пополнены с расчетного счета компании.
Д55 – К66 – возникли кредитные обязательства перед банком вследствие перерасхода имеющихся ресурсов на кредитной корпоративной карте.
Д91 – К55 – произошло списание средств с корпоративной карточки в счет оплаты комиссионного вознаграждения банку.
Д71 – К55 – работником произведена расходная операция с применением корпоративной карты.
Д25 (или 26, 60, 10, 44, 76) – Д71 указанные в отчете подотчетного лица суммы приняты к учету.
Если был задействован кредитный лимит, начисленные по нему проценты показываются проводкой Д91 – К66.
Д66 – К55 – кредит по корпоративной карте погашен.

Если средства на картсчете пополняются иностранной валютой, то их остатки на отчетные даты должны быть переоценены. Возникающие при этой процедуре курсовые разницы показываются на 91 счете.

При отсутствии у бухгалтерии компании оперативного доступа к банковским выпискам по карточным счетам записи в учете делаются с участием 57 счета:

Д71 – К57 – произведен расход с карточки подотчетным лицом;
Д57 – К55 – отражены данные из отчета подотчетного лица и банковской выписки о расходовании средств с корпоративной карты.

Последняя проводка создается датой получения подтверждающих движение по счету документов из обслуживающего финансового учреждения. Если сотрудник не смог документально обосновать осуществленные им с карты расходы, то затраты показываются по выписке банка проводкой Д73 – К55. Эти суммы должны быть либо подтверждены работником, чтобы установить факт их экономической целесообразности, либо возвращены ответственным лицом.

Сотрудникам постоянно приходится что-либо оплачивать от имени и в интересах своих организаций: представительские и командировочные расходы, счета поставщиков, коммунальщиков, офисные принадлежности, проездные билеты и т.п.

Чтобы не оплачивать подобные расходы за свой собственный счет, работники вынуждены обращаться в кассу организации за выдачей подотчетных денежных сумм, а также представлять отчеты по уже истраченным средствам. При этом должен быть соблюден установленный п. 5 и 6 Указания ЦБ РФ от 07.10.2013 № 3073-У лимит на выдачу средств из кассы в рамках одного договора (100 000 рублей).

Шпаргалка по статье от редакции БУХ.1С для тех, у кого нет времени

1. Корпоративная карта — разновидность дебетовых и кредитных банковских карт, которая позволяет сотрудникам предприятия самостоятельно оплачивать представительские, командировочные и прочие расходы, непосредственно связанные с хозяйственной деятельностью организации.

2. Деньги на корпоративной карте – это деньги самой организации, и при использовании карты происходит автоматическое расходование денег с ее расчетного счета.

3. Корпоративные карты бывают дебетовые и кредитные, именные и на предъявителя, рублевые и валютные.

4. Информировать налоговиков и внебюджетные фонды об оформлении корпоративных карт организации не обязаны.

5. Корпоративные карты могут быть использованы как для снятия наличных, так и для осуществления безналичных расчетов.

6. Порядок отчетности по снятым и переведенным с корпоративной карты деньгам организация утверждает самостоятельно.

Таким образом, стандартная выдача денег под отчет сопряжена с известными неудобствами: временные издержки, бумажный документооборот и ограничение по сумме денежных средств. Гораздо более удобной и современной альтернативой данному способу выдачи денег сотрудникам служит использование ими корпоративных банковских карт.

Корпоративная карта представляет собой разновидность дебетовых и кредитных банковских карт, которая позволяет сотрудникам предприятия самостоятельно оплачивать представительские, командировочные и прочие расходы, непосредственно связанные с хозяйственной деятельностью организации.

Деньги на такой карте – это деньги самой организации, и при использовании карты происходит автоматическое расходование денег с ее расчетного счета. Как вариант – с карточного счета, к которому привязана корпоративная карта. Поэтому на корпоративных картах зачастую установлен лимит на снятие и расходование средств в целях предотвращения крупных растрат.

Правом на применение корпоративных карт может обладать как один сотрудник организации (например, главный бухгалтер), так и несколько. Обычно корпоративными картами располагают директор, бухгалтер, секретарь, а также те работники, чья деятельность связана с регулярными командировками.

Корпоративные карты бывают следующих видов:

Дебетовые – при расчетах используются собственные денежные средства организации. При этом предусматривается возможность подключение овердрафта – если закончились собственные средства, организации банк предоставляет заемные средства в определенном объеме.

