Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Программа для составления графика отпусков на 2021 год». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Для небольшой компании график отпусков в формате офисных программ может оказаться подходящим вариантом, не требующим затрат на автоматизированное программное обеспечение. Занести несколько сотрудников в файл Excel и затем в течение года делать возможные корректировки по ним, создавать на каждого сотрудника соответствующие документы (приказ об отпуске, записка-расчет о предоставлении отпуска, заявление о переносе) не составит труда для кадровика, работающего у представителей малого бизнесе. К тому же возможности Excel позволяют автоматически отрисовать график.
Подобный способ составления графика может также подойти руководителю небольшого подразделения для «личного использования» – локального контроля и планирования работы отдела. Если у сотрудника возникнет желание скорректировать сроки отпуска, руководитель может быстро согласовать или отклонить его просьбу, сверившись с графиком из файла, или отреагировать на форс-мажор.
Когда численность сотрудников измеряется десятками, кадровый менеджер, ответственный за составление и ведение графика отпусков, неизбежно столкнется с большими трудозатратами и ошибками при ведении графика вручную. Также при запросе контролирующих органов будет отсутствовать единый архив документов с быстрым поиском. Для такой ситуации подойдет специальная программа для кадрового учета, которая сформирует все документы, связанные с графиком отпусков, в ней будет храниться информация по отпускам прошлых лет. Она также обеспечит быстрый поиск сведений по сотрудникам, уволенным и документам. Немаловажным преимуществом является стоимость такого решения и простота в освоении.
При росте компании и, соответственно, численности сотрудников, происходит увеличение данных для ввода, их корректировки, отслеживания, а также при запросе информации для предоставления контролирующим органам не каждая программа может справиться с систематизацией большого объема сведений. Кроме того, когда у фирмы несколько юридических лиц, то необходимость консолидации данных может обеспечить только программа, у которой есть такие возможности, например, комплексное решение для кадрового учета 1С:ЗУП
Программа для составления графика отпусков
Для начала скачиваем универсальную форму Т-7 на предстоящий год. Создаем таблицу с необходимыми столбцами и строчками, проставляем формулы. Затем вручную заполняем список сотрудников и данные по отпускам, наименование организации, код ОКПО, информацию о руководителе организации и начальнике отдела кадров. При желании даже в Excel можно настроить возможность отслеживания пересечения отпусков сотрудников, что делает ее использование приемлемой для компании с маленьким штатом. По мере необходимости данные корректируется простым исправлением в таблице таблицу.
Ведение графика с помощью специализированного ПО может иметь некоторые нюансы, обусловленные особенностями решений, но в целом схема работы для всех общая: создается соответствующий документ по каждому работнику, где в обязательном порядке проставляются даты предполагаемого отдыха. Затем добавляется новый график: вносят номер, дату составления и утверждения, а также дату-номер мнения профсоюзного органа, если такой имеется. После его сохранения все созданные ранее отдельные документы войдут в него автоматом. Как правило, его можно будет распечатать, а если потребуется внести корректировки, то начать придется с отдельного документа сотрудника, а потом обновить график.
1С:ЗУП предусмотрен как управленческий, так и регламентированный учет. То есть имеются инструменты для управления персоналом, финансовой оценки и анализа компании, а также возможность формирования внутренней отчетности по организации. Программа позволяет оформлять документы, утвержденные законодательством для предоставления при запросе контролирующих органов.
Сразу отметим, что проведение типовых операций в системе, к которым относится ведение графика, как правило, осуществляется посредством имеющихся вариантов настроек. Но случается, что необходима доработка 1С:ЗУП для удобного составления графика отпусков, например, когда требуется корректировка процесса под имеющиеся на предприятии бизнес-процессы. По вашему запросу наши специалисты быстро доработают конфигурацию, оставив ее в максимально типовом варианте для сохранения поддержки и возможности простого обновления.
Чтобы начать работу с графиком в данной системе, переходим «Кадры-Графики, переносы отпусков», где создаем новый документ.
