Делопроизводство и документооборот 2021 учебное пособие

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Делопроизводство и документооборот 2021 учебное пособие». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Некоторые упомянутые нами документы являются нормативными, то есть обязательными для всех, а некоторые являются методическими, носят рекомендательный характер. В статье мы не будем акцентировать особое внимание на том, что положения одного документа соблюдать нужно обязательно, а другого – нет. Ограничимся лишь основными соответствующими пометками. В делопроизводстве все взаимосвязано, и в конечном итоге выполнять только обязательные предписания не получится. Приведем пример: для обычной коммерческой организации обязательно выполнять только положения документов по архивному делу. ГОСТы, Примерная инструкция по делопроизводству и весь остальной пул документов носят рекомендательный или вовсе справочный характер. Однако невозможно правильно архивировать документы, игнорируя процессы документирования и документооборота. Для хранения нам нужно знать вид и разновидность документа (это документирование), а также вовремя получить его в архив (это документооборот). Вот и получается, что разделение на обязательные и необязательные регламентирующие документы в делопроизводстве – условное. Знать и выполнять приходится все.

Делопроизводство. Лучшие книги 2021 года

• Деловое письмо в 2020 году: как создавать, согласовывать и хранить

• Как в 2020 году создавать, согласовывать и хранить документы: акт

• Как в 2020 году создавать, согласовывать и хранить документы: инструкция

• Как закрыть делопроизводственный год

В данном издании обобщены, проанализированы и снабжены профессиональными рекомендациями вопросы теории и практики современного делопроизводства и документооборота. Книга, создана на основе действующих на территории Российской Федерации общегосударственных нормативно-методических материалов, которые регламентируют документационное обеспечение управленческой деятельности. Изложены требования, предъявляемые к документам, обеспечивающим деятельность предприятий разных форм собственности и видов деятельности, по их составлению, систематизации, хранению. Отдельные разделы посвящены организационно-распорядительным документам, служебным письмам, документам бухгалтерского учета, документам по финансово-расчетным операциям, договорам, документам содержащим коммерческую тайну. В приложениях приведено более ста образцов (форм) наиболее актуальных организационо-распорядительных, бухгалтерских, кадровых и иных документов. Для руководителей предприятий и отделений, секретарей-референтов, офис-менеджеров, сотрудников отделов кадров, бухгалтерий, архивов и других работников, имеющих дело с документооборотом. Данная работа представляет огромный интерес для преподавателей, аспирантов и студентов вузов.

Делопроизводство и документооборот. Практическое пособие

Целью организации процесса в любом учреждении является содействие своевременному принятию решений управленческого характера и их исполнению. Задачей процесса является обеспечение движения документов по наиболее оптимальному для организации алгоритму при минимальных трудовых и временных затратах.

Что такое документооборот

Делопроизводством в учреждении занимается секретарь или делопроизводственная служба.

Он существует в следующих видах:

• общий — в части деятельности предприятия в целом;
• кадровый — в части движений по персоналу, осуществляется кадровой службой;
• секретный — в части бумаг конфиденциального характера по специальным установленным требованиям;
• электронный — в части передачи информации по автоматизированным системам.

Делопроизводство и документооборот 2020 (учебное пособие по оформлению можно найти в открытых источниках) предполагает, что оборот бумаг в организации начинается с их номенклатуры, то есть перечня всех существующих дел (бумаг одного вида или направления). Для ее формирования нужно установить перечень всех находящихся в наличии бумаг, объединить их по идентичным направлениям. Далее для каждого вида надо установить номер, то есть код, включающий ряд цифр или букв. Номенклатура призвана облегчить процесс архивирования и систематизации бумаг. Как правило, предоставляется в форме таблицы с графами, отражающими наименование дела, код (номер), место в архиве, срок хранения.

В организации число дел и видов бумаг, находящихся в обороте, зависит от направлений и специфики деятельности, но есть общие для разных отраслей правила и виды:

• внутренние (те, которыми оперируют в пределах учреждения);
• входящие (присланные из внешних структур);
• исходящие (отправляемые во внешние структуры).

По общему правилу, они фиксируются в журналах регистрации (для каждого вида — свой) с указанием порядкового номера, даты, наименования, информации об отправителе.

Журнал нужно сшить и пронумеровать.

В целом число журналов в организации связано с ее потребностями и направлениями деятельности.

‹ › ×

Оплата в кредит

«Покупай со Сбербанком» – простой, удобный и современный способ покупки товаров в интернет-магазине. Данная услуга по кредитованию предоставляется компанией ПАО «СБЕРБАНК» и доступна во всех городах России.

Преимущества онлайн-кредитования:

• Для оформления покупки и кредита вам не нужно выходить из дома
• Решение по кредиту принимается за несколько минут
• Бесплатное досрочное погашение.

Условия кредитования с сервисом «Покупай со Сбербанком»:

• Возраст от 21 до 65
• Первоначальный взнос 0%
• Сроки кредитования от 3-х до 36 месяцев

Купить образовательные услуги в кредит без переплаты очень просто:

• Заполните заявку на обучение и сообщите о желании воспользоваться кредитом без переплаты с сервисом «Покупай со Сбербанком»
• На указанный Вами электронный адрес поступит счет со ссылкой для перехода на оформление кредита без переплаты
• Подтвердите оформление кредита без переплаты в Сбербанк Онлайн (решение будет принято в течение нескольких минут)
• Пользуйтесь покупкой и погашайте ежемесячный платеж по кредиту без переплаты

Внимание!При оплате образовательных услуг в кредит допуск к участию в образовательных программах осуществляется только после одобрения банком кредитной заявки и поступления денежных средств от Банка.

По вопросам, связанным с выдачей кредита, обращаться в ПАО «СБЕРБАНК» на горячую линию:

1) +7 495 500-55-50 для звонков из любой точки мира

2) 900 для бесплатных звонков с мобильных на территории РФ

Формуляр-образец ОРД применяется как основа для построения любого вида организационно-распорядительного документа -приказа, постановления, письма, протокола, акта — на бумаге формата А4и А5[15] (формат А4 — 210×297 мм, формат А5 — 210х 148 мм) (рис. 1, 2, 3).

Формуляр-образец устанавливает следующие размеры полей, не более: 35 мм — левое; 10 мм — правое; 20 мм — верхнее; 20 мм — нижнее.

Левое поле документов необходимо для подшивки документов в дело, и оно должно обеспечивать свободное чтение текста документа после его подшивки в дело. На левом поле может оформляться только один реквизит (18 «Отметка о контроле»), который наносится либо рукописным способом, либо штемпелем и необходим до тех пор, пока документ не исполнен и не подлежит подшивке в дело. При проектировании бланков в организации левое поле документа разрешается устанавливать 20 мм или увеличивать до 35 мм в зависимости от того, какие средства хранения документов будут применяться.

Верхнее поле отводится для размещения таких реквизитов, которые не могут быть нанесены машинописным способом — реквизит 01 «Государственный герб РФ», реквизит 02 «Герб субъектов федерации», реквизит 03 «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)». Эти реквизиты наносятся, как правило, типографским способом заранее на бланк документа. Реквизит 03 может оформляться с помощью ПК. На верхнем поле располагается также реквизит 13 «Гриф ограничения доступа к документу», который чаще всего наносится специальным штемпелем или оформляется также с помощью ПК.

Документационное обеспечение управленческой деятельности организации — важнейшая обслуживающая функция управления, от рациональной организации которой зависят скорость и качество принятия управленческих решений, эффективность работы организации в целом.

Рациональная организация документационного обеспечения управления возлагается в организации на самостоятельную, организационно-обособленную службу, подчиненную руководителю организации, — службу документационного обеспечения управления (служба ДОУ, служба делопроизводства). В небольших организациях, где объем обрабатываемых документов невелик и создание такой службы нецелесообразно, всю работу по документационному обеспечению управления выполняет секретарь руководителя или специально выделенный для проведения этой работы сотрудник.

Служба ДОУ в зависимости от принадлежности к определенной группе организации может называться по-разному: управление делами (управление делопроизводства или информационно-документационного обеспечения), канцелярия, общий отдел.

Управление делами, как правило, создается в министерствах и ведомствах и имеет в своем составе следующие структурные подразделения:

секретариат, в состав которого входят: приемная, секретариат руководителя и секретариаты заместителей руководителя, секретариат коллегии, протокольное бюро;

инспекция при руководителе;

канцелярия, в состав которой могут входить: бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации, контроля, экспедиция, бюро печати и размножения документов;

отдел писем (жалоб);

отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств;

центральный архив.

Канцелярия создается на государственных предприятиях, в учебных заведениях, в научно-исследовательских, проектных и конструкторских организациях. В ее состав, как правило, могут входить: подразделение по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств, рассмотрению писем (жалоб) граждан, секретариат, экспедиция, бюро печати и размножения документов, архив.

