Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Оплата такси в командировке 2021». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Вернувшись из командировки, сотрудник представляет в бухгалтерию авансовый отчет, в котором на основании имеющихся подтверждающих документов происходит включение расходов по командировке в расходы.
Бухгалтер примет расходы на такси от него в случае, если они согласованы с администрацией фирмы, экономически обоснованы и подтверждены соответствующими документами.
НК РФ предусматривает, что расходы по командировке включаются в состав прочих расходов. В их состав включаются затраты на проезд сотрудника к месту назначения служебной поездки и обратно, в том числе и расходы на такси.
Для экономического обоснования желательно от работника получить служебную записку, в которой он отразит необходимость использования данного способа проезда к месту назначения и обратно. В качестве обоснования можно в служебке отразить график работы общественного транспорта, при котором оптимальнее использовать такси, удаленность места назначения и т. д.
Какими документами можно подтвердить расходы на проезд на такси в командировке?
Для организации важно помнить, что если необходимо оплатить сотруднику расходы на найм такси, последнему должен правильно оформить подтверждающие документы и сдать авансовый отчет.
Для того, чтобы подтвердить расходы на использование такси работник обязательно должен предоставить документ на оплату услуг.
В качестве него обычно выступают:
- Кассовый чек, который печатает таксиметр;
- Квитанция БСО, которую оформляет сам водитель (встречается достаточно редко).
Постановление Правительства устанавливает перечень реквизитов, которые должна содержать квитанция — наименование, серия и номер и т.д.
Данные правила обязательны для соблюдения, и заменить квитанцию любым другим документом нельзя, поскольку эта возможность не предусматривается законом. Это особенно актуально для электронных систем такси (Яндекс.Такси, GetTaxi или Uber).
Если компания заключила прямой договор с указанными службами и все операции оплачиваются безналично с банковского счета, то для подтверждения расходов будет достаточно распечатки из электронной системы такси и выписки с банковского счета организации.
Однако чаще всего у компании нет прямого договора со службой такси, а работник зарегистрирован в системе на собственное имя и оплачивает услуги с личной банковской карты.
В этом случае обычной распечатки из электронной системы будет недостаточно, поскольку она, скорее всего, не будет содержать все обязательные реквизиты, и в первую очередь — серию и номер квитанции. Однако есть мнение Минфина, которое заключается в следующем.
Внимание! По итогам поездки гражданину на электронную почту (в случае ее указания в личном кабинете) должно прийти письмо с данными по поездке. В случае предоставления документа об оплате услуг (выписки с банковской карты), а также распечатки данного письма, расходы можно будет принять к учету
.
Расходы на такси, возникающие в командировке, можно принять к учету в целях налогообложения прибыли при условии обоснованности и документального подтверждения затрат.
Если такие траты командированного приняты в расходы по прибыли, то и НДФЛ они не облагаются. Если же работодатель компенсировал сотруднику расходы на такси, которые недостаточно обоснованы экономически или не подтверждены документально, то с таких сумм следует удержать НДФЛ.
Главное требование налоговиков при признании расходов на такси – их экономическая обоснованность. В НК РФ (ст. 264) прописана возможность служебный транспорт и затраты на него учитывать в расходах по прибыли. При этом не обозначено, что транспорт обязательно должен принадлежать фирме. Из сказанного следует, что такси можно при определенных условиях считать служебным транспортом сотрудников.
В качестве подтверждающих можно использовать:
- заказы-наряды;
- квитанции, чеки на проезд в такси;
- подписанные по результатам поездки документы (договоры с контрагентами, акты и пр.);
- договор с фирмой такси на оказание услуг (предпочтительно заключать его при постоянном использовании такси сотрудниками);
- выписки банка с оплатой услуг фирмы-перевозчика.
К подтверждению подобных расходов в НУ следует подойти особенно тщательно: чиновники проверяют их, вплоть до сверки маршрута и времени поездки с рабочим временем сотрудника по договору. Если имеются сомнения, что расходы удастся подтвердить без проблем, лучше отнести их за счет чистой прибыли. Такие выводы можно сделать из письма Минфина №03-03-06/1/68839 от 20/10/17 г.
Использование услуг такси в НУ отражается с учетом определенных нюансов, о которых следует знать бухгалтеру.
Командированный работник вправе требовать компенсацию расходов на такси
Подобные расходы на такси наиболее часто оспариваются налоговиками. Чтобы включать их в затраты НУ, необходимо подтвердить следующие условия:
- трудности проезда до службы и возвращения с нее с использованием иных видов транспорта (например, график сотрудника, не совпадающий с работой «обычного» транспорта, или территориальная удаленность места работы от остановок такого транспорта); порядок проезда необходимо отразить в приказе руководителя;
- возможность проезда в такси прописана в колдоговоре (трудовом соглашении).
Нередко сам характер работы сотрудника предполагает частые поездки, а то и постоянные разъезды по делам фирмы. Он может использовать для этих целей такси. Для безопасного включения в состав расходов сумм на оплату такси можно выбрать одну фирму и заключить с ней договор на перевозку. В трудовой договор (ЛНА) должно быть включено положение о разъездном характере работы сотрудника.
Представительские мероприятия (ст. 264-2 НК РФ) и расходы на доставку участников таких мероприятий с использованием такси подтверждаются сметой, отчетами с приложением оправдательных документов и приказом руководителя. Это прочие расходы НУ на производство и реализацию. При этом следует учитывать установленный 4% лимит за период (налоговый, отчетный), определяемый от затрат на оплату труда.
Реквизиты подтверждающих поездки на такси документов играют важную, а в случае судебных разбирательств между ФНС и фирмой зачастую решающую роль в возможности признать расходы такого рода.
