Безнадежная задолженность в бюджетном учете в 2021 году

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Безнадежная задолженность в бюджетном учете в 2021 году». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Содержание

1. Какие нововведения ожидают бухгалтера бюджетной сферы в 2021 году?

2. Списание дебиторской задолженности в бюджетном учреждении

3. Как списать нереальную к взысканию дебиторскую задолженность

4. Порядок признания задолженности безнадежной

5. Списание кредиторки в бюджетном учреждении в 2021году

6. Кбк дебиторская задолженность прошлых лет в 2021 году

7. Законопроект о безнадежной задолженности по платежам в бюджет принят в I чтении

В соответствии с нормами Закона № 44-ФЗ Правительство РФ определило ПАО «Ростелеком» единственным исполнителем осуществляемых Минкомсвязью России в 2021 году закупок ряда услуг для:

государственных и муниципальных образовательных организаций, реализующих образовательные программы общего и среднего профессионального образования;
избирательных комиссий субъектов РФ и территориальных избирательных комиссий.

Это касается услуг по:

предоставлению с использованием единой сети передачи данных доступа к государственным, муниципальным и иным информационным системам, а также к сети «Интернет»;
передаче данных при осуществлении доступа к информационным системам и к сети «Интернет»;
защите данных, обрабатываемых и передаваемых при осуществлении доступа к информационным системам и к сети «Интернет»;
обеспечению ограничения доступа к информации, распространение которой в России запрещено, и к информации, наносящей вред здоровью и развитию детей, содержащейся в сети «Интернет»;
мониторингу и обеспечению безопасности связи при предоставлении доступа к информационным системам и к сети «Интернет».

Предельным сроком, на который заключаются контракты на оказание перечисленных выше услуг, является 31 декабря 2021 г.

Какие нововведения ожидают бухгалтера бюджетной сферы в 2021 году?

Дата публикации 17.10.2019

В 2017, 2018 годах по ранее действовавшим принципам учета бюджетное учреждение начисляло доход от субсидии на выполнение задания в размере годовой суммы, указанной в соглашении. Учредитель делал так же. По факту учреждение получило финансовое обеспечение не полностью, по состоянию на конец 2017, 2018 гг. осталась дебиторская задолженность. У учредителя, в свою очередь, числится кредиторская задолженность. Эти долги погашены не будут. Можно ли их списать с баланса и у бюджетного учреждения, и у учредителя? Или их необходимо какое-то количество лет учитывать на балансе? Если списывать, какими проводками, опираясь на какие нормативные документы?

В соответствии с основными видами деятельности, предусмотренными учредительными документами бюджетного учреждения, формируется муниципальное задание, от выполнения которого учреждение не вправе отказаться (п. 3 ст. 9.2 Федерального закона от 12.01.1996 № 7-ФЗ «О некоммерческих организациях», далее – Закон № 7-ФЗ).

Для финансового обеспечения выполнения задания бюджетному учреждению предоставляется субсидия в соответствии с абз. 1 п. 1 ст. 78.1 БК РФ (п. 6 ст. 9.2 Закона № 7-ФЗ). Учреждение самостоятельно определяет направления расходования средств такой субсидии и несет ответственность за своевременное и полное исполнение задания учредителя. Кроме того, из бюджета учреждению могут выделяться субсидии на иные цели (абз. 2 п. 1 ст. 78.1 БК РФ), субсидии на капвложения (ст. 78.2 БК РФ).

Кредиторская задолженность в сумме требований, не предъявленных кредитором по договору, в том числе не подтвержденная по результатам инвентаризации кредитором, переходит в разряд невостребованных долгов. И такая задолженность списывается. Для списания задолженности учреждению потребуется следующий перечень документов:

«первичка», подтверждающая возникновение кредиторской задолженности (договоры, акты, счета, платежные документы);
инвентаризационная опись расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами, кредиторами ( ф. 0504089);
акт о результатах инвентаризации ( ф. 0504835), порядок проведения которой установлен Методическими указаниями, утвержденными приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49;
объяснительная записка о причине образования задолженности;
бухгалтерская справка ( ф. 0504833). В ней нужно указать время и причину образования задолженности, а также отметить, что срок исковой давности истек, поэтому есть основание для списания задолженности в соответствии с результатами проведенной инвентаризации;
приказ руководителя учреждения.

Подскажите, пожалуйста, как правильно списать дебиторскую задолженность (проводки) в бюджетном учреждении, если контрагент ликвидирован? И какие подтверждающие документы необходимо приложить?

Для признания задолженности безнадежной дебиторской и невостребованной кредиторской руководствуются нормами гражданского законодательства.

Согласно ст. 49 ГК РФ правоспособность юридического лица возникает в момент его создания и прекращается в момент внесения записи о его исключении из Единого государственного реестра юридических лиц (ЕГРЮЛ). С момента исключения из ЕГРЮЛ организация не отвечает по своим обязательствам.

При ликвидации юридического лица требования кредиторов, не удовлетворенные из-за недостаточности его имущества, считаются погашенными (п. 6 ст. 64 ГК РФ). Таким образом, ликвидация организации прекращает обязательства должника. Следовательно, сумму задолженности можно считать безнадежной.

Документальным подтверждением ликвидации организации-должника может служить выписка из ЕГРЮЛ.

Обычно для обоснованного списания дебиторской задолженности предпринимаются следующие шаги:

проводится инвентаризация расчетов;
выявляется дебиторская задолженность;
бухгалтерия готовит докладную записку на имя руководителя с предложением списать дебиторскую задолженность; в записке указывается контрагент, основание возникновения задолженности, дата возникновения задолженности, сумма задолженности, перечень мероприятий, которые были предприняты для взыскания задолженности, документы, подтверждающие принятие мер к взысканию задолженности;
на основании предоставленной докладной записки руководитель дает распоряжение о списании дебиторской задолженности; любое списание дебиторской задолженности следует считать ущербом учреждению, поэтому в соответствии со ст. 247 Трудового кодекса РФ руководитель обязан произвести служебное расследование с целью определения размера ущерба и выявления виновного.

Известны случаи из практики, когда по результатам контрольно-ревизионной проверки бухгалтерам было предписано возместить ущерб от списанной дебиторской задолженности, потому что бухгалтеры не предпринимали никаких мер ко взысканию задолженности и не информировали руководителя о задолженности.