Общий отдел создается в органах власти и общественных организациях. Обычно в его состав входят те же подразделения, но к ним добавляется еще протокольная группа.

Состав конкретной службы ДОУ, число подразделений, в нее входящих, зависят прежде всего от количества обрабатываемых документов и информации, масштабов и характера деятельности организации, от выбранной организационной формы делопроизводства.

Работа службы ДОУ регламентируется следующими документами:

положением о службе ДОУ;

инструкцией по делопроизводству;

должностными инструкциями работников ДОУ.

Положение о службе ДОУ — это правовой акт, определяющий порядок образования, права, обязанности и организацию работы данной службы.

Положение о конкретной службе ДОУ разрабатывается на основе примерных положений, приведенных в ГСДОУ и в Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ. Данные примерные положения разработаны применительно к организациям, в которых есть такая служба ДОУ как управление делами, и содержат максимум формулировок, которые можно использовать при составлении положения о любой другой службе ДОУ — канцелярии, общем отделе и др.

Положение, как известно, имеет унифицированную структуру текста и включает в себя следующие разделы:

1. Общие положения.

2. Цели и задачи.

3. Функции.

4. Права и обязанности.

5. Руководство.

6. Взаимоотношения.

7. Организация работы.

В разделе «Общие положения» определяются место и роль службы ДОУ, ее структура, подчиненность, перечень документов, которыми регламентируется ее деятельность, а также имеются указания на то, кто имеет право возглавить службу ДОУ и какую печать имеет эта служба.

В разделе «Цели и задачи» приводится перечень основных целей и задач. Как правило, основными целями службы ДОУ являются организация, руководство, координация и реализация работ по документационному обеспечению управления на современном уровне. Эта служба решает задачи организации единой системы делопроизводства, единого порядка документирования, разработки и внедрения нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации.

Из поставленных целей и задач формулируется набор функций, перечисление которых приводится в следующем разделе «Функции». Функции службы ДОУ можно разделить на три группы:

документирование управленческой деятельности (разработка и ведение табеля форм документов и альбома унифицированных форм документов; разработка и тиражирование бланков документов, их выдача и учет, оформление документов, их подготовка по указанию руководства, документирование заседаний, совещаний и др.);

организация и выполнение работ по обработке документов (прием и первоначальная обработка поступающих документов, регистрация, рассмотрение, доставка документов, контроль за прохождением, исполнением и оформлением документов в организации, информационно-справочное обслуживание, отправка документов, оперативное хранение документов, подготовка дел к сдаче в архив, архивные работы, организация работы с отдельными категориями документов — обращениями граждан, документами с грифом ограничения доступа и др.);

организационные виды работ (организация совещаний, приема посетителей, телефонных переговоров, методическое руководство постановкой делопроизводства в структурных подразделениях и в подведомственных организациях, разработка новейших технологий организации делопроизводства, повышения квалификации работников службы ДОУ и др.).

Новая инструкция по делопроизводству 2021 должна содержать примеры использования этикетных фраз, употребляемых в обращении и в заключении. Включите в инструкцию примеры, которые приведены в новом ГОСТе как варианты возможных обращений к физическим и должностным лицам.

Действует новый национальный стандарт на оформление документов ГОСТ Р 7.0.97-2021. О публикованы Методические рекомендации по применению ГОСТа органами государственной власти и государственными организациями, а также организациями различных организационно-правовых форм и форм собственности.

1. Нормативно-правовая база организации делопроизводства в РФ. Новое в законодательстве. Приказ Росархива от 11 апреля 2021 г. №44 «Об утверждении примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях». Основные положения и требования, новшества Инструкции, обязательность использования. Требования ГОСТ Р 57551-2021 «Информация и документация. Оценка рисков для документных процессов и систем». ГОСТ Р 7.0.101-2021 Информация и документация. Система управления документами. Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления . ГОСТ Р ИСО 15489-1-2021 Управление документами (вступает в действие с 1 января 2021 года).

Что меняется в организации делопроизводства? Какие новшества несут принятые документы и для каких предприятий являются обязательными к исполнению? Как организовать работу службы ДОУ и построить правильный документооборот? Что нужно учесть в обязательном порядке и как расставить приоритеты в своей работе ?

В настоящее время нет специальных правил, которые бы регулировали внеплановые отпуска. Оформляться они должны по общему правилу. Поэтому, если работник, который может уйти отдыхать в любой момент, принесет заявление не в установленный срок, то работодатель нарушит требования законодательства. Хотя и не по своей вине.

Электронный документооборот с сотрудниками. Уже с 2021 года планируется разрешить персоналу направлять заявления работодателю в электронном виде. На сегодняшний день такая возможность дана лишь дистанционным сотрудникам (ст. 312.2 ТК РФ). Законопроект № 736455-7 предполагает внесение в Кодекс новых статей (15.1-15.3).

Этот же законопроект разрешает оформлять отпуска сотрудникам по их просьбе с перечислением отпускных вне установленных сроков. Так, если заявление от сотрудника поступило менее чем за 3 дня до его начала, то перечисление отпускных производится не позднее 3-х дней с момента его подачи.

Также ужесточились требования к СЭД:

• доступ к СЭД должен занимать не более 3-х секунд;
• доступ к регистрационной карточке должен быть не более 5 секунд;
• время простоя при сбоях и перезагрузке СЭД должен быть не более 30 минут.

В декабре 2021 года в Москве проходил семинар по делопроизводству «Современные технологии документационного обеспечения управления». На этом семинаре обсуждались актуальные вопросы делопроизводства:

• Проблемы электронного документооборота.
• Какой электронный документ приравнивается к бумажному.
• Какой должна быть правильная электронно-цифровая подпись.
• Какие изменения в делопроизводстве нас ждут в 2021-2021 годах.

Популярные книги жанра Делопроизводство в fb2, epub

Правила, приведенные в обусловленном ГОСТе, ориентированы преимущественно на компании и носят рекомендательный характер, то есть контрагенты могут отступать от таковых, не боясь привлечения к ответственности.

Почти вся работа с документацией ведется на компьютере. Поэтому неудивительно, что правила их стилевого оформления решено зарегламентировать. Теперь допустимо печатать документ с двух сторон листа. Однако следует проставить одинаковые размеры для левого поля лицевой страницы и правого оборотной.

Если копию предстоит передать в другую организацию, необходимо дать ссылку на подлинник. Нужно написать, в какой организации он находится и в каком деле хранится. Последний обязательный реквизит 1 печать компании.

• ОРЮР, Конспект курса для руководителей, Астромова О., 2004
• Основы управления и делопроизводства в органах внутренних дел, Альбом схем, Жаглин А.В., Ульянов А.Д., 2014
• Продюсерство, Управленческие решения, Малышев В.С., Криволуцкий Ю.В., 2012
• Большая книга директора по персоналу, Рудавина Е., Екомасов В.

Следующие учебники и книги:

• Проектирование микропроцессорных защит элементов электрических сетей напряжением 110-220 кВ, Федотов В.П., Старосельников С.С, Федотова Л.А., 2018
• Фейковые новости, Информационная мистификация, Распопова С.С., Богдан Е.Н., 2018
• О чем думают китайцы, 1127 фактов от риса до Конфуция, Маслов А.А., 2017
• Инженерная графика для строителей, Учебник для СПО, Хейфец А.Л., Васильева В.Н., Буторина И.В., 2019

Предыдущие статьи:

• Практический материал для занятий с детьми, испытывающими трудности в усвоении программы начальной школы, 4 класс, Векшина Т.В., Алимпиева М.Н., 2016
• Практический материал для занятий с детьми, испытывающими трудности в усвоении программы начальной школы, 3 класс, Векшина Т.В., Алимпиева М.Н., 2016
• Практический материал для занятий с детьми, испытывающими трудности в усвоении программы начальной школы, 2 класс, Векшина Т.В., Алимпиева М.Н., 2016
• Практический материал для занятий с детьми, испытывающими трудности в усвоении программы начальной школы, 1 класс, Векшина Т.В., Алимпиева М.Н., 2016

В ноябре 2017 г. Издательством «КНОРУС» был издан учебник «Документационное обеспечение управления», подготовленный авторским коллективом кафедры документоведения — Глотова С.А., Конькова А.Ю., Кукарина Ю.М., Скрипко Е.А. под редакцией Т.А. Быковой, для учащихся среднего профессионального образования, обучающихся по специальности “Документационное обеспечение управления и архивоведение”, а также студентов управленческих, экономических и юридических специальностей.

Учебник соответствует ФГОС СПО последнего поколения и рекомендован Экспертным советом УМО в системе СПО в качестве учебника для студентов, обучающихся по специальности “Документационное обеспечение управления и архивоведение”.

В учебнике отражены основные вопросы документационного обеспечения управления, требования к составлению и оформлению документов на основе действующего законодательства РФ и нормативно-методических документов, технология работы с документами в современных организациях. Рассмотрено документационное обеспечение деятельности кадровой службы, организация работы с обращениями граждан, договорная и финансовая документация, приведены образцы оформления документов.

