Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Закон о ведении кассовых операций 2021». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Больше нет обязательного срока для сдачи в бухгалтерию авансового отчёта и подтверждающих документов. Раньше работник должен был отчитаться в течение трёх рабочих дней:
- либо со дня выхода на работу,
- либо со дня, следующего за истечением срока, на который выданы деньги.
Теперь руководители сами решают, когда работникам отчитываться. Новый срок надо прописать в локальных документах или указывать в каждом приказе о выдаче денег под отчёт.
Новые правила кассовых операций и выдачи наличных под отчёт в 2021 году
ОП теперь могут не вести кассовую книгу, если не хранят наличные и после каждой смены передают их в кассу юрлица.
До поправок все ОП, которые принимали и выдавали наличные, должны были вести кассовую книгу. Если расчётного счёта не было, обязанность тоже сохранялась. За отсутствие своей книги налоговики штрафовали компании на 50 тыс. рублей, а руководителей на 5 тыс. рублей.
По общему правилу кассовые операции ведутся в кассе кассовым или иным уполномоченным на это работником.
Если ранее юридическое лицо и индивидуальный предприниматель могли вести кассовые операции с применением программно-технических средств, теперь им предоставлена возможность применять автоматические устройства, функционирующие в автоматическом режиме без участия работника (автоматическое устройство). Таким образом, роль кассира перестает быть главной.
При этом автоматические устройства, конструкция которых предусматривает прием и (или) выдачу банкнот ЦБ РФ, должны иметь функцию распознавания на всей площади банкноты не менее четырех машиночитаемых защитных признаков банкнот ЦБ РФ, указанных в абз. 14 – 19 п. 1.1 Положения ЦБ РФ от 29.01.2018 № 630-П.
В соответствии с действующим порядком обособленные подразделения ведут кассовую книгу 0310004 и передают юридическому лицу копию листа кассовой книги в порядке, установленном юридическим лицом с учетом срока составления им бухгалтерской (финансовой) отчетности. Эта норма действует и далее без изменений. Но теперь в случае, если обособленное подразделение не осуществляет хранение наличных денег и по окончании проведения кассовых операций сдает наличные в кассу юридического лица, ему разрешается не вести кассовую книгу.
Порядок ведения кассовых операций: перезагрузка
Согласно новым правилам выдача кассиром банкнот ЦБ РФ, имеющих одно и более повреждений, указанных в абз. 6 – 15 п. 2.9 Положения ЦБ РФ № 630-П, не допускается. Такие денежные купюры сдаются в банк или в организацию, входящую в систему ЦБ РФ.
Идентификация получателя наличных денег.
Согласно ранее действовавшему порядку кассир мог выдать наличные после проведения идентификации получателя денег по предъявленному им паспорту или другому документу, удостоверяющему личность в соответствии с требованиями законодательства РФ, либо по предъявленным получателем наличных средств доверенности и документу, удостоверяющему личность. Также устанавливался порядок проверки доверенности и порядок работы с доверенностью, оформленной на несколько выплат или на получение наличных денег у разных юридических лиц, индивидуальных предпринимателей.
Теперь порядок работы кассира с доверенностями утратил силу, а кассир должен удостовериться в том, что выдача наличных денег осуществляется лицу, указанному в расходном кассовом ордере 0310002 (расчетно-платежной ведомости 0301009, платежной ведомости 0301011).
Таким образом, кассир обязан удостовериться, что выдает наличные лицу, указанному в расходном документе, но как это он будет делать, не устанавливается. Соответственно, предъявление паспорта при получении наличных денег перестает быть обязательным.
Уточнено, что прием в кассу юридического лица наличных денег, изъятых из автоматического устройства, также как и сдаваемых обособленным подразделением, осуществляется по приходному кассовому ордеру 0310001. Выдача из кассы юридического лица обособленному подразделению наличных денег, необходимых для проведения кассовых операций, а также для загрузки автоматического устройства, осуществляется по расходному кассовому ордеру.
Отдельные коррективы внесены в порядок выплаты заработной платы и других сумм наличными денежными средствами, а именно в порядок депонирования.
Известный всем порядок гласил: в последний день выдачи наличных, предназначенных для выплат зарплаты, стипендий и других выплат, кассир в расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости) проставляет оттиск печати (штампа) или делает запись «депонировано» напротив фамилий и инициалов работников, которым не проведена выдача денег, подсчитывает и записывает итоговую сумму фактически выданных средств и сумму, подлежащую депонированию, сверяет указанные суммы с итоговой суммой в расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости), проставляет свою подпись на расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости) и передает ее для подписания главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии – руководителю).
Теперь данный порядок отменен.
Привычный порядок выдачи подотчетных сумм остается прежним в той части, что для выдачи наличных денег работнику под отчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, расходный кассовый ордер должен оформляться согласно распорядительному документу юридического лица, индивидуального предпринимателя либо письменному заявлению подотчетного лица.
Но если ранее было уточнено, что заявление «подотчетника» составлялось в произвольной форме, то теперь это упоминание исключено. Можно предположить, что ЦБ РФ разработает какую-либо форму заявления на выдачу подотчетных сумм, но пока ее нет, можно выдавать подотчетные средства по заявлениям, составленным в произвольной форме или по форме, разработанной в организации (ИП).