Правительственное постановление №112 от 14/02/09 г. (прил. 5) определяет такие реквизиты, как:
- серия, номер, наименование квитанции (чека ККТ) на проезд;
- наименование фирмы-перевозчика (ИНН, адрес, телефон и само наименование);
- дата документа;
- стоимость услуг;
- ФИО и подпись сотрудника, пользующегося услугами.
На сегодняшний день у контролирующих органов нет единой позиции по вопросу включения затрат на проезд в такси работников, если организация работает на УСНО. Есть две противоположные позиции по ситуациям, наиболее часто встречающимся на практике.
При применении «упрощенки» подтвержденные документами расходы на такси в командировке можно без проблем включать в расчет налоговой базы, на уменьшение. В ст. 346.16-13 НК РФ речь идет о расходах на проезд к месту командировки и затратах на обратный путь, которые налогоплательщик имеет право признавать в расходах. Указанная статья не конкретизирует наименование транспорта, следовательно, такси может компенсироваться наравне с другими способами проезда.
Кроме того, согласно ТК РФ (ст. 168) у работодателя есть обязанность компенсировать расходы по командировкам своих сотрудников, в том числе и проезд.
Важно! Порядок и размеры компенсаций за проезд в командировке в обязательном порядке должны быть прописаны в колдоговоре или ЛНА фирмы (ст. 168 ТК РФ). Иначе налоговые органы могут поставить их под сомнение.
Позиции федеральных актов не противоречат и разъяснительные письма Минфина. Так, возможность компенсации проезда на такси в связи с командировкой подтверждается в письме №03-03-07/11901 от 02/03/17 и ряде других, выпущенных ранее.
Если работнику на УСНО «доходы-расходы» выдавался аванс, покрывающий затраты по командировке, учесть в расходах суммы можно после того, как будет утвержден авансовый отчет. Если средств оказалось недостаточно и работнику пришлось использовать собственные деньги на покрытие служебных поездок в такси, их включают в НУ после выдачи сотруднику суммы перерасхода (письмо Минфина №03-11-04/2/80 от 27/06/12).
Оплата такси в командировке: налоги и подтверждающие документы
Прошу вас ответь на следующий вопрос:
Компания Яндекс такси утверждает, что расходы на такси можно брать на вычеты по КПН и НДС в зачет.
Ответ представителя: Могу предположить, что Вы прочли п.1 ст.244 НК РК «Вычет сумм компенсаций при служебных командировках и поездках членов органа управления». Абзац гласит: Вычету подлежат следующие расходы по компенсациям при служебных командировках: 1) расходы на проезд к месту командировки и обратно, включая оплату расходов за бронь, на основании документов, подтверждающих расходы на проезд и за бронь.
В случае оформления проезда электронным билетом или электронным проездным документом документами, подтверждающими расходы на проезд и за бронь, являются: — электронный билет, электронный проездной документ; — документ, подтверждающий факт оплаты стоимости электронного билета, электронного проездного документа; — документ, подтверждающий факт проезда (в том числе посадочный талон), выданный перевозчиком или лицом, у которого приобретен электронный билет или электронный проездной — документ, на бумажном носителе или в электронном виде.
К расходам, предусмотренным настоящим подпунктом, не относятся расходы по проезду в пределах одного населенного пункта; Наши консультанты пришли к выводу, что данные расходы нельзя идентифицировать как расходы на проезд к месту командировки.
То есть, когда бухгалтер сдает годовой отчет, подобные расходы он показывает в строке «прочее», а не в строке «командировочные расходы», в которую включаются расходы на проезд (то есть расходы на проезд между населенными пунктами).
С другой стороны есть ст.264 Затраты не подлежащие вычету. В соответствии с этой статьей вычету не подлежат затраты, не связанные с деятельностью, направленной на получение дохода.
То есть, если корпоративное такси используется в целях предпринимательской деятельности, то такие расходы можно относить на вычеты. В случае, если Вы имели ввиду что-то другое, то укажите, пожалуйста, статью, по которой Вы сделали такие выводы.
Регистрация в книге продаж БСО и кассовых чеков предусмотрена для расходов, произведенных в служебной командировке (п. 7 ст. 171 НК РФ, п. 18 Правил ведения книги покупок, применяемой при расчетах по НДС, утв. постановлением Правительства РФ от 26.12. 2011 г. N 1137). В остальных случаях для вычета НДС, выделенного в чеке ККТ или БСО нужна счет-фактура.
Принятие к вычету сумм НДС покупателем без наличия счетов-фактур, выставленных продавцом, нормами НК РФ не предусмотрено (см. письмо Минфина РФ от 26.11.2019 N 03-07-11/91521).
В расходы по налогу на прибыль включается сумма по чеку за минусом НДС. Сумма НДС, выделенная в чеке, в расходах по налогу на прибыль не учитывается (п. 1 ст. 170 НК РФ).
В смысле вычетов по НДС и документальной подтвержденности расходов целесообразно заключить договор по услугам такси и каршеринга (корпоративный каршеринг) на организацию, в таком случае, есть возможность получать счета-фактуры и акты по оказанным услугам и снизить риски предъявления претензий в документальном оформлении данных затрат.
На основании пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ не подлежат обложению страховыми взносами все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат, связанных, в частности, с оплатой жилого помещения и коммунальных услуг, а также с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей, в том числе в связи с переездом на работу в другую местность. Но для применения данной нормы необходимо выполнение ряда условий. Прежде всего, такие выплаты должны быть установлены на законодательном уровне и носить компенсационный характер.
Налоговые органы настаивают, что перечень не подлежащих обложению выплат (ст. 422 НК РФ) является исчерпывающим, а значит, все отсутствующие в нем выплаты, включая социальные, нужно облагать страховыми взносами. Смотрите, например, письмо Минфина России от 21.03.2017 N 03-15-06/16239.
Применительно к рассматриваемому вопросу, на законодательном уровне установлены возмещение по расходам работника на командировки (ст. 168 ТК РФ) и возмещение по расходам работника, связанным со служебными поездками при разъездном характере работы (ст. 168.1 ТК РФ).