График отпусков формируется, чтобы облегчить и узаконить процесс ухода работников в ежегодный основной и допотпуск. Наличие данного документа помогает в таких ситуациях:
- работодатель будет выплачивать отпускные согласно сроку, регламентированному законодательством. В этом случае он обезопасит себя от риска получения штрафа за нарушение норм трудового права;
- работодатель сможет найти сотрудника, который будет выполнять работу при уходе основного работника в отпуск. В такой ситуации появляется реальная возможность не приостанавливать производственный процесс;
- работодатель сможет видеть всю информацию о количестве сотрудников, непосредственно работающих в конкретный момент времени;
- работодателю не нужно будет получать заявления от сотрудников о предоставлении им отпусков;
- сотрудники компании будут заранее знать, что человека в определенный период не будет на работе и смогут решать свои взаимосвязанные задачи заранее. Эта визуализация может быть также расположена на корпоративном портале, если настроить интеграцию Битрикс с 1С ЗУП.
При составлении графика отпусков на 2021 г. учтите следующие моменты.
Согласно Постановлению Правительства РФ от 10.10.2020 г. № 1648 утвержден перенос выходных дней:
- суббота 2 января — на пятницу 5 ноября;
- воскресенье 3 января — на пятницу 31 декабря;
- суббота 20 февраля — понедельник 22 февраля.
Новогодние каникулы будут длиться с 1 по 10 января. День защитника Отечества будем праздновать с 21 по 23 февраля, а Международный женский день — с 6 по 8 марта. Майские праздники разделятся на два периода — с 1 по 3 мая и с 8 по 10 мая. День России — с 12 по 14 июня, а День народного единства — с 4 по 7 ноября.
Согласно ст. 262.2 ТК РФ предоставлять отпуск по желанию в любое удобное время нужно тем работникам, которые имеют троих и более детей в возрасте до 12 лет.
Работодатель вправе, но не обязан предоставить отпуск сотруднику, если он еще не отработал положенный стаж 6 месяцев. Однако отпуск представляется авансом в любом случае следующим работникам:
- несовершеннолетние работники;
- женщины перед отпуском по БиР или после него;
- сотрудники, усыновившие детей в возрасте до 3-х месяцев.
К сотрудникам, которым отпуск предоставляется в удобное для них время, относятся мужья, чьи жены в отпуске по БиР, родители детей-инвалидов, ветераны, чернобыльцы, жены военнослужащих.
Николаенко Е.А. © 2016 — 2020
Здоровый расчет зарплаты: все изменения по льготным ставкам страховых взносов и срок и действия будет применяться автоматически!
- Настроим 1С:ЗУП под изменения законодательства и новые введения в связи с ограничениями из-за самоизоляции;
- Настроим электронный кадровый документооборот с сотрудниками;
- Настроим интеграцию 1С:ЗУП с Корпоративным порталом или создадим его;
- Подключим 1С:Кабинет сотрудника и обучим работе в нем.
В график отпусков не нужно включать работников, если с ними оформлен трудовой договор на срок до 6-ти мес. По сотрудникам, срок трудового договора которых больше 6-ти мес., действуют обычные правила. Кроме того, нужно не забывать о тех, кто в организации временно не работает — в отпуске по БиР, по уходу за ребенком, в отпуске без оплаты или на длительном больничном.
Кроме того, при составлении графика отпусков нужно учитывать мнение работников, которым период отпуска предоставляется по их желанию. Изначально уточняется информация, когда они хотят уйти в отпуск, а потом она вносится в график.
В графике отпусков нужно отразить также внутренних и внешних совместителей, при этом внутренние указываются дважды — по обеим должностям. Периоды отпусков по этим должностям должны совпадать.
Бывает так, что у работника остаются дни отпуска, не использованные за прошлый год. Эти периоды нужно указать в новом графике отпусков вместе с тем периодом, который планируется на 2021 г. Но предоставлять эти дни нужно только с согласия сотрудника.
Работодателю нельзя не предоставлять отпуск сотруднику 2 года подряд. При составлении графика нужно, чтобы сначала работник использовал отпускные дни предыдущего периода, а затем уже нового.
Чтобы минимизировать риск возникновения конфликтных ситуаций с сотрудниками, желательно согласовать с ними даты и периоды отпусков. И предоставить по возможности отдых в те периоды, когда хотят работники. Кроме того, такой подход позволяет избежать переносов сроков отпускных периодов.
Изначально нужно издать приказ о подготовке графика отпусков и собрать информацию от сотрудников. Кроме того, при небольших размерах компании достаточно направить уведомления, в которых указать просьбу предоставить сведения о точных датах начала и окончания периода отпуска и количества дней. Если сотрудник делит отпуск на части, нужно, чтобы одна из них была не меньше 14-ти дней.