В вопросе не указано, на каком основании образовалась дебиторская задолженность. Дебиторская задолженность может образоваться как при получении дохода, так и при осуществлении расходов. Не все возможные виды дебиторской задолженности описаны в Инструкции Минфина РФ от 16 декабря 2010 г. № 174н. Обращаем ваше внимание, что в случае списания задолженности за счет расходов (согласно нормам Инструкции № 174н) такие расходы не подлежат включению в себестоимость, то есть недопустимо списание задолженности в дебет счетов 010900000.

Процедура и порядок списания кредиторской задолженности должна быть утверждена при помощи локальных норм и актов учетной политики бюджетных учреждений. Порядок и нормы списания кредиторской задолженности, которая не востребована с балансового счета кредиторами, согласно условий вытекающих из договора, а также ее отражение согласно сроков исковой давности по балансу урегулированы инструкцией № 174н.

Задолженность, которая не востребована кредиторами, может представлять собой суммы не предъявляемые требованиям кредитора, согласно условий договора или контракта, а также суммы, которые не подтверждены по результатам проведенной инвентаризации, необходимо проводить согласно инструкции № 157н.

Списанные с балансового учета суммы задолженности нужно отразить на забалансовом счете 20 «Задолженность, не востребованная кредиторами». Но не всегда. Не отражайте за балансом задолженность перед кредиторами, когда организация-кредитор ликвидирована или умер гражданин (сотрудник), о чем есть подтверждающие документы, а также отсутствуют требования со стороны их правопреемников (наследников).

Дебиторская задолженность может списываться с балансового учета по двум основаниям (письма Минфина России от 17.04.2019 № 02-07-10/27662, от 25.10.2019 № 02-07-10/82363, от 06.03.2020 № 02-06-10/17162, от 25.06.2020 № 02-07-05/54811):

Если задолженность признана сомнительной;
Если задолженность признана безнадежной к взысканию.

Сомнительная задолженность – это сумма признанного дохода, по которому выявлена дебиторская задолженность, не исполненная должником (плательщиком) в срок и не соответствующая критериям признания актива (п. 11 Стандарта «Доходы», утв. приказом Минфина России от 27.02.2018 № 32н).

Задолженность признается сомнительной при наличии документов, подтверждающих неопределенность относительно получения экономических выгод или полезного потенциала.

К числу оснований для признания задолженности сомнительной (не соответствующей «активу») относится отсутствие уверенности по поступлению в обозримом будущем (не менее трех лет начиная с года, в котором составляется отчетность) средств в погашение дебиторской задолженности.

Сомнительная задолженность списывается с балансового учета и принимается к учету на забаланс. На забалансе сомнительная задолженность учитывается до момента признания нереальной (безнадежной) к взысканию.

Нереальная (безнадежная) к взысканию задолженность – это сумма признанного дохода, по которому прекращено обязательство по оплате задолженности, право на взыскание задолженности, существует неопределенность относительно получения экономических выгод или полезного потенциала.

Списание дебиторской задолженности в бюджетном учреждении

При поступлении средств в погашение сомнительной задолженности, суммы списываются с забалансового учета и принимаются к учету на соответствующие балансовые счета учета расчетов. В балансовом учете отражаются проводки, «обратные» тем проводкам, которые применялись при списании дебиторской задолженности с баланса (письмо Минфина России от 11.02.2016 № 02-07-10/7306).

частичного перечисления дебиторки;
уплаты процентов за просрочку;
просьбы отсрочить платеж;
передачи заявления о проведении взаимозачета;
подписания акта сверки;
признания претензии с одновременным признанием долга;
изменения договора — с указанием признания наличия долга (п. 20 постановления Пленума Верховного суда РФ от 29.09.2021 № 43).

А вот в бухучете списать задолженность можно еще по одной причине — невозможность взыскания по мнению самого кредитора. Пользоваться этим способом стоит только в том случае, если фирма исчерпала все способы получить деньги от должника без помощи суда, а предполагаемые расходы на судебное разбирательство превысят взыскиваемую сумму дебиторки.

Долг, который не выплачен в полагающийся срок, считается просроченным. Когда вероятность погашения мала, есть основания полагать, что контрагент не сможет выполнить обязательство, то задолженность признается сомнительной.

определение арбитража об окончании конкурсного производства и последующей ликвидации должника;
выписку из ЕГРЮЛ об исключении из реестра должника;
уведомление ликвидатора (или судебное решение) о неосуществимости удовлетворения требования по причине отсутствия имущества у ликвидируемого юрлица;
акт судебного исполнителя о невозможности взыскания долга и т. п.

В бухучете дебиторскую задолженность списывают с балансового учета или с забаланса. Есть случаи, когда после списания с баланса дебиторку не нужно ставить за баланс. Дебиторку списывайте сразу – ту, у которой есть подтверждающие документы, что она безнадежная. Если выявили несколько безнадежных долгов – списывайте их отдельно по каждому обязательству или дебитору (п. 340 Инструкции к Единому плану счетов № 157н).

Сумму спишите на финансовый результат текущего года. Учтите, что списать долг из-за того, что контрагент неплатежеспособен, – это не аннулировать задолженность. С баланса она попадает на забалансовый счет 04 «Задолженность неплатежеспособных дебиторов» и определенное время числится там.

Для того, чтобы списать с баланса безнадежную дебиторскую задолженность, учреждению необходимо провести инвентаризацию расчетов. Документом, регламентирующим общий порядок проведения инвентаризации, являются Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные приказом Минфина России от 13.06.1995 N№49.

Просроченная дебиторская задолженность – это «дебиторка», не погашенная в установленный договором срок. Разберемся, когда возможно взыскание просроченной задолженности, какими документами и операциями оформляется учет просроченной задолженности, как производится списание просроченной дебиторской задолженности.

Как списать нереальную к взысканию дебиторскую задолженность

Следует отметить, что подписание акта сверки расчетов с контрагентом служит доказательством признания долга перед поставщиком или подрядчиком. Однако получение письменного подтверждения долга после того, как срок исковой давности истек, никакого влияния на этот срок не оказывает, т.е. срок исковой давности не восстанавливается и не продлевается. Срок исковой давности прерывается каждый раз, как только обязанное лицо совершило перечисленные действия, и без какого-либо ограничения.

Если возникают обстоятельства, когда покупающая или заказывающая сторона не в состоянии оплатить долги, то используется определение «задолженность, не востребованная кредиторами». К текущей задолженности относится та, срок погашения которой не превышает прописанные договором сроки или не выше 3 лет. Просроченная, соответственно, та, которая не оплачена своевременно. Когда дата оплаты не утверждена договором, законодательством такой долг именуется просроченным только спустя три года.