Мы рады сообщить, что на прошлой неделе было опубликовано учебное пособие «Государство и общественные объединения России в ХХ — начале ХХI в.» нашей уважаемой коллеги, к.и.н., доц. кафедры истории государственных учреждений и общественных организаций Шаповаловой Ларисы Дмитриевны.

Учебное пособие подготовлено с учетом требований государственного образовательного стандарта подготовки бакаларов по направлению «Документоведение и архивоведение». В пособии рассматриваются взаимоотношения государства и легальных общественных объединенийв ХХ — начале ХХI в., дается характеристика правового положения общественных формирований, механизма административного и политического контроля над ними, места и роли общественных объединений в политической системе советского и постсоветского общества. Особое внимание уделяется партийному аппарату, проблеме классификации, а также организационно-правовым формам и видам общественных объединений современной России.

Учебное пособие может быть также использовано при реализации магистерских программ по направлениям «История», «Документоведение и архивоведение».

• № 02 / 2021
• Свежие
• Посещаемые

Инструкция: как правильно организовать документооборот в бюджетной организации

• № 02 / 2021
• Свежие
• Посещаемые

• Свежие
• Посещаемые

Система государственного делопроизводства начинает складываться в период формирования русского централизованного государства, с середины XV в. Происхождение приказов связанно с практикой личных поручений (приказов) великого князя ближайшему окружению – князьям и боярам по разрешению отдельных вопросов государственного управления. Их деятельность объединялась высшим правительственным учреждением – Боярской Думой. Московским великим князьям удалось создать сильную централизованную систему управления, в которой все важнейшие функции административного управления выполняли Боярская Дума и приказы. Именно поэтому период становления и развития государственного делопроизводства принято называть приказным периодом – по названию первых государственных учреждений – приказов. Этот период охватывает время с XV по XVII вв.

Этот период управления не составлял стройной системы и строился на системе «поручений», передавался в ведении одного лица по степени доверия к нему великого князя. Общее количество приказов, существовавших на Руси, точно неизвестно, в XVII в. разные исследователи называют их число от 40 до 70. Во главе отдельного приказа стоял приказный судья (в некоторых приказах судей было по два и более; они назывались товарищами главного судьи). В его ведении состояли дьяки – от одного от трёх, а к концу XVII века в крупных приказах – от 6 до 10 человек. В ведении дьяков находились подьячие, которые в соответствии стажем делились на “старых” (старших), «середних» и «молодшых» (младших).

Для приведения в исполнение разных распоряжений существовали особые должности – толмачи, трубники, недельщики и др. В их обязанности входило также доставлять переписку приказов по принадлежности, вызывать тяжущихся на суд и др. Через их руки в приказ поступали челобитные, доклады, доношения местных правителей; они хранили дела и вели письмоводство. Старшим подьячим, наиболее опытным и уважаемым и подьячим «средней руки» доверялась сложная работа, связанная с подготовкой решений по делам, хранением дел, опечатыванием архивных сундуков. Младшие подьячие не пользовались особым доверием. Многие царские указы XVII в., обращают внимание на необходимость строго контролировать работу. За ошибки, допускаемые в официальных документах, подьячих строго наказывали: били батогами, лишали жалованья.

Документы обычно размещались на столах, на скамьях, особо ценные – в сундуках – ларях в тех же помещениях, где велась текущая работа и приём посетителей. В XV в. дорогостоящий пергамент вытеснила бумага, которую первоначально также привозили из западноевропейских стран, а со второй половины XVII в. используется бумага, отечественная. Первую бумажную «мельницу» (фабрику) построили на реке Пахре по приказу патриарха Никона, затем в Москве на реке Яузе. Однако только в XVIII в. после строительства нескольких бумажных мануфактур удалось удовлетворить внутренний спрос на бумагу в России. Первоначально бумага изготавливалась из тряпья, а чернила делались из солей железа и дубильных веществ, добываемых из чернильных орешков – наростов на дубовых листьях. Сочетание железистых чернил и тряпичной бумаги делало текст особенно стойким, он почти не выцветал. Поэтому документы этого периода, хранящиеся в архивах, достаточно хорошо читаются. Инструментами письма служили гусиные перья, затачиваемые особым образом перочинным ножом. Лучшим, как отмечают историки, считались перья из левого крыла гуся, а сама очинка требовала значительного уменья. Гусиные перья применялись вплоть до второй половины XIX в., хотя металлические перья появились уже в начале века. Написанный гусиным пером текст посыпался мелким кварцевым песком. Московские приказы пользовались песком, привозимым с Воробьёвых гор, который считался особенно светлым и чистым. С появлением, так называемой скорописи (начертание округлых букв и использование графических сокращений слов и частей слов с вынесением – их над строкой письма) свободно читать такие тексты стало довольно сложно, требовались знания и навыки.

В делопроизводстве приказов продолжала использоваться весьма специфическая форма документов – столбец (столп, столпик), иначе говоря, свиток из подклеенных друг к другу узких листов бумаги. Важные государственные акты могли иметь особенно большие размеры. Например, грамота царя Алексея Михайловича Пыскорскому монастырю на земли имеет длину более метра, а Соборное уложение 1949 г. насчитывает 309 метров!

Составные части столпа назывались «поставами». Столбцовая форма делопроизводства отменена Петром I.

В целом, в приказный период постепенно создаётся система делопроизводства центральных и местных учреждений, складываются кадры делопроизводственных служащих, создаются устойчивые формы документов и приёмы их составления. Однако государство, действуя отрывочными и частными мерами, не сознавая общих административных правил, не могло ещё ввести систематического порядка в организацию учреждений и их делопроизводство.

Административный хаос, вызванный отсутствием в прежних учреждениях установленного законом порядка, общих письменных форм документов, постоянных сроков для производства дел, побудил правительство искать новые формы государственного устройства. Начало этого периода в истории отечественного делопроизводства соотносят с реформами Петра I. Складывается новый тип государства – абсолютная монархия, которая подразумевает сосредоточение в одних руках законодательной и исполнительной власти. Вначале XVIII века в России проходит реформа приказного делопроизводства. Взамен устаревшей системы приказов в 1717 – 1718 гг. было создано 12 коллегий, каждая из которых ведала определённой отраслью или сферой управления и подчинялась Сенату.

Коллегии становятся в России центральными отраслевыми органами управления. В 1720 году был подготовлен и подписан Петром I «Генеральный регламент», который определял задачи, функции, структуру и порядок работы коллегий. В этом документе давались общие правила составления документов, устанавливались требования к написанию отдельных реквизитов. Из текста документа выделились дата, подпись, появляется в документах заголовок. Появились новые виды документов: письма, реляции, циркуляры, доношения. Изменилась и форма документов. Были отменены столбцы, их сменили тетради. Появилось понятие «гербовая бумага», на которой изготовлялись документы для высших органов управления.

Коллежское делопроизводство было более прогрессивным по сравнению с приказным делопроизводством. Появились упорядоченные системы регистрации документов. Таким образом, «Генеральный регламент» закрепил законодательно порядок работы с документами с момента их создания до архивного хранения. Именно в этот период появилось название «архив». В целом реформы государственного аппарата первой четверти XVIII веке установили в России единообразную систему организационного устройства и делопроизводства государственных учреждений на основе бюрократического централизма. Следующий этап реформирования российского государственного делопроизводства наступает вначале XIX века при Александре I.

Документооборот. Требования к оформлению документации

Любая классификация связана с определением одного или нескольких признаков, на основании которых из общей массы объектов выделяются группы.

Документы можно классифицировать по различным признакам:

• по происхождению: служебные, личные;

• по сложности: простые, сложные;

• по срочности: срочные, несрочные;

• по гласности: секретные, для служебного пользования, несекретные;

• по форме: типовые, индивидуальные;

• по срокам хранения: временного, долговременного хранения, постоянного.

Можно перечислить еще множество признаков классификаций. Рассмотрим наиболее употребительные виды классификаций.

Классификация документов по характеру информационных связей предприятия выделяет внешние и внутренние документы.

К внешним документам относятся нормативные документы вышестоящих организаций. Эти документы исходят от фискальных органов (налоговой службы), природоохранительных органов, органов социальной защиты и многих других. Внешними считаются также документы, поступающие из других организаций или предназначенные для других организаций.

Внутренними документами можно назвать такие, которые создаются и имеют хождение только внутри предприятия или учреждения.

Развитие науки и техники, возникновение новых форм собственности, расширение экономических и культурных связей, активизация общественных процессов привели к резкому увеличению объемов информации, необходимой для управленческой деятельности. От ручной обработки информации, содержащейся в документах, которая применялась еще в начале XX в., до механизированной, а затем и автоматизированной – таким путем проходил процесс рационализации работы с документами. Однако нельзя автоматизировать беспорядок, необходимо сначала упорядочить документацию, которую предстоит обрабатывать и использовать.