Кроме этого, ранее в данном заявлении нужно было указать сумму наличных и срок, на который они выдаются; обязательными реквизитами были подпись руководителя и дата. Теперь такие требования отсутствуют.
Согласно рассматриваемым новшествам распорядительный документ юридического лица, индивидуального предпринимателя допускается оформлять на несколько (а не на каждую, как ранее) выдач наличных денег одному или нескольким «подотчетникам» с указанием фамилии (фамилий) и инициалов, суммы (сумм) наличных денег и срока (сроков), на который они выдаются.
Суммы сверх установленного лимита должны сдаваться в банк.
Правда, превышение допускается в дни выплаты зарплаты/иных выплат, включая день получения наличных в банке на эти цели, а также в выходные/нерабочие праздничные дни (если фирма проводит в эти дни кассовые операции). В этом случае никакие штрафные санкции фирме и ее должностным лицам не грозят.
В той или иной мере нововведения в порядке ведения кассовых операций коснулись всех хозяйствующих субъектов. В частности:
- индивидуальных предпринимателей и организаций, являющихся субъектами малого предпринимательства (критерии малых предприятий вы найдете в этой статье);
- организаций, не относящихся к малым;
- организаций, имеющих обособленные подразделения;
- лиц, использующих ККТ или бланки строгой отчетности (подробнее об учете денежных средств при использовании онлайн-касс читайте здесь);
- работодателей, выдающих деньги сотрудникам под отчет.
Рассмотрим теперь эти изменения подробнее.
Нормативный правовой акт, которым регулируется ведение кассы – Указание Банка России от 11.03.14 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства». В этот документ Указанием Центрального Банка России от 19.06.2017 №4416-У внесены поправки. Изменения начнут действовать через 10 дней после опубликования (документ опубликован 8 августа). Следовательно, порядок ведения кассовых операций меняется с 19 августа 2021 года.
Но для чего потребовалось корректировать положение о порядке ведения кассовых операций? Главный ответ мы можем найти в пояснительной записке к проекту комментируемых поправок:
Что следует из пояснительной записки
Разработка проекта обусловлена внедрением с 1 июля 2021 года онлайн контрольно-кассовой техники (онлайн касс), обеспечивающей хранение фискальных данных в фискальных накопителях. См. «Онлайн кассы с 1 июля 2021 года».
Проектом поправок уточняется порядок оформления приходного кассового ордера 0310001, а также предусматривается оформление расходного кассового ордера 0310002 на общую сумму принятых, выданных наличных денег при применении юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями контрольно-кассовой техники.
Таким образом, приход и расход средств будут сверяться с передаваемыми в ИФНС онлайн данными.
Также уточняется порядок оформления кассовых документов в электронном виде и актуализируются отдельные положения Указания № 3210-У. Расскажем подробнее о наиболее значимых коррективах в кассовой дисциплине с 19 августа 2021 года.
Прежде всего, составьте свой собственный список требований к кассе. Определиться с требованиям вам помогут ответы на простые вопросы о вашей торговой точке.
Собираетесь ли вы использовать кассу, как средство автоматизации бизнеса? Если да, то вам понадобится касса, которая умеет работать с распространенными товароучётными системами (1С и производными). Если не собираетесь — выбирайте кассу, которая, по крайней мере, умеет выгружать данные о продажах в таблицы Excel.
Продаете ли вы или собираетесь продавать алкоголь? Если ответ положительный, то касса должна быть адаптирована для ЕГАИС, то есть поддерживать работу с УТМ и иметь функции, например, списания остатков.
Есть ли у вас знакомый или штатный айти-специалист? Теперь касса — это ИТ-система, в которую входит не только кассовый аппарат, но также интернет-соединение, связь с ОФД и криптографическое средство. Если у вас в штате не предусмотрен сотрудник, который сможет провести оперативную диагностику всей системы в случае поломки, то имеет смысл заключить договор с сервисным центром.
Порядок ведения кассовых операций в 2020 — 2021 годах
Допустим, у вас небольшой магазин «у дома»: в ассортименте есть пиво и другой некрепкий алкоголь. Торговля идёт хорошо, но вы хотите увеличить продажи, не замораживая при этом, большие суммы в товаре. В штате у вас есть 1 кассир, ему на смену выходите вы лично.
Получается, что вам нужна касса, которая поддерживает ЕГАИС, работу с товароучётными системами и вам понадобится техническая поддержка.
Вам подойдёт касса Вики Мини Ф — она полностью соответствует требованиям 54-ФЗ, имеет все функции, необходимые для работы с ЕГАИС и совместима со всеми товароучётными системами. Техническую поддержку вам окажет региональный сертифицированный партнёр, у которого вы купите кассу.
Или иначе: у вас несколько парикмахерских салонов по городу. Естественно, никаким алкоголем вы не торгуете и не собираетесь. Информацию о клиентах вы собираете в общую ЦРМ-систему. В штате есть компьютерщик, который эту систему настраивает и помогает решать другие технические проблемы.
В этом случае, вам достаточно бюджетного комплекта: ККТ Вики Принт 57 Ф и системного блока Вики Микро. Все необходимые инструкции ваш технический специалист найдёт в разделе поддержки «Дримкас» и ОФД, который вы выберете.