Если компания больших размеров, целесообразно задачу по сбору информации об отпусках возложить на руководителей подразделений. Они соберут сведения, проанализируют, согласуют с работниками в связи с особенностями деятельности, а затем передадут информацию в отдел кадров или бухгалтерию.
Когда информация от всех сотрудников получена, можно приступать к составлению проекта графика отпусков. Заполнять можно как унифицированный бланк, утвержденный Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 г. № 1, так и шаблон, самостоятельно разработанный компанией. Во втором случае документ должен содержать обязательные реквизиты и сведения, а сам бланк нужно закрепить в локальной документации работодателя.
При составлении графика нужно определить последовательность внесения работников в график отпусков. Можно заполнять в алфавитном порядке, в хронологической последовательности по периодам отпусков или же по подразделениям.
В графике отпусков нужно указать дату начала отпуска и количество дней периода или же указать несколько дат, если отпуск делится на части. Дату окончания отпускного периода можно не ставить.
Для грамотного формирования графика отпусков можно заполнять документ в программе 1С: ЗУП, в которой предусмотрен как управленческий, так и регламентированный учет.
Программы для составления графика отпусков
Данный калькулятор может стать незаменимым помощником для работников бухгалтерских отделов и кадровых служб, для сотрудников, которые ведут расчет заработной платы, планирование отпусков и получаемых работником отпускных выплат. Обычному пользователю приложение тоже пригодится для проверки того, получает ли он достаточное по закону количество дней отдыха.
Приложение полезно для качественной оптимизации и автоматизации процессов по планированию отпусков. Она экономит часы работы, которые обычно тратятся на то, чтобы подсчитать дни по календарю вручную. Гибкая регулировка настроек – еще одна важная особенность. Программу легко адаптировать под кодексы различных стран СНГ. То есть можно так настроить приложение, что оно будет учитывать все государственные и национальные праздники автоматически.
Кроме стандартных шаблонов, в «Калькуляторе отпусков» есть возможность индивидуальных настроек. Пользователь может отменить отдых отдельным сотрудникам в дни праздников, создать собственный календарный план смен работника. Для сложных видов посменных графиков можно создать персональную систему выходных дней по неделям, перенести их на любой день. Отсчет рабочих и отпускных дней можно вести с любой даты, выбирать ее можно в интерактивном электронном календаре.
В программе отсутствуют функции для расчета объемов отпускных средств, выплачиваемых сотрудникам. Эту работу придется делать в других приложениях.
- Выполнение расчета отпуска: продолжительность, начальный и конечный день периода отдыха.
- Совместимость со всеми версиями операционной системы Windows.
- Поддержка разных систем государственных праздников для различных стран, учет их при подсчете периодов.
- Простой и удобный интерфейс, имеющий всего одно окно.
- Возможность использования заданных пользователем точек отсчета, выбранных произвольным путем.
- Функция переноса рабочих, праздничных, выходных дней на любые даты.
- Возможность формирования индивидуального графика праздников и выходных дней.
Если работодатель не отпускает сотрудника в отпуск в предусмотренное графиком отпусков время, он нарушает трудовое законодательство. В ст. 123 ТК РФ прямо указано, что график отпусков обязателен для работодателя и работника.
Возможно, что работодатель не может отпустить работника в отпуск по графику в силу объективных причин. К примеру, в период эпидемии гриппа и коронавируса много сотрудников одновременно находятся на больничном и уход работника в очередной отпуск по графику может неблагоприятно отразиться на работе компании. В таком случае следует по всем правилам оформить перенос отпуска с письменного согласия сотрудника (ст. 124 ТК РФ).
Ваше сообщение было отправлено
Поскольку график отпусков относится к обязательным документам не только для работодателя, но и для работника, то в случае внесения в него изменений требуется соглашение сторон.
Чтобы в форме Т-7 зафиксировать перенос отпусков в текущем календарном году, используются графы 7-9.
Как правило, в течение года в компании появляются новые сотрудники. В связи с этим нередко возникает вопрос: что делать, если человек поступил на работу уже после утверждения графика отпусков?
Роструд опирается в этом вопросе на правоприменительную практику и приводит на своем официальном сайте два варианта:
- внести изменения в сводный график отпусков;
- составить дополнительный график и приобщить его к сводному.
