Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Подтверждающие документы для авансового отчета 2021». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Больше нет обязательного срока для сдачи в бухгалтерию авансового отчёта и подтверждающих документов. Раньше работник должен был отчитаться в течение трёх рабочих дней:
- либо со дня выхода на работу,
- либо со дня, следующего за истечением срока, на который выданы деньги.
Теперь руководители сами решают, когда работникам отчитываться. Новый срок надо прописать в локальных документах или указывать в каждом приказе о выдаче денег под отчёт.
Какие чеки приложить к авансовому отчету
ОП теперь могут не вести кассовую книгу, если не хранят наличные и после каждой смены передают их в кассу юрлица.
До поправок все ОП, которые принимали и выдавали наличные, должны были вести кассовую книгу. Если расчётного счёта не было, обязанность тоже сохранялась. За отсутствие своей книги налоговики штрафовали компании на 50 тыс. рублей, а руководителей на 5 тыс. рублей.
Авансовый отчет – это первичный документ, который подтверждает израсходованные суммы денег подотчетными лицами. Документ необходим, чтобы подтвердить целевой расход денег.
Авансовый отчет составляют и сдают в бухгалтерию подотчетные лица, которым выдали аванс на нужды организации или ИП. Срок, в течение которого работник обязан отчитаться перед своим работодателем, составляет три рабочих дней с даты:
- истечения указанного в заявлении о выдаче денег под отчет срока предоставления сумм;
- выхода человека на работу в случае, когда срок истек в период болезни или отпуска;
- возвращения из командировки.
Обратите внимание: предприниматель вправе снять деньги с расчетного счета и потратить на любые цели — как для своей деятельности, так и для личных нужд. Оформлять авансовый отчет о потраченных суммах ему не нужно.
Официального бланка авансового отчета 2021 года, который обязателен для всех, нет. Форму авансового отчета можно разработать самостоятельно с учетом особенностей работы компании. Но удобнее использовать унифицированный авансовый отчет на бланке АО-1 (код по ОКУД 0302001). Форма утверждена постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55 и должна содержать следующие сведения:
- о сумме выданных под отчет средств;
- о подотчетном лице (Ф. И. О., должность, структурное подразделение);
- о предыдущем авансе (остаток, перерасход);
- о назначении аванса;
- бухгалтерские записи и другие.
Какую бы форму вы не решили использовать, сначала ее должен утвердить руководитель в приложении к приказу об учетной политике.
Форма авансового отчета 2021 года[/td]
Форму авансового отчета заполняют работники, которым компания выделила средства авансом. Авансовый отчет должен отвечать на следующие вопросы:
- имеется ли перерасход средств;
- своевременно ли была предоставлена документация (чеки, справки, квитанции);
- имеется ли у ответственных за расход авансовых средств лиц задолженность перед предприятием;
- требуется ли высчитывать определенное количество материальных средств у подотчетных работников из зарплаты в счет погашения авансовой задолженности.
Все сроки по сдаче авансовых отчетов должны обговариваться с работодателем еще до выдачи средств из кассы компании. В заявлении на имя руководителя подотчетный сотрудник должен указать:
- цель, ради которой берутся активы;
- количество денег, оформляемых в подотчет;
- срок сдачи авансового отчета.
Благодаря этим важным моментам работодатель сможет быстро определить срок сдачи АО, а бухгалтер легко сделает нужную проводку.
Сотрудники, получившие средства от компании, обязаны сдать авансовый отчет в течение 3 дней после завершения срока, указанного в документе о выдаче активов. Если же подотчет оформлялся на время длительного отсутствия человека на рабочем месте (из-за командировки, отпуска, больничного и т.д.), то авансовый отчет (АО) предоставляется не позднее чем через 3 дня после возвращения.
Далее бухгалтер приступает к проверке АО, финальным этапом которой выступает утверждение документа.
Сроки сдачи авансового отчета подотчетным лицом
Документ составляют в одном экземпляре. На основании утвержденного отчета бухгалтерия списывает подотчетные суммы на расходы, сотрудник вносит в кассу неизрасходованный аванс, а также бухгалтерия выдает сотруднику сумму перерасхода по расходному кассовому ордеру.
Авансовый отчет состоит из лицевой и оборотной сторон, а также расписки. Документ оформляют подотчетник и бухгалтер: каждый из них заполняет свою часть.
Лицевую сторону
авансового отчета заполняет сотрудник, но можно сделать это за него. Следует указать название компании, номер отчета, дату, фамилию и инициалы подотчетного лица, его структурное подразделение и табельный номер, должность, а также назначение аванса.
Также в авансовом отчете есть таблица, в которой указывают сведения о предыдущем авансе, полученных деньгах, расходах и остатке. Если аванс выдан в иностранной валюте, сумму указывают в строке 1а в двух валютах.
На оборотной стороне
Авансовый отчет предоставляется в бухгалтерию в положенный срок. Руководитель предприятия вправе утвердить иной срок для предоставления отчета, закрепив этот норматив в своих локальных правовых актах и в учетной политике.
После того как работник предоставил отчетность по выданному авансу в бухгалтерию, ее необходимо проверить. Бухгалтер проверяет не только корректность заполнения документации, но и правильность внесенных сумм, и их соответствие предоставленным чекам и прочим подтвердительным регистрам.
После проверки бухгалтер заполняет лицевую сторону отчета и отдает ответственному сотруднику отрывную расписку, подтверждающую сдачу авансовой отчетности.