Если у вас не обычная парикмахерская, а салон премиум-класса, то вам больше подойдёт комплект Вики Классик и Вики Принт 80 Плюс Ф — он не сильно отличается по функциям от бюджетных касс, но его дизайн разработан специально для бутиков, салонов и дорогих кафе.
Многие знают, что нельзя выдавать из кассы подотчетные суммы работнику, который еще не отчитался по ранее полученным деньгам. За нарушение этого ограничения могут оштрафовать на сумму до 50 000 рублей (ст. 15.1 КоАП РФ). Напомним, что на случаи, когда деньги перечисляют на карту, это правило не распространяется.
Однако с 19 августа 2021 года ситуация меняется. С этой даты организации и ИП смогут выдавать сотруднику новую сумму под отчет в любой момент. Даже если ранее выданная сумма в срок возвращена не была. Такая поправка внесена в пункт 6.3 Указаний Банка России от Банка России от 11.03. 2014 № 3210-У.
Срок возврата никто не отменял
Срок, на который можно выдавать под отчет наличные деньги, законодательно не ограничен. Если срок возврата подотчетных сумм установил руководитель, то не позже чем через три рабочих дня после его окончания сотрудник должен отчитаться за полученные деньги (п. 6.3 указания Банка России от 11 марта 2014 № 3210-У). Этот срок никто не отменял. Однако теперь, даже если работник не вернул в установленный срок подотчетные суммы, он праве получить новую подотчетную денежную сумму.
Напомним, что если сотрудник не вернул в срок сумму неизрасходованного аванса, то деньги можно удержать из зарплаты. В этих целях оформляют приказ о взыскании – не позднее одного месяца с того дня, как закончился срок, установленный для отчета. Однако взыскать суммы с сотрудника можно, если он не оспаривает основание и размер удержаний. Поэтому требуется получить письменное согласие работника на удержания. В противном случае взыскать задолженность можно будет только через суд (ст. 137, 248 Трудового кодекса РФ).
КоАП РФ предусмотрено наложение административных штрафов за несоблюдение кассовой дисциплины (п. 1 ст. 15.1) и неприменение ККТ (п. 2 ст. 14.5). И несмотря на то, что, в соответствии со ст. 4.5 КоАП, срок давности за нарушение по этой статье не может превышать двух месяцев со дня его совершения, соблюдение правил ведения КО в 2020 г. позволит минимизировать внимание со стороны контролирующих органов и избежать расходов на уплату штрафов, предусмотренных КоАП.
Для начала обозначим разницу между кассовым аппаратом и кассой.
Контрольно-кассовый аппарат представляет собой устройство для работы с денежными средствами, по которому оформляются отчетные документы. А операционная касса (иначе касса предприятия) – это комплекс любых действий с наличными: хранение, осуществление расходов, поступление выручки, сдача инкассаторам для перевозки в банк.
О помещении кассы в требованиях законодательства ничего не сказано. Способ хранения наличных индивидуальному предпринимателю или директору ООО предоставляется определить самостоятельно. В роли кассы может выступить отдельное помещение, а может сейф или ящик стола.
Работа с наличными деньгами при применении ККТ осуществляется по определенному набору правил. Это и есть кассовая дисциплина.
Онлайн-кассы-2021: о чем и почему вам точно нужно знать
После расчета лимита остатка, организации надо издать приказ об утверждении его суммы. При желании, в приказе можно указать срок действия лимита, но закон этого не требует. Поэтому, если срок не прописан, утвержденная сумма лимита будет действовать до того момента, пока не будет издан другой приказ.
Установление лимита кассы – дело серьезное. Неустановленный лимит приравнивается к нулю, поэтому любое количество налички в кассе в конце смены будет превышать лимит. А это уже нарушение кассовой дисциплины, за которую привлекают к административной ответственности и штрафу.
Для выдачи финансовых средств на командировки, хозяйственные нужды и другие расходы требуется заявление от работника, составленное в произвольной форме и подписанное руководителем, либо приказ самого руководителя (также в произвольной форме).
В заявлении или приказе обязательно указываются: Ф.И.О. подотчетного лица, цель, сумма, срок. О произведенных расходах сотрудник предоставляет в бухгалтерию авансовый отчет, к которому прилагает документы, доказывающие расходы (кассовые и товарные чеки, распечатанные электронные чеки и др.). Это необходимо для уменьшения НДФЛ, уплачиваемого организацией.
Соблюдение ограничения наличных расчетов между субъектами предпринимательской деятельности – одно из важных правил кассовой дисциплины. Сегодня эта сумма составляет 100 тысяч рублей (за один договор). Ограничение не действует при взаиморасчетах с физическими лицами.
Наличкой нельзя гасить займы, платить дивиденды и вносить плату за аренду недвижимости.
Для ИП существует приятная поблажка – возможность в любой момент снять с расчетного счета или взять из кассы любую сумму наличных, разумеется, оформив необходимые документы, и потратить на личные нужды. В отличие от ИП ООО такого права не имеет.
Налоговая проверка кассовой дисциплины
С 2012 года вместо банков контроль над соблюдением правил кассовой дисциплины выполняют представители ФНС. Проверка кассовой дисциплины, в соответствии с приказом Минфина от 17.10.2011 № 132н, 133н, начинается с даты предъявления поручения и длится максимально 20 дней.