Таким образом, у работников, которым в трудовых договорах или ЛНА организации установлен разъездной характер работы возмещение расходов на такси и каршеринг, связанное со служебными поездками не облагается страховыми взносами в случае их документального подтверждения (см. раздел консультации Налог на прибыль).
В случае отсутствия подтверждающих расходы документов суммы указанных выплат, произведенных в пользу работника, не могут признаваться компенсационными и, следовательно, подлежат обложению страховыми взносами в общеустановленном порядке.
Возмещение расходов на служебные поездки офисным работникам, чья работа не отнесена к разъездному характеру, находится в зоне риска по страховым взносам, так как такое возмещение напрямую не упомянуто в законодательстве.
В данном случае не начисляя страховые взносы, организация должна быть готова отстаивать свою позицию, опираясь на судебную практику, которая говорит, что факт наличия трудовых отношений между работодателем и его работниками сам по себе не свидетельствует о том, что все выплаты, которые начисляются работникам, представляют собой оплату их труда. Компенсационные выплаты не являются оплатой труда (вознаграждением за труд), не относятся к стимулирующим выплатам, не зависят от квалификации работника, сложности, качества, количества и условий выполнения этим сотрудником самой работы в смысле ст. 129 ТК РФ (см. Определение ВС РФ от 21.03.2019 N 306-ЭС19-1713).
Не подлежат обложению НДФЛ все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных, в частности, с выполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей ( п. 3 ст. 217 НК РФ).
Таким образом, если работа физических лиц по занимаемой должности носит разъездной характер и это отражено в коллективном договоре, соглашениях, локальных нормативных актах, то выплаты, направленные на возмещение работодателем расходов, связанных со служебными поездками таких категорий работников, производимые в соответствии со ст. 168.1 ТК РФ, не подлежат обложению НДФЛ п. 3 ст.217 НК РФ в случае их документального подтверждения.
При отсутствии документов, подтверждающих расходы сотрудников, теряется компенсационный характер данных выплат и указанные доходы подлежат обложению налогом на доходы физических лиц в установленном порядке.
Говорить об отсутствии налогооблагаемого дохода у работников возможно только в том случае, если возмещение расходов на такси и каршеринг производится исключительно в интересах самого работодателя (п. 3 Обзора практики рассмотрения судами дел, связанных с применением главы 23 НК РФ, утвержденного Президиумом ВС РФ 21.10.2015, письмо ФНС России от 17.10.2017 N ГД-4-11/20938@, п. 3 письма ФНС России от 13.11.2018 N БС-3-11/8304@).
Таким образом, для снижения налоговых рисков по НДФЛ, документально подтвержденные суммы возмещения организацией офисным работникам расходов по оплате транспорта при совершении служебных поездок должны быть предусмотрены трудовым договором и производиться исключительно в интересах работодателя в порядке, установленном локальным нормативным актом.
\r\n\r\n
Все многообразие ситуаций, когда работники обращаются к службам такси, можно условно разделить на три группы. Первая, пожалуй, самая традиционная — это использование такси командированными сотрудниками. При этом зачастую машина берется не только для проезда к аэропорту или вокзалу и обратно, но и для поездок непосредственно в месте командировки.
\r\n\r\n
Вторая группа — это использование такси в качестве повседневного транспорта для служебных поездок сотрудников. Например, менеджеров — к клиентам, руководителей — на переговоры и деловые встречи, бухгалтеров — в контролирующие органы и т.д.
\r\n\r\n
И, наконец, третья, наиболее редкая, но тоже встречающаяся на практике группа — это использование такси для проезда к месту проведения отпуска и обратно теми работниками, которым положена оплата данных расходов (т.е. работниками, которые трудятся в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях). Остановимся на каждой из указанных групп подробнее.
Как отражать расходы на такси в налоговом учете
Все многообразие ситуаций, когда работники обращаются к службам такси, можно условно разделить на три группы. Первая, пожалуй, самая традиционная — это использование такси командированными сотрудниками. При этом зачастую машина берется не только для проезда к аэропорту или вокзалу и обратно, но и для поездок непосредственно в месте командировки.
Вторая группа — это использование такси в качестве повседневного транспорта для служебных поездок сотрудников. Например, менеджеров — к клиентам, руководителей — на переговоры и деловые встречи, бухгалтеров — в контролирующие органы и т.д.
И, наконец, третья, наиболее редкая, но тоже встречающаяся на практике группа — это использование такси для проезда к месту проведения отпуска и обратно теми работниками, которым положена оплата данных расходов (т.е. работниками, которые трудятся в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях). Остановимся на каждой из указанных групп подробнее.
Можно ли учесть расходы на такси для доставки работника на работу и возврата его домой? Этот вопрос вызывает много споров у бухгалтеров. И к таким расходам трепетно относятся проверяющие. По учету расходов на доставку сотрудников до места работы и обратно, в том числе с применением такси, Министерство финансов РФ дало разъяснение в письмах от 16.03.2017 № 03-04-06/15198, от 27.11.2015 № 03-03-06/1/69181. Исходя из писем, делаем выводы: расходы на такси для доставки работника на работу и обратно можно учесть в качестве уменьшающих налог затрат при соблюдении одного из двух условий:
- Использование такси оправдано неудобным территориальным расположением места работы по отношению к остановкам общественного транспорта либо производственным графиком работы, при котором возникают трудности с проездом на общественном транспорте. Данные основания должны быть обоснованы в приказе руководителя, который закрепляет порядок использования такси в служебных целях.
- Доставка работника на работу и (или) с нее с использованием такси предусмотрена трудовым договором и (или) коллективным договором как система оплата труда и при этом возможно определить сумму дохода каждого работника.
Для принятия расходов они должны быть обязательно документально подтверждены. Об обязательных реквизитах на документах, подтверждающих пользование службой такси, уже говорилось.
