Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Формирование личного дела работника образец 2021». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
На листок наклеивается фотография принимаемого работника. Он подписывает листок и указывает дату заполнения.
В дело трудящегося гражданина могут входить следующие документы:
- Заявление физлица о трудоустройстве к данному работодателю.
- Копия гражданского паспорта трудящегося гражданина, которая содержит его личные сведения, информацию о месте жительства и семейном положении.
- Трудовой договор, заключенный сторонами (экземпляр, который остался у работодателя).
- Анкета, заполненная сотрудником при трудоустройстве к данному работодателю.
- Трудовая книжка физлица-работника.
- Документация, доказывающая наличие у физлица образования.
- Справка из медучреждения о прохождении физлицом осмотра (плюс результаты этого медосмотра).
- Обязательное медицинское страхование наемного сотрудника (справка).
- Постановка физлица-налогоплательщика на учет в налоговой службе (справка).
- Сведения о постановке физлица на воинский учет (документ).
- Привлечение трудящегося к уголовной или административной ответственности (бумага, подтверждающая наличие/отсутствие соответствующих фактов).
- Наличие у трудящегося особых прав, относящихся к выполнению работы (документальные подтверждения). Например, это могут быть право вождения автотранспорта, работа со взрывоопасными веществами.
- Результаты проверки трудящегося лица, проведенной службой безопасности работодателя (акт такой проверки).
- Автобиография трудящегося.
- Налоговая декларация трудящегося (заполненный документ).
- Приказ директора компании о приеме данного гражданина на работу.
- Распоряжения руководства о переводе трудящегося лица на иные должности в этой же организации.
- Трудовые поощрения, награды, благодарности, выговоры и т.п.
- Личное фото трудящегося.
- Прочая информация, подтвержденная документами.
Исключения установлены только для определенных категорий работников: гражданских и муниципальных служащих, прокурорских работников, сотрудников ОВД и др. Но поскольку такая форма сбора информации о работниках очень удобна, многие организации (в том числе коммерческие) ее применяют. Как формировать личные дела работников? Какие документы туда включать?
Что допускается, но с согласия работника
После заполнения титульного листа в папку помещаются все необходимые документы в хронологическом порядке. Однако очень часто возникают вопросы о порядке расположения документов, предъявляемых работником, и бумаг, фиксирующих факт трудоустройства. Связано это с тем, что на них практически всегда стоит одна и та же дата.
В личное дело помещаются как оригиналы документов, так и копии. При этом все копии должны быть надлежащим образом заверены. В личное дело следует помещать документы, которые имеют постоянный или временный (свыше 10 лет) срок хранения. Сроки хранения документов установлены приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. Личные дела служащих в соответствии с Положением брошюруются. В силу ГОСТ Р 21.1101-2013, утвержденного Приказом Росстандарта от 11.06.2013 № 156-ст под брошюровкой понимается размещение материалов проектной документации на бумажном носителе в переплетах или в твердых папках с легкоразъемными креплениями (замками).
Поскольку, как уже было отмечено, обязательность ведения личных дел в государственных и муниципальных учреждениях законодательством не установлена, и документов, устанавливающих порядок их ведения, нет (если только он не установлен нормативными ведомственными актами или локальными документами организации).
В результате, в перечень документов в личном деле включают как сведения, носящие характер персональной информации о сотруднике, так и данные о непосредственном выполнении им трудовых обязанностей.
Работодатель не обязан вести личные дела на своих работников, их обязаны вести только на госслужащих (Указ Президента РФ от 01.06.1998 № 640 «О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы»).
В Положении, утвержденном Указом Президента РФ №609, сказано, какие документы должны быть в личном деле сотрудника в 2021 году, если он является государственным служащим (п. 16):
- заявление о приеме на работу;
- анкета;
- копия паспорта;
- копии актов гражданского состояния;
- копии документов воинского учета;
- копия ИНН и т.д.
При приеме работника обычно сохраняют:
- заявление;
- его анкету или данные резюме;
- соглашение о неразглашении коммерческой информации;
- копии дипломов;
- рекомендательные письма, характеристики с прежних мест работы.
В личное дело не следует помещать документы, имеющие незначительные периоды хранения ( Государственной системы документационного обеспечения управления, ).
Работа по созданию, систематизации и хранению личных дел сотрудников, как правило, ложится на плечи кадровой службы.
В конце дела помещают лист-заверитель. Он составляется с целью учета количества листов в деле и особенностей их нумерации.
Все документы, которые имеют отношение к трудовой деятельности работника, в порядке хронологии. Нужно пронумеровать их сквозной нумерацией.
Наниматель может при приеме на работу работника запрашивать характеристику на него с предыдущих мест работы.