Налоговые инспекторы вправе проверить, как ведется учет наличности в кассе, выдаются ли клиентам кассовые чеки, распечатки из фискальной памяти ККТ, правильность оформления кассовых документов. Будут смотреть, нет ли путаницы в номерах документов, не делали ли вы что-то задним числом, нет ли исправлений. Любые ошибки и недочеты вызовут подозрение у налоговой проверки и приведут к штрафам.
Несоблюдение правил кассовой дисциплины штрафуется по статье 15.1 КоАП РФ:
-
От 4 до 5 тысяч рублей для должностных лиц и ИП;
-
От 40 до 50 тысяч рублей для юридических лиц (организаций).
Также согласно статье 14.5 КоАП РФ предусматривается ответственность в виде штрафа за неприменение ККТ:
-
для должностных лиц – от 3 000 до 4 000 рублей;
-
для юридических лиц – от 30 000 до 40 000 рублей.
Порядок ведения кассовых операций с 19 августа 2021 года: что изменилось
Зарегистрировано в Минюсте России 23 мая 2014 г. № 32404
ЦЕНТРАЛЬНЫЙ БАНК РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
(БАНК РОССИИ)
11 марта 2014 г. №3210-У г. Москва
(в ред. Указаний Банка России от 03.02.2015 № 3558-У, от 19.06.2017 № 4416-У )
УКАЗАНИЕ
Поправки ко второму чтению затрагивают, в частности, сферу транспорта — ими предусматривается, что на билете, который будет выдаваться клиенту, возможна печать уникальной ссылки или кода, по которому можно будет идентифицировать эту операцию. «В транспортных средствах может не быть возможности немедленного выхода в «облако» и так далее. Больше этой проблемы не будет, потому что фиксация происходит, а переброска этого в «облако» будет происходить, когда водитель вернется к себе на базу. Это может быть применено в конце дня, и тут никаких проблем не возникает», — пояснил ранее Макаров.
Кроме того, поправки коснутся организаций, работающих в социальной сфере — для них ККТ потребуются только в случае операций с наличными деньгами. Этот подход предлагается применять к услугам населения в сфере образования, культуры, здравоохранения, физкультуры и спорта. Аналогичным образом ККТ смогут не применять ТСЖ, садоводческие и огороднические некоммерческие товарищества, жилищные, жилищно-строительные и иные специализированные потребительские кооперативы при оказании своим членам услуг в рамках уставной деятельности, а также при приеме платы за жилое помещение и коммунальные услуги.
От ККТ решено отказаться также при реализации входных билетов в государственные или муниципальные театры, если речь идет о продаже таких билетов с рук или лотка. Это правило не будет распространяться на реализацию билетов в интернете.
Как пояснила первый зампредседателя комитета Госдумы по культуре, координатор партпроекта «Единой России» «Культура малой Родины» Ольга Казакова, в случае обязательного использования контрольно-кассовой техники театры могут потерять часть дохода от реализованных билетов. «Это касается распространителей, которые работают вне театра: такие индивидуальные предприниматели зачастую едут в отдаленные поселки, конечно, обязательное применение ими ККТ затруднило бы их работу и лишило бы театр части прибыли», — уточнила она, констатировав, что принятый закон освободил их от такой необходимости.
По словам депутата, запрос на законодательные изменения поступил в партию от представителей театров со всей России. «К примеру, Свердловский театр комедии реализует порядка 30% билетов «с рук», калининградские театры — 40%, челябинские театры — до 50%. Мы проанализировали ситуацию, сформулировали и внесли соответствующую поправку», — сообщила парламентарий.
Она добавила, что особое значение принятые поправки имеют и для гастрольной деятельности, поскольку использование ККТ также повлекло бы к дополнительным расходам театра во время гастролей.
Также от ККТ будет освобождена розничная продажа бахил. «Представители вендинговой отрасли просили нас распространить действие закона не только на товары, как это было раньше, но и на услуги. Мы согласились с этим предложением, такая поправка также в закон вошла», — отметил Макаров.
ККТ также может не применяться при сдаче индивидуальными предпринимателями в аренду принадлежащих им на праве собственности жилых помещений совместно с машиноместами, расположенными в многоквартирных домах.
Редакция первого чтения расширяла перечень услуг, при осуществлении которых может быть сформирован единый кассовый чек на зачет авансов, а также увеличен срок для его формирования от одного до пяти дней. По просьбе представителей бизнес-сообщества была поддержана поправка об увеличении этого срока до 10 дней, рассказал Макаров.
По его словам, принятые изменения призваны поставить под контроль движение денежных средств. «С одной стороны, получить контроль за выручкой, которая проходит, а с другой стороны, обеспечить защиту прав потребителей», — пояснил глава комитета по бюджету и налогам.
В новость были внесены изменения (20:57 мск) — добавлена информация по тексту.
Ранее Указание Центробанка №3210-У содержало следующее условие для выдачи средств под отчет: подотчетная сумма не могла быть выдана сотруднику, который не отчитался по ранее выданным средствам. К примеру, сотрудник, получивший аванс на командировку, не предоставивший авансовый отчет, не могут получить подотчетные деньги на командировку или хознужды.
В 2021 году законодатели упразднили данное требования, в связи с чем предприятия могут выдавать подотчетные суммы тем сотрудниками, которые еще не отчитались по ранее выданным деньгам.
