Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Исполнение запросов социально-правового характера в архиве». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Информация социально-правового характера по запросам граждан и организаций выдается в форме архивной справки, архивной копии и архивной выписки.
Конституция Российской Федерации [1] является основным правовым актом, устанавливающим право гражданина на получение информации, закрепленной в архивных документах. А именно, в соответствии со статьей 33 гражданин вправе обращаться лично, а также направлять индивидуальные и коллективные обращения в государственные органы и органы местного самоуправления.
Исполнение запросов российских граждан осуществляют государственные и муниципальные архивы, содержащих информацию, необходимую для исполнения запросов.
При организации исполнения запросов применяются следующие понятия: архивная справка, архивная копия, архивная выписка, которые составляются при положительном ответе и документально подтверждают все или часть запрашиваемых сведений.
Приведены конкретные примеры оформления архивных справок по наиболее сложным и часто встречающимся запросам граждан.
Порядок исполнения запросов граждан и организаций
Наиболее информативными источниками для составления справок об образовании являются личные дела. В личном деле при хорошей сохранности документов можно найти сведения о сроке обучения, полученной квалификации, успеваемости и т.д. Полнота сведений личного дела зависит от количества находящихся в нем документов.
Данный регламент определяет порядок исполнения запроса этапы и сроки, и требования к оформлению ответов на запрос.
Архивные справки составляются на основании документов (подлинников и заверенных копий), хранящихся в архиве; использование незаверенных документов, относящихся к вопросу обращения, оговаривается в тексте справки («незаверенная копия»).
В государственные архивы принимается небольшая часть названных документов, имеющих научную и историческую ценность[7]. В частности, в состав Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение подлежат включению документы лиц, только «имеющих государственные и иные звания, премии, награды, ученые степени и звания»[8].
Граждане имеют право обращаться в архив лично или направлять письменные запросы. К заявлению должна быть приложена копия трудовой книжки (первый лист и листы за запрашиваемый период), в случае необходимости (трудночитаемые фамилия, имя, отчество, наличие в записях на первом листе трудовой книжки ошибок) — копия первого разворота паспорта.
В справке приводятся названия, даты и номера документов и излагаются сведения, имеющиеся в названных документах и относящиеся к вопросу обращения. Изложение дается в хронологической последовательности событий, а не документов, в которых они освещаются. Допускается приводить в справке выдержки из документов, заключая их в кавычки. Срок исполнения запросов с использованием только научно-справочного аппарата архива — не более 15 дней с момента регистрации обращения.
В справку для назначения или пересчета пенсии включаются сведения в порядке, определяемом органом, осуществляющим пенсионное обеспечение граждан. Размер заработной платы указывается в справке в соответствии с масштабами цен, действовавших в тот период, за который запрашиваются сведения. Сведения о заработке включаются в справку так, как они изложены в документах архива.
В их числе: акты гражданского состояния, дипломы и свидетельства об образовании, многочисленные виды документов, отражающие сведения о трудовой деятельности, состоянии здоровья, военной службе, местах проживания, официальных заслугах перед обществом и государством, другие факты биографии человека, которые определяют его право на соответствующее государственное социальное обеспечение.
Государственный архив не может взимать плату за исполнение социально-правовых и консульских запросов, запросов органов государственной власти и органов местного самоуправления для использования в служебных целях, а также за научно-техническое информирование организаций системы Росархива и др.
Архивные справки, выписки и копии выдаются на основании письменного запроса пользователя, который должен содержать наименование (и адрес при пересылке) организации (архива), которой они адресованы; изложение существа запроса; фамилию, имя и отчество обращающегося; его адрес, контактные телефоны; дату и личную подпись.
При приеме запроса необходимо уделить внимание составлению запроса. Надо проследить, чтобы заявитель изложил в нем все сведения, которые удалось почерпнуть из семейного архива, рассказов родственников, из других архивов.
Архивная выписка — документ, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящуюся к определенному вопросу, факту или лицу, с указанием поисковых данных документа.
Более подробно вопросы доступа к конфиденциальной информации, содержащейся в архивных документах, рассмотрены в методических рекомендациях «Обеспечение доступа пользователей к документам государственных и муниципальных архивов Российской Федерации и организация пользования ими» /Росархив. ВНИИДАД.– М., 2009.
Исполнение запросов социально-правового характера связано с использованием информации архивных документов, составляющей персональные данные человека.