Основным направлением совершенствования работы с документами является унификация и стандартизация. Под унификацией понимается приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию. Унификация документов производится в целях сокращения количества применяемых в управленческой деятельности документов, типизации их форм, установления единообразных требований к оформлению документов, создаваемых при решении однотипных управленческих задач, снижения трудовых, временных и материальных затрат на подготовку и обработку документов, достижения информационной совместимости баз данных, создаваемых в различных отраслях деятельности.

Управленческая деятельность любой организации характеризуется набором функций, которые она выполняет. Есть ряд типовых функций, которые характерны для любой организации, – организационно-распорядительная деятельность, планирование, учет и отчетность и др. Есть специфические (отраслевые) функции, которые могут отсутствовать в организации: например, образовательная деятельность присуща не всякой организации.

Каждая управленческая функция реализуется через комплексную систему документов, характерных только для данной функции. Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам прохождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к оформлению, называется системой документации.

Системы документации могут быть функциональными и отраслевыми. В отраслевых системах документации происходит документирование соответствующих видов деятельности и отражение их специфики. Например, в систему документов по образованию (общему, среднему профессиональному, высшему, послевузовскому и т.п.) будут включены документы, характеризующие особенности образовательной деятельности в зависимости от вида образовательной организации. Соотношение функциональных и отраслевых систем документов в деятельности организации зависит от характера деятельности, компетенции организации и других факторов.

Но всегда в любой организации присутствует организационная, исполнительная и распорядительная деятельность, которая реализуется через систему организационно-распорядительной документации (ОРД). Организационно-распорядительная документация, в которой фиксируются решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц, тесно связана как с отраслевыми, так и с функциональными системами.

Система организационно-распорядительной документации представляет для других систем правовую основу, поэтому так важно и необходимо было провести унификацию этой системы документации. Унификация документов предполагает:

• установление номенклатуры действующих в рамках системы унифицированных форм документов;

• разработку единой модели (схемы) построения документов системы с использованием, как правило, формуляра-образца; разработку структур документов;

• создание общих синтаксических правил построения документов.

Регламентация делопроизводства ведется сразу в нескольких направлениях:

• законодательное и правое регулирование делопроизводства;

• нормативно-методическое регулирование делопроизводства;

Унификация и стандартизация документов:

• государственные стандарты (ГОСТ);

• отраслевые стандарты (ОСТ);

• классификаторы.

К законодательным и правовым актам в сфере информации и документации относятся:

• законы Российской Федерации;

• указы и распоряжения Президента;

• постановления и распоряжения Правительства;

• правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.) как общественного, так и ведомственного характера;

Законы и постановления

1. Конституция Российской Федерации. Принята 12 декабря 1993 г.

2. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 г. № 197-ФЗ.

3. Закон Российской Федерации от 21.07.1993 г. № 5485-1 «О государственной тайне» (в ред. от 06.10.1997 г. № 131-ФЗ, 30.08.2003 г. № 86-ФЗ, от 11.11.2003 N 153-ФЗ, от 29.06.2004 N 58-ФЗ, от 22.08.2004 N 122-ФЗ, с изм., внесенными Постановлением Конституционного Суда РФ от 27.03.1996 N 8-П, определениями Конституционного Суда РФ от 10.11.2002 N 293-О, от 10.11.2002 N 314-О).

4. Федеральный закон Российской Федерации от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

5. Федеральный закон от 10.01.2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи».

6. Федеральный закон Российской Федерации от 29 июля 2004 г. N 98-ФЗ «О коммерческой тайне».

7. Постановление Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 г. № 225 «О трудовых книжках».

Стандарты и руководящие документы

1. ГОСТ Р 6.30–2003. «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

   Формуляр-образец ОРД применяется как основа для построения любого вида организационно-распорядительного документа –— приказа, постановления, письма, протокола, акта – на бумаге форматов А4 и А5 (формат А4 – 210 x 297 мм, формат А5 – 210 х 148 мм) (рис.1, 2, 3).

   Формуляр-образец устанавливает следующие размеры полей, не менее: 20 мм – левое; 10 мм – правое; 20 мм – верхнее; 20 мм – нижнее. Левое поле документов необходимо для подшивки документов в дело, и оно должно обеспечивать свободное чтение текста документа после его подшивки в дело. Документ может быть также подшит в рабочую папку исполнителя в процессе его исполнения, поэтому левое поле документа почти всегда закрыто.

   При проектировании бланков в организации левое поле документа разрешается устанавливать 20 мм или увеличивать до 35 мм в зависимости от того, какие средства хранения документов будут применяться.

   Верхнее поле отводится для размещения реквизитов, которые не могут быть нанесены машинописным способом:

   • реквизит 01 «Государственный герб Российской Федерации»,

   • реквизит 02 «Герб субъекта Российской Федерации»,

   • реквизит 03 «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)». Эти реквизиты наносятся, как правило, на бланк документа заранее типографским способом.

   Реквизит 03 может оформляться с помощью персонального компьютера. На верхнем поле располагается реквизит 19 «Отметка о контроле», который, как правило, наносится рукописным способом или специальным штемпелем. Также на верхнем поле осуществляется нумерация второй и последующих страниц документа.

   Правое поле – 10 мм, оно не заполняется какими-либо реквизитами, служит для сохранности текста.

   Нижнее поле – 20 мм, над ним располагаются реквизиты, которые проставляются рукописным способом или специальным штемпелем.

   Формуляр-образец устанавливает определенные требования к построению конструкционной сетки.

   Конструкционная сетка – эта сетка, состоящая из горизонтальных и вертикальных линий, нанесенных на лист бумаги стандартного формата.

   ТОП 5 КНИГ ПРО ДОКУМЕНТООБОРОТ

   • Организация документооборота (технология)
   • Программа информатизации МБОУ (информатика)
   • Использование информационных технологий в дополнительном образовании
   • Авторская программа элективного курса «Информационные технологии в экономике»
   • Фрагмент дипломной работы по информатике «Разработка АИС «Интернет-Журнал»»

   В делопроизводстве существует ряд единых требований и правил оформления документов, которые установлены государственными нормативными актами-стандартами. Выполнение правил оформления документов обеспечивает их:

   • юридическую силу;

   • оперативное и качественное составление и исполнение;

   • организацию быстрого поиска;

   • компьютерную обработку с целью сокращения затрат труда и времени;

   Стандарт – документ, устанавливающий характеристики продукции, правила осуществления и характеристики процессов производства, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации, выполнения работ или оказания услуг в целях многократного использования. Формуляр документа – набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности.

   Бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.

   Любой документ содержит ряд элементов оформления (дату, подпись, печать и т. д.), которые называются реквизитами.

   Реквизиты – обязательные элементы оформления служебного документа.

   Каждый вид документа (приказ, письмо, акт и т. д.) имеет определенный набор реквизитов, которые располагаются и оформляются на документе в соответствии с требованиями установленными Госстандартом России.

   При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

   • Государственный герб Российской Федерации;

   • герб субъекта Российской Федерации;

   • эмблема организации или товарный знак;

   • код организации;

   • основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

   • идентификационный номер налогоплательщика\код причины постановки на учет (ИНН\КПП);

   • код формы документа;

   • наименование организации;

   • справочные данные об организации;

   • наименование вида документа;

   • дата документа;

   • регистрационный номер документа;

   • ссылка на регистрационный номер и дату документа;

   • место составления или издания документа;

   • адресат;

   • гриф утверждения документа;

   • резолюция;

   • заголовок к тексту;

   • отметка о контроле;

   • текст документа;

   • отметка о наличии приложения;

   • подпись;

   • гриф согласования документа;

   • визы согласования документа;

   • оттиск печати;

   • отметка о заверении копии;

   • отметка об исполнителе;

   • отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

   • отметка о поступлении документа в организацию;

   • идентификатор электронной копии документа.

   Некоторые реквизиты не изменяются при оформлении различных документов одного предприятия, как например: эмблема организации, наименование организации, справочные данные об организации. Поэтому эти реквизиты принято называть постоянными. Остальные реквизиты, фиксируемые при составлении конкретного документа, (наименование вида документа, дата документа и т. д.) на разных документах будут отличаться – поэтому их называют переменными.

   Особенно важным является правильное оформление таких реквизитов, как дата, подпись, печать, регистрационный номер, гриф утверждения, которые придают документу юридическую силу.

   Каждый документ можно разделить на три основные части:

   1) заголовочную часть (в нее входят реквизиты, расположенные до текста);

   2) основную часть (реквизиты «текст» и «приложения»);

   3) оформляющую часть (реквизиты, расположенные ниже теста и приложения).

   В документе реквизиты отделяются друг от друга 2–3 междустрочными интервалами.

   При подготовке документов рекомендуется применять текстовый процессор Word for Windows версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером № 12 (для оформления табличных материалов), 6-16. Для оформления реквизита «Наименование организации» допускается применять шрифты 6-24.