Рассмотрим пример. Завскладом ООО «Эверест» Никитин направлен в командировку в г. Саратов сроком на 4 дня (03.09.2021 – 06.09.2021). 31.08.2021 года Никитину выдан аванс на командировку в сумме 4.055 руб.
06.09.2021 года Никитин вернулся из командировки. В этот же день на основании приказа Никитину выдан аванс на хознужды (приобретение материалов для склада) в сумме 1.300 руб.
07.09.2021 года Никитин предоставил в бухгалтерию ООО «Эверест» два авансовых отчета: один – по командировке, второй – по хозрасходам.
По новым правилам кассир обязан проверить деньги на платежеспособность в соответствии с Указанием Банка России от 26 декабря 2006 года N 1778-У «О признаках платежеспособности и правилах обмена банкнот и монеты Банка России».
Платежеспособные деньги кассир обязан принять. Это банкноты и монеты без признаков подделки и без повреждений, или с допустимыми повреждениями: загрязненные банкноты, изношенные, надорванные; с потертостями, проколами или отверстиями, посторонними надписями, пятнами, оттисками штампов, без углов и краёв; монеты с небольшими механическими повреждениями.
А вот выдавать из кассы можно только деньги, в которых нет:
- загрязнений поверхности, приводящих к снижению яркости изображения на 8 процентов и более;
- посторонних надписей из двух и более символов, рисунков и штампов;
- контрастных пятен диаметром 5 мм и более;
- разрывов краев 7 мм и более;
- сквозных отверстий, проколов диаметром 4 мм и более;
- заклеенных клеящей лентой разрывов;
- утраченных углов площадью 32 мм и более;
- утраченных краёв, если при этом размеры банкноты по длине или ширине уменьшились на 5 мм и более;
- частично утраченного красочного слоя в результате потертости или обесцвечивания.
Если в кассе есть такие купюры хотя бы с одним из перечисленных повреждений, их нужно сдавать в банк. Как будут наказывать за выдачу из кассы «некондиционных» денег — пока непонятно.
Контрольно-кассовая дисциплина для ИП и ООО
Если обособленное подразделение не хранит наличку у себя, а сдаёт её в «головную» кассу, кассовую книгу теперь можно не вести.
Деньги можно выдать только тому, кто указан в расходном ордере
Кассир должен убедиться, что выдаёт деньги лицу, указанному в расходном ордере или в ведомости. Причём теперь не написано, что для этого нужно проверить именно паспорт или другой документ, удостоверяющий личность.
Следовательно, кассир вправе самостоятельно решить, какое подтверждение требовать. Например, можно обойтись водительским удостоверением.
Всё, что касалось выдачи денег по доверенности, из Указаний исключили.
Кассовые операции можно вести с применением автоматических устройств без участия работника. Деньги, изъятые из устройства, принимают по приходному ордеру, а для загрузки денег в устройство оформляют расходный ордер.
Такие автоматы должны иметь функцию распознавания на всей площади банкноты не менее четырех из следующих машиночитаемых защитных признаков банкнот Банка России:
- размеры, местоположение и визуальный образ в видимом диапазоне спектра элементов художественного изображения, надписей, числовых обозначений, номеров банкноты, защитной нити;
- поглощение инфракрасного излучения элементами оформления банкноты;
- магнитные свойства элементов оформления банкноты;
- люминесценция элементов оформления банкноты в видимом диапазоне спектра под воздействием ультрафиолетового излучения;
- отсутствие фоновой люминесценции бумаги банкноты в видимом диапазоне спектра под воздействием ультрафиолетового излучения;
- люминесценция элементов оформления банкноты в видимом диапазоне спектра под воздействием инфракрасного излучения.
Раньше в последний день выдачи зарплаты нужно было проставить в платежной ведомости отметку о депонировании не выданной в срок зарплаты. В новой редакции Указаний такого требования нет.
Что делать кассиру, если не вся зарплата выдана, зависит от того, установлен ли лимит по кассе, и если да, то превышен ли он. Если лимит установлен, в течение пяти дней (которые отведены для выплаты зарплаты) его можно превышать — в кассу приходят средства для выплаты зарплаты. После истечения этого срока снова становится актуальным требование соблюдать лимит. Если часть денег не выдали и лимит по кассе превышен, их нужно сдать в банк. Если лимит не установлен или не превышен, деньги можно оставить в кассе.
Порядок оформления операций с наличностью, картами и электронными платежными средствами установлен Центробанком России. Регулятор определил требования к приемке платежей, расходованию выручки, хранению наличных денег. Основными нормативными актами являются Указания № 3210-У от 11.03.2014 и № 4416-У от 19.06.2017 годов. Положение для предпринимателей и юридических лиц неодинаково.