Подробнее об удержании НДФЛ с компенсации проезда в статье «Проезд до работы и обратно — налоговый аспект».
Редко какая организация в процессе своей деятельности может обойтись без организации официальных приемов, переговоров. Расходы на доставку официальных лиц организации-налогоплательщика к месту проведения представительского мероприятия и обратно прямо упомянуты в качестве представительских расходов в п. 2 ст. 264 НК РФ. Для принятия их к учету необходимо, чтобы они были документально подтверждены. Для этого в организации должны быть сформированы:
- приказ руководителя о проведении данного мероприятия и осуществления соответствующих расходов;
- смета представительских расходов;
- отчет о представительских расходах, который должен включать: цель и результаты мероприятия, дату и место проведения, программу мероприятия, список участников и величину расходов, подтвержденных первичными документами.
Подробнее о представительских расходах, особенностях их оформления читайте в статье «Представительские расходы — это какие расходы?».
Если расходы на доставку с использованием такси упомянуты в отчете, имеются подтверждающие документы, то такие расходы учитываются в прочих расходах, связанных с реализацией и производством.
ВАЖНО! Представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4% от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период.
Подробнее о нормировании представительских расходов читайте в этой статье.
Вопрос-ответ по теме
Вопрос
Сотрудник принес в отчет по командировке кассовый чек от ООО Яндекс Такси» и приложил к нему отчет о поездке от Uber. В службы тех. поддержки Яндекс такси сказали, что приложения объединились, и это нормальная ситуация. Могут ли быть претензии у налоговой к принятию расходов по этой поездке, если кассовый чек от ООО «Яндекс Такси», а отчет о поездке от Uber?
В каких случаях относятся на вычеты по КПН услуги такси?
До вокзала на такси: оцениваем налоговые последствия
5, 7 ПБУ 10/99 «Расходы организации» (приказ Минфина от 06.05.1999 № 33н), как расходы по обычным видам деятельности.
Точно также проводятся расходы работников на такси в связи с выполнением служебных обязанностей: Дт 71 Кт 50 — компенсированы расходы сотруднику.
Для отражения затрат на такси в бухгалтерском учете, как и в налоговом, сотрудник должен представить подтверждающие документы, а также служебку с пояснением маршрута следования.
7 ст. 272 НК РФ; пп. 5, 7, 16 ПБУ 10/99 . Представительские расходы включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4% от затрат на оплату труда за отчетный (налоговый) перио д п.
Командировка 2021: новые правила оформления, налоговый и бухгалтерский учёт
Однако время, проведённое работником в командировке, подлежит обязательному отражению в нём.
За ведение табеля учёта рабочего времени обычно отвечает специалист службы персонала или бухгалтер С отражением командировок в табеле связаны такие нюансы:
Если работник в командировке трудился сверхурочно, в табеле учёта рабочего времени за такие дни делается отметка «К/С» и проставляется количество сверхурочных часов Журнал учёта командировок в 2021 году не входит в число обязательных документов. Так что вести ли его, остаётся целиком на усмотрение организации. Если же работодатель предпочитает использовать этот документ, должен придерживаться стандартов его заполнения.
Журнал учёта командировок должен содержать такие сведения по каждой служебной поездке: На титульный лист журнала нужно нанести такую информацию: Полное название работодателя.
Получать всю необходимую документацию по услугам — документальное подтверждение.
Остаются ли риски по налогу на прибыль и НДФЛ?
- (или) они предусмотрены трудовыми договорами и/или коллективным договором как система оплаты труда.
- (или) эти расходы обусловлены технологическими особенностями производства;
Если Вы не сможете обосновать данный расход, то учитывать его при исчислении налога на прибыль рискованно.
Следуя этой логике, если поездка на такси носила именно служебный характер, организация может признать такие расходы при расчете базы по налогу на прибыль.
Однако налогооблагаемую прибыль такие выплаты уменьшать не будут (п.
1 ст. 252 НК РФ). Какие документы нужны для подтверждения срока пребывания в командировке сотрудника, если он ездил на служебном транспорте? Положение предусматривает особые правила определения срока командировки только для случаев, когда сотрудник передвигался на личном транспорте (п.
7 Положения). В отношении использования служебного транспорта разъяснений нет. Однако полагаем, что в этом случае документом, подтверждающим срок нахождения в командировке, может быть путевой лист (типовая межотраслевая форма № 3, утв. постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г.
№ 78). наименование и номер путевого листа; сведения о сроке его действия; сведения о собственнике (владельце) транспортного средства; сведения о транспортном средстве; сведения о водителе (п. 3 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов)
РАСХОДЫ НА ТАКСИ МОЖНО УЧЕСТЬ Работник при перелете к месту командировки доезжает до аэропорта на такси. Минфин России рассмотрел эту конкретную ситуацию и занял совершенно новую для себя позицию: расходы на такси до аэропорта можно учитывать при налогообложении прибыли.
В подпункте 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ говорится, что расходы организации на командировки складываются в том числе из расходов на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы.
Можно ли расходы на такси брать на вычеты по КПН и НДС в зачет?
Возмещение расходов, связанных со служебными командировками, осуществляется в порядке и размерах, которые определяются коллективным договором или локальным нормативным актом, если иное не установлено ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации (ст. 168 ТК РФ, письмо Минфина России от 28.06.2013 N 03-03-07/24654).
ТК РФ предоставляет работодателям (за некоторыми исключениями, предусмотренными частями второй и третьей ст. 168 ТК РФ) право самостоятельно определять в коллективном договоре или локальном нормативном акте порядок и размер возмещения дополнительных расходов, связанных с необходимостью выполнения трудовых функций вне места постоянной работы.
Расходы на командировки, в том числе стоимость проезда работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы, учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).
При этом для целей главы 25 НК РФ расходами организации признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком (п. 1 ст. 252 НК РФ).