Если в установленный срок подотчетное лицо не предоставило авансовый отчет, то это является нарушением кассовой дисциплины. Данное нарушение предусматривает следующие штрафные санкции:
- Административная ответственность за отсутствие первичных документов. Данное нарушение приравнивается к грубейшему нарушению требований к бухучету и бухгалтерской отчетности и предусматривает штраф до 10 000 рублей. При повторном нарушении штраф возрастает до 20 000 руб. (ст. 15.11 КоАП)
- В части налогового законодательства это влечет за собой штрафные санкции доначислений сумм за неуплату НДФЛ и страховых взносов, недоимки по налогу на прибыль (налогу при УСН). Санкции предусматривают штраф для организации или ИП в размере 20% от суммы доначислений (ст. 122, 123 НК)
Еще раз обратим внимание на основные нарушения, на которые может обратить внимание налоговый инспектор:
- отсутствие подтверждающих документов к авансовому отчету;
- отсутствие заявлений на выдачу авансового отчета.
Одним из обязательных реквизитов каждого из типов счета-фактуры является его порядковый номер. Слово «порядковый» предполагает нумерацию по порядку по мере оформления документов. Однако соблюсти ее получается не всегда, а попытка упорядочивания отражается на нумерации документов, выставленных позже тех, на номере которых произошел сбой. Ответственность за скачущие или отсутствующие номера не предусмотрена. Вычету ошибки в номере не препятствуют.
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.
О чем нужно рассказать сотрудникам, прежде выдать им деньги в подотчет? Первое – большинство чеков ККТ станут электронными.
Компания вправе принять такие чеки и отнести суммы по ним на расходы, но если в таких документах будут отражены все необходимые реквизиты. Например, в поле «Форма расчета» будет отражаться надпись «Безналичными», вместо «Электронными».
Если ваш сотрудник совершает покупку от имени компании для нужд компании, то он товар покупает не как физическое лицо. Такое возможно в случае, если продавец — это ИП на УСН или патенте. Дело в том, что данной категории лиц дали право до 1 февраля 2021 генерировать чеки с общим итогом.
Без выделения конкретных товарных позиций (п.
17 ст. 7 Закона от 03.07.2016 № 290-ФЗ). То есть без расшифровки. Но для целей налогового учета из документов должно ясно следовать, что именно приобрела и оплатила фирма.
В обычных онлайн-чеках название, цена, количество товаров (работ, услуг) — непременные реквизиты.
При экономии подотчетных сотрудник возвращает компании остаток. При доказанном перерасходе, наоборот, организация компенсирует работнику излишне потраченное.
Если были несогласованные траты, работодатель их вправе не возмещать. Какие же документы для авансового отчета нужно приложить подотчетному лицу, чтобы его траты были обоснованными? Какие документы дают право бухгалтеру включить потрачены подотчетным лицом средства в расходы?
Еще один нюанс: ПКО должны составляться исключительно по форме КО-1, которая была введена в оборот Госкомстатом постановлением от 18.08.1998 № 88.
Поручить сотруднику что-либо сделать, получить или оплатить – это быстро и, чаще всего, дешевле. Но опыт аудиторских и налоговых проверок показывает, что именно в этой сфере чаще всего обнаруживаются нарушения.
Какие же документы для авансового отчета нужно приложить подотчетному лицу, чтобы его траты были обоснованными? Какие документы дают право бухгалтеру включить потрачены подотчетным лицом средства в расходы?
Совет: Составьте детальную памятку для подотчетных лиц.
Укажите, какие реквизиты и как именно должны быть обязательно заполнены для каждого вида оправдательного документа. Отдельно отметьте документы, которые нельзя принимать от продавцов товаров и услуг (например, расписки, справки, заявления и т.п.).
Периодически проводите семинары для подотчетных лиц.
1.3. Получить деньги под отчет можно лишь при условии полного погашения (задолженности) по ранее полученному авансу.
1.4. При отсутствии наличных денег в кассе сотрудники с разрешения руководителя могут использовать для приобретения товаров (работ, услуг) в интересах организации личные деньги с последующей их компенсацией по заявлению работника.
2. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К РАСХОДОВАНИЮ ДЕНЕГ 2.1. Деньги под отчет могут выдаваться работнику на любые цели, связанные с деятельностью ООО «Промсервис». 2.2. Подотчетные суммы должны расходоваться строго по назначению: лишь на те цели, на которые они были выданы (а в случае траты собственных средств — на заранее оговоренные с руководителем нужды).
В противном случае руководитель вправе не утвердить авансовый отчет работника и нецелевые покупки не будут компенсированы работнику.
Правило № 2: руководитель утверждает срок, по истечении которого сотрудник должен отчитаться по авансу.
Когда срок истекает, сотрудник должен сдать отчет в бухгалтерию в течение трех рабочих дней или после выхода на работу. При покупке товаров для организации за наличные также нужно оформить документы, которые обоснуют расходы и вычеты по НДС.
Правило № 3: руководитель устанавливает срок, в течение которого бухгалтер должен проверить авансовый отчет. Затем главбух, бухгалтер, а в их отсутствии сам руководитель утверждает отчет и производит окончательный расчет по нему.
Правило № 4: бухгалтер подписывает отчет у руководителя и главного бухгалтера организации. Без этих подписей документ недействителен, а значит, компания не сможет принять суммы по такому отчету к налоговому учету.
Упростить составление отчетов можно настроив . Это особенно актуально, если сотрудники работают в одном подразделении, а бухгалтерия в другом.
Почему, сейчас расскажем. Подотчетнику. На лицевой стороне документа указывают наименование организации или ФИО предпринимателя и подразделение.
Сотрудник вписывает свои ФИО, должность и табельный номер, а также назначение аванса. Графу «Назначение аванса» нужно заполнить обязательно, но без подробностей. Достаточно указать категорию расходов: командировочные расходы, покупка расходников для офисного оборудования, представительские расходы.
На оборотной стороне в графах со 2 по 4 сотрудник в хронологическом порядке перечисляет реквизиты документов, подтверждающих расходы, в графе 5 указывает суммы затрат.