Кредитные – сотрудники снимают и расплачиваются деньгами не самой организации, а заемными средствами, принадлежащими кредитному учреждению.

Также карты могут быть именные (оформляются на конкретного сотрудника и могут быть использованы только им) и карты на предъявителя (неименные, рассчитываться и снимать деньги с таких карт разрешается любым лицам, предъявляющим карту к оплате).

Кроме того, различают рублевые и валютные корпоративные карты. Оформление последних оправдано, в частности, при возникновении необходимости оплаты расходов, связанных с зарубежными командировками сотрудников.

Оплата корпоративной картой проводки в 1С 8.3

Если Вашему предприятию требуется организация качественной работы с денежными средствами, будет оправданным решение оформить корпоративную банковскую карту.

Корпоративная банковская карта – это карта, привязанная к счету юридического лица, которая позволяет осуществлять платежи по расчетам организации. С ее помощью могут быть оплачены накладные, командировочные, представительские расходы компании (кроме заработной платы и выплат социального характера). Средства, которые находятся на корпоративной карте, можно приравнять к денежным средствам, выданным сотруднику компании из кассы под отчет.

Корпоративные банковские карты могут быть именными и неименными, дебетовыми (расчетными), дебетовыми с овердрафтом (кредитным лимитом) и кредитными. У юридических лиц наибольшей популярностью пользуются дебетовые, так как в этом случае предприятие имеет возможность установить расходные лимиты для своих сотрудников и избежать повышенных процентов.

Для оформления корпоративной банковской карты юридическое лицо обязано заключить с банком-эмитентом договор соответствующего типа, а также, в зависимости от вида банковского продукта, предоставить другую требуемую информацию – персональные данные сотрудника (в случае оформления именной корпоративной карты), доверенности предприятия, заявления и прочие необходимые документы.

Корпоративная банковская карта юр. лицу существенно упрощает управление финансовыми потоками. Это удобный платежный инструмент. Его можно использовать для расчета как на территории страны, так и в иностранных государствах, что удобно для тех, чьи сотрудники регулярно отправляются в загранкомандировки: обмен валюты произойдет автоматически путем конвертации при расчете.

В общем виде схема использования данного инструмента на предприятии реализуется в следующем порядке:

руководством (правлением) издается приказ (положение или тому подобное), утверждающий список должностных лиц, уполномоченных работать с карточкой;
указанные сотрудники подают на имя руководителя заявление на выдачу карты. Всех пользователей инструмента ознакамливают с приказом под роспись;
бухгалтер оформляет и впоследствии ведет журнал приема и выдачи корпоративных карт. В документе прописывают лимиты денежных средств и допустимые сферы их использования. Если предполагается, что карточный бланк будет именным и гражданин получит его в банке, то такой журнал не нужен. Тогда бухгалтер выписывает доверенность. Обычно ее шаблон предоставляется эмитентом;
ежемесячно банк предоставляет владельцу счета, к которому привязаны карточки, отчет по движению средств;
пользователи отчитываются перед работодателем о произведенных расходах, то есть предоставляют кассовые или товарные чеки, накладные и прочие документы, удостоверяющие факт целевого расходования средств, вне зависимости от способа расчета – со счета или наличными.

Чаще всего со счетов корпоративных карточек оплачивают:

траты, обусловленные командировками персонала, это счета гостиниц, пунктов общепита, покупка билетов;
представительские расходы;
ЖКХ;
почтовые расходы;
топливо на АЗС;
счета поставщиков;
канцтовары;
программное обеспечение;
интернет-контент;
счета интернет-магазинов;
иные расходы, необходимые для обеспечения хоздеятельности.

Использовать бизнес-карты в личных целях нельзя: деньги, хоть ими распоряжается работник, принадлежат предприятию. Исключение – индивидуальные предприниматели.

Для хозяйствующих субъектов существует ограничение на расчет наличностью, в том числе со счетов бизнес-карт, в размере 100 000 рублей за 1 операцию.

Наличность, полученная со счета бизнес-карточки, по статусу приравнивается к деньгам, выданным под отчет. Соответственно, пользователь должен предоставить документальное подтверждение по расходованию каждого полученного рубля в сроки, определенные внутренними нормативными актами.