Следовательно, уменьшение налогооблагаемой прибыли на сумму расходов на проезд командированного работника на такси возможно только при условии их документального подтверждения и экономической обоснованности (смотрите, например, письма Минфина России от 27.08.2009 N 03-03-06/2/162, УФНС России по г. Москве от 11.11.2011 N 16-15/109748@, от 29.11.2010 N 20-15/124949).
Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
В соответствии с пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ расходы организации на командировки, в частности на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы, относятся к прочим расходам, связанным с производством и (или) реализацией. Датой осуществления расходов признается дата утверждения авансового отчета (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ). То есть расходы на командировки учитываются на основании утвержденного в установленном порядке авансового отчета и иных документов, свидетельствующих о фактически осуществленных затратах и подтверждающих фактический срок пребывания работника в служебной командировке, оформленных в соответствии с критериями ст. 252 НК РФ.
В силу ст. 11 НК РФ институты, понятия и термины гражданского, семейного и других отраслей законодательства Российской Федерации, используемые в НК РФ, применяются в том значении, в каком они используются в этих отраслях законодательства, если иное не предусмотрено НК РФ.
Пунктом 5.1 постановления Правительства РФ от 06.05.2008 N 359 «О порядке осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники» установлено, что документы, используемые при оказании услуг по перевозке пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, должны содержать реквизиты, установленные постановлением Правительства РФ от 14.02.2009 N 112 «Об утверждении Правил перевозок пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом» (далее — Правила).
При этом согласно п. 111 Правил фрахтовщик выдает фрахтователю кассовый чек или квитанцию в форме бланка строгой отчетности, подтверждающие оплату пользования легковым такси (далее — квитанция).
Указанная квитанция должна содержать обязательные реквизиты, предусмотренные в приложении N 5 к Правилам, а именно:
-
наименование, серию и номер квитанции на оплату пользования легковым такси;
-
наименование фрахтовщика;
-
дату выдачи квитанции на оплату пользования легковым такси;
-
стоимость пользования легковым такси;
-
фамилию, имя, отчество и подпись лица, уполномоченного на проведение расчетов.
Для расширения клиентской базы, с целью улучшения качества услуг, увеличения продаж организации направляют работников к своим клиентам (заказчикам). Производственной необходимостью может быть вызвана не признаваемая командировкой поездка работника на такси до контрагента, с которым фирма сотрудничает. Можно ли учесть эти расходы при налогообложении прибыли?
Можно, в случае если поездки на такси работник применял именно для служебных целей, эти поездки документально подтверждены и их служебное предназначение письменно обосновано. Руководителю следует издать приказ с указанием работников, которые для выполнения своих должностных обязанностей могут пользоваться услугами такси. А работники должны предоставлять служебные записки с обоснованием необходимости поездки на такси.
См. также: «[НАЛОГ НА ПРИБЫЛЬ]: Когда разрешено списать расходы на такси?».
Если должностные обязанности работника в принципе предусматривают регулярные поездки, организации необходимо в трудовом договоре или локальном нормативном акте указать разъездной характер его работы. И документально подтвержденные расходы на такси принимать к налоговому учету.
Если работники организации в ходе своей работы вынуждены часто прибегать к услугам такси, для безболезненного принятия к налоговому учету таких расходов организации желательно заключить договор на оказание услуг такси с соответствующей фирмой. Расчеты с такси производить по банку на основании выставленных счетов или согласно условиям договора. В этом случае для подтверждения расходов у организации будет банковская выписка со списанными на оплату услуг суммами, а также подтверждающие осуществление данных поездок первичные документы, предоставленные службой такси.
Если у вас есть доступ к КонсультантПлюс, проверьте правильно ли вы учли затраты на такси для командированного сотрудника. Если доступа нет, получите пробный онлайн-доступ к правовой системе бесплатно.
Вернувшись из командировки, сотрудник представляет в бухгалтерию авансовый отчет, в котором на основании имеющихся подтверждающих документов происходит включение расходов по командировке в расходы.
Бухгалтер примет расходы на такси от него в случае, если они согласованы с администрацией фирмы, экономически обоснованы и подтверждены соответствующими документами.
НК РФ предусматривает, что расходы по командировке включаются в состав прочих расходов. В их состав включаются затраты на проезд сотрудника к месту назначения служебной поездки и обратно, в том числе и расходы на такси.
Для экономического обоснования желательно от работника получить служебную записку, в которой он отразит необходимость использования данного способа проезда к месту назначения и обратно. В качестве обоснования можно в служебке отразить график работы общественного транспорта, при котором оптимальнее использовать такси, удаленность места назначения и т. д.
Документы, которые работником представляются для подтверждения произведенного расхода, должны иметь все обязательные реквизиты, предусмотренные нормами. К ним относятся наименование, реквизиты, адрес поставщика услуги, номер и дата документа, описание оказанной услуги, стоимость проезда, дата и подпись в приеме платежа.
Важно! При этом налоговики порой очень требовательно относятся к полноте и правильности проставления данных реквизитов. Так, они могут снять расход на такси, если на квитанции не будут проставлены ИНН перевозчика, адрес расположения или номер телефона.
Это произойдет даже в том случае, если ИНН указан, а значит есть возможность провести идентификацию перевозчика, но остальные реквизиты отсуствуют.
Для организации важно помнить, что если необходимо оплатить сотруднику расходы на найм такси, последнему должен правильно оформить подтверждающие документы и сдать авансовый отчет.
Для того, чтобы подтвердить расходы на использование такси работник обязательно должен предоставить документ на оплату услуг.
В качестве него обычно выступают:
- Кассовый чек, который печатает таксиметр;
- Квитанция БСО, которую оформляет сам водитель (встречается достаточно редко).
Постановление Правительства устанавливает перечень реквизитов, которые должна содержать квитанция — наименование, серия и номер и т.д.