и должность сотрудника, направленного в командировку, получившего средства на иные нужды;
- оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате, по обеспечению перевода во время проведения мероприятия.
- транспортное обеспечение доставки к месту проведения мероприятия и обратно;
- буфетное обслуживание во время переговоров;
- на проведение официального приема;
По талонам или корпоративным картам.
Если организация заключила договор с топливной компанией и внесла в аванс за ГСМ по безналу, в расчетный день поставщик передаст отчет о выборке топлива и счет-фактуру. Водителю же при каждой заправке он будет выдавать чек, который подтверждает факт получения топлива.
В данной ситуации работник отчитывается не за получение наличных (их водитель не получает). А за объем топлива, приобретенного по корпоративной топливной карте или талонам.
Авансовые отчеты водителей служат для контроля расхода топлива и взаиморасчетов с поставщиком.После получения денежных средств подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы денежные средства под отчет, или со дня выхода на работу, передать авансовый отчет с прилагаемыми оправдательными документами (п.
6.3 Указания № 3210-У) в бухгалтерию.
Особенности авансовых отчетов в бухгалтерском учете
Чаще всего сложности у подотчетных сотрудников возникают с кассовыми чеками — из магазинов, пунктов продажи билетов на общественный транспорт, автозаправок (если нужно перемещаться по делам фирмы на машине). Если к кассовым чекам приложены другие документы (накладные/товарные чеки), то проблем не возникнет, и их можно принимать к учету.
К авансовому отчету могут быть приложены любые документы. При этом данные документы должны подтверждать не только факт оплаты материальных ценностей, но и факт их получения.
Кассовый чек подтверждает только факт оплаты, поэтому его недостаточно для подтверждения факта приобретения товаров (работ, услуг).
Положением о ККТ определено, что кассовый чек — это первичный учетный документ, отпечатанный ККТ на бумажном носителе, подтверждающий факт осуществления между пользователем и покупателем (клиентом) наличного денежного расчета и (или) расчета с использованием платежных карт, содержащий сведения об этих расчетах, зарегистрированных программно-аппаратными средствами ККТ, обеспечивающими надлежащий учет денежных средств при проведении расчетов.
В настоящий момент применение кассовой техники претерпевает существенные изменения. Переход на новый порядок, современный и технологичный, позволит передавать сведения о каждой покупке в режиме on-line в налоговую инспекцию, а покупателям получать и сохранять кассовые чеки на своих мобильных устройствах.
1 июля 2017 года старый порядок прекратит свое действие. При этом у предприятий сферы услуг, владельцев торговых автоматов, а также лиц, применяющих патент и ЕНВД, то есть для малого бизнеса, который не был обязан применять ККТ, будет еще целый год для перехода на новый порядок, для них он становится обязательным с 1 июля 2018 года.
Таким образом, до середины 2018 года будут действовать два порядка оформления кассовых чеков: на старых аппаратах и новых.
Следуя прежнему порядку, необходимо проверять наличие следующих обязательных реквизитов на кассовых чеках:
- наименование организации;
- ИНН;
- заводской номер ККТ;
- порядковый номер чека;
- дата и время покупки (оказания услуги);
- стоимость покупки (услуги);
- признак фискального режима.
По новым правилам обязательные реквизиты кассового чека будут проверяться автоматически в формате, установленном налоговиками. Это значительно облегчит контроль подтверждающих оплату документов.
Обязательным элементом нового кассового чека является QR-код, благодаря которому любой покупатель может проверить легальность осуществляемой покупки.
Необходимо помнить, что в отдельных случаях разрешено выдавать не кассовый чек, а бланк строгой отчетности (БСО).
Кассовый чек и бланк строгой отчетности должны содержать, за исключением случаев, установленных законом, следующие обязательные реквизиты:
- порядковый номер за смену;
- дата, время и место (адрес) осуществления расчета;
- наименование организации или фамилия, имя, отчество индивидуального предпринимателя;
- идентификационный номер налогоплательщика;
- применяемая при расчете система налогообложения;
- признак расчета (получение средств от покупателя — приход, возврат покупателю средств, полученных от него, — возврат прихода, выдача средств покупателю — расход, получение средств от покупателя , выданных ему, — возврат расхода;
- наименование товаров, работ, услуг, платежа, выплаты, их количество, цена за единицу с учетом скидок и наценок, стоимость с учетом скидок и наценок, с указанием ставки налога на добавленную стоимость;
- сумма расчета с отдельным указанием ставок и сумм налога на добавленную стоимость по этим ставкам;
- форма расчета (наличные денежные средства и (или) электронные средства платежа), а также сумма оплаты наличными денежными средствами и (или) электронными средствами платежа;
- должность и фамилия лица, осуществившего расчет с покупателем (клиентом), оформившего кассовый чек или бланк строгой отчетности и выдавшего (передавшего) его покупателю (клиенту);
- регистрационный номер контрольно-кассовой техники;
- заводской номер экземпляра модели фискального накопителя;
- фискальный признак документа;
- адрес сайта уполномоченного органа в сети «Интернет», на котором может быть осуществлена проверка факта записи этого расчета и подлинности фискального признака;
- абонентский номер либо адрес электронной почты покупателя (клиента) в случае передачи ему кассового чека или бланка строгой отчетности в электронной форме;
- адрес электронной почты отправителя кассового чека или бланка строгой отчетности в электронной форме в случае передачи покупателю (клиенту) кассового чека или бланка строгой отчетности в электронной форме;
- порядковый номер фискального документа;
- номер смены;
- фискальный признак сообщения.