Семинар /* вывод даты справа в шапке*/ ?> 09.02.2021
Полный алгоритм установления режимов рабочего времени
Правила составления графика отпусков на 2021 год
Чтобы выполнить требование статьи 123 ТК РФ касательно сроков, график отпусков на 2021 год должен быть утвержден не позднее 17 декабря предыдущего года. К этому времени надо распланировать очередность ухода в отпуск для всех сотрудников предприятия, получить подтверждение руководства и профсоюза. Так что откладывать до последнего не стоит.
|
Важно! Речь идет именно об утверждении отпускного распорядка. Если график составлен, но не подписан руководством, его можно назвать лишь проектом. При проверке это сочтут нарушением. |
Если после 17 декабря проверка выявит, что отпускной распорядок не утвержден, могут последовать штрафы:
- 30000–50000 рублей — для компаний.
- 1000–5000 рублей — для ИП.
- 1000–5000 рублей — для ответственных за график сотрудников.
Окончательные суммы назначает ГИТ. Иногда в адрес должностных лиц ограничиваются предупреждением. Но сильно рассчитывать на послабления не стоит — госинспекция внимательно относится к планированию отпусков, так как это залог соблюдения конституционного права работников на отдых.
Узнайте, что еще проверяет ГИТ и как подготовиться к проверке из специального материала.
Планирование обязательного оплачиваемого отдых персонала — задача с множеством граней. Надо учитывать производственные нужды, пожелания работников, возможности их замены на время отсутствия и, конечно, требования закона. Напомним основные:
- Отпуск большинства тружеников длится 28 календарных дней.
- Отпускной период можно дробить. Но так, чтобы как минимум одна часть длилась не меньше 14 дней.
- Если у человека накопились неиспользованные части отпуска с прошлых лет, они не сгорают. Вы можете предложить работнику «догулять» их или получить денежную компенсацию. Только за те дни, которые выходят за рамки 28-ми.
Помните о категориях работников, которым положен удлиненный отпуск. В их числе:
- Инвалиды — 30 дней.
- Несовершеннолетние — 31 день.
- Работающие на производстве химоружия — 56 дней.
|
Все прописанные в законе сроки отпусков — минимальные. Работодатель может предоставлять работникам более длительный отпуск. Главное прописать это в локальных нормативных актах. |
Распространенный и любимый многими работниками прием — присоединение отпуска к праздникам. Например, взяв 2-дневный кусочек отпуска с 9 января, можно получить полноценные каникулы длиной в 10 дней. Ведь с 1 по 8 длятся нерабочие праздники. Если соблюдены остальные правила, это можно сделать. Но помните: обычные выходные — это календарные дни, которые надо включить в продолжительность отпуска.
Наиболее острый вопрос — надо ли утверждать график отпусков приказом? Закон не дает однозначного ответа и не требует издавать отдельный приказ, поэтому мнения специалистов разделились. Ясно одно — утверждать график обязательно.
В унифицированной форме Т-7 есть выделенная графа для подписи руководителя компании. Эта подпись, по сути, и является утверждением. Однако если в ваших локальных правилах есть пункт о приказе, необходимо издать и его. Отдельное распоряжение нужно и там, где используют самостоятельно разработанные формы без графы для подписи главы компании. Подпись руководителя кадровой службы не означает, что график утвержден. На предприятии есть профсоюз? Не забудьте согласовать план и с ним.
Второй важный момент — надо ли знакомить работников под подпись? Он напрямую связан с определением, является ли график отпусков нормативным актом. Здесь тоже нет четкости со стороны закона. В судебной и административной практике есть примеры признания отпускного плана локальным нормативным актом и назначения работодателям наказаний за отсутствие подписей ознакомленных работников.
Другие вопросы о ЛНА разбираем в этой статье.
Мы рекомендуем ознакомить персонал с графиком сразу после его утверждения. Это можно сделать двумя способами:
- Предусмотреть непосредственно в таблице графу «Ознакомлен».
- Оформить отдельным приложением к графику бланк ознакомления.
Подытоживая все вышесказанное, можно составить такой алгоритм.
Шаг 1. Соберите пожелания работников о периодах отдыха. Помните, что некоторым категориям сотрудников вы обязаны идти навстречу. Даже если какой-то участок «оголится» на время. На этом этапе могут понадобиться переговоры с сотрудниками.
Шаг 2. Проанализируйте производственные нужды и возможности замещения. Составьте проект графика с учетом государственных нерабочих дней и неиспользованных отпусков, если у кого-то они есть. В первую очередь проставьте периоды для льготников, затем — для всех остальных.
Шаг 3. Согласуйте проект с представителем профсоюза, если этот орган есть на вашем предприятии.