Данные правила обязательны для соблюдения, и заменить квитанцию любым другим документом нельзя, поскольку эта возможность не предусматривается законом. Это особенно актуально для электронных систем такси (Яндекс.Такси, GetTaxi или Uber).
Если компания заключила прямой договор с указанными службами и все операции оплачиваются безналично с банковского счета, то для подтверждения расходов будет достаточно распечатки из электронной системы такси и выписки с банковского счета организации.
Однако чаще всего у компании нет прямого договора со службой такси, а работник зарегистрирован в системе на собственное имя и оплачивает услуги с личной банковской карты.
В этом случае обычной распечатки из электронной системы будет недостаточно, поскольку она, скорее всего, не будет содержать все обязательные реквизиты, и в первую очередь — серию и номер квитанции. Однако есть мнение Минфина, которое заключается в следующем.
Внимание! По итогам поездки гражданину на электронную почту (в случае ее указания в личном кабинете) должно прийти письмо с данными по поездке. В случае предоставления документа об оплате услуг (выписки с банковской карты), а также распечатки данного письма, расходы можно будет принять к учету
.
Использование такси и каршеринга для служебных поездок
РАСХОДЫ НА ТАКСИ МОЖНО УЧЕСТЬ Работник при перелете к месту командировки доезжает до аэропорта на такси. Минфин России рассмотрел эту конкретную ситуацию и занял совершенно новую для себя позицию: расходы на такси до аэропорта можно учитывать при налогообложении прибыли.
В подпункте 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ говорится, что расходы организации на командировки складываются в том числе из расходов на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы. А как налоговики отнесутся к тому, чтобы учесть стоимость такси не до, а от аэропорта, а также до и от вокзала, автовокзала или порта?
И если расход на такси удовлетворяет таким критериям, налогоплательщик вправе его учесть при исчислении налога на прибыль.
И только сейчас в Минфине России решили, что ориентироваться на нее больше не будут. Однако помните, что остается требование о документальном подтверждении и экономической оправданности расходов на такси.
КАК ОБОСНОВАТЬ И ПОДТВЕРДИТЬ РАСХОДЫ Кроме того, для отдельных категорий работников (директоров, топ-менеджеров) в организации может быть установлен проезд на такси. Список таких работников следует закрепить во внутренних документах организации (например, в положении о командировках). Допустим, экономическую оправданность расходов на такси вы обосновали.
Теперь их надо подтвердить документами. Какими?
Порядок использования такси работниками организации в служебных целях определяет ее руководитель. Его решением с изданием соответствующего приказа или разработкой локального нормативного акта, регламентирующего использование службы такси в служебных поездках, проезд сотрудников в такси может подлежать оплате.
Такие расходы, подтвержденные соответствующими документами, в бухгалтерском учете учитываются, согласно пп. 5, 7 ПБУ 10/99 «Расходы организации» (приказ Минфина от 06.05.1999 № 33н), как расходы по обычным видам деятельности.
Отражение в учете данных расходов, произведенных за наличный расчет, происходит на основании авансового отчета работника с приложением подтверждающих документов.
В бухучете проводки следующие:
Дт 26 Кт 71 — отражены представительские расходы на такси;
Дт 20 (26, 44) Кт 71 — отражены расходы работника на такси во время командировки.
Точно также проводятся расходы работников на такси в связи с выполнением служебных обязанностей:
Дт 71 Кт 50 — компенсированы расходы сотруднику.
Для отражения затрат на такси в бухгалтерском учете, как и в налоговом, сотрудник должен представить подтверждающие документы, а также служебку с пояснением маршрута следования.
Если организацией заключен договор со службой такси, расходы, связанные с передвижением сотрудников на такси, отражаются проводкой:
Дт 20 (26, 44) Кт 60 — отражены расходы, связанные с рабочими поездками сотрудников на такси.
Так что вести ли его, остаётся целиком на усмотрение организации.
Если же работодатель предпочитает использовать этот документ, должен придерживаться стандартов его заполнения. Журнал учёта командировок должен содержать такие сведения по каждой служебной поездке: На титульный лист журнала нужно нанести такую информацию:
- Дату окончания его ведения (заполняется, когда в журнале не останется пустых страниц).
- Полное название работодателя.
- Дату начала ведения журнала.
Образец журнала учёта командировок Сформировать и вести журнал учёта командировок помогут бланк и образец заполнения (скачать). Авансовый отчёт (), как уже было сказано, является вторым обязательным командировочным документом после приказа о направлении в командировку, имеющим ключевое значение для бухгалтерского и налогового учёта.
Это интересно: Выдача градостроительного плана земельного участка
Командировочные расходы работодатель может учесть в составе расходов по налогу на прибыль и по УСН (объект «доходы минус расходы»). Порядок учета таких затрат на УСН и на ОСНО аналогичен.
Основные особенности налогового учета командировочных затрат:
- Экономическая обоснованность и документальная подверженность затрат.
Затраты, понесенные сотрудником в командировке, принимаются к учету, только если они экономически обоснованы и подтверждены первичными документы. Исключение сделано лишь для суточных: подтверждать их и отчитываться по ним работник не обязан. При отсутствии подтверждающих документов принять к учету затраты, даже если они обоснованы, не получится.
- Дата признания расходов.
Командировочные расходы признаются на дату утверждения авансового отчета. Если в командировке сотрудник оплачивал расходы из собственных средств и компания ему их возместила, то датой признания затрат следует считать день выдачи средств из кассы. Дату признания расходов, произведенных в иностранной валюте, мы рассмотрим ниже, в разделе про загранкомандировки.
- НДС по командировочным расходам.
ИП и организации на ОСНО вправе принять к вычету НДС при условии, что командировочные затраты оплачены организацией или работником и по ним есть счет-фактура. Особенности принятия НДС к вычету по отдельным видам командировочных затрат мы рассмотрим ниже.