Документы, которыми подтверждаются расходы командировочных работников, как правило, включают:
- билеты в обе стороны на авиа-, ж/д, автобусный транспорт, кассовые чеки о выдаче постельного белья;
- подтверждения расходов на проезд до вокзалов/аэропортов, находящихся за пределами городов, в труднодоступных районах;
- документы из места проживания — гостиничные счета, бланки строгой отчетности или кассовые чеки;
- страховые полисы на поездку;
- документы об оплате других сборов, связанных с поездкой;
- документы об оплате получения виз.
В подтверждение оплаты пользования легковым такси выдается кассовый чек или квитанция в форме бланка строгой отчетности. Указанная квитанция должна содержать обязательные реквизиты:
- наименование, серия и номер квитанции на оплату пользования легковым такси;
- наименование фрахтовщика;
- дата выдачи квитанции на оплату пользования легковым такси;
- стоимость пользования легковым такси;
- фамилия, имя, отчество и подпись лица, уполномоченного на проведение расчетов.
В квитанции на оплату пользования легковым такси допускается размещение дополнительных реквизитов, учитывающих особые условия осуществления перевозок пассажиров и багажа легковыми такси.
Таким образом, водитель легкового такси обязан выдать пассажиру по окончании поездки либо кассовый чек, отпечатанный контрольно-кассовой техникой, либо квитанцию в форме бланка строгой отчетности, которая должна содержать установленные реквизиты.
Общие правила заполнения авансового отчета таковы:
- С 30.11.2020 данный отчет составляется в течение того количества рабочих дней, которое установлено в локальных актах работодателя, с момента:
- истечения срока, на который выданы средства, указанного в заявлении работника о выдаче денег под отчет;
- выхода сотрудника на работу, если срок, на который выданы деньги, истек в период его болезни или отпуска;
- возвращения работника из командировки.
Требование о 3-х дневном сроке представления отчета с 30.11.2020 исключено указанием Банка России от 05.10.2020 № 5587-У. Какие еще нововведения в порядке учета кассовых операций вступили в действие, рассказали эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе К+ и бесплатно переходите в обзорный материал.
За нарушение срока работника можно наказать материально.
Подробнее об этом см. в статье «Работник опять задержал первичку? Накажите рублем».
- Отчет оформляется по унифицированной форме АО-1 или по форме, принятой организацией.
Скачать бланк отчета вы можете у нас на сайте — см. «Унифицированная форма № АО-1 — авансовый отчет (скачать)».
- Заполняется совместными усилиями работника и бухгалтера.
- Утверждается руководителем.
- В качестве приложений к отчету обязательны документы, подтверждающие понесенные работником расходы — чеки, счета, билеты и т. п.
Изменений по авансовым отчетам в 2020 году (равно как и в 2019 году) не было – этот документ по-прежнему обязателен для заполнения. Если авансовый отчет составляется в электронной форме, необходимо использование электронной подписи всеми сотрудниками, участвующими в его заполнении (письмо Минфина от 20.08.2015 № 03-03-06/2/48232).
Ознакомиться с примером и образцом заполнения авансового отчета вы можете на нашем сайте. Рассмотрим условный пример.
Допустим, 21.01.2021 ООО «ИКС» выдало своему сотруднику Смирнову О. Д. деньги в размере 20 000 руб. на приобретение 5 картриджей для принтеров. Неиспользованных авансов за ним не было. Покупка была совершена в тот же день, а отчет работник представил на следующий день, т. е. 22 января.
Работник потратил всего 18 950 руб. (НДС покупка не облагалась т. к. продавец применяет УСН). Неиспользованные средства в размере 1 050 руб. он вернул в кассу сразу при сдаче отчета в бухгалтерию.
Приведем образец заполнения авансового отчета для данной ситуации.
Заполнение авансового отчета требует совместной работы подотчетного лица и бухгалтера. Заполненный отчет, подписанный главным бухгалтером и руководителем, является документом, на основании которого отражаются операции в учете.
Дополнительно материалы по теме расчетов с подотчетными лицами смотрите в статьях:
- «Составляем приказ о подотчетных лицах — образец 2020 — 2021»;
- «Возврат подотчетным лицом суммы неизрасходованного аванса»;
- «Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами (нюансы)»;
- «Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами».
Новые документы для авансового отчета 2021
Итак, в организации выдаются деньги под отчет. Для начала следует сказать, что за последнее время правила выдачи сильно изменились. Однако одно остается неизменным – механизм работы с подотчетными суммами должен быть прописан во внутренних документах компании.
Для того чтобы сотрудник мог получить необходимую сумму, директор издает приказ. С этим приказом подотчетное лицо идет в бухгалтерию и получает деньги. В настоящее время можно получить очередную сумму не отчитавшись по ранее полученной.
После того, как денежные средства потрачены, работник должен предоставить по ним авансовый отчет не позднее, чем через 3 дня, относительно даты, установленной в приказе. К авансовому отчету нужно приложить все подтверждающие документы. Следует помнить, что, поскольку в настоящее время широкое распространение получили онлайн – кассы, чек может прийти в электронном виде, но его необходимо распечатать и приложить к авансовому отчету. Если документ утерян или его нет на руках, необходимо приложить к отчету письменные пояснения. В этом случае только директор (в соответствии с установленным внутренним порядком) решает принимать в составе отчета затраты без документов или нет.
Если работник часто берет денежные средства под отчет и у него всегда на руках остается определенная сумма, то налоговая инспекция может обязать приравнять такие суммы к доходу работника со всеми вытекающими отсюда последствиями. Решения в пользу налоговиков в таких случаях суды выносят.
Работник обычно не предоставляет чек в двух случаях: он его потерял или продавец работает без кассового аппарата.