| Требование кассовой дисциплины | Организации | ИП |
| Лимит наличности | Обязательно устанавливается внутренним распоряжением | Не требуется |
| Передача излишков наличности в банк | Обязательно, за исключением дней выдачи заработной платы, поощрений персонала или оказания мер поддержки | Вся выручка поступает в полное распоряжение предпринимателя |
| Проведение операций | Руководитель, кассиры, бухгалтеры, уполномоченные соответствующим приказом | Предприниматель и ответственные наемные сотрудники |
| Оформление ордеров | Разрешено использование электронных расходных и приходных документов при наличии ЭЦП. Допускается совмещать традиционный бумажный и прогрессивный цифровой варианты. Оформлять первичную отчетность можно по фискальным данным | |
| Учет поступлений в реестрах | Все платежи и возвраты регистрируют в кассовой книге. Отражению подлежат потоки денег между сотрудниками бухгалтерии | Если учет доходов и расходов ведется по правилам налоговой системы, кассовая книга не требуется |
| Прием выручки от работников | Оформляется приходный ордер и выдается квитанция | |
| Выдача наличности | Составляется расходный кассовый ордер | |
| Расчеты с подотчетными лицами | Основанием выдачи денег является распоряжение руководителя фирмы или предпринимателя. Указание дают в письменной произвольной форме. Заявление с работника брать необязательно, а отсутствие отчета по предыдущим авансам не признается препятствием | |
Центробанк РФ закрепил правило, согласно которому подписывать кассовые документы должен не только кассир-операционист, но и главный бухгалтер. Росчерк руководителя или предпринимателя нужен только при их непосредственной работе с ККТ. Пункт 4.4. Указаний обязывает участников расчетов снабжать кассиров специальными штампами. Это требование вступает в противоречие с нормами о свободе использования печатей. Специалисты рекомендуют выполнять предписание во избежание споров с налоговой инспекцией.
Важное правило работы с ККТ — оперативность. Оформить и выдать кассовый чек необходимо в момент приема средств. При этом потребуется выполнить условия ст. 4.7 закона 54-ФЗ. Норма закрепляет обязательные реквизиты, которые должны быть в чеке:
- название документа, номер и дату;
- точное время, адрес совершения операции (адрес фирмы или сайт);
- наименование и ИНН продавца;
- налоговый режим;
- признак расчета;
- обозначение продукции, услуги, работы;
- стоимость единицы товара с указанием скидок, наценок, НДС;
- размер поступившей оплаты с выделением НДС, бонуса, наценки;
- форма расчета с отражением суммы;
- должность, фамилия кассира, если средства поступили не через автоматическое устройство;
- уникальный регистрационный код ККТ;
- заводской номер фискального накопителя;
- фискальный признак;
- государственный сайт для проверки подлинности документа;
- электронная почта или телефон получателя цифрового чека;
- адрес виртуального ящика отправителя;
- номер, присвоенный фискальному документу;
- код смены;
- признак сообщения (при хранении информации в накопителе или передаче ее ОФД).
Перечень видов ответственности за нарушения, связанные с применением ККТ, в 2021 году существенно расширится. К уже существующим санкциям в виде штрафа и предупреждения добавятся следующие санкции:
Если налоговики выявят факт нарушения обязанности по фиксации расчетов, они вправе направить нарушителю предписание об устранении нарушения. Если ИП или организация не устранит нарушение в установленный срок, то его привлекут к налоговой ответственности. Предписание могут также направить организатору дистанционной торговли в Интернете, если она осуществляется с нарушением требований по фиксации расчетов или применению ККТ (например, невыдача чека или неприменение кассы в целом).
7 новых правил ведения кассовых операций
С 2021 года налоговики смогут блокировать:
- доменное имя сайта;
- сетевой адрес;
- указатель страниц сайта в Интернете;
- программы для ЭВМ, включая мобильные приложения;
- страницы сайта в соцсети, блога (микроблога) и иных сетевых сообществ в Интернете;
- страницы нарушителя в мессенджерах.
Подобные санкции будут применяться лишь к злостным нарушителям, отвечающим одновременно 3 условиям:
- Нарушение совершено повторно.
Организация или ИП привлекалась к ответственности в течение года за нарушение обязанности по фиксации расчетов.
- Невыдача чека (иные нарушения по фиксации расчетов) в крупном размере.
Крупным признается размер, при котором сумма расчетов, осуществленных без фиксации, составила в совокупности 1 000 000 руб. и более.
- С момента невыдачи чека прошло больше 48 часов.
Только при соблюдении указанных условий налоговые органы смогут запретить доступ к интернет-ресурсам ИП или организации. Решение о запрете вправе принять только ФНС по докладу руководителя (заместителя) налогового органа. Начальники инспекций без ведома ФНС принять такое решение не могут.
Продолжительность блокировки может достигать 90 суток и исчисляться этот срок начинает с даты приостановления доступа.
Для всех юр. лиц введены ограничения на хранение наличных. Они обязаны сдавать деньги в банк или финансовую организацию, связанную соглашением на ведение подобных операций с Банком России. При этом банк или организация должны обеспечить инкассацию, подсчет, упаковку и перевозку наличных юр. лица с дальнейшим их зачислением на его расчетный счет.
По законодательству юридические лица, а также ИП и малый бизнес имеют право расходования кассовых денег исключительно:
- на выдачу зарплат и авансовых платежей сотрудникам, включенных в платежные ведомости зарплатного фонда;
- на оплату социальных нужд, например, больничного листа;
- на оплату страховых случаев, при том, что физлицо оплачивало свой договор наличными и не более 100 000 рублей по одному договору;
- на выдачу наличных для потребительских нужд работника предприятия, не связанных с его непосредственной деятельностью, но не более 100 000 рублей;
- для расчета за товар или оказанные услуги (это не касается покупки ценных бумаг);
- для возврата денег клиентам при возвращении товара или невыполнении оказанной им услуги.