первичная документация, утверждающая образование суммы долга;
документация по инвентаризации кредиторов;
справка с указанием даты и источника формирования задолженности;
приказ директора предприятия о списании, где указана причина такого решения (истекли три года давности).

Аналитический учет по забалансовому счету 007 ведут по каждому дебитору, чья задолженность списана со счетов учета расчетов, и каждому списанному долгу (Инструкция о порядке применения типового плана счетов бухгалтерского учета, утвержденная постановлением Минфина РБ от 29.06.2021 № 50, далее – Инструкция № 50).

Забалансовый счет 007 предназначен для обобщения информации о безнадежной к получению дебиторской задолженности, списанной со счетов учета расчетов. Указанную задолженность учитывают на забалансовом счете 007 в течение 5 лет с даты ее списания со счетов учета расчетов.

В бюджетном законодательстве такие нормы закреплены в ст. 47.2 Бюджетного Кодекса РФ. Учреждения госсектора при принятии решения о признании задолженности безнадежной могут учитывать отдельные положения ст. 47.2 БК РФ, а также нормы гражданского законодательства. Итак, дебиторская задолженность может быть признана безнадежной (нереальной к взысканию) в случае:

1. Истечения срока исковой давности (ст. 196, 197 ГК РФ).

Срок исковой давности составляет три года (ст. 196 ГК РФ). При этом Гражданским кодексом РФ предусмотрены случаи приостановления и перерыва срока исковой давности.

Он может прерываться с даты предъявления иска к должнику. После перерыва течение срока исковой давности начинается заново, время, истекшее до перерыва, не засчитывается в новый срок (ст. 203 ГК РФ).

Течение прерванного срока исковой давности по дебиторской задолженности, взыскиваемой по решению суда, вновь начинается с даты вступления решения суда в силу.

По обязательствам, срок исполнения которых не определен или определен моментом востребования, срок исковой давности начинает течь со дня предъявления требования об исполнении обязательства.

2. Прекращения обязательства вследствие невозможности его исполнения, например, при возникновении стихийных бедствий и иных чрезвычайных ситуаций (ст. 416 ГК РФ).

3. Прекращения обязательства на основании акта органа государственной власти или органа местного самоуправления (ст. 417 ГК РФ).

Если в результате издания акта органа государственной власти или органа местного самоуправления исполнение обязательства становится невозможным полностью или частично, обязательство прекращается полностью или в соответствующей части.

4. Смерти гражданина-должника (ст. 418 ГК РФ).

5. Ликвидации юридического лица-должника (ст. 419 ГК РФ).

Если законом исполнение обязательства ликвидированного юридического лица возлагается на другое лицо, то такая задолженность не может считаться безнадежной к взысканию.

Данный порядок признания дебиторской задолженности безнадежной, учреждение вправе прописать в учетной политике.

Порядок признания задолженности безнадежной

Дебиторская и кредиторская задолженность — это обязательная составляющая финансово-хозяйственной деятельности любой организации. Работать без долгов невозможно. Речь идет не о ссудах, кредитах и займах. Дебиторка и кредиторка образуются в ходе стандартных хозяйственных операций.

Например, обычная поставка товара — это возникновение обязательства перед поставщиком оплатить предоставленную продукцию. Так происходит образование кредиторки. А вот перечисление аванса поставщикам или отгрузка товара покупателю без оплаты — это пример возникновения дебиторки: у стороннего субъекта имеются обязательства перед организацией.

Проводя инвентаризацию обязательств, бухгалтеры нередко выявляют задолженности, состояние которых не меняется длительное время. Да и взыскать такую задолженность не представляется возможным в силу различных факторов. Оставлять просрочку в учете нет смысла. Сумму допускается списать на расходы организации.

Суть такого решения, как признание задолженности безнадежной к взысканию, заключается в возможности учесть убытки компании при налогообложении (пп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ). Безнадежную дебиторку взыскать невозможно. Следовательно, часть денег или активов организации утрачена полностью. А это и есть убыток.

Но далеко не все виды просрочек можно учесть при налогообложении. Исчерпывающий перечень ситуаций закреплен в п. 2 ст. 266 НК РФ. Следовательно, если в учете компании имеется долг, не отвечающий нормам фискального законодательства, то признание безнадежной дебиторской задолженности по нему не допускается, а значит, учесть убытки при исчислении налога на прибыль нельзя.

Обозначим ключевые условия, в соответствии с НК РФ.

Условия для признания задолженности нереальной к взысканию	Истечение срока исковой давности, подробнее: «Срок давности по задолженности: основные моменты»
	Действие обязательства прекращено по нормам ГК РФ: на основании нормативного акта государственного органа; вследствие невозможности исполнения обязательств; в связи с ликвидацией экономического субъекта, выступающего должником и при отсутствии правопреемника.
	Невозможность исполнить обязательства подтверждена судебным приставом-исполнителем. При этом: невозможно определить местоположение должника; нет возможности получить сведения о доходах и имуществе ответчика; у должника отсутствует имущество, активы, доходы, на которые может быть обращено взыскание.
	Гражданин-должник (физическое лицо) признан банкротом в судебном порядке. При этом все его обязательства признаны погашенными, то есть освобождены от требований кредиторов.

Помимо условий на признание дебиторской задолженности безнадежной к взысканию, ФНС обозначила ряд дополнительных правил. Если их не соблюдать, то и долг нельзя учесть в составе безнадежных. А значит, нельзя и зачесть его в состав затрат при налогообложении.

Если контролеры выявят неправомерно списанные просрочки, то компании грозят санкции. Во-первых, налоговики восстановят базу по налогу на прибыль или УСН 15%. И, конечно, доначислят налог на восстановленную сумму. Во-вторых, компанию ждет штраф в размере 20% от недоплаченной суммы налога. В третьих, пени. Ну и на десерт: если ФНС признает, что налогоплательщик умышленно занизил базу, то сумма штрафа возрастет вдвое — 40% от долга.