Бывает, что подотчетное лицо просто по невнимательности теряет чек или происходит порча чека. Обычно в таких случаях к авансовому отчету прикладывается служебная записка, где работник поясняет где, когда и по какой причине он потерял конкретный чек. Если директор посчитает нужным возместить такие расходы, то потраченные средства сотрудник получит, однако в расходы такую сумму лучше не включать, особенно при применении УСН. Ведь все расходы должны быть в обязательном порядке документально оформлены.
В том случае, когда продавец не выдает чек в связи с отсутствием новой кассы, нужно запросить у продавца письмо – подтверждение о правомерности отсутствия кассовых аппаратов или копию подтверждающего документа о нахождении на спецрежиме.
Есть возможность получить товарный чек или квитанцию без кассового чека.
Наверно, самым распространенным способом траты подотчетных средств является покупка товаров.
В большинстве случаев покупки кассовый чек выдается сразу же на кассе. Это идеальный вариант, когда берется чек, составляется авансовый отчет и передается в бухгалтерию предприятия для проведения отчета.
С вводом в эксплуатацию онлайн – касс, появилась еще одна возможность получить чек. Продавец отправляет в виде СМС сообщения или ссылки на электронную почту всю информацию, касающуюся чека. Его распечатывают и прикладывают к авансовому отчету.
Случается, что подотчетное лицо получает деньги наличными, а оплату производят по карте. В этом случае необходимо предоставить чек об оплате с помощью карты. Если оплата проходит с карты другого человека, например, родственника, то необходимо в письменном виде объяснить, почему товар оплачен кем – то другим, а также расписку, что деньги переданы тому, кто расплатился картой.
При подтверждении коммерческих расходов необходимо иметь в виду следующие нюансы:
- Чека за проживание может и не быть, так как гостиницы не используют кассы до 1 июля текущего года. В этом случае может быть предоставлен только счет на оплату
- Если работник ездил в командировку на своей машине, то к отчету прикладываются чеки на топливо, путевка на маршрут поездки
- Если сотрудник добирался до места назначения поездом или самолетом, то необходимо предоставить не только билет, но и документ, который подтвердит, что поездка действительно состоялась. Если использовался электронный билет, то необходимо предоставить его распечатку, а также посадочный талон. Если талона нет, то можно запросить у перевозчика, например, справку, которая подтвердит, что сотрудник действительно был в дороге. Нужно разъяснить работникам, что посадочный талон необходимо распечатывать в обязательном порядке и закрепить этот момент во внутренних документах компании, которые касаются командировочных расходов
- Если работник находясь в командировке перемещался на такси, то нужно иметь чек на такую перевозку и прилагать его к авансовому отчету
Авансовый отчет: что можно принять к учету
Еще одна причина, по которой в организациях любят выдавать деньги под отчет – если превышен лимит в кассе. Величину превышения просто выдают ответственному лицу, тем самым регулируя остаток. Тратятся и подтверждаются такие суммы в общем порядке.
Кстати, при необходимости, подотчетное лицо может вернуть средства обратно в кассу, как излишек подотчетных сумм.
Подотчетник является материально – ответственным лицом. Он получает денежные средства в кассе бухгалтерии, либо прямо на банковскую карту работника и тратит их на нужды организации. По всем потраченным суммам необходимо предоставить авансовый отчет, к которому прикладываются все подтверждающие документы. Закон об онлайн – кассах вносит в эту процедуру свои коррективы. Теперь очень тщательно необходимо проверять все ли необходимые реквизиты содержит чек и корректно ли выдаются бланки строгой отчетности.
Подотчетное лицо или сотрудник, получивший средства организации на выполнение задач, связанных с её деятельностью, обязан:
- выполнить производственно-хозяйственное задание, например, купить товар, оплатить услугу, отправиться в командировку (в другую организацию по месту работы или за ее пределы);
- использовать для оплаты товаров и услуг в ходе выполнения задания полученный от организации аванс;
- отправить на хранение ответственному лицу приобретенные для организации товары;
- собрать необходимый пакет документов, оформленный соответствующим образом для подтверждения расходования средств;
- сформировать отчет о целевом использовании средств и в оговоренный срок подать его вместе с подтверждающими документами в бухгалтерский отдел;
- возвратить остаток неиспользованных средств или получить компенсацию в случае перерасхода.
Обратите внимание, что в служебную командировку может быть направлен сотрудник, работающий по трудовому договору, а не договору подряда (гражданско-правовому). Сотрудник, работающий по договору подряда, подотчетным лицом выступать не может.
Для выдачи средств подотчетному лицу требуется распоряжение руководителя организации. Это распоряжение выдается после предоставления заявления сотрудником, который получает подотчетные средства или отправляется в командировку.
После осуществления всех расходов сотруднику необходимо отразить их в авансовом отчете, обязательно приложив к нему все подтверждающие документы, и далее передать всё это в бухгалтерию организации. Сроки предоставления рапорта различаются в зависимости от типа расходов.
Для подотчетных лиц, вернувшихся из командировки, срок равняется трем дням и отсчитывается от дня, обозначенного в билете на самолет, поезд или в путевом листе автомобиля. Если сумма была предоставлена на другие нужды организации, срок подготовки отчета закрепляется в отдельном распоряжении руководителя, которое прилагается к учетной политике.
Вся информация, касающаяся учетной политики организации, включая приложения к ней, должна быть доведены до сведения всех подотчетных лиц, а также сотрудников бухгалтерии.
Подотчетный сотрудник обязательно должен оправдать понесенные в ходе выполнения задания расходы. Ниже дан перечень документов для авансового отчета, которые доказывают целевое использование средств на нужды компании:
- кассовый чек;
- товарный чек;
- бланк строгой отчетности (БСО);
- приходный кассовый ордер (ПКО);
- счёт-фактура;
- товарная накладная;
- билет и посадочный талон на транспорт.