   При оформлении документов на двух и более страницах вторая и все последующие страницы нумеруются. Номера страниц должны быть проставлены посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова страница и знаков препинания.

   Рассмотрим более подробное оформление некоторых реквизитов.

   Реквизиты «Государственный герб РФ» и «Герб субъекта РФ» на документах, создаваемых в негосударственных структурах, не проставляются.

   «Эмблему организации или товарный знак» (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Нельзя заменять название предприятия или учреждения эмблемой.

   Эмблема должна быть зарегистрирована официально.

   Товарный знак запрещается использовать другим лицам.

   Если на бланке указан герб, то эмблема не воспроизводится.

   Товарный знак (эмблема) размещается на верхнем поле документа центровано относительно наименования организации.

   «Код организации» проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

   «Основной государственный регистрационный номер (ОГРН)» и «Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП)» проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

   Код формы документа.

   Код формы проставляется в случае, если соответствующая разновидность документа включена в классификатор согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД), класс 0200000. Этот реквизит печатается при составлении конкретного вида документа и включается в состав справочных сведений об организации в бланках писем, в остальных случаях проставляется рядом с наименованием вида документа.

   Пример оформления и расположения кода формы документа

   «Наименование организации», являющегося автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

   Над наименованием организации указывается сокращенное, а при его отсутствии – полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

   Наименование организации располагается под реквизитом «эмблема организации».

   Наименование организаций субъектов РФ, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов РФ, печатают на двух языках.

   Наименование организации на государственном языке субъекта РФ или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.

   Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного.

   Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

   Чрезвычайно важно для управленческой деятельности организации юридическое значение документа, так как они служат способом доказательства заключенной в них информации и представляют одну из форм выражения права.

   Одни документы, например правовые акты, судебные, нотариальные и арбитражные акты, договорная документация, изначально обладают юридической функцией, устанавливая, закрепляя и изменяя правовые нормы и правоотношения или прекращая их действия. Другие документы, к ним можно отнести практически любой документ, наделяются юридической функцией в случаях использования их как документа в суде, прокуратуре, нотариате, арбитраже и др.

   Формулировки служебных документов должны быть точными, безупречными в юридическом отношении, не допускающими двояких толкований.

   Документ имеет юридическую силу при наличии: даты, подписи, печати и грифа утверждения (в необходимых случаях), нотариального удостоверения (для документов, определенных нормативными правовыми актами).

   Язык деловой документации требует логичности, краткости, точности изложения аргументов, предложений, просьб, ссылок в случае необходимости на действующие законы и другие правовые акты. Следует пользоваться общеупотребительным словарным составом литературного языка, простым порядком слов в предложениях, употреблять набор устойчивых синтаксических конструкций, принятых для выражения таких часто возникающих ситуаций, как предупреждение («Предупреждаем, что в случае невыполнения…», «Невыполнение условий договора ведет к…» и т. д.), мотивация действий и др. Выражением гарантийных обязательств служит стандартная фраза: «Оплату гарантируем», выражением предупреждения – «… В противном случае дело будет передано в арбитраж».

   Официально-деловой стиль – это особенности языка служебных, в первую очередь организационно-распорядительных (акт, отчет, служебное письмо, постановление, приказ и т. д.), а также дипломатических документов.

   Официально-деловому стилю присуще использование слов только в тех значениях, которые признаются нормой общелитературного словоупотребления, а также в значениях, традиционных именно для деловых документов, которые не нарушают их стилистического единообразия и соответствуют общей тенденции стандартизации делового языка.

   Нейтральный тон изложения является нормой делового этикета. Личный, субъективный момент должен быть сведен к минимуму. Поэтому за пределами деловой речи оказываются, например, формы, обладающие эмоционально-экспрессивной окрашенностью (существительные и прилагательные с суффиксами субъективной оценки, междометия). Использование разговорных, просторечных, диалектных и т. п. слов и фразеологических оборотов в деловой речи недопустимо.

   Если по тексту документа требуется привести специальные термины, то они должны быть понятны, т. е. соответствовать принятому в данной отрасли или виде деятельности производственному языку, применяться однозначно, либо объяснены. Иностранные термины нежелательно употреблять, за исключением общеизвестных типа: маркетинг, дивиденды и т. п.

   В текстах документов не принято делать сокращений, кроме общеупотребительных: руб., коп., кг, м, стр., изд., и т. д.

   Слово – ключевая единица языка. Словами обозначают предметы, признаки, действия. Из слов состоят предложения – основное средство выражения мысли.

   Большую роль в речи играют местоимения. Особую роль играют местоимения. Они не обладают лексическим значением, однако в речи приобретают вполне конкретный смысл, поскольку заменяют полнозначные слова или указывают на них. Частицы, предлоги, союзы выполняют служебные функции – участвуют в образовании сложных форм слов, придают словам или предложениям дополнительные смысловые оттенки, служат средствами связи между словами или частями текста и т. д. Междометия – это речевые жесты, сигнализирующие об эмоциональном восприятии говорящим той или иной жизненной или речевой ситуации.

   Использование в деловой речи междометий не допустимо.

   Речевые ошибки, связанные с незнанием значения слова.

   Смысловая точность речи – одно из главных условий, обеспечивающих практическую, а нередко и правовую ценность делового текста. Неправильно выбранное слово сожжет исказить смысл сообщения, создать возможность двояко толковать ту или иную фразу и придать тексту нежелательную тональность, поэтому важно правильно употреблять отдельные слова и словосочетания.

   Паронимы – это близкие по звучанию однокоренные слова, различающиеся значением: гарантированный – гарантийный, поместить – разместить, вдохнуть – вздохнуть. Смешение паронимов является одним из наиболее грубых нарушений норм литературной речи.

   Синонимы – это слова с одинаковым или очень близким значением: будущий – грядущий, спешить – торопиться, построить – соорудить. Невнимание к оттенкам значений синонимов, незнание традиционных норм лексической сочетаемости может привести к смысловой ошибке.

   Плеоназм (от греч. – переизбыток) – это частичное совпадение значений слов, образующих словосочетание: памятный сувенир (сувенир – подарок на память), совместное сотрудничество (сотрудничество – совместное решение проблем, совместная работа). Наличие плеоназмов в тексте принято рассматривать как речевой недостаток, неумение выразить мысль точно и лаконично.

   Нарушением норм литературной правильности и культуры речи является также тавтология – смысловые повторы, которые возникают в тех случаях, когда в предложении соседствуют однокоренные слова: Польза от использования навесных агрегатов…; Следует учитывать следующие факты…; Данное явление полностью проявляется в условиях. Тавтологические повторы делают фразу неблагозвучной. Кроме того, они затрудняют ее восприятие, поскольку привлекают к себе особое внимание.

   Омонимы – это слова, совпадающие по звучанию, но различающиеся по смыслу: лук – «оружие» и лук – «растение»; брак – «супружество» и брак «изъян, дефект, недостаток».

   Употребление лексики устной речи.

   Учебное пособие: Основы делопроизводства

   Деятельность любого предприятия сопровождается составлением разных видов документов. Организационно-распорядительными документами (ОРД) называют документы, функционирующие в сфере управления. С помощью ОРД определяются функции и права органа управления, устанавливается структура и штаты подразделений, контролируют подведомственные объекты, фиксируются кадровые решения и т. д.

   Можно выделить следующие основные группы документов:

   1) организационные (уставы, положения, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка);

   2) распорядительные (приказы по основной деятельности, распоряжения, решения);

   3) справочно-информационные (акты, письма, факсы, докладные записки, справки, телефонограммы);

   4) документы по личному составу предприятия (приказы по личному составу, трудовые контракты, личные дела, личные карточки по форме Т-2, лицевые счета по зарплате, трудовые книжки);

   5) коммерческие документы (контракты, договоры);

   Схема оформления большинства организационно-распорядительных документов типична и строится по формуляру образцу. Оформляющая часть практически одинакова во всех документах. Отличаются только заголовочные части внутренних и внешних документов. Во внешних документах обязательно указываются справочные данные предприятия, на внутренних документах они не указываются. Различия в большей части касаются формы изложения и структуры текста.

   Целью распорядительных документов является регулирование деятельности, позволяющее органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач. В условиях единоличного принятия решений процедура издания распорядительных документов включает в себя следующие стадии:

   1) инициирование решения – обоснование необходимости издания распорядительного документа;

   2) сбор и анализ информации по вопросу;

   3) подготовка проекта распорядительного документа;

   4) согласование проекта документа;

   5) внесение проекта распорядительного документа на рассмотрение руководства;

   6) принятие решения (подписание документа);

   7) доведение распорядительного документа до исполнителей.

   Рассмотрим наиболее часто используемые виды документов управления.

   Внутренняя деятельность предприятия регулируется его Уставом или Положением, в которых отражаются основания его организации и правовой статус, выполняемые функции, права, обязанности, ответственность, формы собственности, взаимоотношения с партнерами и государственными органами, порядок реорганизации и ликвидации.