В законодательстве прямого указания на недопустимость получения наличности с корпоративной карточки для расчета с персоналом по заработной плате нет. Важно соблюсти требования по оформлению этого процесса:

с карточного счета снимается наличность;
пользователь карточки составляет авансовый отчет;
полученные деньги возвращаются в кассу предприятия;
кассир делает приходный ордер 0310001;
бухгалтер делает проводку Д 50 – К 71;
кассир, но только не пользователь карточки, выдает зарплату, оформляя сопутствующие документы.

Оплата валютной корпоративной картой участия в конференции за границей

Юрлицо вправе оформить как дебетовую, так и кредитную корпоративную карту. Во втором случае предполагается, что банк готов дать в долг предприятию некую сумму. Лимит заемных средств задается индивидуально согласно условиям договора между финансово-кредитным учреждением и юрлицом. Обычно сумму определяют исходя из финансовых возможностей юрлица.

Банки предоставляют кредитки только постоянным партнерам, то есть тем предприятиям, чью хозяйственную деятельность кредитор мог отслеживать на протяжении некоторого времени (6-12 месяцев). Важным условием является наличие у заемщика положительной кредитной истории.

Средства со счета такой карточки нельзя использовать для:

выдачи заработка;
расчета с персоналом по пособиям и компенсациям;
покупок в личных целях пользователя.

Ограничение на объемы доступных сотрудникам средств в пределах, не превышающих определенные банком, предприятие устанавливает самостоятельно.

Кредитки оформляют на имя конкретного сотрудника. Банку предоставляются такие документы пользователя:

его паспорт;
доверенность от юрлица;
заявление на выдачу кредитной бизнес-карты.

Годовая стоимость обслуживания 1 корпоративной кредитки варьируется в пределах 1 000 – 3 000 рублей. Чем больше дополнительных опций подключается к счету, тем дороже обойдется владением им.

Прежде чем получить данный инструмент, нужно изучить условия кредитования:

ставку процента и условия ее начисления;
возможные льготы;
плату за совершение операций (за безналичный расчет, за снятие наличности, за пользование собственными средствами, за конвертацию и так далее);
порядок перечисления средств на счет;
правила его пополнения;
график платежей;
стоимость обслуживания, выпуска и перевыпуска карточки.

Корпоративная карта, как и любая другая банковская карта, открывается на конкретное физическое лицо. Но особенность в том, что это лицо должно быть сотрудником компании, заключившим договор на выпуск такой карты.

Банки могут выпускать дебетовые и кредитовые корпоративные карты (п. 1.5 Положения об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием, утвержденного Банком России 24 декабря 2004 г. № 266-П).

Держатель дебетовой (расчетной) карты может совершать операции в пределах установленной банком суммы денежных средств. Данные расчеты совершаются за счет денег компании, находящихся на ее счете. С использованием кредитной карты держатель может совершать операции за счет денег, предоставленных банком в установленном лимите в соответствии с условиями кредитного договора.

И те и другие корпоративные карты могут быть как именными, так и неименными. Именные карты выпускаются на конкретного сотрудника компании. Неименные выпускаются на компанию. Такой картой может пользоваться любое из подотчетных лиц. Как показывает практика, организации в основном используют дебетовые карты с установлением лимита для каждой карты на разные категории трат и овердрафтом.

Чтобы оформить корпоративную карту, фирма должна заключить договор с банком. К нему необходимо приложить:

список сотрудников, которые будут пользоваться картой. Их подписи должны быть заверены печатью фирмы;
копии паспортов сотрудников, на имена которых выпускаются карты;
договоры об использовании карт установленной банком формы, заполненные и подписанные лично сотрудниками.

Корпоративная банковская карта выдается непосредственно держателю, указанному компанией в заявлении о выдаче банковской карты, или представителю компании, действующему на основании доверенности.

Чтобы сотрудники могли свободно оперировать корпоративными картами, организации необходимо разработать положение о порядке их использования (ч. 1 ст. 8 Трудового кодекса РФ). В нем рекомендуем установить:

перечень расходов и операций, которые могут быть совершены сотрудником по корпоративной карте;
лимиты расчетов по корпоративным картам;
срок, по истечении которого сотрудник должен вернуть карту;
порядок представления отчета держателями карт по израсходованным суммам;
срок, в течение которого сотрудник должен представить в компанию авансовый отчет с приложением подтверждающих документов;
перечень документов, которые принимаются в качестве подтверждения произведенных расходов.