Шаг 4. Утвердите график отпусков на 2021 год. Срок — до 17 декабря 2020-го.
Шаг 5. Ознакомьте персонал под подпись.
- Сейчас
- Вчера
- Неделя
- Сутки
- Неделя
- Месяц
График отпусков — это внутрифирменный документ, позволяющий учесть интересы трудового коллектива и работодателя. Благодаря графику сохраняется непрерывность производственного процесса на предприятии, а работники реализуют свое право на ежегодный отдых.
График отпусков важен в равной степени и для работников, и для администрации фирмы. Чем качественнее он будет составлен, тем меньше в дальнейшем возникнет конфликтов и неразберихи по поводу ухода работников в очередные отпуска.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Упоминание о графике отпусков как о документе, определяющем очередность ежегодного отдыха членов трудового коллектива, содержится в ст. 123 ТК РФ.
Трудовым законодательством не уточняется, при каком количестве работников коммерсанту обязательно оформлять этот документ. Логично предположить, что индивидуальному предпринимателю, осуществляющему коммерческую деятельность единолично, составлять график отпусков бессмысленно. Ему не с кем спорить по поводу сроков своего отдыха — процесс труда он планирует сам.
Совсем другие последствия возникают при отсутствии этого документа в трудовых коллективах с большей численностью трудящихся. Как показывает статистика, большинство людей желают отдыхать летом и в начале осени. Этот факт ставит перед руководством фирмы труднореализуемую задачу — учесть интересы коллектива и не причинить ущерб бизнесу. И неважно, 5 человек трудятся под началом коммерсанта или несколько тысяч, — без графика отпусков не обойтись.
Кроме того, несвоевременное оформление отпускного расписания может повлечь не только отпускную неразбериху, но и материальные потери в виде штрафа.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Наказание для директора фирмы, проигнорировавшего требование трудового законодательства о составлении графика отпусков, предусмотрено по ст. 5.27 КоАП и может составить от 1000 до 5000 руб. Фирма потеряет еще больше — от 30 000 до 50 000 руб.
Если нарушение допущено повторно, директора фирмы могут дисквалифицировать на 1–3 года или наказать увеличенным штрафом от 10 000 до 20 000 руб. Юридическому лицу в этой ситуации может быть предъявлено взыскание на сумму от 50 000 до 70 000 руб.
Влияние на урегулирование отпускных сроков в графике оказывает трудовое законодательство. К примеру, право на отдых в удобное для себя время имеют следующие категории работников:
- супруги во время отпуска их жен по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ);
- родитель или опекун, работающий в районах Крайнего Севера, для сопровождения ребенка до 18 лет в другую местность к месту его поступления в вуз или колледж (ст. 322 ТК РФ).
- один из родителей, воспитывающих ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет (ст. 262.1 ТК РФ);
- родители трех и более детей в возрасте до 12 лет (ст. 262.2 ТК РФ).
Подробнее см.: «График отпусков: если ребенку многодетного родителя в следующем году исполняется 12 лет».
К категории «детских» аспектов графика отпусков можно отнести и обязательный учет мнения о периоде отдыха работника, не достигшего совершеннолетия (в возрасте до 18 лет). Для этой группы работающих сотрудников в ТК РФ отпускные особенности выделены в отдельную ст. 267.
Помимо отпускных преимуществ для работников с детьми, нельзя забывать и об ограничениях. К примеру, в п. 20 определения Верховного суда от 28.01.2014 № 1 указано на недопустимость одновременного использования двух и более отпусков по разным основаниям.
Для составителя графика это означает, что в отпускное расписание не следует включать отпуска сотрудниц, находящихся в отпуске по уходу за своим ребенком и работающих в режиме неполного рабочего времени.
Кроме указанных выше «детских» отпускных нюансов, в графике отпусков может учитываться еще 1 группа работников, в отношении которых работодатель обязан согласиться с любыми избранными ими периодами отдыха.