Нельзя отнести к безнадежным долги, которые:

Не подтверждены документально. Причем одного договора поставки недостаточно. Необходимы накладные, акты выполненных работ, платежки и чеки. То есть документы, подтверждающие, что задолженность имеет место.
Связаны с реализацией товаров, работ или услуг. Например, просрочки, возникшие по ценным бумагам или от переуступки прав, зачесть довольно сложно. На такую операцию требуется письменное разъяснение ФНС. Но со временем и к таким долгам контролеры стали более лояльны.
Требовались к взысканию. Если кредитор не предпринял никаких действий, чтобы вернуть свои деньги или активы назад, то признать такую просрочку в налоговом учете нельзя.
Прощены по мировому соглашению. Если кредитор простил долг или получил хоть что-то взамен и об этом было заключено мировое соглашение, то признать просрочку безнадежной нельзя.
Имеют поручительство. Обязательства с поручительством не могут быть признаны безнадежными. Если основной должник не имеет возможности рассчитаться, то взыскание должно быть обращено к поручителям.
Являются солидарными. Это означает, что обязательства по договору разделены между несколькими лицами, без выделения основного должника. Тогда признать просрочку безнадежной нельзя до того момента, пока хоть у одного ответчика есть возможность рассчитаться по счетам.

Все случаи индивидуальны. Необходимо основательно подходить к вопросу о списании долгов. Закрепите порядок признания задолженности безнадежной к взысканию в учетной политике.

При работе с невозвратной просрочкой важно учитывать мнение чиновников о списании и резервах. При наличии в компании резерва по сомнительным долгам сумму невозвратного долга списывают за счет этого резерва. Если невозвратная просрочка больше, чем резерв, то разницу принимают в составе прочих расходов при налогообложении.

Как происходит признание долга сомнительным и каковы правила формирования резервного фонда, мы рассказали в статье «Резервы по сомнительным долгам в бухгалтерском учете».

После того как сумма невозвратной просрочки списана с балансовых счетов бухучета, ее необходимо отразить за балансом. Для этого используется счет 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов». Вести забалансовый учет списанных сумм обязательно — на случай, если кредитор восстановит свою платежеспособность и сможет расплатиться. В таком случае придется восстановить налог на прибыль.

Рассмотрим порядок отражения в учете основных ситуаций по списанию невозвратных долгов.

Продавцу придется списать всю сумму задолженности вместе с суммой налога на добавленную стоимость. Предъявить НДС к вычету в такой ситуации нельзя. Отражаем операции в учете:

Операция	Дебет	Кредит
Товар отгружен покупателям	62	90-1
Учтена себестоимость отгруженной продукции	90-2	41
Начислен НДС	90-3	68
На дату списания задолженности
Отражено списание невозвратного долга	91-2	62
Списанная сумма отражена за балансом	007

В соответствии с действующим на 2018 г. российским законодательством общая длительность этого показателя равна трем годам. Это прописано в ст. 196 ГК РФ. Исчисление этого периода начинается с момента, когда пострадавшее лицо узнало о нарушении своих прав.

Некоторые сложности могут возникнуть, если по договору, подписанному обеими сторонами, не предусмотрено истечение срока исполнения долговых обязательств. В таком случае, чтобы востребовать свои деньги, будет не более 30 суток. Поэтому действовать нужно незамедлительно, иначе вы можете потерять свою возможность на получение долга или его списание.

Согласно российскому законодательству государственное предприятие имеет право списать просроченную ДЗ или невостребованную КЗ. Главное, что нужно учитывать при этом:

Своевременное осуществление данной процедуры.
Произведение инвентаризации по всем правилам.
Подготовка необходимой для списания документации.
Осуществление всех операции и т. д.

Зная, как списать дебиторскую задолженность прошлых лет, какие проводки делать в бюджете, порядок проведения проблем не возникнет особых сложностей.

Важно не забывать о сроках давности, а также о необходимости произведения точных расчетов и перепроверке полученных данных. Если учесть все нюансы и специфику бухгалтерского учета в бюджетных учреждениях, то списание будет несложным.

В любых организациях, включая государственные, которые получают большую часть обеспечения из бюджета страны, региона или города, одним из важнейших показателей эффективности является бухгалтерский баланс. В нем учитываются все задолженности. Со временем они могут стать просроченными. В таком случае их можно списать, если соблюдены все условия, оговоренные в ГК РФ.

В большинстве случаев возникновение дебиторской задолженности является результатом неисполнения заказчиком (покупателем) обязательств, хотя оно может быть связано с задолженностью подотчетных лиц за выданные им денежные суммы, излишне уплаченными суммами налогов, сборов и пеней и пр.

Кроме того, действиями, прерывающими срок исковой давности, в частности, являются (п. 20 постановления Пленума Верховного Суда РФ и Пленума ВАС РФ

«О некоторых вопросах, связанных с применением норм Гражданского кодекса Российской Федерации об исковой давности»

от 15.11.2001 N 15/18): Записи по списанию будут следующими: Дебет 0 401 01 273 «Чрезвычайные расходы по операциям с активами» Кредит 0 206 00 000, 0 208 00 000 «Расчеты по выданным авансам», «Расчеты с подотчетными лицами» — списание дебиторской, нереальной к взысканию, на основании подтверждающих документов в части задолженности по расходам по распоряжению главного распорядителя бюджетных средств.

Списание кредиторки в бюджетном учреждении в 2021году

Доходы будущих периодов от межбюджетных трансфертов признаются в составе доходов от межбюджетных трансфертов текущего отчетного периода по мере выполнения условий при передаче активов в части, относящейся к отчетному периоду.» (п.

25 Стандарта «Доходы») «Иные безвозмездные поступления от бюджетов, полученные с условиями при передаче активов, признаются в бухгалтерском учете в качестве доходов будущих периодов от безвозмездных поступлений от бюджетов по факту возникновения права на их получение от передающей стороны.» (п. 30 Стандарта «Доходы»). «Доходы будущих периодов от безвозмездных поступлений от бюджетов, полученные с условиями при передаче активов, признаются в бухгалтерском учете в составе доходов от безвозмездных поступлений от бюджетов текущего отчетного периода по мере выполнения таких условий в части, относящейся к соответствующему отчетному периоду.» (п.

Такой учет позволяет автономно обеспечивать достоверной.

Организация бюджетного учета и отчетностиОсновы организации бухгалтерского учета и отчетности, четко определены законом «О бухгалтерском учете».

Целью данного закона считается формирование единого, рационального и. Подскажите, как правильно оформить невостребованную кредиторскую задолженность свыше трех лет, так как не существует организация, которой должны?

Списанные с балансового учета суммы задолженности нужно отразить на забалансовом счете 20 «Задолженность, не востребованная кредиторами».

Но не всегда. Не отражайте за балансом задолженность перед кредиторами, когда организация-кредитор ликвидирована или умер гражданин (сотрудник), о чем есть подтверждающие документы, а также отсутствуют требования со стороны их правопреемников (наследников).