Чеки — это самые популярные документы, принимаемые к авансовому отчету. Они выдаются при расчете в магазинах, медицинских учреждениях, гостиничных комплексах и т.п. В качестве первичного документа кассовый чек должен содержать:
- наименование документа;
- порядковый номер за смену;
- дата, время, место проведения операции;
- наименование организации;
- ИНН, система налогообложения;
- признак расчета;
- перечисление товаров/услуг и их стоимость;
- формат оплаты товаров/услуг;
- ФИО продавца;
- реквизиты кассового аппарата;
- порядковый номер документа;
- адрес сайта, на котором возможна проверка подлинности документа;
- QR-код.
Распространенным случаем составления и сдачи рассматриваемого документа является отчет о командировке, поэтому здесь и далее речь будет идти именно о нем. Однако законодательство не делает никаких разграничений и устанавливает общую форму для всех случаев оформления хозяйственных расходов через сотрудника (работника) организации. Форма авансового отчета о командировочных расходах зависит от организационно-правовой формы субъекта:
- государственные и муниципальные учреждения (органы власти) обязаны использовать форму, которая утверждена Приказом Минфина от 30.03.2015 № 52н;
- организации, использующие документ в качестве первичного учетного, обязаны использовать утвержденную Постановлением Госкомстата от 01.08.2001 № 55 унифицированную форму № АО-1;
- иные лица (как юридические, так и индивидуальные предприниматели) вправе отчет о командировке заполнять по локально (внутри организации) утвержденной форме (что нецелесообразно при наличии унифицированной формы, успешно применяемой на практике и подтвердившей удобство ее использования).
Указанным выше Постановлением Госкомстата установлены следующие основные требования к составлению отчетности:
- заполняется подотчетным работником и бухгалтером (работником бухгалтерии);
- составляется в 1 экземпляре;
- может заполняться вручную или с применением различных технических средств (в том числе, заполнен на компьютере и распечатан);
- в качестве приложений должны фигурировать все подтверждающие расходы документы.
На требованиях и правилах в отношении заполнения конкретных разделов остановимся ниже.
ДЕСЯТЬ ВОПРОСОВ ПО АВАНСОВОМУ ОТЧЕТУ
Формой № АО-1 авансового отчета пользуются организации всех форм за исключением бюджетных, для которых утверждается отдельная форма. В случае использования документа в качестве первичного учетного (например, для подтверждения расходов при исчислении налога) его заполнение должно соответствовать правилам, предъявляемым законодательством. В том числе это касается сроков его составления и сдачи ответственным работником, требований по заполнению конкретных разделом, а также требований к прилагаемым документам.
Срок, в течение которого сотрудник организации должен осуществить действия по заполнению авансового отчета, устанавливается двумя документами:
- Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749 (п. 26);
- Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций…» (п. 6.3).
В соответствии с указанными нормами подотчетный работник должен сдать отчет по командировке в течение 3 рабочих дней, исчисляемые со дня его возвращения на работу.
Все разделы документа поименованы и не представляют сложности при заполнении авансового отчета. Важно учитывать, какие разделы заполняются командированным сотрудником, а какие – бухгалтерской службой организации. Работник заполняет в документе:
- название предприятия или ФИО индивидуального предпринимателя;
- подразделение (филиал, отдел и т.д. при наличии);
- дата формирования документа;
- сведения о себе (ФИО и номер по табелю, занимаемую должность);
- цель расходования полученных средств (в рассматриваемом случае – командировочные расходы или просто командировка);
- таблицу на оборотной стороне, где по порядку перечисляются конкретно понесенные расходы с указанием обосновывающего соответствующие траты документа и точной суммы конкретных затрат.
Под таблицей работник проставляет свою подпись и расшифровывает ее. После того как отчет сдан работником, он проверяется и дозаполняется работником бухгалтерии, затем передается на утверждение руководителя. Если в организации или у предпринимателя отсутствует бухгалтер, то сотрудник должен сдать заполненный документ в те же сроки, но непосредственно руководителю.
Хотя в форме отчета по командировке отсутствует указание на наличие в ней приложений в виде подтверждающих расходы бумаг, все правила его составления и сдачи предписывают работнику их прикладывать. При отсутствии подтверждений понесенные работником расходы не компенсируются – организация не может учесть их при исчислении и уплате налога.
Каждый приложенный документ размещается в том порядке, как они прописаны в таблице. Они подлежат нумерации, как в отчете. Например, в отчет о командировке могут быть включены следующие бумаги:
- проездные (автобусные и железнодорожные билеты, авиабилеты, чек, подтверждающий оплату проезда, квитанция на оплату постельного белья в поезде, платежные документы за услуги по оформлению самих билетов);
- о проживании (унифицированный документ об оказании гостиничных услуг, кассовый чек об оплате жилья и др.);
- иные согласованные с работодателем расходы (счета по оплате услуг связи, документы, подтверждающие расходы по оформлению заграничного паспорта или зарубежной визы и др.)
Перечень не является исчерпывающим и предполагает возможность приложения иных подтверждающих документов.
Образец заполнения авансового отчета в 2020 — 2021 годах
Отчет о командировке после сдачи его работником завершается бухгалтером организации, ответственным за ведение этой работы. Последним проверяются все те данные, которые внесены командированным сотрудником фирмы, и заполняются следующие разделы (в случае отсутствия ошибок):
- порядковый номер отчета;
- расписка о получении отчета, в которой помимо подписи бухгалтера и ее расшифровки фигурирует дата сдачи, сумма расходов и данные отчитывающегося лица;
- сумму расходов, принятую к учету в таблице на оборотной стороне и ее последний столбец;
- таблица с указанием размера аванса, количества израсходованных средств и суммы остатка;
- бухгалтерская запись.
После заполнения указанных разделов документ передается на утверждение руководителю.