Этот лист наклеивается за верхнюю кромку к последней обложке скоросшивателя, либо сшивается вместе с остальными бумагами.
Может заполняться для отражения в личном деле дополнительных сведений о работнике в соответствии с требованиями, предъявляемыми к заполнению листка по учету кадров.
Наличие их в папке — это нарушение конституционного права гражданина на неприкосновенность частной жизни.
Порядок формирования личного дела работника после увольнения
Каждую дополнительную бумагу кадровик подшивает в папку, соблюдая хронологический порядок, и составляет опись.
Несмотря на отсутствие прямой обязанности, личные дела на сотрудников заводят в большинстве коммерческих организаций. Но из-за того, что порядок их ведения никак не регламентирован, нередко возникают трудности.
В отделе кадров личные дела работников хранятся весь период их работы в организации. Когда сотрудник увольняется, дело закрывают. Не ранее, чем через один год и не позднее, чем через три года после завершения дела его передают в архив организации.
Обязательно ли вести личные дела сотрудников
Всем известна поговорка о том, что кадры решают все. Кадровый ресурс является важнейшей частью любой организации, поэтому такое большое значение имеет доступность и полнота информационной базы о каждом сотруднике. Кадровая служба формирует эту информацию в виде специального сборника документов – личного дела.
Список документов, обычно включаемых в личное дело госслужащего (или муниципального служащего), строго регулируется законодательством РФ. Для сотрудников негосударственных компаний указанный перечень может определяться внутренними актами самих работодателей.
Личное дело — это ряд документов, содержащих сведения о сотруднике и его работе. Все эти бумаги принято подшивать в одну папку, правильно маркировать и хранить, как в архиве.
Можно в любой момент обратиться к полной документации о сотруднике, прояснить любой вопрос, обработать любой запрос извне (от банка, кредитующего сотрудника, от консульства, в которое он обратился за оформлением визы, от медицинского учреждения и пр.) Имея доступ к копиям документов сотрудника, можно в том числе назначить ему льготы или дополнительные выплаты, если для этого есть основание.
В нем указываются:
- Название организации.
- Отдел, в котором работает сотрудник (или структурное подразделение).
- Фонд, опись, номер дела.
- Надпись: «Личное дело №…», куда проставляется порядковый номер.
- Фамилия, имя и отчество сотрудника.
- Дата начала и окончания дела (чаще всего совпадает с датой приема на работу и датой увольнения).
- Количество листов.
- Срок хранения (как правило, это 75 лет).
Здраствуйте, наша организация расширяется. Согласно утвержденным стандартом, хотим улучшить работу и качество ведения, хранения личных дел сотрудников. В связи с этим мы заказали с выдвижными ящиками железные шкафы. Вопрос, в каком порядке лучше и удобнее их раскладывать и хранить?
Как правило, в личное дело не включаются документы временного хранения: справки с места жительства, справки о состоянии здоровья и т. д.
Минздравом усилены меры по предотвращению распространения COVID-19. Приостановлено проведение профилактических медосмотров до стабилизации ситуации с COVID-19.
Обязательно ли вести личные дела
Что касается организаций, относящихся к коммерческой (негосударственной) сфере, то они не обязаны заводить личные дела в отношении своих наемных работников.
Какие документы затребуют трудовики в случае проверки? Как правильно их оформлять и сколько времени они должны храниться?
В сфере частного бизнеса решение о том, вести или нет личные дела работников, принимает руководитель организации. Приказать ему делать это может только вышестоящая организация – конечно, при ее наличии.
Но лучше вообще отказаться от собирания копий личных документов. Получили документы, зафиксировали всю нужную для оформления трудовых отношений информацию и вернули всё работнику. Это исключит риск претензий при проверках.
Предлагаем обмениваться актами оказанных услуг за использование ИПС ilex в электронном виде с помощью сервиса podpis.by. Cервис интегрирован в ilex.
Если руководство организации или ИП приняли решение ввести у себя обязательность заполнения личных дел, это надо закрепить в учетной политике, прописав процедуру во внутренних нормативных актах. Как правило, делопроизводители не «изобретают велосипед», а пользуются регламентом, разработанным для государственных служащих.
Большинство предпринимателей считают личные дела обязательным компонентом кадровой документации. Однако закон говорит о том, что это верно только в отношении государственных служащих.
Ведение личных дел работников обязательно не для всех работодателей. Так, в обязательном порядке личные дела заводятся на гражданских служащих. Таково требование закона «О государственной гражданской службе в РФ» от 27.07.2004 № 79-ФЗ. Примечательно, что в личном (персональном) деле трудящегося могут отражаться как положительные, так и отрицательные сведения о его работе. Данное обстоятельство дисциплинирует наемного сотрудника, мотивирует его регулярно улучшать свои трудовые показатели.