Кроме того, необходимо утвердить список должностей лиц, трудовые обязанности которых предполагают использование корпоративных карт (п. 1 ст. 847 Гражданского кодекса РФ). Сотрудники, должности которых перечислены в списке, должны быть ознакомлены с положением под подпись (ч. 2 ст. 22 Трудового кодекса РФ).

Чтобы исключить случаи утери корпоративных карт, а также нецелевое использование или хищение денежных средств, необходимо организовать в компании учет приема и выдачи корпоративных банковских карт (ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Для этого целесообразно разработать регистр, в котором отражаются следующие данные: номера карт, Ф. И. О. их держателей, даты передачи и возврата карт. Факт выдачи и возврата корпоративной карты будет подтвержден сотрудником, ее получившим, и тем, кто ведет учет данных карт.

Именные корпоративные банковские карты могут находиться на руках у держателей при условии соблюдения ими требований безопасности. Все неименные корпоративные карты хранятся в сейфе компании. Как правило, неименные карты выдают сотруднику для выполнения определенного задания – оплаты командировочных, представительских или других расходов.

Можно ли ИП расплачиваться за покупки корпоративной картой

В настоящее время нет нормативных актов, устанавливающих, какой документ должен составить сотрудник компании, чтобы подтвердить расходование денежных средств по корпоративной карте. Поэтому организация может использовать унифицированную форму авансового отчета № АО-1.

Также компания вправе разработать собственную форму отчета (п. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ), которую надо привести в приложении к бухгалтерской учетной политике (подп. 4 п. 3 ст. 21 Закона № 402-ФЗ, п. 4 ПБУ 1/2008).

Производя выплаты на корпоративные карты, надо помнить, что сотрудник должен отчитаться за полученные денежные средства: представить авансовый отчет с подтверждающими документами.

Если сотрудник своевременно не отчитался о расходовании денежных средств или не вернул снятые денежные средства с карты, у него возникает доход, облагаемый НДФЛ (постановления Президиума ВАС РФ от 5 марта 2013 г. № 14376/12, ФАС Западно-Сибирского округа от 19 февраля 2014 г. № А45-25321/2012). Хотя, по мнению некоторых судей, отсутствие подтверждающих документов о расходовании выданных под отчет денежных средств или возврате их в кассу не является доказательством того, что такие суммы можно отнести к доходам работников (постановление Первого арбитражного апелляционного суда от 11 апреля 2013 г. № А43-14173/2012, решение Арбитражного суда Нижегородской области от 31 января 2013 г. № А43-14173/2012).

Бухгалтерский учет операций с применением корпоративных карт необходимо вести на счете 55 «Специальные счета в банках». Для более удобного учета операций по корпоративным картам к этому счету открывают субсчет «Корпоративные карты». Аналитический учет по данному субсчету целесообразно вести по каждой полученной корпоративной карте.

Пример 1. Фирма направила сотрудника в командировку. При этом ему выдали корпоративную карту, зачислив на нее с расчетного счета 45 000 руб. По возвращении из командировки сотрудник представил авансовый отчет.

16 000 руб. – на проезд;
30 000 руб. – на проживание;
6300 руб. – суточные;
3500 руб. – представительские расходы.

В учете сделаны следующие проводки:

ДЕБЕТ 55 субсчет «Корпоративная карта»
КРЕДИТ 51

45 000 руб. – зачислены средства на карту;

ДЕБЕТ 71
КРЕДИТ 55 субсчет «Корпоративная карта»

45 000 руб. – списаны средства с карты при оплате сотрудником в безналичной форме или в случае снятия наличных средств;

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 71

52 300 руб. – отражены командировочные расходы;

ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 71

3500 руб. – списаны представительские расходы;

Корпоративная карта может оформляться для осуществления мелких покупок для текущих нужд предприятия или для пользования ею в служебных поездках. Карты выпускаются в трех вариантах:

Дебетовые – этот платежный инструмент позволяет пользоваться деньгами, которые были предварительно зачислены на привязанный к пластику счет. Если имеющегося остатка пользователю недостаточно, у него не будет возможности взять дополнительные средства у банка взаймы.
Кредитные – обслуживающим банковским учреждением устанавливается лимит по карте, в пределах которого пользователи могут производить оплату покупок.
Дебетовые карты с возможностью получения овердрафта. Рассчитываясь такой карточкой, корпоративные клиенты могут использовать не только имеющиеся на счете ресурсы, но и выделенный банком кредитный лимит. Займы будут погашаться автоматически при первом поступлении средств на карту.