Пени, начисленные за неустойку, не должны превышать заявленную изначально стоимость полученных товаров либо услуг.Для уменьшения просроченной задолженности необходима регулярная инвентаризация всех обязательств от кредиторов.Итоги инвентаризации систематизируются и передаются руководителю наряду с документаций, подтверждающей и обосновывающей образование задолженности:

справки с обоснованием образования долга.
договор с контрагентом (либо иной документ, являющийся основанием сделки);
первичная документация, служащая основанием образования долгового обязательства;

Руководитель, в свою очередь, рассматривает предъявленные документы и принимает решение, которое послужит причиной снижения образовавшегося долга.Организация должна исполнять выплаты налогов, сборов и прочего самостоятельно.

Срок исковой давности

Какой срок исковой давности действует для взыскания задолженности

Общий срок исковой давности составляет три года (ст. 196 ГК РФ). Однако по закону для отдельных видов требований срок может быть сокращен или увеличен (ст. 197 ГК РФ). Например, сделку можно признать недействительной в течение года (п. 2 ст. 181 ГК РФ). Оспорить продажу доли в общей собственности один из дольщиков может в течение трех месяцев, если его преимущественное право покупки нарушили (п. 3 ст. 250 ГК РФ).

Течение срока исковой давности определяется в следующем порядке:

по обязательствам, срок исполнения которых определен, – по окончании срока исполнения обязательства;
по обязательствам, срок исполнения которых не определен либо определен моментом востребования, – со дня предъявления кредитором требования об исполнении обязательства. Если на исполнение требования кредитор дал должнику какое-то время – по окончании последнего дня срока исполнения обязательства.

Об этом сказано в пункте 2 статьи 200 Гражданского кодекса РФ.

Срок исковой давности может прерываться. Основанием для прерывания срока исковой давности являются действия лица, свидетельствующие о признании долга. После перерыва течение срока исковой давности начинается заново, время, истекшее до перерыва, в новый срок не засчитывается. Вместе с тем, есть ограничение: срок исковой давности не может превышать 10 лет со дня нарушения права, даже если срок прерывался. Исключение составляют случаи, установленные Законом от 6 марта 2006 г. № 35-ФЗ о противодействии терроризму.

Такой порядок следует из положений статьи 203 и пункта 2 статьи 196 Гражданского кодекса РФ.

Если кредиторская задолженность не погашена учреждением своевременно и не востребована кредитором, то в бухучете она подлежит списанию. Исключение из этого правила составляет задолженность по налогам (сборам, пеням, штрафам). Истечение срока исковой давности не является основанием для списания такой задолженности.

Ситуация: в какой момент задолженность, не востребованную кредиторами, нужно списать с балансового учета и отразить ее на забалансовом счете 20

По общему правилу кредиторскую задолженность нужно учитывать на балансовых счетах в течение всего срока исковой давности. Однако если задолженность не востребована кредиторами (не подтверждена по результатам инвентаризации кредитором), ее можно списать и до истечения этого срока. Исключение составляет задолженность по налогам (сборам, пеням, штрафам): для списания такой задолженности истечение срока исковой давности основанием не является.

Опубликовано: 25 ноября 2007
Выпуск: №11 Ноябрь 2007 К нам в редакцию часто поступают вопросы, связанные с учетом безнадежной дебиторской и невостребованной кредиторской задолженностей. Разобраться в этом непростом вопросе нам помогут К.В. СЕРГЕЕВА, руководитель отдела разработки программ бюджетного учета и Г.А. БЕЗРУЧЕНКО, эксперт по бюджетному учету, фирма «1С».

Как известно, несвоевременное списание безнадежной дебиторской и невостребованной кредиторской задолженностей приводит к искажению данных бюджетной отчетности, а следовательно, к их недостоверности.

Прежде чем отразить в бюджетном учете списание указанных задолженностей, необходимо их «выявить», то есть определить, какую числящуюся в учете задолженность можно признать безнадежной (нереальной для взыскания) или невостребованной.

Критерии признания
В части определения безнадежной дебиторской и невостребованной кредиторской задолженностей необходимо ориентироваться на нормы гражданского законодательства.

Гражданский кодекс предусматривает следующие основания признания задолженности безнадежной:

истечение срока исковой давности (ст. 196 ГК РФ);
прекращение обязательства вследствие невозможности его исполнения (ст. 416 ГК РФ);
прекращение обязательства на основании акта государственного органа (ст. 417 ГК РФ);
ликвидация юридического лица (ст. 419 ГК РФ) или смерть гражданина (ст. 418 ГК РФ).

Для целей налогообложения прибыли безнадежными долгами (долгами, нереальными ко взысканию) признают те долги перед налогоплательщиком, по которым истек установленный срок исковой давности, а также долги, по которым в соответствии с гражданским законодательством обязательство прекращено вследствие невозможности его исполнения, на основании акта государственного органа или ликвидации организации (п. 2 ст. 266 НК РФ).

Внимание
Инструкция по бюджетному учету, утвержденная приказом Минфина России от 10 февраля 2006 г. № 25н, регулирует только порядок отражения в бюджетном учете операций по списанию дебиторской и кредиторской задолженностей с истекшим сроком исковой давности и других долгов, нереальных для взыскания (погашения).
Первое, что следует сделать, — определить и согласовать с главным распорядителем бюджетных средств:

критерии отнесения дебиторской задолженности к безнадежной, а кредиторской — к невостребованной;
перечень документов, на основании которых задолженность подлежит списанию.

Срок исковой давности
В соответствии со статьей 195 Гражданского кодекса исковой давностью признается срок для защиты права по иску лица, право которого нарушено. Общий срок исковой давности устанавливается в три года (ст. 196 ГК РФ).

По общему правилу (п. 1 ст. 200 ГК РФ) течение срока исковой давности начинается со дня, когда лицо узнало (должно было узнать) о нарушении своего права. Трудностей не возникает, если срок исполнения обязательства обозначен в договоре. В этом случае течение срока исковой давности начинается по окончании срока исполнения. Сложнее, если договор не предусматривает срока исполнения обязательства. В такой ситуации применим пункт 2 статьи 314 Гражданского кодекса: обязательство, которое не предусматривает срока исполнения и не содержит условий, позволяющих его определить, должно быть исполнено в разумный срок после возникновения (к примеру, 30 дней с даты фактической передачи товаров (работ, услуг), указанной в накладной).