Среди таких сотрудников:
- почетные доноры (закон РФ «О донорстве крови и ее компонентов» от 20.07.2012 № 125-ФЗ);
- Герои России и кавалеры ордена Славы (закон РФ «О статусе Героев Советского Союза, Героев Российской Федерации и полных кавалеров ордена Славы» от 15.01.1993 № 4301-I);
- Герои Социалистического Труда, Герои Труда Российской Федерации и полные кавалеры ордена Трудовой Славы (закон «О предоставлении социальных гарантий Героям Социалистического Труда, Героям Труда Российской Федерации и полным кавалерам ордена Трудовой Славы» от 09.01.1997 № 5-ФЗ);
- чернобыльцы (закон РФ «О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС» от 15.05.1991 № 1244-I);
- лица, получившие определенную долю радиации в Семипалатинске (закон «О социальных гарантиях гражданам, подвергшимся радиационному воздействию вследствие ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне» от 10.01.2002 № 2-ФЗ).
- сотрудники органов внутренних дел, если они не реализовали свое право на основной отпуск, предусмотренный графиком (закон «О службе в органах внутренних дел Российской Федерации и внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации» от 30.11.2011 № 342-ФЗ).
Если в фирме практикуется внешнее совместительство, работник-совместитель имеет право уйти в отпуск одновременно с очередным отдыхом по основному месту работы (ст. 286 ТК РФ).
Как правильно оформить отпуск совместителю, узнайте здесь.
Работодателю при составлении графика отпусков придется учесть и мнение работника — супруга военнослужащего, имеющего право уйти на отдых в период времени, совпадающий с отпуском супруга (закон «О статусе военнослужащих» от 27.05.1998 № 76-ФЗ).
График отпусков на 2021 год: особенности составления, форма
Работник вправе изменить период своего отдыха по согласованию с работодателем. Сделать это позволяют ст. 123 и 124 ТК РФ. Информация о переносе отпуска отражается в отпускном расписании в специально предназначенных для этого графах 8 и 9. Сотруднику придется написать заявление о переносе отпуска, в котором потребуется указать новые даты перенесенного отпуска и причины изменения отпускного срока.
Период отдыха может измениться и из-за болезни сотрудника. Ст. 124 ТК РФ обязывает работодателя в этом случае продлить отпуск или перенести его на другой срок, пересчитав в последнем случае отпускные.
Продлить отпуск также придется, если сотрудник заболел перед его началом. Если сотрудник получил больничный лист, находясь в отпуске, то работодателю рекомендуется уточнить, какой вариант продления отпуска устроит работника: продление текущего или будущего отпуска.
В любом случае работник пишет заявление, а в график отпусков вносится информация о его переносе. Специальные отметки в графике об удлинении отпуска по причине болезни не предусмотрены.
Как внести изменения в график отпусков, см. здесь.
Корректировка сроков отдыха может произойти не только по личным обстоятельствам работника, но и в связи с производственной необходимостью.
К примеру, фирме необходимо провести масштабную реконструкцию поточной линии в связи с освоением новых видов деятельности и внедрением усовершенствованных технологий. Специалисты, занятые данным процессом и отвечающие каждый на своем участке за определенный комплекс мероприятий, обязаны присутствовать на рабочем месте в течение длительного времени, поэтому они не смогут пойти в отпуск по производственной причине.
В этом случае тоже работает ст. 124 ТК РФ: на основании согласия работника, выраженного в письменной форме, и распоряжения руководства отпуск переносится на следующий рабочий год.
График отпусков — это согласованное и утвержденное расписание периодов отдыха работников фирмы, обязательное для обеих сторон трудового договора.
График отпусков — образец заполнения размещен на нашем сайте — должен составляться ежегодно, а за его отсутствие предусмотрено наказание.
- Трудовой кодекс РФ
- Федеральный закон от 20.07.2012 № 125-ФЗ
- Федеральный закон от 10.01.2002 № 2-ФЗ
- Федеральный закон от 30.11.2011 № 342-ФЗ
- Федеральный закон от 27.05.1998 № 76-ФЗ
- Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236
Заполняем столбцы 1-6. Корректное заполнение графика отпусков в течение года подразумевает такие обязательные реквизиты:
- названия структурных подразделений;
- наименование должности;
- Ф.И.О. (полностью);
- длительность отдыха в календарных днях;
- дата начала.
Если период отдыха делится на несколько частей, каждая часть пишется в отдельной строке.
ВАЖНО! График (оригинал) ранее хранился в отделе кадров в течение 12 месяцев. Но приказ 25.08.2010 № 558 утратил свою силу после опубликования приказа Росархива от 20.12.2019 № 236. Им установлен новый срок хранения документа — 3 года.
Срок хранения исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания его делопроизводства. График на 2021 хранится до 31.12.2024 включительно.