Для документального оформления выдачи денежных средств подотчетному лицу и последующего контроля за их расходованием необходимо оформить следующие документы:
- Заявление подотчетника либо распорядительный документ работодателя.
Выдать деньги под отчет банкиры позволяют только при наличии одного из документов, оформленного в письменном виде (п 6.3 Указания Банка России «О порядке ведения кассовых операций…» от 11.03.2014 № 3210-У):
- заявления подотчетного лица;
- Лраспорядительного документа работодателя (приказа, распоряжения и т. д.).
Оформляется такой документ на каждую выдачу наличных денег. Форма — произвольная, но с указанием (Письмо Банка России от 06.09.2017 № 29-1-1-ОЭ/20642):
- ФИО подотчетного лица;
- цели получения подотчетных денег;
- размера подотчетной выплаты;
- срока ее возврата;
- подписи руководителя;
- даты и регистрационного номера.
Если подотчетные деньги перечисляются на банковскую карту сотрудника, в документе должны присутствовать детальные реквизиты, необходимые для оформления перечисления.
Не всегда документальное оформление расчетов с подотчетными лицами ограничивается только заявлением, кассовыми документами и авансовым отчетом с приложенными подтверждающими документами.
Среди дополнительных подотчетных бумаг можно назвать:
- служебную записку (если работник ездил в командировку на автомобиле), отчет (при осуществлении представительских расходов), иные необходимые пояснительные документы;
- приказ об удержании подотчетных сумм — он нужен, если подотчетник не сдал авансовый отчет и не вернул деньги (ст. 137 ТК РФ);
- уведомление (сообщение) и приказ о прощении подотчетного долга — оформляются в том случае, если работодателем принято решение не взыскивать с работника указанные суммы (п. 2 ст. 145 ГК РФ, п. 6 ст. 226 НК РФ).
Снизить риски от ошибок в документальном оформлении подотчета работодателю помогут несколько действий:
- Детализируйте порядок оформления подотчета в локальных актах.
Внесите условие о возможности выдачи денег под отчет и возврате неиспользованных подотчетных сумм как в наличной, так в безналичных формах во внутренние локальные акты (учетную политику, Положение о выдаче подотчетных сумм или иные внутрифирменные документы).
С конца марта 2020 года компании при выдаче подотчетных денег должны руководствоваться новыми правилами наличных расчетов (Указание ЦБ РФ от 09.12.2019 № 5348-У «О правилах наличных расчетов»). Они не изменили коренным образом прежние нормы из Указания от 07.10.2013 № 3073-У, но частично подкорректировали их.
Новое указание предписывает производить наличные расчеты между компаниями, ИП и физлицами за счет налички, поступившей в кассу участника наличных расчетов с его банковского счета (Письмо ЦБ от 04.06.2020 № 45-19/5013).
Получается, что выдать наличные средства под отчет из наличной выручки можно, а вот возвращенный одним сотрудником в кассу неизрасходованный подотчетный аванс сразу выдать другому подотчетному лицу станет рискованной процедурой, которая привлечет внимание контролеров. Наказание за подобное нарушение — для должностных лиц от 4 000 до 5 000 руб., для компаний от 40 000 до 50 000 руб. (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ).
В такой ситуации придется деньги сначала сдать в банк, а затем снять и уже затем выдать подотчетнику.
Повлияет ли такой порядок на подотчетный документооборот? Скорее всего нет. Прибавиться работа кассирам и бухгалтерам по оформлению приходно-расходных кассовых документов, а набор документов подотчетника от этого не изменится.
Как подтверждать подотчетные расходы
- Оформление подотчетных денег начинается с заявления подотчетного лица или приказа (распоряжения) работодателя.
- На основе этого документа наличные средства выдаются из кассы или расчетного счета после оформления платежных документов (РКО или платежного поручения).
- Чтобы отчитаться за потраченные подотчетные средства, сотруднику необходимо собрать подтверждающие документы и заполнить авансовый отчет.
- Если документы по подотчетным суммам оформлены с ошибками или авансовый отчет не представлен, а выданный под отчет аванс не возвращен, возникают налоговые риски.
Конкретный перечень документов, которые подотчетное лицо должно приложить к авансовому отчету, в том числе по командировке, законодательством не установлен.
К авансовому отчету работник должен приложить документы, которые подтверждают его расходы о найме жилья, о расходах на проезд, об иных расходах, которые связаны с командировкой
В самом словосочетании «авансовый отчет» слышится расшифровка смысла – отчет по выданному авансу. Выдается аванс подотчетному лицу на целевое расходование средств, подтвержденное должным образом заполненными первичными документами.
Денежные средства под отчет предоставляются на следующие цели:
- Хозяйственные нужды организации;
- Командировочные расходы;
- Представительские расходы.
Авансовый отчет заполняется самим подотчетным лицом, проверяется, как правило, бухгалтером (или руководителем) и подписывается руководителем организации. На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтер списывает подотчетные денежные средства.
Авансовый отчет дает возможность уменьшать налогооблагаемую базу для организаций на УСН (15%) и снижать суммы НДС.
Для УСН 15% это объясняется тем, что налогоплательщик учитывает произведенные расходы, подтверждая их чеками и первичной документацией по приобретенным товарам (услугам).
При приобретении товаров и услуг облагаемых НДС, налогоплательщик имеет право уменьшить сумму налога на указанный НДС по чекам.
Представительскими расходами можно сократить налогооблагаемую базу при расчете налога на прибыль. Но не полностью: лимит суммы составляет 4% от затрат на оплату труда в соответствующем налоговом периоде. При этом необходимо иметь подтверждающие документы: приказ о мероприятии, отчет о проведении, смету и т.д.