Сроки исковой давности и порядок их исчисления не могут быть изменены соглашением сторон. Основания приостановления и перерыва течения сроков исковой давности устанавливает Гражданский кодекс и другие законы (ст. 198 ГК РФ). В случае прерывания течение срока исковой давности начинается заново, а время, истекшее до перерыва, не засчитывается в новый срок (ст. 203 ГК РФ).

Прерывание срока исковой давности означает, что задолженность (как дебиторскую, так и кредиторскую) нельзя списать с бюджетного учета.

Согласно статье 203 Гражданского кодекса течение срока исковой давности прерывается в случае:

предъявления иска в установленном порядке, когда кредитор обращается с иском в суд (однако если суд оставляет иск без рассмотрения, то срок исковой давности по иску не прерывается);
совершения должником действий, свидетельствующих о признании долга.

К действиям, свидетельствующим о признании долга в целях перерыва, в частности, могут относиться (п. 20 постановления Пленума Верховного Суда Российской Федерации от 12 ноября 2001 г. № 15, Пленума ВАС Российской Федерации от 15 ноября 2001 г. № 18 «О некоторых вопросах, связанных с применением норм Гражданского кодекса Российской Федерации об исковой давности», письмо УФНС по г. Москве от 2 августа 2006 г. №20-12/68343):

претензии;
частичная оплата задолженности;
уплата процентов за просрочку платежа;
изменение договора, из которого следует, что должник признает наличие долга;
обращение к кредитору с просьбой об отсрочке платежа;
заявление о зачете взаимных требований;
соглашение о реструктуризации долга;
подписание акта сверки задолженности, то есть письменное подтверждение признания наличия задолженности, и т. п.

В Едином плане счетов бухгалтерского учета, утв. приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н, не предусмотрены специальные счета для отражения долгосрочной и просроченной задолженности. В отчетности такая информация отражается на основании данных инвентаризации расчетов с контрагентами.

Поскольку при заполнении регламентированной отчетности нет возможности автоматически учесть обширный перечень требований к отражению долгосрочной и просроченной задолженности, в редакции 2 программы «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» автоматическое заполнение указанных отчетов выполняется на основании данных предварительно заполненных документов Инвентаризация расчетов с контрагентами (раздел Учет и отчетность — Инвентаризация — Инвентаризация расчетов с контрагентами), рис. 1.

Наличие дебиторской задолженности учитывается на балансе фирмы и искажает достоверную финансовую картину. Чем скорее долг будет погашен, тем меньше потерь понесет организация.

Однако совершать списание можно только после того, как все законные способы возврата средств были исчерпаны. Поэтому для такого действия существуют определенные основания.

Списать дебиторскую задолженность прошлых лет можно в следующих случаях:

Истек срок исковой давности. Гражданский кодекс РФ устанавливает срок – 3 года. По истечению данного периода долг может быть списан на законных основаниях.
Отсутствие возможности вернуть долг. Невозможность возврата средств может наступить в случае банкротства или ликвидации предприятия-должника.
Неудовлетворительные действия судебных приставов. Если действия по взиманию долга с дебитора проводились неправомерно или неудовлетворительно, то задолженность может быть списана.

К прочим основаниям можно отнести:

невозможность установить местонахождение дебитора;
невозможность получить сведение о состоянии финансов и имущества должника;
отсутствие у дебитора имущества, стоимость которого может пойти на погашение долга.

Более частые причина для списания долга – окончание срока исковой давности и неплатежеспособности должников.

Процедура проводится в два этапа:

Признание необходимости списать задолженность.
Издание соответствующего приказа.

Для обоснования необходимости списания дебиторской задолженности необходимо:

предоставить подтверждение наличия долга – документы, акты, справки, претензии и т.д.;
предоставить бумаги, которые подтверждают невозможность взыскать долг – выписка из реестра о ликвидации и т.д.

При выявлении необходимости издается приказ, сформированный в соответствие со следующими нюансами:

основания для списания соответствуют закону РФ;
подтверждение о невозможности взыскать долг зафиксировано документально;
приказ издан исходя из данных по инвентаризации, проведенной и оформленной по всем правилам.

Приказ издается по унифицированной форме или на бланке предприятия. Документ должен включать обязательные пункты:

общие сведения – наименование организации, номер документа и дата составления;
данные о должнике – наименование организации и ИНН или паспортные данные физлица;
сумма долга, признанного безнадежным;
основания для списания;
способ – за счет резерва или на затраты.

Пример приказа представлен ниже:

Списание дебиторской задолженности в обязательном порядке отражается в бухгалтерской и налоговой отчетности.

Процедура происходит на основании трех документов:

акт об инвентаризации;
письменное обоснование процедуры;
приказ руководителя.

Положение Минфина №34н устанавливает необходимость списания:

дебиторки и других долгов с истекшим сроком давности;
кредиторской и депонентской задолженностей с истекшим сроком давности.

Согласно Положению Минфина №33н сумма ДЗ включается в состав прочих расходов предприятия.

На первый взгляд кажется, что процедура списания дебиторской задолженности не может вызывать особых сложностей. Однако такое решение должно быть обосновано, а документы должны быть заполнены надлежащим образом.

Основные возможные трудности при списании долга:

Срок исковой давности по дебиторской задолженности истек, однако руководство предприятия не принимало никаких действий, направленных на возврат долга. Несмотря на точку зрения налоговых органов, законодательно установлено, что задолженность может быть списана по истечению срока давности даже в том случае, когда мероприятия по возвращению долга не проводились.
Неверный выбор налогового периода. Для предотвращения споров с налоговыми органами дебиторская задолженность должна быть списана в тот же отчетный период, когда наступили основания для этого. То есть истек срок давности или долг был признан безнадежным.

Нарушение правил часто приводит к спорам с налоговыми органами, отказам в налоговых льготах и штрафом за ошибки в предоставленном отчете.

Поэтому перед списанием долгов важно грамотно провести инвентаризацию, установить основания и издать приказ. В таком случае риск возникновения споров с госорганами будет минимизирован.

Кбк дебиторская задолженность прошлых лет в 2021 году

На данный момент опубликованы следующие системные Письма Минфина России и Федерального казначейства по составлению и представлению бюджетной (бухгалтерской) отчетности за 2021 год (и в 2021 году):

Особенности составления отчетности за 2021 год главным образом содержатся в первом Письме. На основных моментах из данного письма мы и остановимся в нашей статье*(1).