- НДФЛ и страховые взносы
Затраты на проживание в командировке также подлежат включению в состав расходов по УСН (объект «доходы минус расходы») и налогу на прибыль при условии их документального подтверждения. Эти командировочные расходы не облагаются и НДФЛ и страховыми взносами. В затраты на проживание также можно включить услуги, предоставляемые гостиницами, кроме саун и фитнес-центров, баров и обслуживания в номерах.
Документы, подтверждающие расходы сотрудника на проживание в командировке:
- кассовый чек или БСО — при проживании в гостинице;
- договор аренды квартиры, квитанция об уплате арендных платежей и иные подтверждающие документы — при проживании сотрудника в арендованной квартире.
При отсутствии подтверждающих документов принять к учету расходы на проживание не получится. На них также потребуется начислить НДФЛ и уплатить с них страховые взносы:
- НДФЛ начисляется на расходы, превышающие 700 руб. для командировок по России и 2 500 руб. — для загранкомандировок;
- страховые взносы необходимо начислить на всю сумму расходов.
Оплата расходов на питание в командировке относится на усмотрение работодателя. Ни в ТК РФ, ни в положениеио командировках такие затраты не упомянуты. Соответственно, работодатель оплачивать их не обязан.
По умолчанию оплата питания должна производится сотрудником из суточных, но по своему усмотрению работодатель может дополнительно компенсировать работнику такие затраты.
Учет расходов по загранкомандировкам имеет свои особенности:
- лимит суточных по командировкам заграницу составляет: 700 руб. при перемещении по территории РФ и 2 500 руб. – при пересечении границы России;
- суточные, выданные в валюте, пересчитываются в рубли по курсу, действовавшему в день выдачи средств сотруднику;
- если суточные выданы в рублях, а расходы произведены в валюте, они пересчитываются в рубли по курсу, действовавшему на день покупки валюты. Если документ о покупке валюты утерян, берется курс, действовавший на день выдачи сотруднику аванса;
- остаток аванса, возвращенный в кассу, пересчитывается в рубли на дату возврата средств;
- перерасход, оплаченный в валюте, возмещается сотруднику в рублях с пересчетом на дату утверждения авансового отчета;
- если первичные документы, подтверждающие расходы, составлены на иностранном языке, их необходимо перевести на русский;
- часть суточных, превышающая лимит, для целей уплаты НДФЛ должна быть пересчитана в рубли по курсу на последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет.
Выдача сотруднику аванса на командировочные расходы сопровождается проводкой:
- Дт 71 Кт 50 — если аванс выдан наличными;
- Дт 71 Кт 51 — если аванс перечислен на банковскую карту сотрудника.
При списании командировочных затрат ключевое значение имеет цель поездки:
- Дт 20 Кт 71 — сотрудник направлен в командировку для выполнения работ по заданию заказчика;
- Дт 44 Кт 71 — командировка сопряжена с реализацией товара;
- Дт 08 Кт 71 — командировка связана с приобретением имущества для фирмы;
- Дт 28 Кт 71 — сотрудник направляется в командировку для возврата брака.
Если компания применяется ОСНО и в составе расходов отдельно выделен НДС, применяются следующие проводки:
- Дт 19 Кт 71 — НДС учтен в составе командировочных расходов;
- Дт 68 Кт 19 — НДС учтен в составе налогового вычета.
Если сотрудник в командировке израсходовал собственные средства и работодатель ему их возместил, делаются проводки:
- Дт 71 Кт 50 — если средства сотруднику выданы наличными деньгами;
- Дт 71 Кт 51 — при перечислении средств на карту.
Если сотрудник потратил меньше, чем ему было выделено, выбирается проводка в зависимости от того, как происходит возврат средств:
- Дт 70 Кт 71 — задолженность удержана из зарплаты работника;
- Дт 50 Кт 71 — сотрудник вернул деньги в кассу;
- Дт 51 Кт 71 — сотрудник вернул деньги на расчетный счет работодателя.
Работникам как в командировке по стране, так и за границей разрешили возмещать расходы на проезд, если он в личных целях задержался в поездке. Проще говоря, можно отправиться в командировку раньше или вернуться из нее на несколько дней позже, если нужно задержаться по личным делам. При этом наниматель оплатит стоимость билетов (которые и так нужно было бы покупать, но на другие даты). Главное условие — лишние дни в командировке могут выпадать на выходные дни, государственные и праздничные дни, но не на рабочие.
Если не предоставить подтверждающие документы о тратах на проезд, то наниматель возместит только 0,1 базовой величины — 2,55 рубля.
Но у работников и нанимателей остались вопросы по билетам бизнес-класса. Дело в том, что при командировках за границу работникам возмещают расходы по проезду по любым тарифам, кроме бизнес-класса. Но в некоторых ситуациях наниматель может возместить стоимость билетов железнодорожным, воздушным и водным транспортом по тарифам бизнес-класса — «при производственной необходимости и экономической целесообразности покупки таких билетов».
«Возмещение таких расходов производится только с разрешения нанимателя и при наличии подтверждающих документов», — уточняют чиновники.
При этом при изменении условий командировки, в том числе ее сроков и места, когда работник вынужден покупать за границей билеты по тарифам бизнес-класса (для поездки по измененному маршруту либо возвращения к месту постоянной работы раньше или позже запланированного времени), решения нанимателя о приобретении билетов по тарифу бизнес-класса не требуется.
— Кроме того, стоимость проезда железнодорожным и водным транспортом в странах Азии, Африки и Южной Америки возмещается всем командированным работникам по тарифам бизнес-класса, — говорится в пояснении.
Ограничений по возмещению расходов по проезду по тарифам бизнес-класса при командировках в пределах страны не предусмотрено.