По принятому указанию ИП и предприятия имеют право тратить наличные деньги из кассы, если они поступили туда с их личного счета. Это могут быть траты:
- на любые операции с ценными бумагами;
- на выплаты по аренде недвижимости;
- на любые оплаты по займам – от их полного погашения, до выплат процентов.
По данному законодательству узаконен лимит в 100 000 рублей на каждый договор в отдельности. Это не касается расчетных счетов физических лиц.
В зависимости от объемов предприятия или по желанию его руководителя ведение кассовых операций может проводиться как в соответствующей книге, так и в электронном виде. Кассовыми называют приходные и расходные ордера. Для их правильного оформления требуется следующее:
- составление документации проводится главным бухгалтером или бухгалтером фирмы или кассиром;
- данное ответственное лицо или лица должны быть прописаны в специальном документе с подписью руководителя предприятия;
- с ними должен быть заключен договор об оказании ими соответствующих услуг предприятию с подписями всех указанных в нем лиц и руководителя фирмы;
- кассовые ордера может вести сам руководитель предприятия.
Прежде всего кассиру надлежит проверить подлинность подписи руководителя или уполномоченного им лица на приходном кассовом ордере и сверить ее с образцом. Затем он обязан проверить указанные в документах цифры с количеством полученной им наличности. При полном соответствии суммы по документам и в наличии кассир может подписать кассовый ордер и подтвердить данную операцию своей печатью.
В случае несоответствия суммы наличных с указанными цифровыми или прописными данными в приходном ордере кассир имеет право отказаться принять наличные.
Он может потребовать выдать недостающую сумму человеку, их вносившему. В случае его отказа приходный документ обязан быть отдан бухгалтеру или руководителю предприятия для перепечатки для принятия фактической суммы, а первый приходный документ перечеркивается. На каждого платежного агента оформляется новый приходный ордер соответственно.
Для того чтобы правильно рассчитать лимит для предприятия по объему поступающих на него денег, следует учесть поступление наличных за установленный самим предприятием или юридическим лицом временной период и днем сдачи наличных в банк.
Для юридических лиц срок получения и подсчета денег не должен превышать 92 дня.
При этом срок сдачи наличных в банк не может быть больше недели. То есть сумма, собранная за установленное предприятием время, делится на количество дней с учетом промежутка сдачи наличных в банк, и таким образом выводится максимально допустимый ежедневный лимит денег в кассе на конец рабочего дня.
Вся документация по ведению операций с наличными, будь то кассовые книги или электронные их эквиваленты, хранятся в сроки, установленные самим предпринимателем. В электронных вариантах кассовых книг никаких изменений или поправок вносить нельзя, в отличие от их бумажных аналогов.
В 2016 году появляется множество нововведений, касающихся кассовых операций:
- Для юридических лиц будет действовать ограничение, связанное с хранением наличных, по которому они будут обязаны ежедневно сдавать деньги в какую-либо финансовую организацию. Она, в свою очередь, должна будет обеспечивать основные операции – подсчет, перевозку, инкассацию и т. п.
- В 2016 году по закону должны использоваться новые кассовые аппараты, имеющие функцию сбора и отправки данных в налоговые органы через интернет. Кроме того, и чеки смогут подготавливаться и передаваться клиентам в режиме онлайн. При этом необязательно сразу покупать новый аппарат: старым можно будет пользоваться до наступления момента окончания регистрации (однако срок использования не может превышать 7 лет) или при отсутствии возможности пользования интернетом.
- Для индивидуальных предпринимателей упрощается ведение документации: они могут не оформлять кассовые документы. Например, с 2016 года необязательно ведение расходного и приходного кассового ордера.
- Также для ИП разрешено отсутствие кассового лимита (это нововведение касается также юридических лиц, являющихся малыми предприятиями).
Порядок ведения кассовых операций изменен
Для того чтобы разобраться с понятием «кассовая дисциплина» сначала необходимо понять различие между терминами «Кассовый аппарат» и «Касса»:
Кассовый аппарат (ККТ) – это устройство, необходимое для получения денежных средств от ваших клиентов, а в некоторых случаях и их выдачи (например, возврат товара). Таких устройств может быть сколько угодно и по каждому из них должны оформляться свои отчетные документы.
Касса предприятия (операционная касса) – это совокупность всех наличных операций (прием, хранение, выдача). В кассу поступает выручка, полученная, в том числе по кассовому аппарату. Из кассы осуществляются все наличные расходы, связанные с деятельностью предприятия, и сдаются деньги инкассаторам для дальнейшей передачи в банк. Кассой может быть отдельное помещение, сейф в комнате или даже ящик в письменном столе.
Так вот, все операции по кассе должны сопровождаться оформлением кассовых документов, что обычно и подразумевается под соблюдением кассовой дисциплины.
Кассовая дисциплина – это набор правил, которые необходимо соблюдать при осуществлении операций, связанных с приемом, выдачей и хранением наличных денежных средств (кассовые операции).
Основными правилами кассовой дисциплины являются:
- оформление кассовых документов (отражающих движение наличных денег в кассе);
- соблюдение лимита кассы (максимальная сумма денег, которая может храниться в кассе на конец рабочего дня);
- соблюдения правил выдачи наличных денег подотчетным лицам (работникам);
- соблюдение ограничения наличных расчетов между субъектами предпринимательской деятельности в рамках одного договора суммой не более 100 тыс. рублей.