   Инструкция – нормативный документ, утвержденный руководителем предприятия или его подразделения, в котором определены права, обязанность и ответственность работников предприятия.

   Инструкции могут быть индивидуальными и типовыми.

   Разновидностью инструкции является должностные инструкции, в которых определяются права и обязанности должностных лиц. Они разрабатываются на основе типовых инструкций для определенных категорий работников. В формуляр инструкции входят следующие реквизиты:

   • наименование учреждения;

   • наименование структурного подразделения;

   • название вида документа (инструкция);

   • гриф утверждения;

   • дата;

   • индекс;

   • место издания;

   • заголовок;

   • подпись.

   Инструкция подлежит обязательному утверждению специальным распорядительным актом (приказом) или непосредственной подписью руководителя в грифе утверждения. Текст инструкции делится на разделы и пункты. Наиболее удобной формой утверждения инструкций является приказ. В приказе устанавливается срок введения инструкции, ответственный исполнитель, перечисляются организационные мероприятия, необходимые для введения инструкции в действие.

   Приказ – это нормативный документ, издаваемый руководителем предприятия для решения каких-либо задач (приказы по основной деятельности и приказы по личному составу).

   По основной деятельности приказы издаются при:

   • создании, ликвидации или реорганизации структурных подразделений;

   • утверждении положений о структурных подразделениях и должностных инструкций;

   • введение новых стандартов;

   • изменении графика работы предприятия и т. д.;

   По личному составу – при:

   • назначении работников на должность;

   • при освобождении от должности;

   • при перемещении по службе;

   • поощрениях или взысканиях;

   • уходе сотрудников предприятия в очередной отпуск и т. д.

   Приказы (распоряжения) оформляются на общем бланке, а формуляр приказа включает следующие реквизиты:

   • название вида документа (ПРИКАЗ);

   • дату (датой приказа является дата его подписания);

   • порядковый номер приказа;

   • место издания приказа;

   • индекс документа;

   • заголовок к тексту;

   • текст;

   • подпись руководителя;

   • отметку о согласовании;

   • фамилию и номер телефона исполнителя;

   Распоряжения заголовка не имеют.

   Текст отделяется от заголовка 2–3 междустрочными интервалами, печатается шрифтом размером № 13 через 1,5 интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля.

   Текст приказа состоит из двух частей – констатирующей и распорядительной. В констатирующей части излагаются цели и причины издания приказа, дают ссылку на документ, послуживший основанием для издания данного приказа. В распорядительной части излагают предписываемые действия, называют должностных лиц, ответственных за их исполнение и сроки исполнения.

   Начинается распорядительная часть словом ПРИКАЗЫВАЮ, может делиться на разделы и пункты, которые оформляются арабскими цифрами с точками. Если приказ предусматривает изменение или отмену других действующих приказов, то в тексте указывают, какие приказы утратили силу.

   Если приказ вводит в действие какие-либо документы (инструкции, правила, положения), то они оформляются в виде приложения к приказу.

   Под документооборотом понимается движение документов в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в архив. Сюда включают операции приема, распределения, регистрации, контроля исполнения, выдачи справок, формирования дел, предархивной обработки, хранения и использования документов.

   От правильной, рациональной организации документооборота зависят быстрота прохождения документа, оперативность решения затронутого в нем вопроса, равномерность нагрузки подразделений и должностных лиц.

   Работа с документами предприятия может быть представлена в виде следующей технологической цепочки операций:

   • прием входящих документов;

   • предварительное рассмотрение (разметка секретарем);

   • регистрация документов;

   • доклад руководителю о полученных документах;

   • принятие решения руководителем;

   • направление документов на исполнение;

   • контроль исполнения документов;

   • исполнение документов;

   • формирование документов в дела;

   • использование документов в справочно-информационной работе;

   • определение сроков хранения документов (передача в архив, дальнейшее использование, уничтожение документов).

   Степень совершенства технологической системы работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства предприятия документированной информацией.

   В документационном обеспечении предприятия можно выделить три основных группы документов: входящие документы (поступающие), исходящие документы (отправляемые), внутренние документы.

   Регистрация может проводиться для всех групп документов, прежде всего для входящих документов. Многие предприятия не ведут регистрацию внутренних документов.

   Работа по исполнению и контролю исполнения документов охватывает внутренние, входящие документы и только, как исключение, исходящие.

   Со стадии формирования дел все группы документов проходят одни и те же операции, кроме входящих документов, которые, за редким исключением, не передаются на архивное хранение.

   Для установления единого порядка составления документов и организации работы с ними на предприятии разрабатывается инструкция по делопроизводству, которая содержит образцы правильно оформленных документов и правила работы с ними.

   Прием и обработка входящих документов осуществляется секретарем– референтом.

   Поступившие документы проходят следующие этапы:

   • первичную обработку;

   • предварительное рассмотрение, разметку;

   • регистрацию;

   • рассмотрение документов руководством;

   • направление на исполнение;

   • контроль исполнения;

   • исполнение документов;

   • подшивку документов в дела.

   Первичная обработка входящих документов заключается в проверке правильности доставки писем. Вскрываются все конверты, за исключением личной корреспонденции (с пометкой «лично»). Затем проверяется правильность адресования вложенного в конверт документа, количество листов документа, наличие приложений к ним. При отсутствии приложений или листов документа ставится в известность отправитель письма и делается отметка на самом документе и в журнале регистрации входящих документов в графе «Примечание».

   • Нельзя вскрывать конверты с надписью «лично».

   • Составьте акт, если текст документа поврежден или отсутствуют приложения.

   • Отправьте один экземпляр акта вместе с полученными документами адресату.

   • Перешлите по нужному адресу ошибочно доставленную корреспонденцию.

   • Заказные письма принимаются под расписку.

   • Проставьте время получения на документе, который имеет надпись «срочно».

   Конверты, как правило, уничтожают, за исключением тех случаев, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, дату отправки и дату поступления или когда на конверте имеются пометки «конфиденциально», «срочно».

   Предварительное рассмотрение входящих документов проводится с целью распределения документов на регистрируемые и нерегистрируемые документы.

   На регистрируемых документах проставляется входящий номер, дата поступления документа в организацию.

   Далее входящие документы направляются руководителю. Руководителю предприятия передаются на рассмотрение наиболее важные и срочные, из поступивших, документы.

   При предварительном рассмотрении выясняется также, не нуждаются ли документы, передаваемые руководителю, в подборе дополнительных материалов: предыдущей переписки, контрактов, нормативных документов и т. д. Эти документы подбираются секретарем-референтом и передаются вместе с входящим документом руководителю предприятия.

   Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные структурному подразделению или конкретно работнику фирмы.

   Руководитель предприятия рассматривает входящий документ и с резолюцией, отражающей его решение и реальные сроки исполнения, направляет исполнителю через секретаря. Секретарь вносит резолюцию в регистрационный журнал. Если в резолюции указано несколько исполнителей, то документ передается первому в списке, который считается ответственным исполнителем.

   Исполнитель, работая с документом, готовит ответ, который направляется руководителю на подпись (вместе с сопроводительными материалами, которые использовались при подготовке ответа).

   Секретарь (при необходимости) осуществляет контроль за исполнением входящего документа.

   Секретарь получает от исполнителя инициативное письмо и помещает его в соответствующее дело для дальнейш��го хранения и использования, а ответ направляет адресату.

   За последние годы профессия секретаря-референта претерпела существенные изменения. И не зря секретаря принято называть «лицом фирмы», «правой рукой руководителя». Действительно, на секретаре сходятся все внутренние и внешние связи предприятия. Именно секретарь должен быть безупречным связующим звеном между руководителем и сотрудниками, между руководителем и его деловыми партнерами, отвечая по телефону, организуя приемы, совещания, презентации, обмениваясь деловыми бумагами.

   С появлением персональных компьютеров на рабочем столе секретаря упростились процедуры подготовки документов, их регистрации, поиска и хранения. Но в тоже время возросла роль секретаря как организатора, диспетчера, консультанта.

   В связи с этим появились новые требования к личности и профессиональным качествам секретаря-референта, появились варианты названия секретарской должности: ассистент, помощник по общим вопросам, представитель дирекции, офис-менеджер и т. д.

   От профессионального уровня секретаря во многом зависит престиж фирмы.

   Большое значение имеет то, как секретарь организует работу с документами. Неряшливо оформленный служебный документ, орфографические и логические ошибки, не вовремя и не по адресу отправленный документ, письмо или факс, забывчивость и небрежность могут нанести большой ущерб делу. Кроме того, секретарь должен быть всегда в форме: продумано и опрятно одет, уметь быстро, и квалифицировано выполнять данные ему поручения, уметь спокойно, без резкости и суеты решать вопросы в рамках своей компетентности. Секретарю приходится сталкиваться с большим разнообразием решаемых задач, значительными различиями в них по степени трудности, необходимостью выполнять параллельно несколько работ.