Документально подтвержденные командировочные расходы освобождаются от страховых взносов и учитываются при расчете налога на прибыль. Также, суточные в размере не более 700,00 рублей на каждый день нахождения в командировке на территории России и не более 2500,00 рублей за каждый день в зарубежной командировке не облагаются НДФЛ. На сумму превышенного расхода придется начислить НДФЛ. Важно отметить, что расходы на питание входят в сумму суточных и не могут учитываться отдельно.
Если работник не предоставил подтверждающих документов на командировку, то расходы нельзя учитывать при расчете налога на прибыль, также необходимо начислить на них страховые взносы. А вот на НДФЛ по закону можно сэкономить и не начислять его в пределах установленных лимитов налогооблагаемых расходов (700,00 и 2500,00 рублей).
В случае, если сотрудник не отчитался по авансу (не предоставил авансовый отчет), выданные ранее суммы облагаются зарплатными налогами (страховые взносы и НДФЛ).
Документы для авансового отчета
Перед тем, как объявить работнику о направлении в служебную командировку, необходимо убедиться, что на него не распространяется запрет, налагаемый трудовым кодексом в отношении:
- беременных женщин — ст. 259;
- несовершеннолетних — ст.268.
|
Важно! Эти категории работников запрещено направлять в командировки, даже, если они согласны. |
Проверьте, нет ли ограничений для направления работников в служебные командировки:
- медицинского характера — ч.2 ст.259 ТК;
- запрещены индивидуальным планом реабилитации инвалида;
- по ученическому договору — ч.3 ст.203;
- является зарегистрированным кандидатом — п.2 ст. 41.
Следующие категории сотрудников можно отправлять в командировки только, если есть их согласие:
- сотрудницы с детьми до 3 лет;
- одинокие родители / опекуны, воспитывающие ребенка до 5 лет;
- работники, ухаживающие за ребенком-инвалидом или родственником на основании медзаключения.
Последней категории работников надо направить запрос на согласие с предстоящей командировкой. В запрос должно быть включено условие о возможности отказа от поездки —- ч.2 ст.259 ТК РФ.
|
Важно! При направлении таких работников принудительно работодатель будет отвечать по части 1 ст.5.27 КоАП РФ, а при повторном нарушении — по ч.2 этой статьи. |
Составление авансового отчета – стандартная практика для всех компаний. Отчет по потраченным средствам составляется сотрудником в том случае, если он, как подотчетное лицо, получил определенную сумму средств на расходы, связанные с деятельностью компании. Чтобы подтвердить использование этих средств, сотрудник должен предоставить вместе с отчетом определенные документы.
Подотчетные расходы есть почти у каждой организации. И они всегда попадают в круг особого внимания налоговиков. Знаете почему? Потому что к ним некоторым образом причастны лица за пределами бухгалтерии — ваши подотчетники, у которых нет такого трепетного отношения к документам, как у вас. А ваши возможности на них повлиять ограниченны. Ну принес подотчетник документы с огрехами, заменить или исправить их возможности нет. Разве вы не примете расходы? Примете, конечно. И хорошо, если таких расходов немного и они несущественны. А если наоборот? Организация работы с подотчетниками — вопрос извечный, рекомендаций можно дать много. Но сейчас сосредоточимся на околоиюльских изменениях.
Раньше подобные хлопоты в основном случались из-за того, что посадочный работник потерял. Сейчас же в этом виноваты недавно обновленные правила регистрации на рейс, которые позволяют пройти на борт без бумажного талона. Правила-то позволяют. Но возможность распечатать талон сохранена. Дайте работникам четкое указание: «Всегда печатать талон». Пропишите эту обязанность в ЛНА по командировкам, ознакомьте подотчетников с этим требованием. В конце концов пригрозите, что при отсутствии талона со штампом проезд возмещать не будете. Воплощать эту угрозу в жизнь конечно же нельзя. Рассчитывайте только на силу слова.
Бухгалтер получает электронный авансовый отчет, уже подписанный личными подписями сотрудника и распорядителя финансами (директора или финансового директора). Если с документом все в порядке, то он подписывает его своей ЭП.
В данном случае работают нормы ст. 137 ТК РФ. Работодатель, выдавший подотчетные суммы, вправе не позднее одного месяца со дня окончания установленного срока принять решение об удержании сумм, по которым не поступил авансовый отчет, из заработной платы работника соответствующей подотчетной суммы при условии, что работник не оспаривает оснований и размеров удержания. Самая «безопасная» схема действий при этом — взять с сотрудника заявление («Прошу данную сумму удержать из моей заработной платы…»).
Правило № 4: бухгалтер подписывает отчет у руководителя и главного бухгалтера организации. Без этих подписей документ недействителен, а значит, компания не сможет принять суммы по такому отчету к налоговому учету.
Авансовый отчет составляют в одном экземпляре, а заполняют его подотчетное лицо и бухгалтер компании. Как правильно вести авансовые отчеты в 2021–2021 году, сказано в порядке ведения кассовых операций. Мы собрали правила оформления отчета для бухгалтеров, которые с ними работают.
Авансовый отчет подтверждает расходы бизнеса в бухгалтерском и налоговом учете. Важно правильно оформить документ и подкрепить данные в нем чеками и накладными, чтобы у налоговой не было вопросов и повода доначислить налоги.
Еще один вариант – выдача денег по другому документу, предусматривающему выдачу денег. Например, приказу о направлении работника в командировку. В нем содержится указание выдать средства на поездку. Откомандированный сотрудник автоматически становится подотчетным лицом.
Сотрудник должен отчитаться по израсходованным суммам. В какие сроки – решает руководитель. Раньше действовал запрет выдавать новые суммы, пока нет авансового отчета за предыдущий подотчет. Еще в 2021 году этот запрет отменили. По решению руководителя можно выдавать новые подотчетные суммы, даже если старые авансовые отчеты не закрыты.