Операции по кассе должен проводить уполномоченный на это сотрудник (кассир), при его отсутствии эти функции может выполнять руководитель (ИП). При наличии нескольких кассиров назначается старший кассир.
Кассовые документы должен формировать главный бухгалтер или другое назначенное должностное лицо (руководитель, ИП, кассир и т.д.), с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета.
В 2021 году кассовые операции оформляются следующими документами:
- Приходный кассовый ордер (ПКО) – заполняется при каждом поступлении денег в кассу. Если наличность оформляется чеком или БСО, то разрешается составлять ПКО на общую сумму принятых наличных денег за рабочий день (смену).
Примечание. С июля 2019 года БСО (бланки строгой отчетности) формируются на кассовых аппаратах. Использовать типографские БСО вместо чеков запрещено.
- Расходный кассовый ордер (РКО) – заполняется при выдаче денег из кассы. При получении ордера (например, от сотрудника который отправился за покупкой канцтоваров) кассир должен убедиться, что РКО подписан главным бухгалтером (руководителем) и проверить документы, удостоверяющие личность сотрудника.
- Кассовая книга (форма КО-4) – в книгу заносятся данные по каждому приходному и расходному кассовому ордеру. В конце рабочего дня кассир должен сверить данные кассовой книги с данными кассовых документов и вывести сумму остатка наличных денег в кассе. Если в течение дня кассовых операций не было, то кассовая книга не заполнятся.
- Книга учета (форма КО-5) – заполняется только в случае, если на предприятии работает несколько кассиров. Записи в книгу заносятся в течение рабочего дня в момент передачи наличных денег между старшим кассиром и кассирами и подтверждаются их подписями.
- Расчетно-платежная ведомость и платежная ведомость – оформляются при выдаче заработной платы, стипендий и других выплатах работникам.
Примечание: в отношении обязанности ведения документации, установленной Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132 (формы КМ-1-КМ-9, ТОРГ-1-ТОРГ-31 и др.), Минфин указал, что с введением онлайн-касс это необязательно (Письмо Минфина РФ от 16 сентября 2016 г. N 03-01-15/54413).
Кассовые документы можно вести в бумажной форме или в электронном виде:
- Документы на бумажном носителе оформляются от руки или с использованием компьютера (другой техники) и подписываются собственноручными подписями.
- Документы в электронном виде оформляются при помощи компьютера (другой техники) с обеспечением их защиты от несанкционированного доступа и подписываются электронными подписями.
Напоминаем, что такие отчетные документы как: КУДИР, Книга учета БСО и документы, связанные с применением кассового аппарата (отчет и журнал кассира-операциониста), к кассовой дисциплине не относятся.
Лимит остатка по кассе – это максимально допустимая сумма наличных денег, которая может храниться в кассе предприятия на конец рабочего дня (иногда лимит еще называют переходящий остаток).
Все наличные деньги, сверх установленного лимита, необходимо сдавать в банк. Исключение из этого правила допускается в дни выплаты зарплат, стипендий, а также в выходные и нерабочие праздничные дни (если в это время проводились кассовые операции).
Советуем отнестись к процедуре установления лимита по кассе очень внимательно. Если вы не установите лимит, он будет равным 0, и соответственно любая сумма наличных денег в кассе на конец рабочего дня будет считаться сверхлимитной.
Хранение денег в кассе сверх установленного лимита является одним из нарушений кассовой дисциплины, за которые могут привлечь к административной ответственности и выписать штраф.
После того как вы рассчитаете лимит остатка наличных денег по кассе, необходимо издать внутренний приказ, утверждающий сумму лимита. В приказе можно указать срок действия лимита, например, – 2021 год (образец приказа).
Обязанность каждый год переустанавливать лимит законом не предусмотрена, поэтому если в приказе срок действия не указан, то установленные показатели можно применять как в 2021 году, так и далее до тех пор, пока вы не издадите новый приказ.
Подотчетные деньги – это деньги, которые выдаются подотчетным лицам (работникам) на командировки, представительские расходы и хозяйственные нужны.
Выдать деньги под отчет можно на основании заявления от сотрудника или приказа директора (другого распорядительного документа). Приказ или распоряжение составляется в произвольной форме, но в нем должны быть такие данные:
- Фамилия, имя и отчество подотчетного лица;
- номер документа;
- сумма к выдаче;
- срок;
- назначение (опционально);
- дата, подпись.
Если составляется заявление, в нем сотрудник должен указать практически те же данные: сумму денег, цель их получения и срок, на который они берутся. Заявление пишется в произвольной форме и обязательно должно быть подписано руководителем (ИП).
Если сотрудник потратил свои личные деньги, то ему необходимо их компенсировать, в этом случае также пишется заявление, но с другой формулировкой (образцы заявлений).
В течение 3-х рабочих дней после окончании срока, на который были выданы денежные средства (или со дня выхода на работу), работник должен представить бухгалтеру (руководителю) авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих совершенные расходы (чеки ККТ, товарные чеки и т.д.).
Иначе денежные средства, выданные сотруднику, нельзя будет зачесть в расходы и соответственно уменьшить налог. Более того, если не будет подтверждающих документов, то с выданной суммы придется удержать НДФЛ и заплатить страховые взносы.
Примечание: до 19 августа 2017 года запрещалось выдавать деньги под отчет сотрудникам, которые не отчитались по предыдущим авансам. Но теперь это правило отменено.