В действительности довольно сложно чётко выдержать сроки отпусков, утверждённые в графике. В ходе осуществления деятельности работодатель может столкнуться с ситуацией, когда период отпуска необходимо перенести.
- Если переноса отпуска не избежать, то соответствующую информацию необходимо обязательно отразить в графике. В качестве основания для переноса может быть использовано заявление сотрудника или приказ об отзыве. В графе 8 формы № Т-7 указывается основание, в графе 9 – новая дата отпуска.
- Отпуск может быть разделён на части. Основанием будет являться заявление сотрудника. Стоит помнить, что одна из частей отпуска не может быть меньше 14 календарных дней.
- В документе рекомендуется ввести графу «С изменениями ознакомлен», в которой сотрудники будут оставлять личную подпись, свидетельствующую о согласии с внесёнными в график корректировками.
- Работодателям необходимо установить определённый срок, в течение которого сотрудники могут подать заявление о внесении изменений в утверждённый график отпусков.
- В отношении персонала, принятого в течение календарного года, работодатель самостоятельно решает: внести изменения в утверждённый график или предоставить отпуск только на основании заявления.
Составленный график — это план, который часто не совпадает с реальным ходом работы в организации. Если запланированные даты в итоге не совпадут с фактическими, необходимо внести изменения. Для этого требуется получить от работника заявление о переносе, на основании которого издается приказ. При внесении изменений указывается дата начала перенесенного отдыха и причина переноса.
Документ является обязательным для исполнения обеими сторонами трудовых отношений, желательно, чтобы все работники ознакомились с ним под подпись, несмотря на то, что законодательно это не предусмотрено. В самостоятельно разработанном образце предусматривается графа для ознакомления, а если используется унифицированная форма Т-7, то сделайте отдельный стандартный лист ознакомления с приказом.
В той же ст. 123 ТК РФ указан срок составления графика отпусков – не позднее, чем за две недели до начала нового календарного года, то есть каждый год нужно составлять его до 15 декабря.
Если в течение календарного года принимаются новые сотрудники, которые уходят в отпуск по истечении шести месяцев или раньше, им отпуск предоставить можно только по заявлению или утвердить дополнительный график.
Далее расскажем, как принимается в организации график отпусков на 2021 год: как составить, заполнить и утвердить по новым правилам этот документ. Сразу надо сказать, что изменений в ТК РФ в ст. 123 не вносилось с 2006 года. Порядок остается прежним, последние изменения связаны с очередностью предоставления отпусков, ФЗ-360 установил возможность выбора периода отпуска по своему усмотрению для работников, имеющих 3 и более детей. Такое право есть и у других категорий работников (беременные, несовершеннолетние, воспитывающие детей-инвалидов и т.д.).
График отпусков на 2021 год: как составить, заполнить и утвердить
Увеличить изображение Выберите нужный вид отпуска, если требуется, добавьте в справочник новый вид отпуска, с помощью кнопки Добавить пункт добавьте пустую строку, внесите название вида отпуска и установите галочку «Не оплачиваемый», если данный вид отпуска является не оплачиваемым. После выбора вида отпуска нажмите кнопку Ввод. Для корректного расчета отпуска у сотрудника должен быть выбран режим труда. Внимание Для выбора режима труда сотрудника щелкните мышкой по полю Режим труда под таблицей, откроется справочник режимов труда. Увеличить изображение Выберите нужный режим труда, если требуется, добавьте в справочник новый режим труда, с помощью кнопки Добавить пункт добавьте пустую строку, внесите название режима труда и установите положенное количество дней отпуска в году для данного режима труда.
Подробнее об отпусках читайте здесь: Но на крупных предприятиях обойтись без использования специальных программ для составления графика отпусков на 2018 год и последующие годы вряд ли удастся. Слишком много времени займет заполнение специальной формы, не говоря уже о выборе оптимального варианта, устраивающего как работника, так и работодателя.
Какая форма документа может использоваться программой для составления графика отпусков Для заполнения графика отпусков в ручном режиме может использоваться унифицированная форма №Т-7, но, поскольку применение таких форм уже не обязательно для работодателей, на предприятии может быть разработана собственная форма графика отпусков.