Запросы социально-правового характера — это запросы, связанные с социальной защитой граждан, с их пенсионным обеспечением, получением льгот и компенсаций в соответствии с законодательством и международными обязательствами Российской Федерации.
Источниками необходимых сведений могут быть также фонды вышестоящих учреждений и организаций (по линии отраслевых и межотраслевых документационных связей), а также учреждений и организаций, выполняющих соответствующие социально-правовые функции.
Поиск сведений по метрическим книгам для исполнения запроса социально-правового характера возможен при условии, если заявитель точно указывает в запросе наименование церкви (костела, мечети, синагоги), ее местонахождение, время события (в пределах года). В последнее время часто проводятся реформы в системе социального и пенсионного обеспечения, под которой обычно понимают систему материального обеспечения и обслуживания граждан по возрасту, болезни, инвалидности, безработице, по случаю потери кормильца, воспитания детей и в других установленных законодательством случаях.
Архивная выписка — это дословное воспроизведение (любым способом) части документа, заверенное архивом. Выписки, как правило, делаются из нескольких документов, непосредственно не связанных с предметом запроса.
В справку о подтверждении фактов получения травмы, несчастном случае на производстве, нахождении на излечении включаются сведения, содержащиеся в актах о несчастных случаях, книгах учета и регистрации аварий, катастроф, делах по расследованию причин аварий и катастроф, а также в документах обкомов, горкомов профсоюзов и профсоюзных организаций соответствующих организаций.
Запрос — это письмо организации или заявление гражданина, в котором сформулирована тема, географические и хронологические рамки необходимой заявителю информации.
Государственное учреждение «Национальный архив Республики Беларусь» в соответствии нормативными правовыми актами Республики Беларусь в сфере архивного дела и делопроизводства оказывает услуги по информационному обеспечению пользователей в соответствии с их запросами по истребованию информации, отложившейся в архивных документах, находящихся на постоянном хранении.
Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденные приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.05.2015 № 526 // «Официальный интернет-портал правовой информации».
Оплату можно произвести в любом банке, отделении РУП «Белпочта», через систему «Расчет» (ЕРИП).
Срок пересылки непрофильного запроса в другие архивные учреждения с информированием об этом заявителя или предоставление ему письменных рекомендаций о месте хранения документов составляет 5 дней со дня регистрации запроса.
Специалист отдела справочной работы, основываясь на сведениях, указанных заявителем, используя имеющиеся в Архиве информационные ресурсы, проводит архивный поиск документов. На основании документов, находящихся на архивном хранении, подготавливается проект ответа с внесением отметки об исполнении в электронную базу.
В государственных архивах субъектов Российской Федерации практически не хранятся документы организаций и учреждений военных ведомств. Соответствующие запросы исполняются, как правило, в РГАВМФ и РГВА.
В исключительных случаях срок предоставления продлевается, но не более чем на 15 дней с обязательным уведомлением об этом заявителя.
Как правило, эти запросы составляют сферу пенсионного обеспечения граждан, получение ими льгот, компенсаций (о подтверждении стажа работы, учебы, об избрании на выборные должности, о награждении и др.). Запросы, поступившие непосредственно от граждан рассматриваются как административные процедуры.
Срок исполнения запросов – от 1 месяца; для запросов социально-правового характера, относящихся к административным процедурам – 15 дней, при необходимости дополнительно изучения и проверки – 1 месяц.
В архивы поступают запросы государственных органов, органов местного самоуправления, учреждений, организаций (юридических лиц), а также запросы от российских и иностранных граждан и лиц без гражданства, проживающих за рубежом, в том числе поступающие через консульские службы.
Запросы граждан об образовании охватывают вопросы школьного, профессионально-технического, среднего, среднего специального, высшего, военного, партийного, комсомольского образования, а также присуждения ученых степеней, присвоения ученых званий.
Архивная справка — документ, подготовленный и заверенный архивом, имеющий юридическую силу и содержащий информацию об имеющихся в документах архива сведениях, относящихся к предмету запроса с условием поисковых данных документов.
Запросы в Архив поступают различными способами: при личном приеме, через доверенное лицо, почтовое отправление, электронную почту, Единый портал Госуслуг, МФЦ. Архивная справка — документ, содержащий архивную информацию о предмете запроса, с указанием поисковых данных документов, на основании которых она составлена. Это документ, подготовленный и заверенный архивом, имеющий юридическую силу.