   Чтобы достичь высокого уровня квалификации, секретарь должен развивать в себе необходимые для этого деловые и личностные качества, работать над своим характером, образованием, развивая хороший вкус.

   В сложившейся практике оценки труда секретарей принято выделять следующие деловые качества:

   1) профессиональное мастерство;высокий уровень базового образования, умение работать на компьютере, знание основ работы с документами, хорошее знание русского и иностранного языка.

   2) организаторские качества;умение организовать свое рабочее место, рационально спланировать распределение обязанностей по времени, обеспечить своевременное выполнение каждодневных операций;

   3) ответственность и надежность;умение нести ответственность за задачи, возложенные руководителем.

   4) инициативность;умение принимать самостоятельные решения и проявлять инициативу в рамках вопросов своей компетенции, не дожидаясь специальных указаний руководителя.

   5) пунктуальность, исполнительность;точное и своевременное исполнение поручений и документов, своевременная информация о встречах, переговорах, совещаниях; умение правильно спланировать мероприятия и строго выполнять их в установленное время.

   6) осведомленность;хорошо ориентироваться в вопросах того направления деятельности, в котором работает его руководитель и предприятие в целом; быть в курсе событий, происходящих в подразделении и учреждении.

   7) преданность работе, дипломатичность, умение хранить служебную тайну;любовь к избранной профессии, понимание ее важности, стремление к постоянному совершенствованию профессионального мастерства; секретарь должен быть тактичен, вежлив и доброжелателен с собеседником, независимо от личного отношения к нему. Недопустимо разглашать информацию, имеющую секретный характер, а также информацию, которая может нанести ущерб делу или отдельным лицам.

   8) хорошая память;развивается секретарем за счет своих способностей, запоминания информации, за счет рационального использования современной оргтехники и справочно-информационного аппарата. В современной науке имеется ряд рекомендаций по развитию зрительной и слуховой памяти. Хорошо использовать такие приемы, как подчеркивание основных слов текста, выделение главной мысли и опорных моментов текста, запоминание их путем многократного повторения. Помогают секретарю в развитии памяти различные справочники, картотеки и т. п.

   Для того, чтобы развивать и вырабатывать названные деловые качества, секретарю необходимо воспитывать в себе и целый ряд личных качеств.

   Большинство из этих качеств закладывается в человеке воспитанием в семье и школе. В зависимости от полученного воспитания степень их развития у разных людей различна, многое здесь определяется индивидуальными наклонностями, привычками, типом нервной системы. Выделим наиболее существенные качества, необходимые секретарю.

   9) коммуникабельность – умение легко устанавливать контакт с самыми разными по характеру людьми;

   10) интеллигентность – умение секретаря тактично и вежливо вести беседу, сдерживать и не проявлять отрицательные эмоции, соблюдать принятые в обществе нормы поведения и общения, следить за культурой своего внешнего вида и рабочего места;

   11) аккуратность – следует помнить, что «секретарь-лицо учреждения», а лицом самого секретаря является качество выполняемой им работы, культура рабочего места и внешнего вида;

   12) доброжелательность – вежливость и любезность, создание психологического комфорта в офисе. В разговоре нужно употреблять вежливые формы, не допускать фамильярности, обращения на «ты». Любой человек, обратившийся за помощью к секретарю, должен быть уверен, что все возможное будет сделано.

   13) любознательность – желание повышать свой уровень знаний, интересоваться новинками специальной литературы, осваи��ать смежные области работы.

   Специалистами выделяются три возможных подхода к имиджу:

   1) функциональный (имиджи классифицируют по их функционированию);

   2) контекстуальный (имиджи подразделяют в зависимости от контекста);

   3) сопоставительный (в основу положено сравнение близких имиджей).

   Это организованная система управления документами, например электронными картотеками, которые ваша организация может использовать в качестве основы для организации всех цифровых и бумажных документов.

   Любые печатные копии документов могут быть просто загружены непосредственно в систему управления документами с помощью сканера. Часто системы управления документами позволяют пользователям вводить метаданные и теги, которые можно использовать для организации всех сохранённых файлов.

   Большая часть программного обеспечения для управления документами имеет встроенную поисковую систему, которая позволяет пользователям быстро перемещаться даже по самым обширным библиотекам документов для доступа к соответствующему файлу.

   Не беспокойтесь — большинство систем управления документами имеют настройки разрешений, обеспечивающие доступ к привилегированной информации только соответствующему персоналу.

   • Хранение документов различных типов, в том числе текстовых файлов, электронных писем, PDF-файлов и электронных таблиц.
   • Поиск по ключевым словам.
   • Разрешенный доступ к определенным документам.
   • Инструменты мониторинга, чтобы увидеть, какие пользователи имеют доступ к каким документам.
   • Инструменты управления версиями, которые отслеживают изменения в документах и ??восстанавливают старые версии.
   • Средства управления, когда устаревшие документы могут быть удалены.
   • Поддержка мобильных устройств для доступа, редактирования и обмена документами.

   Выбор правильной системы управления документами начинается с точной оценки ваших организационных потребностей. Один из самых больших вариантов, который вы должны сделать сразу — это решить, хотите ли вы локальное или облачное решение.

   Каждый тип системы предлагает одинаковую функциональность, но есть несколько ключевых отличий в способах обслуживания и хранения данных.

   Образец оформления телефонограммы

   Локальное решение требует, чтобы вы использовали свои собственные серверы и хранилище, а это значит, что вам нужно выполнять собственное обслуживание. Вы также будете нести ответственность за безопасность всех ваших данных, поэтому важно сделать резервную копию.

   Этот вариант обычно имеет смысл для крупных компаний с выделенными ИТ-ресурсами из-за его высоких технических требований, но он также предоставляет вам прямой контроль над собственной системой.

   Техническая поддержка и обновления программного обеспечения от поставщика обычно зависят от того, будете ли вы постоянно обновлять пакет годовой подписки.

   Облачное программное обеспечение размещается у вашего провайдера и доступно для вашей организации в Интернете. Как правило, облачные решения взимают ежемесячную или годовую плату, которая включает в себя все обслуживание и обновления программного обеспечения.

   В зависимости от выбранной вами системы и необходимых вам функций, цены на облачные системы могут варьироваться от нескольких долларов на пользователя в месяц до более чем 100 долларов.

   4.1 История автоматизации и компьютеризации делопроизводства

   Развитие человечества во многом связано с развитием документа как средства запечатления информации. От наскальных росписей он приходит к клинописным табличкам, изготавливает папирус, пергамент и, наконец, бумагу. Для массового размножения документов появляется типография.

   Однако механизация изготовления отдельного документа пришла значительно позже. Документы еще долго пишутся от руки и только изобретение печатающей машинки, получившей распространение в конце XIX в. под названием «ремингтон» (по фамилии американского техника Remington, ее изобретателя), принесло механизацию в этот процесс. Затем появились электрические пишущие машинки, позволившие увеличить скорость печати и облегчить труд машинисток, особенно печать нескольких экземпляров документов под копирку.

   Параллельно во 2-й половине XX в. появляются первые ЭВМ, предназначенные первоначально для выполнения сложных вычислений. Первый компьютер, называвшийся ENIAC и созданный в 1946 г., весил 30 т и имел площадь 200 м². В 1968 г. во всем мире насчитывалось лишь 30 тыс. компьютеров. В основном это были большие универсальные ЭВМ и «мини-компьютеры» размером с холодильник. Программы вводились в них при помощи перфокарт и позволяли выполнять примитивные расчеты.

   С конца 1960-х гг. на базе больших ЭВМ (мэйнфреймов [mainframe]), примером которых являются использовавшиеся в нашей стране вычислительные машины серии ЕС, начинают внедряться автоматизированные системы управления (АСУ). Эти системы позволяли производить централизованную обработку данных масштаба отрасли или крупного предприятия. АСУ-контроль, АСУ-кадры и др. активно внедрялись в сферу управления.

   Затем появились персональные компьютеры, которые быстро получили распространение в сфере управления, в первую очередь в качестве текстовых редакторов — своеобразной электронной пишущей машинки с практически неограниченным объемом памяти. С начала 1990-х гг., с появлением графического интерфейса, поддерживающего принцип WYSIWYG (What You See Is What You Get — Что вы видите — то получите), другими словами — что на экране, то и на бумаге, и с дальнейшим развитием возможностей компьютеров, они прочно утвердились в качестве необходимого атрибута любого офиса.

   Сегодня компьютер позволил кардинально реформировать сферу управления и теперь является обязательным условием ее нормального функционирования.

   4.2 Задачи персонального компьютера

   Документ многофункционален. Его главное назначение — запечатлеть, зафиксировать информацию, чтобы ee можно было передать на расстояние и использовать во времени.

   Поэтому первая задача в сфере управленческого труда, на решение которой был использован персональный компьютер, — это создание документов, т.е. фиксация информации.