Отражаем расходы на такси в налоговом учете (нюансы)
Нанимателям разрешили возмещать расходы на поездки на такси, а также на аренду автомобиля за границей. Но для этого нужно предоставить подтверждающие документы. При командировках за границу предусмотрена возможность пользоваться такси для трансфера до вокзала, аэропорта или пристани, а также с вокзала, аэропорта или пристани к месту отправления, назначения и пересадок на внутренних линиях железнодорожного, воздушного, водного, автомобильного транспорта.
Решение о возмещении расходов на оплату такси в месте служебной командировки за границу принимает наниматель, поясняют чиновники. «Решение должно приниматься исходя из производственной необходимости и экономической целесообразности возмещения таких расходов», — говорится в пояснении.
При этом при командировках по стране оплата проезда на такси осуществляется за счет суточных и возмещению не подлежит.
Некоторые изменения коснулись возмещения командировочных расходов водителей-международников. Сумма компенсации расходов на проживание и суточных без предоставления подтверждающих документов составляет: за время нахождения в пределах Беларуси от 9 до 45 рублей, а за границей — до 150 евро включительно, но не менее 25 евро.
Если расходы по найму жилого помещения за границей превышают установленные суммы компенсации, то водителю возмещают расходы на основании
подтверждающих документов. Но выплаты не могут превышать максимальную сумму возмещения расходов по найму жилья в этой стране, а также максимальную сумму суточных. К примеру, при командировке в Австрии суточные не могут превышать 60 евро, а расходы по найму жилого помещения — 130 евро.
При этом при оплате работнику расходов на служебные командировки как на территории Беларуси, так и за ее пределы освобождаются от подоходного налога с физлиц:
- суточные в пределах установленных норм;
- фактически произведенные и документально подтвержденные расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно, по найму жилого помещения.
Если работник не предоставит документы, которые подтверждают оплату этих расходов, суммы такой оплаты освобождаются от подоходного налога в пределах установленных норм.
«Оплата расходов по найму жилого помещения и суточных, производимая командированным водителям, осуществляющим международные автомобильные перевозки, в виде общей выплаты без представления подтверждающих документов в пределах размеров, подлежит освобождению от подоходного налога», — уточняют чиновники.
— При направлении работника в командировку наниматель вправе заключить договор с организацией, оказывающей туристические услуги, или иным субъектом хозяйствования, оказывающим услугу по организации служебной командировки, — поясняют чиновники.
Но есть важный момент. «Для отнесения командировочных расходов, перечисленных выше, в состав затрат, учитываемых при налогообложении, необходимо, чтобы в акте выполненных работ, счете или ином документе, выставляемом исполнителем, содержалась расшифровка по видам расходов в их стоимостном выражении. Кроме того, необходимо наличие всех сопутствующих сделке первичных учетных документов (заверенных копий), подтверждающих произведенные расходы исполнителем (оплата проезда к месту служебной командировки и обратно, найма жилого помещения и других расходов, связанных с организацией поездки)», — отмечают чиновники.
Если в акте выполненных работ будет указана только стоимость услуг (вознаграждение) и отсутствовать детальная расшифровка оказанных услуг, такие расходы нельзя включить в состав затрат, учитываемых при налогообложении прибыли. Причина — невозможно установить связь произведенных затрат с производственной деятельностью организации.
К расходам на командировки работников, не облагаемым страховыми взносами, относятся, в частности, фактически произведенные и документально подтвержденные целевые затраты на проезд до места назначения и обратно (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ «О страховых взносах…»).
Расходы командированного работника по оплате проезда на такси от аэропорта до гостиницы и обратно в случае их экономического обоснования и документального подтверждения страховыми взносами не облагаются (письмо Минздравсоцразвития России от 5 августа 2010 г. № 2519-19).
Оплачивается ли такси в командировке 2021
В том случае, если расходы на такси возмещаются за счет приносящей доход деятельности учреждения, облагаемой НДС, суммы налога, уплаченные по расходам на проезд, подлежат вычету. Эти вычеты производятся на основании документов, подтверждающих оказание работнику соответствующих услуг, то есть квитанции (п. 7 ст. 171, п. 1 ст. 172 Налогового кодекса РФ).
Операции в учете отражаются в соответствии с нормами Инструкции по применению Плана счетов бюджетного учета, утвержденной приказом Минфина России от 6 декабря 2010 г. № 162н, Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утвержденной приказом Минфина России от 16 декабря 2010 г. № 174н.
Расходы по проезду на такси оформляются следующими записями:
|
Наименование операции |
Дебет |
Кредит |
|
Приняты к учету расходы на проезд на такси |
401 20 222 |
208 22 660 |
|
109 XX 222 |
||
|
Возмещены понесенные расходы работнику из кассы организации |
208 22 560 «Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате транспортных услуг» |
201 34 610 «Выбытия средств из кассы учреждения» |
В заключение рассмотрим ситуацию, в которой возник вопрос: стоит ли возмещать расходы работника на такси?
Работник федерального органа исполнительной власти (заместитель начальника отдела) в командировке добирался из аэропорта до гостиницы и обратно на такси. По возвращении он представил в бухгалтерию авансовый отчет, к которому приложил в том числе квитанцию на оплату пользования легковым такси.
На ней имеется штамп фирмы, которая оказала транспортные услуги, с указанием ее наименования, ИНН, КПП, адреса, телефона. Также есть следующие данные: номер квитанции (написан шариковой ручкой), серия квитанции, дата заказа, маршрут следования, код маршрута, время подачи, государственный номер автомобиля, стоимость услуг, Ф. И. О.
водителя, подпись заказчика. Печать фирмы отсутствует.
Государство гарантирует работникам возврат денег, которые они израсходовали во время служебных командировок, если эти траты обоснованы и документально подтверждены. Сюда, в первую очередь, относятся поездки на общественном транспорте. Но стоит ли включать в эту категорию такси, и как учитывать такие расходы?
Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом. При этом постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749 было утверждено Положение об особенностях направления работников в служебные командировки (Далее – Положение).