По состоянию на 01.01.2021 на счет 1 209 36 000 “Расчеты по доходам бюджета от возврата дебиторской задолженности прошлых лет” должны быть переведены остатки по счетам:

1 206 00 000 “Расчеты по выданным авансам” – по произведенным предварительным оплатам, подлежащим возврату контрагентом в случае расторжения контрактов (соглашений), переплатам заработной платы уволенных сотрудников;
1 208 00 000 “Расчеты с подотчетными лицами” — по задолженности уволенных сотрудников по подотчетным суммам.

Недопустимым является наличие остатков со знаком “минус” по счетам:

1 206 00 000 “Расчеты по выданным авансам”;
1 210 05 000 “Расчеты с прочими дебиторами”;
1 301 00 000 “Расчеты с кредиторами по долговым обязательствам”;
1 302 00 000 “Расчеты по принятым обязательствам”,
1 304 00 000 “Прочие расчеты с кредиторами”.

По средствам во временном распоряжении (КФО 3) допустимо наличие остатков на счетах:

3 201 00 000 “Денежные средства учреждения”;
3 304 01 000 “Расчеты по средствам, полученным во временное распоряжение”;
3 208 91 000 “Расчеты с подотчетными лицами по оплате прочих расходов”;
3 209 81 000 “Расчеты по недостачам денежных средств”.

В 1 – 17 разрядах номера счета 1 401 10 000 «Доходы текущего финансового года» в графе 1 Справки должны указываться 4 – 20 разрядов КБК по доходам (источникам финансирования дефицита бюджета). Однако есть исключения:

1 11 09000 00 0000 000 1 401 10 172 “Доходы от операций с активами” — указывается учредителями при корректировке показателей счета 1 204 33 000 “Участие в государственных (муниципальных) учреждениях”.
1 17 00000 00 0000 000 1 401 10 199 “Прочие неденежные доходы от безвозмездных поступлений” — указывается при изменении кадастровой стоимости земельных участков.
1 17 00000 00 0000 000 1 401 10 199 “Прочие неденежные доходы от безвозмездных поступлений” — указывается при принятии на учет земельных участков, иных нефинансовых (финансовых) активов по результатам инвентаризации (в частности, при принятии на учет земельных участков, государственная собственность на которые не разграничена, вовлеченных в хозяйственный оборот посредством предоставления их в аренду).
1 14 00000 00 0000 000 1 401 10 172 “Доходы от операций с активами” — при отражении операций по обособлению (реклассификации, разукомплектации) объектов нефинансовых активов.
1 17 050Х0 ХХ 0000 180 1 401 10 199 “Доходы от прочих неденежных безвозмездных поступлений” — при восстановлении в бюджетном учете финансовых вложений (уточнении показателей по счетам 1 204 30 000 “Акции и иные формы участия в капитале” по результатам годовой инвентаризации.
1 11 09000 00 0000 120 1 401 10 172 “Доходы от операций с активами” — при уменьшении объема финансовых вложений согласно регистрационным (уставным) документам.
1 11 00000 00 0000 000 1 401 10 121 “Доходы от операционной аренды” — признание ссудодателем доходов от операционной аренды.
1 11 00000 00 0000 000 1 401 10 122 “Доходы от финансовой аренды” — признание ссудодателем доходов от финансовой аренды.
1 11 00000 00 0000 000 1 401 10 123 “Доходы по платежам при пользовании природными ресурсами” — признание ссудодателем доходов от предоставления права пользования непроизведенными активами.

Ссудодатель доходы текущего года признает с отражением в 1-17 разрядах счета составных частей КБК согласно п. 13.1 Порядка № 132н*(2).

В 1 – 17 разрядах номера счета 1 401 20 000 «Расходы текущего финансового года» в графе 1 Справки должны указываться 4 – 20 разрядов КБК по расходам с учетом особенностей, установленных п. 2 Инструкции № 162н*(3). Здесь будут следующие исключения:

XX XX 00000 00000 000 1 401 20 224 — отражение ссудополучателем расходов по амортизации права пользования активом;
XX XX 00000 00000 000 1 401 20 24Х, XX XX 00000 00000 000 1 401 20 25Х — отражение ссудодателем расходов текущего финансового года по предоставлению права пользования активом.

В бюджетном учреждении на счете 303 учитывается дебиторская задолженность, возникшая от переплаты ЕСН по взносам в ПФР, срок давности по которой составляет более трех лет. Как правильно списать с учета просроченную дебиторскую задолженность?

Инструкцией 174н списание просроченной дебиторской задолженности со счета 0 303 00 000 «Расчеты по платежам в бюджет» не предусмотрено. Однако в соответствии с абз. 2 п. 4 Инструкции N 174н при отсутствии корреспонденций счетов по производимой в соответствии с законодательством РФ хозяйственной операции бюджетные учреждения имеют право по согласованию с финансовым органом либо своим учредителем определять необходимую для отражения в бухгалтерском учете корреспонденцию счетов в части, не противоречащей указанной инструкции.

Примечание. В соответствии со ст. 196 ГК РФ суммы задолженности отражаются в бухгалтерском учете до истечения срока исковой давности, который составляет три года. После истечения указанного срока и признания дебиторской задолженности нереальной ко взысканию учреждение вправе списать ее с балансового учета.

Предлагаем использовать счет 0 401 20 273 «Чрезвычайные расходы по операциям с активами» по аналогии с порядком списания дебиторской задолженности по авансовым платежам согласно п. 98 Инструкции N 174н.

Дата публикации 19.11.2019

В учете казенного учреждения числится дебиторская задолженность по налогам и сборам. Учреждение представило в налоговый орган заявление о зачете или возврате излишне уплаченной суммы налога. Однако из ИФНС пришло решение об отказе в зачете (возврате) суммы налога по причине нарушения трехлетнего срока подачи заявления на возврат (зачет), который установлен п. 7 ст. 78 НК РФ. Как списать суммы переплаты по налогам?

Решение о списании дебиторской задолженности принимает комиссия по поступлению и выбытию активов (п. 339 инструкции, утв. приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н, далее – Инструкция № 157н).

На балансе учреждения могут учитываться только объекты бухгалтерского учета, соответствующие понятию «актив» (пп. 35 – 37 федерального стандарта «Концептуальные основы», утв. приказом Минфина России от 31.12.2016 № 256н).

Критерием для списания дебиторской задолженности с баланса является тот факт, что такая задолженность больше не является активом (предприняты все меры по ее взысканию) (письмо Минфина России от 14.07.2017 № 02-08-10/45171, п. 339 инструкции, утв. приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н, далее – Инструкция № 157н).