   Созданный документ надо передать адресату. Компьютер становится средством коммуникации. Для передачи документов внутри организации компьютеры связывают между собой — создаются локальные сети; появляются средства передачи документов по телефонным линиям связи, позволяющие быстро переслать документ в другую страну или даже часть света. Коммуникативная функция, т.е. передача документа на расстояние — это вторая задача использования компьютера.

   Полученные документы обрабатываются, их необходимо зарегистрировать и проконтролировать исполнение. Регистрация и контроль исполнения — третья задача, решаемая специальным программным обеспечением.

   И, наконец, четвертая задача — сохранение и быстрый поиск информации, т.е. организация хранения документов и информационно-справочная работа. Компактность хранения, быстрый поиск необходимого документа, создание подборок документов по заданной тематике — все это достигается путем создания электронного архива.

   4.3 Системные программы

   К числу прочих системных программ можно отнести программы-оболочки, которые не заменяют операционную систему, но предоставляют пользователю более удобное «общение» с ней, и вспомогательные программы (утилиты). Чаще всего используются утилиты следующих типов:

   — программы резервирования — позволяют быстро скопировать на съемные носители интересующую вас информацию;

   — антивирусные программы — предназначены для предотвращения заражения компьютера вирусом и ликвидации последствий их деятельности;

   — архиваторы. — программы, позволяющие «сжимать» файлы при создании копий, в несколько раз уменьшают размер архивируемого файла за счет оптимальной его организации;

   — программы-русификаторы — приспосабливают другие программы для работы с русскими буквами;

   — программы, для динамического сжатия дисков — создают квазидиски, информация которых в сжатом виде хранится на обычных (настоящих) дискетах в виде файлов, что позволяет хранить на дисках больше данных;

   — программы, для оптимизации дисков — позволяют обеспечить более быстрый и удобный доступ к информации на дисках за счет оптимальной организации файловой структуры.

   Изменения 2021 года госты делопроизводство

   • Деловая переписка, Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М., Анодина Н.Н., 2006
   • Управление изменениями, Учебник для бакалавров, Блинов А.О., Угрюмова Н.В., 2020
   • Школа менеджмента, Книга практикующего руководителя и бизнес-тренера, Димитриева З.М., 2008
   • Управление проектами, программами, Том 2, Реализация проектов, Арсеньев Ю.Н., Давыдова Т.Ю., 2021

   Следующие учебники и книги:

   • Логистика, Савенкова Т.И.
   • Управление грузовыми потоками в транспортно-логистических системах, Миротин Л.Б., Гудков В.А., 2010
   • Управление рисками, Балдин К.В., Воробьев С.Н., 2012
   • Эффективное делопроизводство, Клоков И.В., Пташинский В.С.

   Предыдущие статьи:

   • Документоведение и делопроизводство, Охотников А.В., Булавина Е.А., 2005
   • Документирование управленческой деятельности, Крылова И.Ю., 2005
   • Оформление служебных документов, Рекомендации на основе ГОСТ Р 6.30-2003, Ларин М.В., Сокова А.Н., 2006
   • Кадровая служба предприятия, Захаркина О.И., 2007

   >

   ---

   • Книги и учебники по 1С предприятию 7.7, 8 версий, настройка и программирование
   • Обучение бухгалтерии, бухгалтерскому учету, презентации по бухгалтерии
   • Книги и учебники по маркетингу
   • Книги и учебники по экономике
   • Книги и учебники по финансам
   • Обучение экономике, презентации по экономике
   • Книги и учебники по предпринимательству
   • Обучение предпринимательству, презентации по предпринимательству
   • Книги и учебники по бухгалтерии
   • Экзамены по Экономике
   • Книги и учебники по бизнесу
   • Экзамены по Менеджменту
   • Экзамены по Рекламе
   • Экзамены по Маркетингу
   • Словари по экономике
   • Книги по товароведению
   • Все книги по экономике

   Организация работы с документами на протяжении их жизненного цикла регулируют нормы и правила, которые устанавливают, во-первых, законодательство в сфере информации и документации, во-вторых, – локальные нормативные акты (далее – ЛНА) организации, которые разрабатывают в соответствии с действующим законодательством.

   Наряду с инструкцией по делопроизводству в организациях могут разрабатывать и иные нормативные документы по делопроизводству: правила, положения, регламенты, порядки, которые регулируют работу с отдельными видами или комплексами документов (например, положение о внутренних нормативных документах организации, положение о ведении договорной работы и т.д.). Также разрабатывают ЛНА, которые регламентируют административные или бизнес-процессы (например, регламент контроля исполнения документов (поручений)). Кроме этого, работа в системе электронного документооборота (далее – СЭД) происходит в соответствии с инструкциями, которые разрабатывают поставщики программного обеспечения.

   Основными НПА по делопроизводству, прямо предназначенными для разработки инструкций по делопроизводству, являются Примерная инструкция по делопроизводству и Правила делопроизводства 2021. Рассмотрим их подробнее.

   Примерная инструкция по делопроизводству

   Согласно п. 1.3 Примерной инструкции по делопроизводству, в этом документе установлены требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в делопроизводстве государственных организаций.

   Понятие «государственная организация» в российском законодательстве не определено. На практике так называют организации различных организационно-правовых форм, основной признак которых – государственная собственность на имущество организации.

   В Схеме 2 приведем классификацию государственных организаций.

   [attention type=yellow]

   Примерная инструкция по делопроизводству разработана в целях совершенствования делопроизводства и повышения эффективности работы с документами независимо от вида носителя (бумажного и электронного). Во всех разделах этого НПА отмечены особенности работы с документами в условиях СЭД.

   [/attention]

   Примерная инструкция по делопроизводству охватывает весь жизненный цикл документа в делопроизводстве: от подготовки проектов документов, включения их в документооборот организации и до систематизации документов в пределах документального фонда и организации их отбора для передачи в архив организации.

   Примерная инструкция по делопроизводству устанавливает, что на ее основе в организации разрабатывают индивидуальную инструкцию по делопроизводству, утверждаемую руководителем.

   Отмечено, что в целях организации работы с документами в филиалах организации и обособленных структурных подразделениях могут быть введены инструкции по организации работы с документами, дополняющие индивидуальную инструкцию по делопроизводству организации, но не противоречащие ей.

   Основными НПА в сфере архивного дела и делопроизводства являются Правила 2015, Перечень 2007, Перечень 2010 и Примерное положение об ЭК. Рассмотрим их подробнее.

   Правила 2015

   На основании положений этого НПА организуют хранение документов в архивах организаций. Правила 2015 предназначены для государственных органов, органов местного самоуправления, организаций, создающих архивы в целях хранения архивных документов, образовавшихся в процессе их деятельности.

   Правила 2015 закрепляют понятие документального фонда как совокупности документов, образовавшихся в деятельности организации.

   В документе отмечено особое значение номенклатуры дел организации: чтобы создать документальный фонд, следует составить номенклатуру дел, сформировать и оформить дела на основе законодательных и нормативных правовых актов России, перечней типовых архивных документов с указанием сроков их хранения.

   Правила 2015 также используют при разработке инструкции по делопроизводству организации. Именно этот документ содержит основные положения о номенклатуре дел организации и форму этого документа, а также формы других документов, создаваемых при подготовке дел к передаче в архив организации (описи дел, акты о выделении документов к уничтожению).

   Перечень 2007, Перечень 2010 и Перечень 2021

   Перечень 2007 устанавливает сроки хранения в зависимости от того, в деятельности какой организации они подлежат хранению. Сроки хранения документов дифференцированы по четырем звеньям (группам) организаций, исходя из установившегося порядка документирования научной, научно-технической, производственно-технической, проектной и строительной деятельности:

   • в первом звене представлены организации, утверждающие или согласовывающие документы;
   • во втором звене – организации – разработчики (авторы) документов, функциями которых является проведение научно-исследовательских, научно-технических, геолого-геодезических, производственно-технических, учетно-технических и учетно-регистрационных работ, разработка программных комплексов, проектов строительства объектов недвижимости, автоматизированных систем, земле- и лесоустроительных работ, выполнение экспертных, надзорных и контрольных функций в научной, научно-технической, производственно-технической, проектной и строительной деятельности;
   • в третьем звене – организации-заказчики;
   • в четвертом звене – эксплуатационные и иные хозяйствующие организации.

   Если Перечень 2007 используют далеко не все организации, а лишь те, в деятельности которых образуются включенные в перечень научно-технические и производственные документы, то Перечень 2010 используют фактически все. Исключения составляют лишь те организации, которые используют так называемые ведомственные перечни документов, которые включают не только ведомственную (отраслевую) документацию, но и типовую управленческую документацию.

   
   

   Похожие записи:

   • Банки не проверяющие кредитную историю 2021
   • Что положено беременным в 2021 в СПБ
   • Размер вычетов по НДФЛ 2021