В любом случае, в ней необходимо предусмотреть графы, содержащие следующую информацию: наименование структурного подразделения в соответствии с утвержденным в компании штатным расписанием; должность (специальность) сотрудника согласно штатному расписанию; ФИО сотрудника; табельный номер работника; количество календарных дней отпуска; дата начала отпуска; подпись сотрудника. Специальная программа для составления графика отпусков на 2018 год также может быть разработана для автоматического заполнения формы №Т-7 или той формы, которая утверждена работодателем. Но, как правило, готовые программные продукты при формировании графиков отпусков используют унифицированную форму №Т-7, которая составлена оптимальным образом и вполне устраивает большинство работодателей. Образец такой формы приведен ниже.
Итак. Требуемый кадровиками формат изображен на картинке ниже(все фамилии и должности вымышленные): Особенности данного формата: 1. В таблицу отдельными строками включаются отдельные периоды отпусков 2. В таблице указываются даты начала отпуска и продолжительность 3. Список упорядочен по алфавиту фамилий сотрудников и по возрастанию дат начала
Для создания графика такой формы я использовал встроенный в MS EXCEL конструктор диаграмм и тип диаграммы «Линейчатая с накоплением».
Для того чтобы горизонтальная ось диаграммы имела вид шкалы времени нужны следующие настройки: Максимум и минимум соответствуют числовым значениям дат начала и конца года. Чтобы семидневная сетка совпадала с реальными неделями за дату начала года лучше брать не 01.
01, а ближайший к этой дате понедельник. В качестве исходных данный формирования графика используется таблица, расположенная над графиком. Область печати страницы настроена так, чтобы она не выводилась.
На самом деле диаграмма отражает не только периоды отпусков, но и разрывы между ними (настройками выполнено отображение отпусков зеленым цветом заливки, а разрывов — без заливки то есть прозрачными).
Диаграмма графика отпусков (рабочее место расчетчика отпусков)
Это отображаемый прозрачным период от начала времен до даты начала первого отпуска в году. Используется значение в столбце «Начало1».
Это отображаемый зеленым первый отпуск. Используется значение в столбце «Дней 1» — продолжительность первого периода отпуска: У меня столбец «Дней 1» рассчитывается по формуле: Плюс один день потому, что дата окончания отпуска — это последний его день, а не первый рабочий.
Это отображаемый прозрачным период от окончания первого отпуска до начала второго. Также считается формулой, а так как данной значение не имеет пользовательской ценности — столбец в таблице максимально сужен.
Тут хочется просто сказать «ну и так далее…», в общем зеленые периоды отпусков строятся аналогично ряду 2, а прозрачные промежутки между ними — аналогично ряду 3. Для моей задачи хватило 5-ти периодов — это текущее ограничение шаблона, которое можно преодолеть, продолжая таблицу в ширину (насколько у вас хватит терпения).
Крайний срок утверждения графика на очередной год — за 2 недели до его начала. Это прописано в ст. 123 ТК РФ.
На 2021 год график отпусков нужно подготовить в срок до 17 декабря 2020 года — это крайняя дата утверждения.
Срок хранения
Хранить график отпусков теперь нужно дольше — не 1 года как было ранее, а 3 года.
Новые сроки хранения прописаны в ст. 453 Перечня, утвержденного Приказом Росархива №236 от 20.12.2019.
То есть даже в случае завершения года, на который составлен график, все равно его нужно будет хранить в архиве еще 2 года.
График отпусков — это обязательный документ, необходимый для грамотной организации рабочего процесса и минимазации претензий работников в отношении их отпускных периодов.
Если в компании не будет данного документа, то может последовать административная ответственность на основании ст. 5.27 КоАП РФ.
Размеры штрафов за отсутствие графика при первичном выявлении нарушения:
- 1000 — 5000 руб. — для директора компании;
- 30000 — 50000 руб. — для самой организации.
Размеры штрафов при повторном выявлении:
- 10000 — 20000 руб. — для руководителя (или дисквалификация на срок от 1 до 3 лет);
- 50000 — 70000 руб. — для компании.
Чтобы избежать риска назначения подобных штрафных санкций, лучше потратить время на составление графика, который к тожу же облегчит жизнь как самому предприятию, так и его работникам.
- Правила составления графика отпусков
- Оформление графика отпусков
- Загрузка данных из файла
- Заполнение «Графика отпусков» по подразделениям
- Примечание в документе «График отпусков»
- Заполнения документа «График отпусков» на основании фактических отпусков
- Проверка заполнения документа «График отпусков»
- Особенности формирования печатной формы Т-7
- Формирование печатной формы Т-7 в целом по организации
- Перенос отпуска относительно графика
- Направление в отпуск на основании графика отпусков