К числу оснований для списания дебиторской задолженности с балансового учета относятся:

признание дебиторской задолженности безнадежной к взысканию;
приостановление предварительного следствия, уголовного дела или принудительного взыскания (п. 86 инструкции, утв. приказом Минфина России от 06.12.2010 № 162н, далее – Инструкция № 162н);
признание дебитора неплатежеспособным (п. 86 Инструкции № 162н).

Случаи признания безнадежной к взысканию задолженности по платежам в бюджет, а также нормы, регулирующие ее списание (восстановление), установлены ст. 47.2 БК РФ. Эта статья определяет действия администратора доходов бюджета по списанию безнадежной задолженности перед бюджетом. Однако казенные учреждения также могут взять положения ст. 47.2 БК РФ за основу при списании дебиторской задолженности.

Кроме того, обстоятельства, которые указывают на наличие у дебиторской задолженности признаков безнадежной к взысканию задолженности, перечислены в п. 7 федерального стандарта «События после отчетной даты», утв. приказом Минфина России от 30.12.2017 № 275н.

При разработке порядка списания дебиторской задолженности с балансового учета учреждению целесообразно руководствоваться общими требованиями, утв. постановлением Правительства РФ от 06.05.2016 № 393. Разъяснения даны в письме Минфина России от 14.07.2017 № 02-08-10/45171.

Дебиторская задолженность по налогам списывается в дебет счета 0 401 10 173 «Чрезвычайные доходы от операций с активами» (п. 120 Инструкции № 162н). В дальнейшем такая задолженность подлежит учету на забалансовом счете 04 «Сомнительная задолженность» в целях наблюдения за возможностью ее взыскания.

При отсутствии оснований для возобновления процедуры взыскания задолженность, списанная с балансового учета учреждения и признанная безнадежной к взысканию, к забалансовому учету 04 не принимается (п. 339 Инструкции № 157н).

Таким образом, в бюджетном учете списание дебиторской задолженности по налогам и сборам можно отразить следующими бухгалтерскими записями:

Дебет КДБ 1 401 10 173 Кредит КДБ 1 303 ХХ 731 – списана дебиторская задолженность (п. 120 Инструкции № 162н);

увеличение забалансового счета 04 (если списанная дебиторская задолженность не признана безнадежной к взысканию).

В определении Конституционного Суда РФ от 21.06.2001 № 173-О указано, что положения ст. 78 НК РФ не препятствуют налогоплательщику в случае пропуска установленного срока обратиться в суд с иском о возврате из бюджета переплаченной суммы в порядке гражданского или арбитражного судопроизводства. В этом случае действуют общие правила исчисления срока исковой давности – со дня, когда лицо узнало или должно было узнать о нарушении своего права (п. 1 ст. 200 ГК РФ).

Законопроект о безнадежной задолженности по платежам в бюджет принят в I чтении

Кроме того, в учреждениях могут быть разработаны дополнительные процедуры по выявлению и контролю просроченной ДЗ. Например, ежемесячная проверка остатков ДЗ по контрагентам и по периодам просрочки, ежеквартальное подписание актов сверки с контрагентами, проверка реального существования на настоящий момент контрагента, долг которого не возвращен в течение года, и т. д.

Особенностью бухучета списания ДЗ в БУ является отражение списанной ДЗ за балансом, на счете 04 «Задолженность неплатежеспособных дебиторов». Забалансовые счета для БУ работают так же, как для прочих, то есть поступление отражается только по дебету, а выбытие — только по кредиту, без корреспонденций.

Дебет 0 302 00 000, 0 208 00 000, 0 304 00 000, 0 301 00 000
«Расчеты по принятым обязательствам», «Расчеты с подотчетными лицами», «Прочие расчеты с кредиторами», «Расчеты с кредиторами по долговым обязательствам»
Кредит 0 401 01 173
«Чрезвычайные доходы от операций с активами»
— списана невостребованная кредиторская задолженность с согласия главного распорядителя бюджетных средств.
Одновременно делается запись по дебету забалансового счета 20 «Списанная задолженность, не востребованная кредиторами». На этом счете учитывают суммы не предъявленных кредиторами требований, вытекающих из условий договора, контракта, в том числе суммы кредиторской задолженности, не подтвержденные по результатам инвентаризации кредитором в течение срока исковой давности, с момента списания задолженности с балансового учета.

Одновременно делается запись по дебету забалансового счета 04 «Списанная задолженность неплатежеспособных дебиторов». Эта задолженность в течение пяти лет с момента ее списания с балансового учета учреждения в порядке, установленном законодательством, для наблюдения за возможностью ее взыскания в случае изменения имущественного положения должников учитывается на забалансовом счете 04 «Списанная задолженность неплатежеспособных дебиторов».
При поступлении средств в погашение задолженности неплатежеспособных дебиторов на дату администрирования указанных поступлений осуществляется списание такой задолженности с забалансового счета.
Аналитический учет по счету организуется в разрезе кодов бюджетной классификации, по которым на балансе учреждения учитывалась задолженность дебиторов (соответственно по кодам классификации доходов, расходов и источников финансирования дефицита бюджета).
Аналитический учет ведется в Карточке учета средств и расчетов с указанием фамилии, имени и отчества должника, полного наименования юридического лица и реквизитов, необходимых для определения дебитора в целях возможного взыскания задолженности.

инвентаризационная опись расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами ( ф. 0504089 )
первичные документы, подтверждающие наличие дебиторской задолженности;
документы, подтверждающие невозможность взыскания просроченной задолженности (например, постановление об окончании исполнительного производства);
решение инвентаризационной комиссии;
письменное обоснование решения о списании задолженности;
приказ (распоряжение) руководителя учреждения о списании просроченной задолженности;
справка ( ф. 0504833 ).

С учетом вышеизложенного для списания задолженности учреждению нужно проводить инвентаризацию расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами, в ходе которой и выявляется наличие задолженности с истекшим сроком исковой давности, а для ее списания следует получить разрешение руководителя, оформленное в виде приказа.

Аналитический учет по счету ведется в Карточке учета средств и расчетов (ф. 0504051) в разрезе видов поступлений (выплат), по которым на балансе учреждения учитывалась задолженность дебиторов, по дебиторам (должникам), с указанием его полного наименования, а также иных реквизитов, необходимых для определения задолженности (дебитора) в целях возможного ее взыскания.